采购部制度及工作流程.doc

华东区采购部规章制度及工作流程规章制度及工作流程一、目的：加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和企业的经济效益。二、范围：本制度适用于公司所有物品（原材料、包材辅料、五金电器设备、固定资产及设备、办公用品、劳保用品、食堂用品等）或劳务（技术、服务等）的采购。三、采购部人员架构及岗位职责：（一）、采购部人员架构采购部设采购经理1名，采购主管2名，采购员4名，内勤1名。目前公司主要有7大类物资的采购，根据采购部实际人员的配备，采购经理、采购主管、采购员兼任部分类别的物资采购工作。 采购部经理采购部主管采购部主管采购部内勤采购员食堂类采购员办公用品类采购员五金机电钢材类采购员港务工具设备类采购员辅料类采购员包材类 （二）、岗位职责 1、采购部经理 建立和健全本部门规章制度、各项工作的工作流程，给本部门所有员工确定工作职责、工作标准，落实公司和本部门各项规章制度及流程。 全面负责华东区采购工作。对采购商品的价格、质量、到货周期等进行监督、把关，对采购订单、合同进行审核。 供应商的开发与管理。按照请购部门采购订单中对质量的要求进行筛选供应商并建立供应商档案。根据送货及时率、售后服务质量、价格对比相结合建立供应商评估体系。 付款的监督及执行。按照OA流程、财务制度认真填写付款审批单。 加强内部团队建设。保证部门与部门之间的友好关系，建立部门之间日常沟通反馈制度。 强化部门的安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢失控制责任事 故发生率为零，确保整个团队无任何经济问题。严格按照公司制度，及时高效地执行领导交办的其他工作。2、采购部主管协助采购部经理做好采购部的日常管理工作，完善本部门的规章制度、工作流程及标准。了解和掌握公司各部门物资需求及消耗情况，熟悉各类物资的供应渠道和市场变化情况。熟悉掌握各类物资的型号规格、性能参数及用途。做好供应商的管理与筛选工作。指导并督促下属展开业务，不断提高其业务技能，确保公司的正常运作。做好与相关部门的协调与配合工作。做好本职范围内的物资采购工作。3、采购员根据采购部管理制度、采购部物资到货制度、华东区合同管理制度等公司管理制度，对请购物资进行仔细核对，确保采购物资的准确无误。询价时要做到货比三家，“同等质量选价格低的，同等价格选质量好的”。严格按照公司关于合同审核的最新规定进行采购订单/合同的编制与审核。确保采购物资按要求到货，以保障正常的生产秩序。为提高公司的竞争力，降低生产成本，努力做好采购物资的成本控制工作。对包材的品质进行监控。做好到货物资的检验单、入库单等单据的收集整理，按要求做好账目的核对。为确保公司产品品质及生产的稳定，及时剔除不合格供应商，引进合格供应商。强化个人的安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢失，个人无任何经济问题。及时高效地完成领导交办的其它工作。4、内勤按照公司OA流程、财务制度认真做好华东区报销付款工作。做到认真、仔细、全面、准确。做好供应商档案的整理与归档，建立和完善供应商更新制度。做好订单、合同的整理归档工作。做好本部门人员的出勤考核工作。认真负责地履行部门安全员的职责。四、采购原则：（一）、严格执行询价议价程序“同等质量选价格低的，同等价格选质量好的”物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格后，由采购部直属领导签字确认，如金额超过1万元则需靖江区主管领导审批（临时性紧急购买的物品除外，但需向相关领导汇报，事后需补办相关手续）。采购部应将采购物品的名称、规格、单价都录入到ERP系统中，每次采购以此作为参考。如果价格变动与上一次相比超过20%，则要在OA上发布采购价格评定表由采购部，涉及使用生产物料的部门领导，成本会计和财务主管或经理共同评议（办公用品、劳保用品采购除外）。（二）、一致性原则采购人员采购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。（三）、廉洁制度所有采购人员必须做到：1、不以任何形式、任何理由向供应商收受或索取个人佣金、回扣、礼金礼券、贵重物品等。2、不以虚假票据、虚假合同套取个人费用或从事与业务无关的活动；不弄虚作假损害或侵占公司利益。3、不指使或授意下级人员同意验收或接收质量不合格、不符合合同约定的材料、工程等。4、不违反合同约定擅自变更或决定产品的定价、标准及指定的材料。5、不泄露应当保密的与招标活动有关的情况和资料；不将制作的标书及相关资料，提供给投标方，获取好处。6、不利用公司的商业秘密、知识产权、业务渠道及其它资源为本人或者他人从事牟利活动。7、不从事、参与、支持、纵容对公司有现实或潜在危害的行为。（四）、道德准则1、“爱岗敬业”。“爱岗敬业”是采购员做好任何一项工作的出发点，也是采购员首先应当具备的最基本的“职业道德”。采购员只有热爱本职岗位工作，并在本职岗位上尽心尽力、尽职尽责，才能全身投入采购工作。同时，采购从业人员要认真钻研采购业务，才能干好本职工作。 2、“诚实守信”。“诚实守信”是采购员做好采购工作的根本前提，是做人、做事、干工作的基本准则。采购员只有具备了言行一致、做老实人、说老实话、办老实事，不弄虚作假、不欺上瞒下，严格遵守和兑现自己作出的承诺。才能在具体的采购工作中，严格地履行好自己的权利和义务。 3、“廉洁自律”。采购员自我约束、自我规范、自我控制、自觉树立高尚的觉悟、良知和道德水准，自觉增强抵制不正之风的能力。只有这样，才有助于采购员工作和采购宗旨的充分完成和实现。 4 i8 y, z 4、“客观公正”。“客观公正”是采购员的职业灵魂。它要求采购从业人员在实际工作中，要公平正直，没有偏袒，既不得搀杂个人的主观意愿，也不能被他人的意见所左右；严格按照统一的评标规则和标准确定中标或成交的供应商，不得有任何主观倾向，以切实维护各供应商的切身利益。5、“坚持原则”。“坚持原则”就是要求采购员在其采购活动中，要严格依照规定的操作程序进行操作，不以自己主观或他人强加的意志所转移。 6、“优质服务”。采购员一定要时刻树立“优质服务”的工作态度，对来任何供应商都要做到态度温和、语言文明、尊重事实、谦虚谨慎。（五）、奖惩 对于为公司做出贡献的员工经主管领导同意上报华东区管理委员会给予一定的物质奖励，对于违反工作制度、流程、及相关规定的视情节严重性按照公司管理规定及国家法律法规严肃处理。五、采购部流程：（一）、请购1、五金电器设备、固定资产及设备、劳保用品、包材的请购：一般是由请购部门的内勤在OA系统上填写靖江区请购单，经各相关领导审批，最后交采购部门进行采购；办公用品的请购原则上是按照各部门上报办公用品采购的月计划由行政部统一请购，如果在月计划之外的采购则由请购部门的内勤在OA上提交靖江区请购单。特别说明：在请购市值超过5万元人民币以上（含5万元）的固定资产，请购部门需同时提交华东区管委会出具的相关审核意见书，方可进行请购申请，采购部给予采购。2、原辅料的请购：一般是由生产部按照销售订单制定生产计划，经生产部领导审批后，原料交由进出口部采购，辅料交由采购部门进行采购。3、食堂用品的请购： 由食堂负责人（管理员）负责提出请购。4、紧急请购：原则上不允许进行紧急请购，如有紧急请购，则有请购部门直属领导审批签字后打印纸版的请购单交由采购部直属领导、靖江区主管领导、靖江区负责人签字确认后交由采购部门进行采购。5、大型成套设备及大宗商品的采购：原则上需要由2名采购员协同进行采购。（二）、采购物资的核对采购员应根据收到的请购单，及时与请购部门联系，以确定所请购物品的具体性能参数及使用要求等信息，力求采购工作的正确无误。（三）、询价、比价根据核对后请购单，及时寻找合适的供应商，进行相关信息的收集，对各供应商的报价本着“同等质量比价格；同等价格比质量”的原则进行比价、核价、上报、批示。（四）、供应商的选择及评价1、供应商信息资料的收集。2、对供应商进行初审，初审合格后，先由品控部、生产技术部、采购部等相关部门进行评审并出具意见。对于产品质量、企业状况都符合要求的，最后由主管领导签字同意后，建立合格供应商的档案并报公司备案。3、对于合格供应商要定期（半年）进行评价，对供货质量下降的供应商，相关部门应书面通知，要求期限整改，再根据相关部门的评价结果决定是否继续订货。对于不及时配合我公司处理问题的供应商，采购部将取消合格名单，并报相关领导审核。（五）、订单/合同的制定1、低值办公用品、食堂采购的蔬菜、肉类、禽蛋、调料、大米等物资无需签订采购订单/合同。采购员需定期了解市场行情的变化并及时向部门经理汇报，以便及时调整供应商。2、包材、生产辅料、五金机电设备、大型设备、高价值办公设备、劳保用品等产品均需签订采购订单/合同（金额小于1万元的，需签订采购订单；金额大于等于1万元的，需签订采购合同。（六）、采购订单/合同的审核与签订1、采购订单 采购员根据询价结果拟完采购订单后，交由采购部经理审核签字，由采购部内勤加盖采购章，再经供应商签字盖章，采购订单即可生效并转入执行阶段。2、采购合同 采购员根据询价结果初步制定采购合同后，按照以下流程进行合同的审核：合同管理部审核 法务部审核 采购部经理审核 审计部审核财务部副总经理审核华东区负责领导审核。经过上述审核流程后，合同再交由供应商签字盖章，最后交我公司财务部盖章生效并转入执行阶段。（七）、合同的跟踪对于转入执行阶段的采购订单/合同 ，采购员应及时跟踪并了解采购订单/合同的执行情况，以减少意外状况和不确定因素的发生，进而保证物资的及时到位。（八）、验收、入库1、包材、生产辅料等产品到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息录入ERP系统，再由品控部门进行产品检验，在品控验收合格并出具检验合格报告单后及时通知仓库办理入库手续，仓库凭品控部的检验报告单办理入库手续。原则上不合格的产品拒绝入库，如有紧急放行，需相关部门经理级以上的领导审批。2、五金机电设备类物资到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息录入ERP系统并通知请购部门的相关人员对产品进行验收确认，在产品准确无误后，通知库管收货并办理产品的入库手续。在验收入库的过程中出现不合格产品，仓库有权拒绝入库，由采购部与供应商联系退货或者调换。3、大型设备到货后，由供应商与请购部门办理设备交接手续。在供需双方对设备进行调试及试用后确认产品的无质量问题后办理相关的产品合格验收证明。4、劳保用品、办公用品到货后，由行政部的相关人员进行验收入库，并开具入库单，由采购部和行政部共同签字确认。在验收入库的过程中出现不合格产品，行政部有权拒绝入库，由采购部与供应商联系退货或者调换。5、食堂物资到货后，由食堂负责人负责验收，对到货物资的数量、质量进行检验并签字确认。食堂负责人在验收过程中发现菜品有质量问题的可拒收，并通知相关采购员与供应商联系退货或者调换。（九）、核对发票对于已入库的合格采购物资，应及时核对发票、入库单、订单/合同等资料。发现票据、单据有问题的应及时排查原因，以杜绝将不完整的票据资料流转到下一流程。（十）、报销1、签订采购订单/合同的产品报销：采购员根据请购单，将核对好的订单/合同、入库单（地磅单）、检验报告以及对方开具的合法发票，交给采购部内勤报销，然后交给财务办理付款。2、不签订采购订单/合同的产品报销：采购员根据情况说明、请购单，入库单，对方开具的合法发票交由采购部内勤报销，然后交给财务办理付款。（十一）、已入库产品的退货对于已入库的产品，生产领用部门在使用过程中发现产品不合格的，应及时通知品控部再次对这批产品进行检测。再次检测结果确不合格的，应出具相应退货通知，由品控部领导和生产部领导签字确认。仓库人员凭退货通知通知采购员。采购员首先应将质量事故情况向采购部经理汇报，并根据与供应商签订的相关产品采购合同之规定及公司关于相关物品退货之规定提出处理意见，经采购部经理同意后及时办理退货手续。处理完后还应及时向采购部经理及相关领导汇报处理结果，并且在供应商考核时，将此供应商做降级处理，情况严重的将取消其合格供应商资格。另外，采购员在办理退货时，还应及时向财务了解相应的货物发票是否已入账。如发票尚未入账的，则将货物发票一并退还给供应商；如果发票已经验票通过，则由财务部相关人员到当地税务机关开具相关证明，由采购员交给供应商开具相应的红票。红票应在月底结账前交给财务，以便及时冲账。 （十二）、工作流程示意图1、包材采购流程：OA系统接收包材请购单结合请购单的审核意见及时与请购部门沟通，确认产品型号、规格、需求日期等根据包材物资的长期供货合同，结合近期各供应商的供货情况制定合理的采购订单有长期供货合同 无长期供货合同制定长期供货合同法务部审核价格有无变动 有变动产品询价采购部审核无 变编写询价说明公章使用申请单审计部审核 动财务部审核采购部经理签字华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章财务部盖章、合同生效制定采购订单采购部经理审核、签字采购部内勤盖章 A A供应商签字、盖章，订单生效 跟踪采购订单、合同的执行情况根据公司对不合格品的处理规定，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确认 产品到货、检验 不合格 合格 办理入库手续 核对发票 将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由内勤办理付款事宜 2、生产辅料采购流程：OA系统接收生产辅料请购单结合请购单的审核意见及时与请购部门沟通，确认产品型号、规格、需求日期等根据辅料物资的长期供货合同，结合近期各供应商的供货情况制定合理的订单合同有长期供货合同 无长期供货合同制定长期供货合同法务部审核价格有无变动 有变动产品询价采购部审核无 变编写询价说明公章使用申请单审计部审核 动财务部审核采购部经理签字华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章财务部盖章、合同生效制定采购订单采购部经理审核、签字采购部内勤盖章 A A供应商签字、盖章，订单生效 跟踪采购订单、合同的执行情况根据公司对不合格品的处理规定，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确认 产品到货、检验 不合格 合格 办理入库手续 核对发票 将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由内勤办理付款事宜3、五金机电采购流程：0A系统接收请购单与供应商沟通了解产品细节结合请购单的审核意见及时与请购部门沟通，确认产品型号、规格等 信息反馈产品询价 依据供应商考核制度对新供应商进行考核 新供应商确定供应商及产品价格 金额小于1万元 金额大于1万元 符合要求法务部审核采购部审核公章使用申请单编写询价说明审计部审核财务部审核采购部经签字华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章财务部盖章，合同生效合同生效报公司备案根据询价单制定采购订单制定采购合同采购部经理审核、签字采购部内勤盖章供应商签字、盖章采购订单生效跟踪采购订单、合同的执行情况根据公司相关规定，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确认产品到货、检验 不合格办理入库手续，核对发票 合格将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜4、大额固定资产及设备采购流程：金额大于5万元的固定资产及设备，请购时需提交集团华东区管委会审核见0A系统接收请购单附华东区管委会出具的相关审核意见结合请购单的审核意见及时与请购部门沟通，确认产品型号、规格等组织相关人员对供应商进行考察，详细了解供应商各方面的情况，对各供应商及其产品进行评估信息反馈 新供应商依据供应商考核制度对新供应商进行考核产品询价或进行招标 确定供应商及产品型号规格、价格等 符合要求报公司备案 制定设备采购合同法务部审核采购部审核编写询价说明审计部审核公章使用申请单财务部审核采购部经理签字华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章财务部盖章，合同生效合同生效跟踪采购合同的执行情况根据采购合同对于产品不合格之规定进行处理产品到货、检验、调试 不合格 合格 A B办理设备验收证明，核对发票 A B将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜5、办公用品/设备采购流程：OA系统接收请购单与请购部门确认产品规格、型号及到货日期小额办公用品办公设备依据供应商考核制度对新供应商进行考核新供应商产品询价 金额小于1万元 金额大于1万元符合要求报公司备案 根据询价单制定采购订单制定采购合同法务部审核采购部审核采购部经理审核、签字审计部审核通知供应商送货公章使用申请单编写询价说明财务部审核采购部经理签字采购部内勤盖章华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章供应商签字、盖章采购订单生效财务部盖章，合同生效合同生效跟踪采购订单、合同的执行情况根据公司对不合格品的处理规定，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确认产品到货、检验 不合格 合格办理入库手续，核对发票 将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由内勤办理付款事宜6、劳保用品采购流程：OA系统接收请购单与请购部门确认产品规格、型号及到货日期依据供应商考核制度对新供应商进行考核产品询价 新供应商金额1万元 金额1万元编写询价说明采购部审核供应商签字、盖章财务盖章，合同生效符合要求报公司备案制定采购订单制定采购合同法务部审核 公章使用申请单采购部经理审核、签字审计部审核财务部审核采购部内勤加盖公章采购部经理签字华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章采购订单生效 跟踪采购订单、合同的执行情况根据公司相关规定，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确认产品到货、验收 不合格将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜办理入库手续，核对发票合格7、食堂菜品采购流程：接收食堂菜品请购单每周一次到菜场了解最新行情，及时向部门经理汇报调查情况，并根据实际情况及时调整供应商采购员向各定点供应商下达订单将核对完毕的账目交由内勤办理付款事宜采购部经理审核签字确认行政部负责人审核签字确认食堂负责人审核签字确认定期整理送货单、核对账目按照请购单对所送菜品进行检验、称重入库供应商按时、按质、按量送货 信息反馈8、新品开发工作流程：接收新品请购单与请购部门沟通，确认新品的相关性能、技术参数、品质要求等信息根据我方要求组织生产样品送请购部门确认样品 信息反馈依据供应商考核制度对新供应商进行考核寻找相关供应商,与供应商沟通，了解产品细节， 新供应商 老供应商 符合要求 报公司备案初步确认价格 不合格 合格与供应商进一步沟通，改进样品并送样品控检验 不合格 合格请购部门小批量试用按需采购部门经理审核确认确定主次供应商根据样品试用情况结合需求确定价格产品定型相关部门审核签字确认 不合格 合格9、采购部内勤工作流程：日常费用报销流程：内 勤采购员提供报销资料工业/港务财务会计 资料完整 资料不完整采购部经理审核请购部门经理审核财务副总理审核采购部门分管领导审核请购部门分管领导审核华东区负责人审核集团财务总监审核靖江工业/港务出纳付款 项目付款报销流程：工业/港务财务会计内 勤采购员提供报销资料 资料不完整采购部经理审核法务审核审计审核财务副总经理审核工业/港务出纳金额低于2万元分管领导审核华东区负责人审核财务总监审核 金额高于2万元 借款流程：采购部经理发起者（内勤/采购员）财务总监分管领导工业/港务出纳 差旅费报销流程：工业出纳财务总监华东区负责人工业财务会计采购部经理内勤采购员财务副总经理采购分管领导 探亲费报销流程:工业财务会计采购部经理财务副总经理人力专员采购员采购分管领导工业出纳财务总监华东区负责人内勤 物业安保培训方案 为规范保安工作，使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识，在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。2、培训要求1）保安理论培训通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。2）消防知识及消防器材的使用通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。3) 法律常识及职业道德教育通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、无私奉献更好的为公司服务的精神。4) 工作技能培训其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位