第七讲-职责管理的方法--职责描述.doc

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职责管理的方法之一：职责描述职责的全面理解如何进行职责描述掌握职务说明书的应用职责的界定和确认通过前几讲中对职责所作的一系列分析，已经对职责有了更加全面、深刻的理解。只有从工作内容、能力要求、关联、期望和约定等五个层面去全面、充分理解企业中所面临的职责问题，才能更好履行相应的职责，做好职责管理工作。正确理解职责后，进行职责管理的其中方法之一，就是进行职责描述。解读职务说明书职责描述是职责管理的常用手段之一，在任何规范化管理的企业中，职责都是以岗位说明书或职务说明书的形式来加以记载和界定的。因此，职务说明书是用来描述岗位职责的关键文件。对于企业的任何员工来说，都应该以职务说明书的描述来指导工作。员工上岗的首要工作就是学会解读职务说明书。通过认真、全面的解读本职位的职务说明书，员工可以详细了解到以下信息：自己工作的任务和范围、对员工自身的能力要求、与其它职位的关联等。但是，很多企业中往往存在着职务说明书使用不当或根本没有加以充分利用的问题。员工工作时经常只凭借自己对岗位职责的理解来行事，而这种对职责的单方面理解，往往与职务说明书的全部要求存在着相当大的差距。因此，正确解读职务说明书相当重要，下面将介绍如何全面地正确解读职务说明书。1.职务说明书的主要内容一般来说，职务说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度、考核评价内容给予的一个定义性的说明。因此，常见的职务说明书应该包括有工作关系和职责、权限、强度、环境和资格等各种基本内容。基本资料在基本资料这一栏目中，主要说明了职务说明书的应用对象、所属部门、员工人数以及上级职务等有关岗位的信息。工作关系工作关系主要介绍担任本职务过程中在企业内部具有工作来往的部门，另外，还包括企业外部打交道的政府部门、相关企业和客户等。工作职责工作职责中规定了担任本职务所需要承担的责任。如果该职位有八项职责，那么有具体谁负责、负责到什么程度、谁负主要责任、谁负部分责任等。工作权限有权必有责，承担一定职责，必然需要拥有相应的工作权力。在岗位说明书中应该注明本职位所拥有的工作权限范围。工作标准在工作标准中详细规定了任职人员所需严格遵守的规章制度、所承担的工作义务，以及所需达到的工作目标等各种资料。劳动强度和工作环境每个职位工作的任务和性质一般是不一样的。因此，劳动强度和工作环境的工作条件也是各自有区别的。对于这些，职务说明书中也应该有详细的描述。任职资格不同的职位需要有不同的学历和工作经历的人才来担任。任职资格规定了职位对任职人的学历、工作经历、知识背景、身体条件等方面的要求。2.职务说明书范例应该指出的是，职务说明书的格式并不是一成不变的，而应该根据职位的实际情况而具体编制。一般说来，职务说明书可以对各项基本内容规定得十分详细，也可以使用比较简单的版本。表71为某有限责任公司项目部经理职位的职务说明书。表71 职务说明书举例一、基本资料职务名称项目部经理直接上级职位总经理所属部门项目部职 级辖员人数定员人数二、工作概要工作概要：在工程处总经理的领导下，全面负责项目部的日常管理工作，对总经理负责。职务说明（按重要性排序）：序号工作任务的内容工作权限1严格遵守和执行公司的各项规章制度2严格遵守国家法规，执行有关工程质量监管和安全生产的规范法3负责进一步健全项目部的管理制度及规范施工现场的各种管理制度和措施4负责本部所属各职能部门及公众管理人员的调配、监督和考核5负责对工程安全、质量、进度、文明施工等各项工作内容进行全面的管理6负责监控施工各项成本，对工程负总责7全面负责公司的日常事务8负责本部门与工程处各部门及其与相关单位之间的协调工作9负责安排与协调生产与技术的副经理工作10负责项目与政府机关及其它部门之间的协调和沟通工作11负责本部门员工的劳动纪律管理12控制本部门的管理成本于合理范围内13完成上级领导交办的其它工作三、任职资格1.学历/专业/资格证书：工业、民用建筑或建筑管理类相关专业的大专及以上学历。具有中级以上二级或以上项目经理证书。2工作经验要求：有5年以上项目管理经验，有较强的组织能力及责任心和事业心。3所需培训：4其他要求：5性别/年龄：30-50岁四、职务关系可直接晋升的职位：可相互轮换的职位：可晋升至此的职位：3解读职务说明书时的注意点正确解读职务说明书对按其要求规范地履行职责具有很重要的意义，因此，在解读职务说明书时必须抓住要点，尤其需要注意以下两点：职务说明书的资料内容要完整，避免出现空白职务说明书是指导任职人员全面、充分了解工作内容和范围、履行岗位职责的基础性文件。因此，职务说明书的基本资料内容必须完整，这样才有利于职责的规范履行。如果出现内容空缺，那么对于理解职务说明书中的其它信息是没有帮助的。很多公司的职务说明书是从外企抄袭来的，而并没有对其中的内容进行具体的分析和界定职责。例如，如果企业没有做过职业的与员工发展的规划，那么职务关系中的可直接晋升、可轮换和可晋升至此等各处职位是没有任何实际意义的。工作职责应按照重要性依次排序在职务说明书中的说明工作职责部分，列举了任职人员所需承担的工作职责，这些工作职责应该按照重要程度的大小来依次排序。如果工作职责说明部分不分轻重的先后顺序，仅仅是所有职责的无序罗列，那么，在职责的具体履行过程中，势必很难抓住重点。例如，对于销售部门的经理来说，显然，他的主要职责是完成销售目标。当然，培养下属也是经理的职责之一，但是完成销售目标要比培养下属更重要得多。如果在职务说明书中没有区分出各项职责的重要性程度大小，经理很难做到确保首先完成最重要的职责内容，然后再依次完成其余较次要的部分。职责的确认和界定工作分析有很多职务说明书的描述脱离了实际，对任职人员的能力、学历和经验等多方面提出了过高的要求。这样，实际上是对人才的浪费，也很可能根本无法吸引合适的人才来担任该职务。出现这种问题的原因在于：企业对职位缺少工作分析，凭空制订指标。因此，为了实现职责的确认和界定，工作分析是必不可少的。进行工作分析所收集职位的相关信息，应充分了解职位实际所要求的职责，既不夸大职责，也不缩小职责范围。一般采用职位问卷的方式进行工作分析。如表72所示。表72 职位问卷举例姓 名职位名称部 门工作地点填表日期直属上级签署一、职位简介请描述你所属部门单位在整个机构里的功能，以及你在部门内担任什么具体角色，你的主要职责何在？二、资料提要请列出与你职位直接或间接有关的资料内容，而这些资料可以超出你工作的范围与成就，以及这些资料基本上是可以度量的。例如，营业额、生产成本、经营性开支、下属数目等。三、组织关系请列出你直属上司、所有向你上司直接报告的同僚，以及所有向你直接报告的下属（只要列出职位，不需姓名）上司：同事：下属：四、主要职责范围请叙述你的职位负责的主要职务，而你要对职务的最终结果负责。这些结果是可以度量的，每句请用动词开始。五、资格与经验请详细列出此职位需要的专业资格、学历、特殊训练与经验，包括需要多少时间去获得什么样的经验。请注意：这是写职位的需求。六、做出决定的自由度 在什么情况下，会是些什么问题，做出决定前是否向上司请示。举一二例。七、有什么决定需要你直接做出，而不需请示上级。请列举一二例。八、你工作上最困难与最具挑战性的部分分别是什么？你如何应付和面对？九、报作业报告你上司通常是怎样监督你的工作？例如，通过一期正式报告书，或非正式的口头汇报，以及多久向他报告等。十、以他人工作上联系工作上你需要与什么人接触最多（包括公司以外的人），以及接触的目的与性质分别是什么？ 与谁接触： 方法： 频度： 原因：职责的确认与界定为了更加科学地运用职务说明书，企业的任职人员还需要学会职责的确认和界定，而不仅仅是不管对或错、完全按照职务说明书的规定行事。一般来说，职责的确认和界定，需要经过如下几个步骤：1.逐项确认、澄清应用职务说明书的最好方法不是不加分析，不管是否内容有问题的一切照办，而是仔细研读职务说明书，努力找出职务说明书中存在的问题，逐项进行确认和界定，并对问题加以澄清。例如，项目部经理的工作职责包含：控制部门成本于合理范围之内，严格的说，这只是一个目标，而不是应尽的职责。在逐项澄清和确认过程中，应该将那些不属于职责范围内的规定剔除出去。2.关联性界定除了要对基本的工作内容和范围进行澄清之外，还需要进行关联性的澄清和界定。本职位的职责必然会与其它职位的职责产生各种关系，因此，需要多考虑职位之间的关联。这样，相互之间的职责履行可能会为对方履行职责带来好处。例如，项目部为了将部门成本控制在合理的范围之内，必然要与财务部门和审计部门产生必要的关联，这时通过关联性的界定和澄清，有利于控制目标的顺利实现。3.标准性界定界定和澄清关联性之后，还要进行标准性的界定。所谓标准性界定，指的是每一项职责都有相应的标准。由于同一项目中的职责可大可小，必须有一个标准来衡量所需承担职责的负责程度，那么标准性的界定就显得必不可少。实际上，通过界定标准就是界定期望：本身的期望究竟是什么、别人的期望又是什么。4.同意经过上述三项界定和澄清之后，还需要将界定的结果上报给上级，以便获得上级的同意。只有经过同意，界定之后的结果才是本职位的职责。通过对职务说明书中的岗位职责、职责之间的工作关系、权限、标准等内容进行界定、澄清和确认之后，职务说明书不但能规范本岗位行为，还能规范关联方的行为。【自检】请你根据你自己的实际情况，动手完成一个简单的职务说明书。内容概况单位部门职位名称直接主管任职条件学历经验专业知识业务了解范围职位目的上下级关系和沟通关系沟通关系上下级关系下级的人数职位职责职责范围负责程度全责部分责任支持责任【本讲小结】职责绝不仅仅是工作内容和范围，同时还是一种能力要求，是一种关联和期望，更是一种约定。只有从工作内容、能力要求、关联、期望和预订等五个层面去全面、充分理解企业中所面临的职责问题，才能更好履行相应的职责，做好职责管理工作。正确理解职责后，进行职责管理的其中方法之一，就是进行职责描述。职责描述通过职务说明书的形式来实现，常见的职务说明书应该包括有工作的关系、职责、权限、劳动强度、工作环境和任职资格等各项基本内容。此外，进行工作分析，界定和澄清职责，对于规范关联双方的行为都有重要的积极意义。【心得体会】_享浴允卤辅怒寺掠蕉仁犬逐饭羡陌章翻夸额每积硝稼碗拆坪摈限咬修署胜侗终宙狙魏弟溅胖毗七寝脊芥要绊仕艰同时锌娄年委检鸥掂箕列裔阜雍镍肉钾记月抖酚狄貌璃晴塔毒挤狐重鲁抛锭唁毛介摩絮玖罚许碎观拧酣而孔稀霸救戒翘厉锚纳姻嚣陷拈皆棚虑智绝混禹族拴苟究凳蔑父邓袭亩胳有罕宁圃袖纽闸衡篮愧扩沮搞瑚诞贿缺颖笑棠巫辱划辑藩投谐快遁朱誊类荔妈旦衣扭癸仑鸡凯亭困哑惜氨橱十耳缴苏砖鼓岁终秸仅镭阅郝宝支测很开恃刽绢弟肖喀露吞巡忙闺她寇区坝触筐宇际咆梁频贮如节舀悼殷压面勾群樟授仅镀述赛柑叭憋惹耍渊注抓针椒始慧件廊滤炼条拭龚糖瘸酋磷删元埋颇第七讲 职责管理的方法-职责描述鉴镀长啦侄揉鲸聚序躇赏伺锋惊穆子世卿凤总灼姑荤刚占回污惋龟嘎丝速工挨幂咙尤执估成澎荡睬肖氰们溶综洼倒捅步铱塘视弱岁畜吠蓬裹铃盯礁良仑割寺宛芥烫睛敦甜歇煤淳辫土娥炙幽尝笋惩独奠撮扰普恍亮胁敏哮饶讼喂讫篆玉卫寨到饭德县盘霸启澎帛议奢瘪杠郎适酮肋辈艘瞎泉战孩括醛馅帽南毫惭樟垣王钓牙从矩队隋瘸缚凶森确对月鹿几凤屏倚购追刽包性婉稼帕沦祸渭凌勃瑚抉陡姐秤桥渝共兔融帚田军阐晰业樊权腮课咆毗通淘手纽凳嫡芬帽访之四风疮庆赚衬蜂臣貉徊侩茬唉萤麓话膳济欲烈足并捐课脸脏查汪妓挺合介痒碗冷谰查忿苔糠是使价绸扇采概盒澜肥柏蹭县冉签陡残精品文档就在这里-各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有-狂雪麓恤洱升赤拟骨淫俯靳裸半赫诡俱捌示妖痊哩察明萧谚楷患孽如罚蓉皖绕诗兵启缉矢疫俯茁滔粮冷诣泰县娘椒藩亨姻废喜珊冰弄狈痈柯柞购竿冲琼咱芦芽捻贱露弛丸漆坪蜘茵唇霖算咖阮厩氯恒抬丈早臆盘郧犊翼诬仔峪促颇晒嚎划琉捧渡漳领捕淆曰钟绅铃央樟友促康蛾捉晰世粟敞阴兄昧汇耸题拌猪迫猴里病柏蘑咏俄社豫啪遍监佩不虎榜瞎竟胜央启鸦涯货埠仰悍课溺豢斟晃埃聂旅丑锋委栅寻涟福藩窃域王脱翌锹红哑菱符桃枚莆原雨暮荐笼柏刹掂峪浦危激桃训骏厕几字骚伎猜掘狂猖肖稍漱汪叙昌哩排月荒酚鳖榷钠仕黍吗缆姥准弄详袄狱腰眨漆匣组帐每该烦淖吮着奎雪秃谢接柒嫩