付款流程审核制度.doc

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江苏永鸿巴布洛电子商务公司
付款工作流程规定
（征求意见稿）

目录
第一条 目的与宗旨 P1
第二条 适用范围 P1
第三条 付款工作流程分类 P1
第四条 经营采购付款 P3
第五条 费用报销付款 P4
第六条 筹资活动付款 P5
第七条 投资活动付款 P6
第八条 其他专项付款 P6
第九条 违规责任 P7
第十条 定义、生效、解释与争议 P8
附件： 付款工作流程图 P9-10

第一条 目的与宗旨
为适应本公司业务发展和财务管理工作需要，理顺付款工作流程，明确岗位责任，防范经营管理风险，提高工作效率，促进降本增效，制定本规定。
第二条 适用范围
本公司所属各部门、子公司、分公司等各单位，适用本规定。受本单位客观条件限制需要调整执行的，在报经本公司总经理批准生效之前，应当执行本规定。
第三条 付款工作流程分类
3-1 付款工作流程分类
3-1-1五类付款本规定所指付款工作流程分为经营采购付款、费用报销付款、筹资活动付款、投资活动付款、其他专项付款共五类。
3-1-2两个程序：付款流程分为两个子程序进行：第一个子程序是请付内容合规性审批流程，第二个子程序是财务系统办理款项支付流程。
3-1-3用款额度：为平衡资金供需矛盾，充分提高资金使用效率和效益，公司实行资金预算和用款额度管理办法。在上述第二个子程序中，各单位按照以下程序与办法编制资金预算和确定用款额度：
一是各单位根据年度绩效考核目标编制年度业务预算，并细分至季度业务预算、月度业务预算。业务预算应当包括经营预算、费用预算、投资预算、筹资预算四个部分，涵盖产品销售、材料采购、生产成本人员薪资（含社保和公积金）、应交税费、运营费用六项内容，其中运营费用包括场地租金、设备折旧、资金利息、水电分摊、储运费用、差旅费用、通讯费用、招待费用等八类要素。
二是各单位基于年度业务预算编制年度财务预算，并细分至季度财务预算、月度财务预算。财务预算应当包括预算利润表、预算资产负债表、预算现金流量表三张预算报表，并附主要会计政策和财务指标编制方法说明，如按产品分类的收入和成本结构、生产成本的料工费结构、共同费用的分摊办法和计算依据、利润指标计算公式和指标口径、营业税费（或增值税）及所得税的计算公式和指标口径等等，做到统一标准，规范表述，避免年终绩效考核时产生分歧和误解。
三是各单位根据年度现金流量预算编制年度资金预算，并细分至季度资金预算、月度资金预算。资金预算应当包括销售收款预算、采购付款预算、费用支出预算、薪资支出预算、税费支出预算、固定资产投资支出预算、公司内外部融资预算和还本付息预算等七项基本内容。业务部门要遵循资金收支平衡原则，合理控制内外部融资规模，审慎运用财务杠杆，避免过度负债，在积极维护客户关系确保收入预算按时实现的同时，主动做好供应商管理工作努力兑现付款承诺，逐步建立和完善主动付款制度，提升公司履约能力和商业信誉。
四是各单位每月初将月度资金预算细分至每周资金预算，据以申报每周用款额度，按照“周末集中+周初反馈”流程，各用款单位与公司财务部门提前商定每周资金预算和用款额度，根据预算收入可实现程度和收支差额融资可靠性，分别确定“确保兑现用款额度+风险统筹用款额度”两类用款额度，并及时通报供应商，避免对供应商的资金计划造成不利影响，预防供应商过度催款风险。
【风险提示】：业务预算和财务预算不是对考核目标按照空间和时间维度进行简单的算术分解，而是一项贯穿于公司经营管理全过程的系统性管理工程，需要综合应用业务知识、实操经验和预测能力，运用统计、会计、预测等专门方法和管理工具，按照特定程序和流程，基于相关性、有用性和可计量性，对市场环境、资源条件、运营要素及其对经营结果的综合影响程度进行持续不断地测量、分析、归纳、总结、判断、修正和再评估，通过信息、计划和指令作用于运营流程，提高运营流程对环境变化保持充分的敏感性和互动性，最大程度地降低信息不对称风险和内控失效风险，保证决策过程和执行过程的科学性、合理性和有效性，促进降本增效、开源节流和全面实现公司运营目标。具体而言，一方面，在预算编制过程中，业务和财务团队要分工协作，兼顾理想状况和现实条件的实际差异水平和可能偏离程度，进行科学合理地分析和预测，对考核目标中的销售规模等关键指标的可实现程度，作出富有经验和前瞻性的预计和估算，再基于指标之间的内在联系和相互影响关系，对其他相关指标进行因素分析和综合测算，形成可以合理预期的可实现区间，编制弹性预算，避免预算过度和预算不足两类风险；另一方面，在预算执行过程中，要根据销售预算的实际变动情况，及时修正材料采购、生产成本、运营费用等相关预算指标，按照变化了的实际情况调整各项资源准备计划，既要避免资源准备过度，也要防止资源准备不足，促进实现开源节流和降本增效目标。
3-2付款工作流程分类说明
3-2-1经营采购付款流程，是指经营单位为履行销售合同和实现产品销售计划，按照相关原辅材料、加工和运输劳务采购合同约定的内容，向本单位申请办理对供方单位支付货物或劳务采购成本的内部工作过程。这些货物或劳务采购成本通常能够直接地或采用适当标准间接地按照销售合同或产品销售计划进行明确区分。
3-2-2费用报销付款流程，是指各单位或岗位为履行工作职责，开展各项经营、管理和内部服务活动，按照规定程序、标准或授权，向本单位申请办理报销有关消费或劳务等非经营采购性费用支出的内部工作过程。这些费用支出具有公共性、辅助性特征，通常不能按照销售合同或产品销售计划加以明确区分。在本公司，此类非采购性费用主要指差旅费、通讯费、办公经费、招待费等日常开支性费用支出、筹资及投资活动费用支出，以及经营单位不属于上述经营采购付款范围的费用支出。
3-2-3筹资活动付款流程，是指向贷款机构偿还借款本息，以及向公司外部单位临时拆借资金付出款项的内部工作过程。除偿还金融机构到期贷款本息和内部关联单位之间划拨款项采用由公司财务部门报经总经理审批后直接办理付款的简便付款流程外，外部拆借付出款项、存出保证金、筹资性短期证券投资付出款项等筹资目的相关付款，应当遵循第六条规定的筹资活动一般付款工作流程。
3-2-4投资活动付款流程：指长期股权投资和固定资产、在建工程投资项目付款。
3-2-5其他专项付款流程，是指上述四类付款以外的付款流程。

第四条 经营采购付款流程
4-1请付内容合规性审批流程
1) 提出申请：采购业务经办人填写《付款申请单》，随单附送：①采购预算/计划/通知单，②采购合同，③收货凭证（包括收货单、装箱单、第三方代签收货单，合同约定带款提货的，不迟于付款次日提交），④采购发票/农产品收购凭证等相关证据(合同预付款可暂无)，⑤按一单一清要求，注明该项付款所属销售合同/电商订单号或产品销售计划单号(以下称订单)。
2) 部门审核：经营单位负责人对《付款申请单》及其所附证据的内容真实性、合规性及是否经授权进行审核，在本单位当期用款额度范围内签署核准意见。超过本单位当期用款额度并确需向公司财务部门提出内部借款的，应先行或同时办理内部借款申请手续。
3) 会计审核：公司财务部门成本会计岗位（或指定岗位）对《付款申请单》及其所附证据内容一致性、合规性进行审核，签署审核意见。审核内容包括：①证据之间的一致性，②数字及计算正确性，③累计已付款项正确性，④付款账期合规性，⑤收货情况可靠性，⑥发票合规性，⑦对账回函及时性，⑧订单信息比对一致性，以及⑨风险预警信息跟踪与反馈，其中第③-⑨项应当在审核记录中注明。
4) 财务复核：财务部门负责人对《付款申请单》及其所附证据总体规范性和用款额度进行复核，签署复核意见。
5) 总经理审批：总经理对《付款申请单》进行程序合规性审核，签署审批意见。建立总经理授权审批制度的，被授权岗位在授权范围内负责履行此项审批职责。
按照职责分离原则，经办人为各部门负责人、子/分公司总经理的费用报销事项，须报经总经理审批，不列入授权审批范围内。
4-2财务系统办理款项支付流程
6) 出纳付款：公司财务部门按照资金管理办法，在申请付款单位的可用资金额度内，根据准予付款的《付款申请单》，顺序、及时办理付款手续。
请付单位当期无用款额度或额度不足，并且需要向财务部门内部借款的，办妥内部借款手续后方可付款。
公司财务部门因资金不足等原因不能及时付出款项的，财务部门相关岗位应当立即通知请付单位，采取相应风险应对预案，避免发生业务风险和信誉风险。
第五条 费用报销付款
5-1请付内容合规性审批流程
1) 提出申请：经办人填写《费用报销表》，随表附送发票等相关证据，注明该项费用所属单位。
2) 部门审核：费用所属单位负责人对《费用报销表》及其所附证据真实性、合规性及是否经授权进行审核，按照《差旅费、通信费报销管理制度》等相关规定签署核准意见。
3) 会计审核：财务部门主办会计岗位（或指定岗位）对《费用报销表》及其所附证据一致性、合规性进行审核，签署审核意见。审核内容包括：①证据之间的一致性，②数字及计算正确性，③经办人或其所属单位借款情况，④票据合规性。
4) 财务复核：财务部门负责人对《费用报销表》及其所附证据进行总体规范性复核。
5) 总经理审批：总经理对《费用报销表》进行程序合规性审核，签署审批意见。建立总经理授权审批制度的，被授权岗位在授权范围内负责履行此项审批职责。
按照职责分离原则，经办人为各部门负责人、子/分公司总经理的费用报销事项，须报经总经理审批，不列入授权审批范围内。
5-2财务系统办理款项支付流程
6) 出纳付款：公司财务部门按照资金管理办法在申请付款单位的可用资金额度内，或在非经营部门的费用预算额度内，根据准予付款的《费用报销表》，顺序、及时办理付款手续。
第六条 筹资活动付款
6-1请付内容合规性审批流程
1) 提出申请：经办人填写《付款申请单》，随单附送与请付款项相关的借款协议等证据。
2) 部门审核：部门负责人对《付款申请单》及其所附证据真实性、合规性及是否经授权进行审核，签署核准意见。
3) 会计审核：财务部门主办会计岗位（或指定岗位）对《付款申请单》及其所附证据一致性、合规性进行审核，签署审核意见。审核内容包括：①证据之间的一致性，②数字及计算正确性，③票据合规性，④对账回函及时性。
4) 财务复核：财务部门负责人对《付款申请单》及其所附证据进行总体规范性复核。
5) 总经理审批：总经理对《付款申请单》进行程序合规性审核，签署审批意见。
6-2财务系统办理款项支付流程
6) 出纳付款：公司财务部门按照资金管理办法，根据准予付款的《付款申请单》，顺序、及时办理付款手续。
第七条 投资活动付款
7-1请付内容合规性审批流程
1) 提出申请：投资项目经办人填写《付款申请单》，随单附送：①采购或施工合同，②收货凭证或施工结算书，③发票等相关证据(预付款项可仅据采购合同)，④按项目管理要求，注明该项付款所属项目名称、采购合同号。
2) 部门审核：经营单位负责人对《付款申请单》及其所附证据的内容真实性、合规性及是否经授权进行审核，在本单位当期用款额度范围内签署核准意见。超过本单位当期用款额度并确需向公司财务部门提出内部借款的，应先行或同时办理内部借款申请手续。
3) 工程部复核：公司工程部负责人(或指定岗位)对请付内容进行必要性复核，包括：①可否内部调剂解决，②是否需经招标程序，③价格、质量、性能信息比对情况等内容。
4) 会计审核：财务部门主办会计岗位（或指定岗位）对《付款申请单》及其所附证据一致性、合规性进行审核，签署审核意见。审核内容包括：①证据之间的一致性，②数字及计算正确性，③累计已付款项，④付款账期，⑤对账回函情况，⑥风险预警信息跟踪与反馈。
5) 财务复核：财务部门负责人对《付款申请单》及其所附证据进行总体规范性复核，签署复核意见。
6) 总经理审批：集团总经理对《付款申请单》进行程序合规性审核，签署审批意见。
7-2财务系统办理款项支付流程
7) 出纳付款：公司财务部门按照资金管理办法，在申请付款单位的可用资金额度内，或在项目投资预算额度内，根据准予付款的《付款申请单》，顺序、及时办理付款手续。
第八条 其他专项付款
一般地，其他专项付款应当遵循与上述第七条投资活动付款相同的付款工作流程，该流程不适用的，由总经理直接确定付款工作流程。
第九条 违规责任
9-1岗位责任
1) 经办人：对与请付内容相关事项的实际执行、经办结果及相关证据的真实性、一致性、完整性、合规性负责。
2) 部门复核岗位：对与请付内容相关事项的执行授权、过程监督、结果跟踪负责，对相关证据真实性、合规性承担审核责任。
3) 会计审核岗位：对与请付内容相关事项的财务结算信息可靠性，对相关证据真实性、合规性承担审核责任。
4) 财务复核岗位：对相关证据真实性、合规性承担复核责任，对截至前道流程止的程序合规性承担复核责任。
5) 总经理审批岗位：对截至前道流程止的程序合规性承担审核责任，被授权岗位责任与此同。
6) 财务付款岗位：对截至前道流程止的程序完整性承担复核责任，对实际付出款项与准予支付款项的一致性承担责任。
注：以上所述，仅指各岗位在付款工作流程中应当承担的责任，不涉及该岗位在其他工作内容中的相关责任。
9-2违规责任
付款工作流程各环节的岗位工作人员，应当确保请付内容相关信息及其流转过程真实、一致、完整、及时，不得故意伪造、编造、歪曲相关信息，不得滥用职权无端阻挠正常付款工作流程的顺畅执行。
以下所列属于违反本公司付款工作流程相关规定的部分情形：
1) 对照本公司有关合同管理规定，在实施收款、发货、付款、采购行为之前应当先行签订合同而未先行取得合规、有效的购销合同；
2) 签订购销合同不符合本公司合同管理相关规定和要求；
3) 未按照购销合同约定内容实施收款、发货、付款、采购行为；
4) 资金预算不能自求平衡且未办理内部借款手续，超资金预算用款；
5) 符合付款条件与付款工作流程各项要求，且有可付资金，但公司财务部门因自身原因未能及时办妥支付手续；
6) 复核、审核、审批岗位未按规定的政策、标准、程序正确履行复核、审核、审批职责。
执行中出现其他情形导致付款工作流程不能顺畅执行的，未执行岗位应当及时提请上级或共同上级(包括本公司总经理或被授权岗位)区分岗位责任，裁定执行。
违反本规定给所在单位或公司关联单位造成经济损失的，相关责任人承担损失范围内的经济赔偿责任。
违反本规定但尚未给所在单位或公司关联单位造成经济损失的，视情节严重程度，违规一项一次罚款100-1000元(人民币，以下同)可以累计合并处罚。
此外，根据违规情节轻重程度，相关责任人所在单位或公司职能部门应当给予责任人直至辞退的公司行政处分；违规责任未能及时落实到具体责任岗位的，由所在部门负责人承担相应责任。
各单位或公司行政管理部门负责作出责任认定和处罚决定，报经本公司总经理或总经理办公会议批准后执行。
第十条 定义、生效、解释与争议
10-1本规定有关述语采用下列定义：
1) 及时：只涉及两个以下当事人的，指当时或不超过1个工作日；涉及三方或超过三方的，指当时或不超过2个工作日。
2) 合规：指符合或不违反所涉及国家法律、政府规章、公司规章制度及其补充规定和相关解释中的基本原则和具体条款，包括作为和不作为。
3) 违反本规定：付款工作流程出现未能按时、完整执行情况，有证据表明未得执行环节与有关责任岗位作为或不作为之间存在因果关系的，确认该责任岗位有违反本规定情形。
10-2 生效：本规定自总经理签发并公布之日起实施，现行规定自本规定生效之日起失效。
10-3 未尽事项解释：执行过程中遇有本规定未尽明确的，由公司财务部门负责解释。
10-4争议解决：执行中遇有争议的，按公司行政程序报经上级或共同上级(包括总经理或其授权岗位)裁定执行，当事人认为属于重大事项的，可以直接上报本公司总经理、直至总经理办公会议裁定执行。

附件：《付款工作流程图》

付款工作流程图2--费用报销付款流程
1-5采购发票
1-1付款申请单(区分订单)
1-4收货记录
会计审核
采购岗位申请，经主管审核
财务经理复核
1-3
1-3采购合同
付款工作流程图1--经营采购付款流程
1-2采购通知单
总经理审批

出纳 付款
2-1

经办岗位申请，经主管审核
2-1
主办会计审核
财务经理复核

2-2

2-1费用报销表

总经理审批
2-2费用发票

2-3收货记录

出纳 付款

付款工作流程图3—筹资活动付款流程

经办岗位申请，经主管审核

2-1

主办会计审核
财务经理复核

2-2

总经理审批　　　
3-1付款申请表

3-2拆借/证券投资协议

出纳 付款

付款工作流程图4—投资活动付款流程

财务经理复核
主办会计审核
2-1
经办岗位申请，经主管审核

2-2

总经理审批

4-1付款申请表

4-2采购/施工合同
4-3采购发票

4-2采购/施工合同

4-2收货与检验记录
出纳 付款

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