ERP财务管理流程分析创业大赛.doc

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ERP案例学习
ERP中销售流程及财务管理应用案例之流程图部分
下面开始我们的ERP案例学习，这是一家新成立公司，公司新成立，下面的一些流程图和分析文字是我制作的，财务的朋友也可以根据业务流程图对你们的企业内部控制情况做个分析。更多的优秀案例在我站点中。下面的这一小段主要是谈谈：ERP中销售流程及财务管理应用流程。
ERP财务部门工作流程
编号：PR-GL-023
业务编号
GL-001
业务名称

财务部门工作流程
业务流程简述
各制单岗位依据取得的审核无误的原始凭证在系统中制单，然后将机制凭证与手工凭证粘贴，送交审核岗，记账岗接受审核无误的凭证在系统中进行成批审核并记账，生成相关账表。
流程适用范围
在总账中处理的业务流程

具体工作流程

财务相关岗位
制单
审核、记账
报表
领导或税务局
填制凭证
收集审核无误的原原始凭证
打印并粘贴成机制凭证
自动转账

出纳签字
记账
审核或成批审核
手工审核机制凭证

结账
其他系统结账

生成报表
重算表页
打开报表

上报相关报表

具体描述

1.财务部各制单岗位根据收集的原始凭证，按照业务特点有的直接在【总账】模块中制单，有的在各功能模块根据已录入的审核无误的业务单据直接生成凭证。某些凭证可进行自定义结转凭证，如计算本月应交税金,但相关科目必须先记账。
2、 将录入到系统的凭证，打印并与原始单据粘贴转交审核岗位。
3、 审核岗位对制单岗位传递来的凭证进行审核。并在【总账】模块中执行成批审核。
4、 出纳根据制单岗位传递来的凭证进行出纳签字。并在【总账】模块执行成批出纳签字。
5、 记账岗位根据审核岗位转过来的凭证在系统中执行记账。
6、 系统记账完毕之后，各岗位在【UFO】模块中生成各自报表。
7、 财务主管确认本月业务均得到处理之后，并确认其他系统结账后，将【总账】模块执行结账。

注意：
1、 上述流程均可逆向操作。
1、 可以查询包含未记账凭证的查询账簿。

业务编号
SA-002
业务名称
普通销售业务
流程适用范围
无论赊销、现销，当月完成发货后（含多次发货）当月结算完毕（含多次结算）的销售业务
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售部
销售管理模块中录入销售订单、销售开票申请（办事处）
录入、审核、复核
配运部
销售管理模块中录入发货单（确认批号批次）
增加、审核
库管
库存管理模块中生成销售出库单并审核确认
增加、审核
材料成本会计
存货核算模块中记账、制单
记账、制单
应收往来会计
应收账款模块中结转收入、应收往来核算
审核、核销、制单

相关部门或岗位
客户
销售部
配运部
库管
材料成本会计/往来会计

具体工作流程
合同签定，相关项目及存货目录已增加完毕。
收货

催收货款
现结

审核销售订单

填写销售订单

参照销售订单生成提货通知单

参照发货单生在销售出库单
应收账款
审核出库

复核

收款单制单

生成销售发票
结转销售成本

流

程

描

述

1、 销售部与客户签订销售合同，销售部相关人员依据签审完毕的手工的销售合同审批单在【销售管理】模块录入销售订单并审核。
2、 配运部根据库存现有情况，在【销售管理】模块根据销售订单生成销售提货单，并注明提货的批次（见表：PR-SA-03）；
3、 财务销售会计根据销售办事处上报的开票申请单和客户开票需求,查询销售提货单审核状态，对已审核的销售提货单在【销售管理】模块中根据销售提货单生成销售开票通知单（专用发票或普通发票）（见表：PR-SA-04）,进行复核处理；
4、 财务往来会计在【应收账款】模块中对销售开票通知单进行审核处理，形成应收账款往来；
5、 配运部根据【销售管理】模块中审核后的销售提货单传递给配送人员，配运人员同库管员一同到仓库办理实物出库填制销售出库单，库房记账人员根据将销售出库单（见表：PR-SA-05）（一式三联，库房保管人员、库房留存、材料成本会计）进行打印留存，在【库存管理】模块对销售出库单进行审核，材料成本会计在【存货核算】模块对销售出库单对应发票进行单据记账，系统自动结转销售出库成本，材料成本会计进行制单生成销售成本结转凭证。

操作要点：

2、 销售发货情况：

产品发货：由销售部与客户签定合同并审查该客户有无资格发货，如有，则将合同执行表移交到配运部，配运部长审核批准交运务主管根据客户的要货情况积极备货，确定发货批次批号在【销售管理】模块中根据销售部传来的合同执行表由销售订单拷贝生成提货单，提货单一式五联，第一联产品配运部主管留存；第二联计划财务部存确认提货；第三联库管员存作配运部提货依据；第四联省级办事处存；第五联客户单位签章后返回计划财务部存；第六联客户单位存。配运部长依据经各部门签字确认后在提货单，在【销售管理】模块中对销售提货单进行审核。

3、 在填制提货单时，需要在销售提货单 的表休录入时录入药品批号。
重点提示：
销售部不进行发票管理和收款结算，所有的发票无论是否收款，都由财务部门直接在【销售管理】模块内进行复核处理，系统将自动转入应收管理模块（挂应收账款），由财务部根据收款情况在应收账款模块依据财务收款流程进行结算处理。
对于客户不要发票的销售业务，财务部也需要在【销售管理】模块中做开票处理

ERP普通销售业务财务核算处理：

业务流程 系统操作 财务核算处理 同步流转单据

销售发货 销售发票复核 借：主营业务成本 发票
贷：库存商品

（1）赊销：销售开票 销售发票进行复核 借：应收账款---xx客户 发票
应收账款进行审核 贷：主营业务收入---二级科目
应交税金---应交增值税---销项

（2）现结：销售发票 销售发票复核并现结处理 借：现金（银行存款 发票
应收账款进行审核 贷：主营业务收入---二级科目
应交税金---应交增值税---销项

ERP分期收款销售业务：

编号：PR-SA-003
业务编号
SA-003
业务名称
分期收款销售业务
业务流程简述
分期收款销售业务管理
流程适用范围
对于当月产品发出或跨月多次发出后，本月不能全部结算，需要跨月分期进行开票、结转收入成本
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售部
销售订单录入、开票申请通知（省级办事处）
录入、审核、复核
配运部
发货单录入
增加、审核
库房、配运部
生成销售出库并审核确认
录入、审核
财务成本核算
记账、制单
结转销售成本
财务往来
计收入账，进行收款
结转收入、收款

相关部门或岗位
客户
销售部
配运部
库管
财务

具体工作流程
合同签定，相关项目及存货目录已增加完毕。

收货

开票申请

审核销售订单

填写销售订单

参照销售订单生成提货单

审核销售出库单
销售出库单

列收入账、开票、收款结算
结转销售成本
发出商品账

描

述

1、 销售部与客户签订销售合同，销售部依据签审完毕的销售合同审批单在【销售管理】模块录入销售订单并审核；销售发货和销售开票流程同普通销售业务的流程。

2、 财务材料成本会计在【存货核算】模块对分期收款销售发货单进行记账，将发出的商品核算成本库存商品转到发出商品进行管理。

3、 客户根据约定的付款条件进行分期付款。财务销售会计根据实际的收到款项比例，在【销售管理】模块分次开具销售发票并进行复核处理，通知财务往来会计进行审核。

4、 财务往来会计根据财务销售会计复核后的销售发票，在【应收账款】模块中对销售发票进行审核处理，形成销售收入；在【应收账款】模块填制收款单，进行收款核账，生成冲销往来账款业务。

5、 财务材料成本会计在【存货核算】模块根据财务销售会计开具的分期收款销售发票结转对应的销售成本。

ERP操作要点：

重点提示：
分期收款业务下销售订单的业务类型必须选择为“分期收款”
对于一次开票，分期收款的业务不适用本范围，而应当采用普通销售流程。
分期收款业务下销售开票，必须参照销售发货通知单生成，不允许手工或参照销售订单生成。

ERP分期收款销售业务财务核算处理：

业务流程 系统操作 财务核算处理 同步流转单

销售发货 分期收款发货单在存货核算模块进行 借：发出商品 分期收款发货单
记账，将库存商品转到发出商品账。 贷：库存商品

销售开票 销售发票进行复核， 借：应收账款---xx客户 分期收款开票通知单
应收账款进行审核。 贷：主营业务收入---二级科目
应交税金---应交增值税---销项

结转成本 在存货核算管理系统根据分期收 借：主营业务成本---二级科目
款发票进行记账
贷：发出商品

ERP销售退货业务：

编号：PR-SA-05
业务编号
SA-005
业务名称
销售退货业务
业务流程简述
销售退货业务处理
流程适用范围
销售退货业务处理流程
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售办事处
销售部
退货申请
审查退货申请
手工管理退货申请
配运部
退货单退入审核
增加、审核
质检部
检验退回的货物
无需计算机操作
库房
生成销售出库单（红字）

生成、审核
财务成本核算
记账、制单
结转退货成本
财务往来
进行冲款
往来核销

相关部门或岗位
销售部 配运部
质检、配运部
库 房
财务

具体操作流程

退货申请(审查)
销售退货

审核

红字销售出库

红字销售发票货
冲销收入
退货成本

描述

1、 退货业务需要严格的审批程序，销售办事处提出退货申请,销售部根据退货申请执行审核,只有审核通过方可响应对方退货要求。配运部在【销售管理】模块参照原销售订单或发货通知单生成销售退货单（见表PR-SA-06，一式五联，经配运、财务、库房），审批完成后，货物退回公司后入待检库，库管人员在【库存管理】根据销售退货单生成销售出库单（红字），由库管对销售退货单进行审核处理。质检部检查货物质量并出具处理意见。
2、 如果是已开发票的退货，财务销售会计在【销售管理】模块根据销售退货单开具红字开票通知，进行复核处理。
3、 财务往来会计在【应收账款】模块冲销客户欠款或付款；材料成本会计在【存货核算】模块核算退货成本。

ERP操作要点：

1、未开票前退货：
填制退货单，【销售管理】—【业务】—【发货】—【销售退货单】
销售退货单参照销售发货单生成，参照发货单生成的退货单自动冲减发货单的未开票数量。开票时参照发货单即可，开票数量为冲减后的数量。
2、 开票后退货处理：
填制退货单，【销售管理】—【业务】—【发货】—【销售退货单】
填制红字发票，【销售管理】—【业务】—【开票】—【红字销售普通发票】
参照原有合同录入退货单，根据退货单开具红字销售发票，冲原有应收账款。
对冲应收账款，【应收账款】—【业务】—【日常处理】—【转帐】--【红票对冲】财务往来会计在应收账款进行红蓝票对冲，自动对冲开票后的退货。

3、 退货退票退款处理：
开票后的退货，参照原有合同进行退货单录入，根据退货单开具红字销售发票。退款时，可以对红字销售普通发票进行现结处理，也可在应收账款中进行付款处理。

4、 返利与换票业务
退补业务：只是涉及销售金额的调整，没有销售产品的出入库管理，即在添加销售开票通知单时在表体“退补标志”选择“退补”处理。标记为“退补”标志的发货、发票记录只会调整金额并不生成销售出库单。
Ø 对于返利的业务，可直接根据返利额开具红字发票并标记为“退补”。
Ø 对于需要换开的发票，可先开具与原票金额相反的发票将其冲销，并标记为“退补”；然后再开具内容正确的发票，并标记为“退补”。

ERP销售退货业务财务核算处理：

业务流程 系统操作 财务核算处理 同步流转单据

销售退回 红字销售发票进行复核处理 借：应收账款---xx客户 红字开票通知单
应收账款进行审核。 贷：主营业务收入
应交税金---应交增值税---销项

结转销售 在存货核算模块对红字 借： 商品销售成本 退货单
退货成本 销售发票进行记账 贷：库存商品

ERP财务核算
—— 应收账款核算流程

业务流程
销售产品及劳务形成的应收账款挂账及核销
业务相关岗位
具体流程

财务销售会计
财务往来会计
财务出纳
客户交款
复核发票
审核
现结
否
开票

核销
应收制单形成应收
录入收款单
制单生成凭证

打印收款单

收款

描

述
1、 财务部销售会计根据客户要求在【销售管理】模块中开具发票，确认无误后在【销售管理】模块对发票进行复核。
2、 财务往来会计在【应收账款】模块检查销售会计传递来的发票，进行审核，生成应收凭证。
借：应收账款
贷：主营业务收入—xxxx产品
应交税金-应交增值税-销项税金
3、 销售人员向客户催收货款，客户货款划到到公司后，财务往来会计在【应收账款】模块中录入收款单，进行核销客户应收账款，生成核销凭证。
收款单进行制单： 核销制单：
借：银行存款 借：预收帐款
贷： 应收账款（预收帐款） 贷： 应收账款
财务收纳员打印收款单，业务员或客户进行签字确认，出纳出进行入帐，登记现金日记账和银行日记账。

ERP应付帐款核算流程

编号：PR-AP-022

业务编号
AP001
业务名称
应付账款形成（付款）管理
流程适用范围
应付账款挂账、付款核销处理
业务相关岗位
具体流程

财务材料会计
财务往来会计
财务出纳
付款申请
录入付款单
打印付款单
制单生成凭证
否
审核
采购发票
现付
形成应付账款
核销

付款

描

述

1、 财务材料会计收到供应商开具的采购发票后录入到【采购管理】模块，如果对供应商本次开票付现款或付部分现款需要对采购发票做现付处理。
2、 财务往来会计根据【采购管理】模块传递来的采购发票，与手工收到的真实发票核对，确认无误后，在【应付账款】内对采购发票进行审核，生成相关凭证。
现付：
借：物资采购
应交税金—应交增值税—进项
贷：银行存款（现金）
部分现付：
借：物资采购
应交税金—应交增值税—进项
贷：银行存款（现金）
应付账款
赊购：
借：物资采购
应交税金—应交增值税—进项
贷：应付账款
3、 供应商催要账款时，经相关经理审批（参见手工合同审批流程），到财务处支取款项，财务往来会计在【应付账款】模块中录入付款单，进行核销客户应付账款，生成核销应付凭证。
付款单凭证：
借：应付账款（预付帐款）
贷： 银行存款（现金）
进行核销处理后，生成如下凭证：
借：应付账款
贷：预付账款
4、 打印收款单到出纳，出纳开支票或支付现金，登记现金日记账和银行日记账。
采购人员需注意，如果是新的供应商，系统中没有供应商档案的，需及时进行添加。对不在供应商档案之列的，将不予付款。
ERP项目售前需求调研提纲

l 企业地址及邮编
l 企业电话及传真
l 企业产品及主导产品型号
l 企业产值及销售额
l 员工总人数
l 组织结构。画出一个组织流程图，列出各主要部门的人员，职责及部门经理姓名
l 企业的经营范围？
l 企业的营运模式？
l 目前企业微机软、硬件基本情况
l 画出一张业务示意图，标明市场、销售、生产计划、采购、库房、制造、质量、财务等关键部门的位置。
l 关键的业务现状？
l 基本需求及期望目标？
l 公司经营战略与管理制度文件？
l 主要想解决哪些问题？
l 现有的系统存在哪些不足？
l 部门各业务具体流程《业务流程图》
l 所有单据、凭证及报表《业务表单》
l 现有MIS系统相关文档
l 现有网络拓朴图及网络、硬件、软件配置情况

财务部分（Financial）
总帐管理（General Ledger）
总体调研内容：
1. 财务部门的组织架构及部门职责？人员分配情况？
2. 公司有几套财务帐？之间关系如何？有无内部往来业务？
3. 现用计算机系统？
4. 相关财务制度？
实际业务核算
1. 目前所使用的会计科目结构？
2. 凭证审批流程
3. 会计年度及结帐流程？
应付款管理（Account Payable）
总体调研内容：
1. 相关应付款管理制度和流程手册？
2. 有无专门的应付管理系统？如何和财务系统衔接？
发票管理
1. 有没有发票处理的政策与流程手册？
2. 每月的发票大致数量？
3. 有无对发票进行详细管理？
4. 发票是否需要和采购单/收货单匹配。目前是如何处理的？
5. 运费，杂项费用如何处理？
6. 发票的审批与入帐流程如何？
7. 月末货物已到而发票未到如何处理？采用何种价格暂估？
付款管理
1. 付款处理的政策与流程手册？
2. 有无商业惯例中的付款条款对付款进行计划与折扣获取？
3. 使用哪些支付方式，流程如何？
4. 对应付余额是否进行帐龄分析？帐龄如何分时段？
报表
有那些主要应付报表？周期如何？
应收款管理 (Account Receivable)
总体调研内容
1. 相关应收帐管理制度和流程手册？
2. 有无专门的销售管理系统？如何和财务系统衔接？
供应商管理
1. 供应商的管理详细程度、手段如何？
2. 供应商有无分类？分类依据？.
3. 供应商管理系统提供的信息？
4. 有无对供应商进行询价、报价管理？
5. 有无对供应商进行考核？指标有那些？
6. 如何查询供应商的业务记录并与供应商进行对帐？
客户管理
1. 客户的大约数量？
2. 客户的管理详细程度及手段如何？
3. 客户的信用检查与控制制度如何？
4. 客户的对帐、催款管理如何？
5. 客户的价格及折扣管理如何？
6. 有没有长期大宗协议客户
现金管理（Cash Management）
总体调研内容
1. 相关资金管理制度及流程
2. 有无专门的资金管理系统？如何和财务系统衔接？
现金管理业务
1. 如何进行银行对帐？
2. 如何编制现金流量表？
3. 是否做现金预测方面的工作，如何做？
4. 如何制定公司付款计划？
报表
资金管理方面的主要报表？

业务部分(Distribution)
销售管理（Order Management）
1． 销售组织结构如何？
2． 如何评估销售人员的业绩？怎样核算佣金？
3． 企业的销售管理制度。
4． 有无完整的客户信息管理？
5． 现有客户信息的具体内容？如：名称、地址等。
6． 客户所在国家或地区分布情况？主要客户地区分布情况，是否将按地区分类？
7． 是否对客户按照某种规则分类，如按行业分类？
8． 有无集团客户情况，即同一客户是否有不同的发运地址和发票寄送地址？
销售预测
1. 销售预测的依据？
2. 销售预测的方法？
销售合同
1. 销售合同是如何形成的？目前有哪些种类？
2. 销售合同是如何管理的？
销售订单
1. 销售人员是如何接收订单的？
2. 如何进行订单的批准、调整和取消？
销售发货
1． 销售网络情况？
2． 销售开销货单时，具体登录哪些信息？
3． 发货计划如何制定？
4． 是否对要发货的订单作发货启运计划？计划内容是否包括：车辆、运费方法、车辆的体积、重量等?
5． 如何进行发货确认？
销售退货
1. 有无退货？退货流程如何？审批权限如何控制？
2. 如何处理未收到客户款的销售退回业务？
3. 如何处理收到客户款的销售退回业务？
采购 （Purchase Order）
1. 公司目前对原料的采购行为是否直接受生产部门物料需求的影响？
2. 公司目前对原料的采购采取何种方式？
l 按批量采购
l 按单一订单需求采购
l 按最低库存量采购
3. 采购组织结构
l 采购人员构成
l 采购岗位职责
l 采购流转单据
供应商管理
1． 对于采购，供应商的确认原则是什么？
2． 现行的供应商认证与管理工作是怎样运作的？采购部负责哪些工作？
3． 是否进行供应商评估？若有，评估标准如何？如：价格、质量和服务等。
4． 有无完善的供应商信息管理？
5． 现有供应商信息的内容？如名称、地址等。
采购计划
1. 生产的计划内需求和计划外需求分别是如何生成请购计划的？请购计划的审批流程和权限是怎样的？
2. 对于请购计划，是否建立了合理采购批次或采购量的管理方法？采购库存的控制由谁负责？
3. 请购计划是否存在调整的情况？它们的审批程序是怎样的？
采购申请
1. 采购申请的提交、变更和批准怎样处理？
2. 是否所有采购都需首先提交采购申请？
采购订单
1. 采购业务是否全部通过标准订单的形式执行？对固定（稳定）供应商，是否存在一揽子协议或框架性协议的方式？
2. 除了标准采购订单，还有几种采购定单？ 如合同、协议等。
3. 采购订单的审批流程是怎样的？审批流程中各审批人的权限如何？
l 金额限制
l 帐户限制
4. 采购订单生成后，是否存在调整的情况？如果存在，会有哪些情况？它们的处理、审批程序是怎样的？
5. 有无对采购合同执行率的考核制度？
采购接收
1． 货物运抵仓库后，多久可以入库？
2． 是否与采购订单核对？有谁负责？是否知道仓库接收的这批货物对应哪一个采购订单、哪一个发货通知？如何得知？
3． 是否进行数量与质量的验收？由谁负责？质检入库流程是怎样的？不合格物料如何处理？
4． 如果运抵的货物多于订购数量的情况？是否仍旧入库？处理流程是怎样的？
5． 如果运抵的货物数量少于或质量低于订购要求，处理流程是怎样的？
6． 如果采购物料运抵时间提前或延迟于采购定单的到货时间，处理流程是怎样的？
7． 如果接收的物料虽不是订购物料，但接收物料可替代采购物料使用的情况，处理流程是怎样的？
8． 到什么时间，才可以认为一个采购订单已经完成（示例：多批货物均已到达海关/运抵仓库/通过验收/入库之后）？
库存（Inventory Management）
库存组织
1． 请描述一下库存的物理分布以及逻辑上的区分是怎样的？
2． 有无实行子库划分？
3． 在同一子库中有无实行库位管理？
库存管理
1． 库存物资如何进行分类？是否实行了编码管理？如原料、半成品、成品、盘具、备品备件、包装等。
2． 如何管理不同阶段的半成品？
3． 货架生命期是一个项目在库存中放至失效的时间量。目前库存中物资是否存在此限制。
4． 库存物资是否使用版本控制，使用版本控制的目的是什么？
5． 库存物资是否使用批号进行控制？
库存计划
1． 是否采用非MRP计划的方法生成物品的请购请求？如是，指明是哪一种：
l 重定货点
l 最大-最小库存
l 安全库存
l 预测
l 其他。
采购物料的接收和退货
1． 采购入库时仓库的接收流程，包括检验流程？
2． 采购退货流程？
外协件的接收和退货
1． 是否存在外协件的采购？
2． 请描述外协件的检验退货流程？
生产物料的发放和退仓
1． 生产物料的发放和退货流程？
半成品和成品的完工入库
1． 车间是否对半成品进行管理？
2． 是否有专门的子库存放半成品及成品？
3． 车间对于半成品及成品的物料发放采用哪种发料方式？
成品的发货和退货
1． 销售出库的类型有哪几种？是否存在捐赠、试用等形式？
2． 请描述销售退回的处理类型及处理流程？
杂项发料和杂项接收
1． 对非采购定单接收的物料和非销售发料的物料的控制？
2． 仓库是否使行手工帐登记？
库存物料的调拔
1．什么情况下会对库存中的物料进行调拨？
2．材料在库存之间的调入/调出流程是怎样的？
库存物料的调整
1． 在哪些情况下会对仓库中的物料进行调整？
2． 对仓库中现有库存进行调整的依据是什么？
库存盘点
1. 物资盘点处理的方法和流程？（全面盘点或抽查盘点、实际盘点或周期盘点）
2. 是否对高价值物品与低价值物品的盘点频率是一样的？一般会在何时进行存货盘点？
3. 与财务对帐周期为多长？
4. 仓库与生产、财务对帐的内容？
5. 仓库与生产对帐，数量不一致时如何处理？
6. 库存盘点结果的财务处理？
7． 周期为多长？
8．库与生产、财务对帐的内容？
9． 仓库与生产对帐，数量不一致时如何处理？
10． 库存盘点结果的财务处理？

计划管理
1． 产计划的制定部门？
2． 制订计划的周期？
3． 现有计划人员数量
4． 指定计划的大致流程？
5． 计划制订中的难点？

生产管理
1． 车间管理主管部门？
2． 车间工单的流转流程？
3． 每月大致车间工单数量？
4． 车间加工报废处理流程？
5． 车间补充工单处理？
6． 车间能力平衡处理办法

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