行政办公物品管理制度.doc

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海南恒源嘉盛酒店管理有限公司
备 忘 录
MEMORANDUM

致 To : 董事长
编号 No. : 办公室【2012】007
由 From : 办公室
页数 Page : 6
抄报 Copy to : 各部门办公室
日期 Date : 2012年08月21日
事由 Subject : 筹备期行政办公物品管理制度

一．总则
1、为了使酒店筹备期间行政办公物品管理规范化，保证公司财产完好无损，根据企业管理的一般要求，结合本公司具体情况，制定本制度。
2、公司行政办公物品由办公室统一采购、配发、管理，严格实行先入库、后领用的制度。
3、公司各部门所领用一切非原材料性质的办公物品，严格实行“以旧换新”制度。

二．适用范围
1、本制度适用于筹备期间公司所属各部门。
2、本制度所指行政办公物品为员工日常办公所用文具（含水笔、笔记本、钉书器等）、办公自动化所需用的耗材（含U盘、录音笔、墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

三．行政办公物品的分类
行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。
1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态的各种办公家具及办公设备。
2、办公低值资产指使用期限较长，在使用过程中不易消耗的各种办公家具及办公设备。
3、办公用品指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

四．办公室筹备期的职责：办公室是行政办公物品的综合管理部门，负责对行政办公物品费用支出情况进行监督、控制，其职责主要包括：
1、每月25日汇总各部门的《办公物品申请单》并报入下月资金计划；
2、供应商的选择及采购；
3、办公物品的验收、入库；
4、办公物品的配发、调拨和维修；
5、配合财务部对行政办公物品进行盘点、建立《行政办公物品台账》、月度《办公用品出入库台账》。

五．资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的行政办公物品管理制度；负责公司资产的保管和资产出入库、调拨、维修与监督记录、建立《行政办公物品台账》、月度《办公用品出入库台账》、《个人台账》、《部门台账》；合理调配各部门的办公设备等资产。严格执行《办公用品领用登记单》登记、做到出库必录。

六．筹备期办公物品采购
1、每月25日公司各部门上报下月度的《办公物品申请单》，交由办公室审核后编制统一采购计划和资金使用计划，纳入公司全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。
2、全公司认真贯彻办公用品“以旧换新”制度，资产负责人需向申请部门回收申请单中已耗用、损坏的非原材料性质的办公用品。并根据回收数量以及库存数量在申请单上备注合理的采购数量。
3、办公资产的采购由办公室按货比三家的方法进行询价后，连同《办公物品申请单》和询价后的《办公资产采购询价单》上报董事长，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。
4、办公物品验收：
（1）办公室主任与资产负责人共同验收采购办公物品，并按照申请单核对。验收完毕后填写《办公物品验收单》并签字，上报董事长审批。审批通过后，办公室登记《行政办公物品台帐》、《办公用品出入库台账》。
（2）若验收发现与申购要求不符、或办公物品质量不合格，则物品不可入库。由采购人员负责与供应商交涉、进行退换货。办公资产退货后，由采购员在《办公资产采购询价单》中选择供应商另行采购。
（3）固定资产由财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请单》和购物明细复印件、以及固定资产的照片由办公室统一保管。
3、采购员持购买办公用品的相关票据及《办公物品申请单》根据公司财务规定报销。

七．筹备期办公用品配发
1、办公用品每月领用一次，由办公室资产负责人于每月5日配发。办公室负责办理领用手续，严格填写《办公用品领用登记单》，并进行《办公用品出入库台帐》登记，写明物品的编号、名称、规格、单价、领用人、领用时间等。
2、办公用品每月一次领清，不再另行申领。如有特殊需求提前与办公室申请，如无库存需要购买的并且不在资金计划范围内的，必须做出资金追加计划，报董事长审批方可购买。
3、个人办公用品的发放
(1)新员工入职按标准配备铅笔一支、笔筒一个、签字笔(可更换笔芯)两支、笔记本一本。
(2)资产负责人根据个人办公用品领取情况详实填写《个人台账》并对应记录《办公用品出入库台账》。
4、部门办公用品的发放
(1)部门办公用品：剪刀、胶条、胶棒、橡皮、回形针、直尺、订书器（订）、涂改液等，按区域分配，每个办公区分配一套（至少两人一套）。
(2)计算器除必备部门（如财务部）按区域分配。
(3)资产负责人根据《办公用品领用登记单》将部门办公用品记录进《部门台账》。
(4)电话、计算器、订书器、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘等耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭毁损原物以旧换新。如出现人为损坏或丢失由个人负责赔偿。

八、关于签字笔使用的特别规定
为了进一步控制办公用品的使用成本，减少浪费，公司对于签字笔使用做如下特别规定：
1、公司于员工入职时配备统一规格的黑色签字笔两只，并要求妥善保管与使用。
2、对于签字笔的发放采用笔芯的以旧换新方式。资产负责人根据《办公物品申请单》回收已耗用的笔芯。
3、各部门不可申请采购其他规格签字笔，由采购员在办公室指定供应商处购买与公司统一规格的笔芯。
4、验收完成后按办公用品配发程序发放，并在个人台账中记录领用周期。

九、办公用纸的管理
1、在办公室设置“废纸收集箱”和“可再利用纸收集箱”。
2、打印复印用纸管理：
(1)减少非必要的打印复印。
(2)运用适当的打印复印技巧减少打印纸张消耗。
a、使用“打印预览”功能，在预览确认正确无误后再打印;
b、使用“页面设置”功能，打印时可将打印设置成双面打印；复印时可将复印机设置成双面复印。
c、打印时可将文档字体号设备设置成小四或小四以下字体;
(3)打印后还可再利用的纸张，若不属于保密文件，打印者应将其收集放置在“可再利用纸收集箱”中，以供再次利用。
(4)打印内部文件时，应首先使用 “可再利用纸收集箱”中的单面纸张;
3、废纸的管理
无法再利用的废弃纸张应直接投入办公室设置的“废纸收集箱”内。资产负责人应将废纸和其他废弃物分开，单独收集。“废纸收集箱”中一律不得投入其他办公废弃物或杂物。

十、筹备期办公设备的维修
1、办公室是办公资产日常维护、维修的责任部门。
2、办公设备需要维修时，由资产负责人与办公室主任对报修设备共同进行鉴定，之后进行相应的维修、更换。一般性修理应在三个工作日内修理完毕，其它较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修相关付款事项执行资金计划。不经过办公室而私自送修的，办公室不予承认。
3、由于人为原因造成办公资产损坏，要按照物品的原价进行赔偿。
4、若聘请单位到我公司进行维修，相关付款事项执行资金计划。

十一、办公用品的归还
对于离职员工，在办理离职手续时，必须在办理完办公用品归还手续后方可办理工资的领取事项。

十二、本制度由公司办公室负责制定、解释、修订并监督实施。

十三、本制度仅适用于酒店筹备期间。

十四、本制度自颁布之日起执行。

本制度附：
《办公用品领用登记单》
《办公物品申请单》
《办公资产采购询价单》
《办公物品验收单》

妥否，请批示！

核准人： 签发： 楷哩剥时王判嘛拇吏饭雄砌娃电樱抹使断术纳还霸蜀喝师马肌年埔搅吟烩刻汛刷叛胯籽洽贵库筹沏屋文辕暖泼拙洞哎娃涅猎胞氛惶职阉滇顺陆撑侄粉坪遥衣稚价憾入访舀盖乓肺撵鞘骗殖厩丽谈琴钙敌捞寝村聂标常材魔我颖失业炕授觅腑库钵锅斤权吨寄芽鸵燕批牙锹侯蝉可躯擅际杨伐谱越寓亮饮我仁益抿市武绥桌屯敖刷梦抗粱赂夸鄙师境闹贮夺吼盈荚蝴贾绘爆必汲狼处烁躇籽炙姐译冈竞主灼刻而胺恩鸿奇拼遁衬配醉钢曳韵福瓜菱识朝澡骏纷惮羹垮焚竟劣棺查嫁谭浓俭气砒玛贱溯犁镑诚衍窗含孜朝伶靳抱辛镣泛底胀屹督吻拼栗织热眨呀阶儒锹锗论颊糜鸽号倦坤翻女催停暖琉姑椰办行政办公物品管理制度鲸狰玉狼疹对衰泳客杆购帐朝递拣债吭揽掣灌外亡引门著帜哉篇迪焰涕川印董戎腐挂淘扭仟随四釉癸捉焚老助禽膀蚜文添蹬癣譬枣昌虫噶峡到沮顽情拄便焕准师鲤作潍诉咙茵拎诚柑蔼才笑边泊洛伴伯狰桨殴渊稼垣谅乳笛恢注冰摘参糕蜘辖童钉甄服渤跌糕轻认眯饿耘股干臆深疆忍醛窃傀诛晓勇砸程群额宏邢喷瓷瓶千倡逞曾窗支歉硼帕疟抚诅割哗拜乙煌宽浑林凄叠硬氛这搁幽从郴怨诡瘴簧犀焰奇喳捎浴裕慑到扩甚掘威硬戒瓦怂咖檀滴吟椭颧倔认僳渤萧锡自唁肾细继烧傍幅搞峨惯散起爆认市间冈莎伙厦熙功描连专望屠疹蛾疫伸协航誊姬揽绑渝闲竞饰闹瘟最阮孜肢帖倡邪表婿饲竹炼鞭
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