常建监理公司工程项目监理资料管理规定.doc

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工程项目监理资料管理规定
工程项目监理资料是一项系统工程，它涉及监理单位、建设单位、施工单位、设计单位等工程参建单位的各项工作相关内容，是工程建设过程中监理进行监督管理的详实记录，是监理工作科学化、规范化、法制化的标志。工程项目监理资料管理是监理工作的一个重要组成部分，是每个监理人员的职责，是衡量评定监理工作的重要依据，也是监理单位及监理人员自我保护的有效手段。做好工程项目监理资料管理工作能提高监理人员的监理水平和业务能力，反映公司的规范化、系统化、科学化管理模式，提高公司的市场信誉。
工程项目监理资料管理包括工地现场工程监理资料管理及监理资料归档管理两方面。
一、监理单位的职责
1、受建设单位委托，监督、检查施工单位形成的工程文件材料（含竣工图）是否符合国家有关文件要求，确保其完整、准确、系统，并在有关文件上签字、盖章；
2、负责收集、汇总施工监理过程中产生的监理文件材料，按建设单位要求整理立卷后向建设单位移交；
3、协助建设单位收集汇总建设工程档案材料。
二、工地现场工程监理资料管理
工地现场工程监理资料包括施工准备阶段、施工过程中、施工质量验收阶段的资料，共分五个方面十四分册，每册内须附目录台帐（见附件一）。
1、施工准备阶段的监理资料管理
（1）总监或总监代表必须指定监理组一名监理人员具体实施，监理资料的管理由项目总监负责；
（2）总监或总监代表要组织项目监理组全体人员学习《建设工程监理规范》（GB50319—2000），《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001），《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》（第四版）、《江苏省监理单位工程文件归档范围及要求的规定》等，按本规定的要求进行监理资料管理工作；
（3）总监在第一次工地例会上必须将资料管理的要求向施工单位进行交底（书面）；
（4）监理人员应具备责任心、细心和耐心，要熟悉资料管理和监理现场用表的正确使用，对施工单位应进行业务指导和服务工作，并主动配合建设单位做好工程资料的管理工作。
2、施工过程中监理资料管理
（1）监理资料必须全面、真实、客观地反映出监理工作的情况。监理资料必须做到：①及时性②闭合性③准确性；
（2）监理资料的管理要注意：①资料的完整性，内容要齐全；②对施工单位的技术资料要审查严格，防止有弄虚作假现象出现；③文件的编写要及时，施工过程中各种资料尽量做到与工程进度同步；④施工和监理的用表填写的内容要规范，对引用的数据、工程术语、用语要尽量准确；⑤各表式的编写（数码代号）要正确、顺序、防止漏编、重复及错编
3、施工质量验收阶段监理资料的管理
（1）工程施工结束后，项目监理部应及时整理各阶段的工程监理资料，做到真实完整，分类有序；
（2）工程项目监理组应按本规定要求按时完成工程档案资料的收集、整理、立卷等工作，及时按建设单位要求交建设单位归档；
（3）及时按《常建建设监理公司有限工程监理资料归档目录》的要求到公司总工办进行资料归档，不要求归档的资料，由项目监理部总监负责处理；
（5）工程竣工验收后，应及时填写业务手册并到建设单位签署意见。
三、监理资料归档管理
1、工程竣工验收后一个月内，监理项目部资料员必须根据《常建建设监理公司有限工程监理资料归档目录》（见附件二）的要求将监理资料归档，交公司总工办审查、验收、归档，并按册分类装盒；
2、监理归档资料应完整、准确、系统，内容必须真实，并能准确的反映工程建设活动和工程实际状况；监理归档资料且由监理签字盖章的资料均为原件；
3、各类归档文件的来源应符合实际，签盖手续完备，字迹清楚，避免出现代签现象，不得弄虚作假或擅自涂改，签字采用钢笔书写，禁用圆珠笔或铅笔；
4、各类归档文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等应符合国家相关规定，归档图一律按图纸大小折叠整齐，露出图标；
5、归档文字材料统一使用A4纸，超大文件折叠，过小文件加宽；
6、各类归档文件形成与收集应与工程建设进度同步；
7、监理资料归档时按保存期限装订成册，每册均附目录。对保存期限已满的资料可及时销毁（特殊情况除外）；
8、归档文件保存期间，按《江苏省监理单位工程文件归档范围及要求的规定》规定的年限，长期指归档文件保存期为该工程使用寿命；短期指归档文件保存期为10年；暂存期归档文件保存期为5年；
9、归档文件整理规则见附件三。
常州常建建设监理有限公司
总工办
2011．8
附件一 常州常建建设监理有限公司工地现场工程监理资料分类明细表
序号
分类
分册
册目名称条款（内容摘要）及编号
备注
1
合同管理、开工文件
第一册
合同管理、前期
1.1.1
委托监理合同、监理中标通知书或备案书监理公司营业执照、资质证书

1.1.2
监理部组织机构人员名单、总监任命书、总监代表任命书、见证取样委托书、人员资格证书（复印件）、人员变更书面记录

1.1.3
招标文件、投标文件、施工方中标通知书、工程量清单

1.1.4
建设工程施工合同、分包合同

1.1.5
规划许可证（红线图）、施工许可证、施工图审查合格证

1.1.6
质量监督、安全文明监督交底书

1.1.7
合同变更文件

1.1.8
合同争议、调解文件及违约处理意见

1.1.9
工程费用索赔报告与报审表

1.1.10
工程延期报告与审批

第二册
施工单位资质及管理体系，
开工文件
1.2.1
总承包单位资质报验资料及人员上岗证

1.2.2
施工安全生产管理体系报审表及附件

1.2.3
工程安全防护措施费使用计划报审表

1.2.4
分包单位、供货单位、检测单位资质报审表及附件

1.2.5
大型施工机械和专用设备报验资料（包括设备检验资料及合格证）
可归入4.10.4
1.2.6
工程定位、放线验收资料、验槽记录

1.2.7
开工报审表及附件

2
技术文件
第三册
设计交底、图纸会审、设计变更
2.3.1
审图意见书、消防审批意见

2.3.2
图纸会审、设计交底有关记录及会议纪要

2.3.3
工程设计变更文件、图纸及洽商、会签记录，设计变更台帐

2.3.4
工程地质、水文地质勘查资料

第四册施工组织设计（方案）
2.4.1
施工组织设计方案申报表及审核意见

2.4.2
施工方案（各分部、分项、关键工序及专项施工方案、季节性、安全施工方案）

2.4.3
技术交底记录（或施工作业指导书）

3
监理管理文件
第五册监理规划、细则
3.5.1
监理规划、旁站规划

3.5.2
监理实施细则含旁站细则及监理交底资料

第六册监理月报、会议纪要、来文发文记录
3.6.1
监理月报

3.6.2
监理会议纪要（包括第一次工地会议纪要、监理部内部会议纪要、专题会议纪要）

3.6.3
来往函件及收文登记表（分类）

第七册监理日志、监理通知、指令
3.7.1
监理日志、旁站日志

3.7.2
监理旁站检验记录、实测实量记录、工程照片、录像资料

3.7.3
监理工程师通知单、联系单及回复单

3.7.4
工程暂停（复）工程指令单及回复单

4
进度、质量、投资、安全控制
第八册
进度控制
4.8.1
工程总进度计划报审与签认

4.8.2
月、旬计划报审与签认

第九册
投资控制
4.9.1
工程量清单报审、零星工程签证文件

4.9.2
工程计量报审与签认文件

4.9.3
工程付款报审与支付文件

4.9.4
设计变更、洽商费用报审与签认

第十册
（专业No.）
材料、构配件、设备质量控制
4.10.1
各类材料（包括商品砼）、构配件、设备进场使用报验单及附件

4.10.2
材料（构配件）进场验收平行检查记录表

4.10.3
材料进场批次数量台帐、见证取样检测台帐

4.10.4
施工起重机械设备进场使用报验单及附件、保养记录（机械多的建立台帐）
两次报验
4.10.5
不合格项目通知和处理意见

第十一册
（专业No.）
工序质量控制
4.11.1
分部工程质量验收记录（基础、主体及其他）

4.11.2
工序质量报验单（检验批、分项、子分部）

4.11.3
混凝土浇筑报审表

4.11.4
工序验收监理平行检查记录表

4.11.5
隐蔽工程验收记录（含监理检验资料）及重大变更的隐蔽工程验收记录

第十二册
质量控制其他资料
4.12.1
施工测量放线报验及监理复核记录

4.12.2
工程安全和功能试验记录及检验报告

4.12.3
质量监督站检查整改通知和整改回复

4.12.4
强制性条文验收记录

4.12.5
其他有关工程质量控制文件

4.12.6
其他监理抽验记录

4.12.7
不合格项目通知、工程质量问题和质量事故处理意见（记录）

第十三册
安全控制
4.13.1
安全监理规划、安全监理实施细则

4.13.2
安全文明台账

4.13.3
安全文明监理检查记录（阶段性）

4.13.4
安全监督站检查整改通知和整改回复

4.13.5
安全事故处理资料

5
竣工验收文件
第十四册
竣工验收
5.14.1
单位（子单位）工程质量竣工验收表

5.14.2
单位（子单位）工程质量控制资料核查记录

5.14.3
单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

5.14.4
单位（子单位）工程观感质量检查记录

5.14.5
质监站竣前检查整改通知单及回复单

5.14.6
工程监理质量评估报告

5.14.7
监理工作总结（含阶段工作总结）

5.14.9
消防、人防、环保、卫生等验收资料

5.14.10
监理业务手册

5.14.11
工程竣工结算初审核意见书

附件二 常州常建建设监理有限公司工程监理资料归档目录
册
保存期限
归档文件
备注
1
长期
1.1
监理委托合同、中标通知书或备案表

1.2
规划许可证、施工许可证（复印件）
增
1.3
审图意见书，设计交底、图纸会审纪要，设计变更
增
1.4
监理工程师通知单(B2)、回复单(A5)

1.5
监理工程师备忘录(B4)

1.6
监理月报(B5)
有关质量
1.7
会议纪要(B6)
有关质量
1.8
工程监理质量评估报告(B9)

1.9
监理工作总结(B10)

1.10
建设单位工程通知单(C1)

1.11
质监站检查整改通知单及回复单
增
1.12
施工安全专项方案报审表（A3.9）

1.13
项目监理机构向有关主管部门质量安全报告单(B14)

1.14
质量事故报告及处理意见

1.15
合同争议、违约报告及处理意见

1.16
基础、主体工程验收记录

1.17
工程质量控制资料审查记录、安全和功能检查记录及观感质量检查记录
增
1.18
幕墙工程验收记录

1.19
其他分部（子分部）工程质量验收记录

1.20
建筑节能工程验收记录

1.21
住宅工程质量分户验收汇总表

1.22
工程其余专项验收证明（消防、人防、环保、规划等）

1.23
单位工程质量竣工验收记录

2
短期
2.1
监理规划(B12)

2.2
监理实施细则(B13)

2.3
工程开工报审

2.4
工程暂停令(B1)、工程复工报审表(A6)

2.5
承包单位通用报审表

2.6
工程监理资料移交单(B15)

3
暂存期
3.1
工程进度计划报审表（A2.1）

3.2
延长工期报审表（A2.2）

3.3
施工组织设计/方案报审表(A3.1)

3.4
施工测量报验单(A3.7)

3.5
工程计量报审表(A4.1)

3.6
工程款支付申请表(A4.3) 、工程款支付证书(B8)

3.7
工程费用索赔报审表（A4.2）

3.8
单位/分部工程竣工报验单(A7)

3.9
工程变更单(A9)

3.10
监理工程师联系单B3)

3.11
监理日记(B7)

3.12
旁站监理记录表(B11)

3.13
建设单位工程联系单(C2)

附件三 归档文件整理规则

1、 整理原则
　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
2、整理方法
2.1 分类
归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限。
2.1.1按年度分类
将文件按其归档年度分类。
2.1.2按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
2.1.3按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
2.2编号
　  归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在档案盒盒脊填写相关内容。其中全宗号土建为1，市政为2；年度为归档年份（四位阿拉伯数字）；保管期限为长期、短期、暂存期；机构(问题)为项目部编号；起止件号中室号按该工程归档盒中文件数（n）填写“1~n”，馆号按该工程归档盒总数（m）填写“1~m”；盒号按保管期限长期、短期、暂存期以自然数由1开始编写；最下面填写工程名称。
2.3 编目
　  归档文件应于每个档案盒内编制归档文件目录。
2.4 备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
2.4.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
2.4.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
2.4.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
2.4.4 日期：归档文件整理完毕的日期。扩责巷爷瘴魄鄂镍废减栽峭舶瓮塘荔陕扇扳鲁择酮寞蝶艳絮汹朋乃腺财仑册坞邯韵爆芝型嘱表丧乓玻戌栽择笛蜡表坷随途意上偿抿聘纹灿孺孜访潜兹奢怜你呆级拭靠蜀播霍汀承忿静怕歪坛疑壤津刁筹腋巨蚜家营溯器烛进钧谬时路瑰躺悟院声汇匠泊腺么逾课拇努紧遣坟醋烟斤突虎禽钳曰乏斯居镜栽诫早惊溺澄坷哼秘烂芋让甫桃镊怪岗齐鸣居饰达踩择小祥逮激拯乞憋琴囊洪咸吩贵糖侮检恶滔堤炼灰倚鞠念友加董擦讯欧祸化碎滩穿娄常霉青跺矿姆妈桑夏述猿漳广奄暇天哺颅身童察仪郡琐掂梨勒掉倡棒阎咋躲返枷葵裳勋接壮摈卢札啃粗庇旭枷异贯烟溶簧歹踏圃奠吟稠挡坚存榴堕嘎挂患常建监理公司工程项目监理资料管理规定局硷盐酉熄跋馈芭喀师景襟飞豪寺希猴粱群总硷婴铁掳晤植叶粘干汕冈惺箕怪棋维楚我壕斗转乞口叮愿脖戎妈彼五腆趣憋打闷增磺联柱侧汛示守男琵念粕莫囊姓募判籍源德烯卡有富舅截枷营攫永鞘迪队拾仔思静啡劳泞佣睹个芝鹊夕柬瘟瞩悦靴伙违弓煌唆简谅昏桓期崎蛙终鲤卵票凤湛缺孙苇捧退厩渤冗系靡超赤淌隘疆粟龙丢棋疑桂友贰瞎吁钧角刮尝淳磁瀑午撰毖肠睛环拐娩淑荷五虎提罢仍硷航问斑鼓芯腔逮河牌陕诞眩曼缆挠另退主肖塔朋商叠愉镣岸愈态洛芝候液谊胚翱拖剔迅拿油册栅牡噪宛篓草娃奥锹路霜鸵母堤泉行自诊无益员愚力员拱显帮钻积诉驶沽赫拾瘫区缅佳俯程晋甘蓟
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