3.0报损流程.doc

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流程编号：S OP(SS)-OP-2003-01
流程名称：报损流程
生效日期：2003年7月16日（坏货不可返配部分以龙岗、彩田、惠州店试行）

第一部分 流程说明
1 目的
本流程用于规范门店日常商品管理，加快对问题商品处理的速度，有效控制商品库存。
2 适用范围
本制度适用于使用3.0系统的大超、综超，对于店内不可退货或不可返配的坏货商品进行报损的日常操作。
3 流程规则
31 报损，是指对于不可销售的坏货，经过相关手续申请及审批后，在系统中做报损处理，将报损商品的系统库存削减，并对实物进行丢弃或内部处理。
3.2 只有不可退货或不可返配的坏货方可执行报损。
3.3 门店报损申请的审批，由门店店长负责，直接在店内执行，无需经采购审批。
3.4 所有门店内产生的报损记入门店损耗，相关损失由门店承担；对于因配送中心原因造成的商品损耗，经查实后，由配送中心承担。
4 职责
4.1 门店控制专员：每日打印出前日店内退货失败报告。
4.2 门店索赔主管：负责商品的报损申请、确认实际报损数量、办理实物报损业务。
4.3 门店收货部单据组：负责报损申请单的录入、打印及系统审核。
4.4 门店收货经理：审核手工报损申请单，根据店总经理审批的手工单，电脑审核报损申请。
4.5 门店各商品部门主管：提出坏货报损建议；对不可确认是否可退的商品填制退货申请。
4.6 门店各商品部门经理：采取措施减少损耗；追查坏货责任人赔偿；审核手工报损申请单；参与报损商品内部处理工作。
4.7 门店总经理：审批门店手工报损申请单，合理控制报损量。
4.8 库存审计：复核门店每日报损单据，监督实物报损情况，参与报损商品内部处理工作。
4.9 门店防损部：负责监督商品实物报损工作,发现异常报损情况并跟踪处理；组织报损商品员工内部处理工作。
5 流程结构
5.1 该流程与门店退货流程、削价流程相衔接
6 输入与输出
6.1 输入
- 每日退货失败报告
6.2 输出
- 门店商品报损单
- 每日门店库存更正报告

第二部分 流程描述
1 报损申请
1.1 各商品部门主管针对本部门的坏货商品向索赔主管提出报损建议，并将坏货交给索赔部。
1.1.1 各商品部门主管对于已明确不可退（或不可返配）的坏货商品，可将商品交接给索赔主管，并建议索赔主管填制报损申请。
1.1.2 对于不能明确是否属于报损范围内的坏货商品，各商品部门主管可将商品交索赔主管办理退货。系统拒绝退货后，收货部单据录入员在手工退货申请单上标注出这部分商品，或由门店控制专员每日打印出前日店内《退货失败报告》，交给索赔主管及各商品部门主管。各商品部门主管对于系统拒绝录入的退货商品，以及《退货失败报告》中标注退货原因为“坏货不可返配”的商品，与索赔部主管对接，核实不可退或不可返配商品的实际状况及数量，并提出报损建议。
1.2 索赔主管清点建议报损商品数量，填制《手工削价报损申请单》（以下简称手工报损申请），写明报损原因、数量及报损后的处理建议，交收货经理审核。
2 报损审批
2.1 收货经理对主管提交的手工报损申请进行审核，对商品质量状况、具体数量等情况进行检查，确认商品的确无法销售，并确保商品报损后尽可能对其残值进行利用，以弥补商品损耗。收货经理在手工报损申请上签名确认后，传相关商品部门经理审核。
2.2 商品部门经理对商品报损原因进行确认，对于属内部员工责任的商品损耗，应找出原因并落实相关责任人。商品部门经理在手工报损申请上签名确认后，交店总经理审批。
2.3 店总对手工报损申请单内容进行审批，对于大金额的商品报损要追查原因，落实赔偿工作。
3 系统确认
3.1 店总审批的手工报损申请单，传收货部单据组。收货部单据组审核电脑报损申请单的店总签名，在系统报损申请模块中录入报损申请，系统生成报损申请单。录入员在手工报损申请单上打勾、签名，表示单据已录入，一联留存，一联传索赔主管。
3.2 收货经理根据店总审批的手工报损申请，对单据组录入的电脑报损申请，进行电脑审核，系统生成报损单。
4 执行报损
4.1 收货部单据组每日打印一式二联报损单，第一联报损单据传门店库存审计；第二联报损单传索赔主管。
4.2 索赔主管凭电脑报损单及审批后的手工报损申请单处理商品。
4.2.1 如果报损商品的处理建议为“转门店物料”，索赔主管持商品与报损单到收货部防损岗办理数量核对、登记后，将商品转给门店物料专员。
4.2.2 如果报损商品的处理建议为“内部销售”，索赔主管与驻店财务主管、各商品部门经理进行手工议价，报店总经理批准后，将商品转至门店防损部，由其组织员工内部购买，相关销售款项由门店出纳收取，记入门店其它收入。
4.2.3 如果报损商品的处理建议为“丢弃”，索赔主管持商品与报损单到收货部防损岗办理登记后，将商品进行销毁或丢弃。
4.3 门店防损部应对报损量（金额）较大的商品查明损耗发生的原因，及时汇报给店总和相关部门，共同制定相关措施并跟踪实施后的效果。
5 监督与控制
5.1 门店库存审计每日核对前日报损单据与库存更正报表，对报损商品数量及金额进行检查，如有异常，及时向店总汇报。
5.2 门店总经理、分管副总及相关部门经理每日查看系统每日打印出的前日库存更正中损耗情况，作为控制损耗的参考。
5.3 门店防损、财务应对报损商品责任的赔偿情况进行追索，保证赔款的收取。
第三部分 流程图

附录：表格

1 削价报损申请表（手工）
商品名称
结算方式
编码
条码
名称
辅助说明
规格
单位
进价
原售价
拟定进价
削价数量
报损数量
原因
报损处理建议

　制表人： 收货经理审核： 商品部门经理审核： 店总经理审批：

2 报损单（电脑）
单据编号： 日期：
商品编号
商品条码
商品名称
分类名称
进价
商品规格
申报数量
审核数量
实际数量
备注

3 每日门店各部门报损商品报告（电脑）
单据编号： 日期：
商品类别
商品编码
商品名称
销售规格
进价
报损数量
报损金额
备注

门店当日报损金额总计

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