BN-FI-006-文件管理制度.doc

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文件编号
JOJ-FI-006
生效日期
2013年08月0 1日
版本号
A/0
页次
第 页 共 页
文件管理制度
1.0目的：
本规定的目的，在于确保行政文件事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。
2.0范围：
公司所有行政类文件
3.0定义：
本制度仅适用于行政文件类的规范，不涉及体系类文件。
4.0职责：
4.1总经理：负责公司级文件的审批、批复和最终决策。
4.2文件主管部门：负责制度的制订、修订、审核、编号、发文和存档管理。
4.3相关部门：负责制度的制订、修订、培训和解释。
5.0文件分类：
5.1按机密程度可分为以下几类：
5.1.1绝密：指极为重要且不得向非直接人员泄露的文件，用三颗“★”表示。
5.1.2机密：指次重要涉及内容不能向无关人员透露的文件，用两颗“★”表示。
5.1.3秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的文件，用一颗“★”表示。
5.1.4普通：指非秘密文件，如果附有重要资料，则另当别论，用“无”表示。
5.2按回复的紧急程度分为以下几类：
5.2.1特急：指必须在1小时内回复或回执的文件。
5.2.2加急：指必须在2小时内回复或回执的文件。
5.2.3紧急：指必须在4小时内回复或回执的文件。
5.2.4普通：指可在8小时内回复或回执的文件。
5.3按适应范围分为以下几类：
5.3.1公司级：指涉及各部门的行政类文件。
5.3.2部门级：指未涉及各部门的行政类文件。
5.3.3公司级行政类文件代码为“BN”，部门级行政类文件代码如下表所示：
序号
部门名称
代码
序号
部门名称
代码
1
技术部
TD
6
质量部
QD
2
PE部
PT
8
物流部
LD
3
设备工程部
ED
8
行政人事部
AP
4
IE部
ID
9
营销部
SD
5
生产部
PR
10
财务部
GA

5.4按性质分为以下几类：
5.4.1制度（规定）：指对特定工作及事务制定带有约束性的措施或惯例性做法的行政类文件。
5.4.2计划：工作或行动以前预先拟定的具体内容和步骤。
5.4.3通知（通报）：发布规章制度，传达领导指示及要求各（单位）部门周知、办理或执行的事项，以及表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况。
5.4.4请示（报告）：向上级就某一问题或事项请求指示与批准。
5.4.5会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项。
5.4.6联络函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，咨询答复问题等。
序号
部门名称
代码
序号
部门名称
代码
1
制度（规定）
FI
3
请示（报告）
QS
2
通知（通报）
TZ

6.0行政类文件编号：
6.1 公司文件编号范围：各类行政制度（规定）、通知（通报）、请示（报告）、联系函。
6.2 制度（规定）编号：
6.2.1采用7位数编号，中间用“-”中横线隔开，如：BN-FI-001
6.2.2第1～2位是公司或部门代码，如：公司级文件用“BN”代码表示。
6.2.3第3～4位是文件类型，如“FI”代表为制度性文件。
6.2.4第5～7位是文件序列号，从001开始编号。
6.2.5制度（规定）版本号从A0开始。
6.3 通知（通报）编号：
6.3.1采用10位数编号，如：AP20091001
6.3.2第1～2位是公司或部门代码，如“AP”代表行政人事部拟定的通知（通报）。
6.3.3第3～6位是通知制订时的年号，如：“2009”代表2009年。
6.3.4第7～8位是通知制订时的月份号，如：“10”代表10份。
6.3.5第9～10位是当月制订通知的序列号，从01开始编号。
6.4 请示（报告）文件编号：
6.4.1采用9位数编号，如：AP2009001。
6.4.2第1～2位是公司或部门代码，如“AP”代表行政人事部拟定的请示（报告）。
6.4.3第3～6位是请示文件起草时的年号，如：“2009”代表2009年。
6.4.5第7～9位是当年请示文件的序列号，从001开始编号。
6.5 联络函编号：
6.5.1采用9位数编号，如：LD2009001。
6.5.2第1～2位是公司或部门代码，如“LD”代表物流部拟定的联络函。
6.5.3第3～6位是请示文件起草时的年号，如：“2009”代表2009年。
6.5.5第7～9位是当年请示文件的序列号，从001开始编号。
7.0行政类文件制订：
7.1制订格式：
7.1.1公司实行标准统一的文件规范格式。
7.1.2规章制度文件格式参照《制度性文件规范格式范本》执行。
7.1.3通知（通告）文件格式参照《通知性文件规范格式范本》执行。
7.1.4请示（报告）文件格式参照《请示性文件规范格式范本》执行。
7.1.5对内或对外联络性文件格式参照《联络函》执行。
7.1.6对已经统一的文件以附件格式下发，要求各部门严格按规范格式操作。
7.2制作要点：
7.2.1文件必须简明扼要，一事一议。语言措词力求准确规范。
7.2.2起草文件过程中，与相关部门（人员）的研讨过程应保留证明，必要情况下附上有关资料与文件。
7.2.3须对文件进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后并署名。
7.2.4文件须注明发行时间、保存期限，并按制订程序对文件进行统一编号。
7.2.5文件的起草必须征得主管领导同意之后进行。文件的草案必须予以保存。
7.2.6涉及职工切身利益或其它重要文件，必须经过民主或法定程序，并且在正式文件形成之日前，掌握且附上具有价值的证据或证明文件。
7.2.7规定、制度、计划、请示、报告、函等性质文件必须确定机密程度。
7.2.8请示、函等性质文件应注明紧急程度。
7.3制订程序：
7.3.1行政制度（规定）类文件制订程序如下：
1）确定拟定文件的标题、目的、范围、纲要、流程等。
2）根据公司统一格式草拟文件的内容。

3）按8.3条要求向主要相关部门（人员）或领导发放文件草案，附上《文件征求意反馈表》征集意见。
4）根据收集的合理意见或建议，对草案进行修订。
5）涉及职工切身利益的规定、制度应组织代表进行讨论，征集相关合理意见或建议。非此条款所述文件类形，此程序自动取消。
6）确定发文时间，到人事行政部进行统一编号（部门级文件自行编号），填写《文件编号/备案登记表》。
7）打印正式文件，呈相关部门（人员）会签或总经理审批。
8）经审批后，交人事行政部发文、备案（部门级文件自行发文、备案）。
7.3.2通知（通报）类文件制订程序如下：
1）确定拟定文件的标题、目的、范围、纲要。
2）根据公司统一格式草拟文件的内容。
3）涉及职工切身利益的规定、制度应组织代表进行讨论，征集相关合理意见或建议。非此条款所述文件类形，此程序自动取消。
4）确定发文时间，到人事行政部进行统一编号（部门级文件自行编号），填写《文件编号/备案登记表》。
5）打印正式文件，总经理级以上审批。
6）经审批后，交人事行政部发文、备案（部门级文件自行发文、备案）。
7.3.3请示（报告）类文件制订程序如下：
1）根据统一格式草拟文件的内容，到人事行政部进行统一编号（部门级文件自行编号）。
2）打印正式文件，总经理级以上审批。
3）经审批后，交人事行政部发文、备案（部门级文件自行发文、备案）。
7.4文件的签署：
7.4.1公司内文件，如果是一般往来文件，只需直接上级签署即可。
7.4.2如果只是单纯的上报文件，或者不涉及各部门，且内容并不重要的文件，只需部门负责人签署即可。
7.4.3如果是重要文件或涉及各部门，按责任范围签署：文件发起人→部门负责人→总经理签署。
7.4.4对外文件，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文件，一律由总经理签署。
7.4.5如果总经理委托事项，可由指定责任者签署。
7.4.6上述规定以外的文件，按文件规定权责签署。
7.5文件的盖章：
7.5.1文件需加盖总经理或公司印章时，按照公司《印章管理制度》填写相关单据，经所属部门负责人签署之后，向印章主管部门提出。
7.5.2一般对内文件由印章主管部门负责人审批。如果是对外文件或内部重要文件则需请示总经理审批。在事情紧急情况下，可以口头申请与批准，但事后必须补填申请单。
7.5.3请示经批准后，去印章保管员处加盖总经理或公司印章。
7.5.4有公司字样的其他印章，经主管部门同意后，可直接到印章保管员处盖章。
8.0行政类文件处理：
8.1普通文件的处理：
8.1.1由直接责任人或以上人员，负责对文件进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文件进行具体处理。
8.1.2如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级取得联系，按上级指使办理。
8.1.3各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。
8.2带密级文件的处理：
8.2.1带密级文件原则上由责任者或当事者自行处理。
8.2.2指名或亲启文件的寄发，原则上在封面上注明文件所涉及事项的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。
8.2.3到达的指名或亲启文件，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。如果某职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定约束。
8.3文件的阅览：
8.3.1文件被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如果意见或建议，可在《文件征求意反馈表》填写阅览后意见，并交还文件保管部门。
8.3.2有必要在各部门传阅的文件，必须附上《文件发放签收表》，按《文件发放签收表》规定栏目填写，并最终交还文件保管部门。
8.4文件报批：
8.4.1凡公司重要经营事项，必须进行请示，获得审批后方能实行或行事。
8.4.2须请示审批事项如下:
1）职务及重要人事安排。
2）各种制度性规定的变更。
3）重要契约的缔结、解除与变更。
4）诉讼行为、与官方机构有关的、各种重要的请求、回执、申请等等。
5）大额馈赠、谢礼，以及宣传广告费用的开支。
6）预算与决算事宜。
7）借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更。
8）须请示审批重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。
9）有关公司经营的重要计划与企划。
10）有关财务核算的事宜：工资结算、费用报销、薪酬的调整等。
11）其他上述未涉及的重要事项。
8.4.3请示文件批准权限参照7.4条款规定执行。
8.4.4请示文件的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明或附录。
8.4.5请示文件必须编号，并注明起草或请示者，所属公司及部门，并签名。
8.4.6请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本） 替代批复返回请示部门执行。
8.4.7涉及各部门的请示文件原本统一由行政人事部保管，未涉及各部门的请示文件由本部门直接保管。
8.5文件的发放：
8.5.1所有文件的发文必须附上《文件发放签收表》，由文件接收人签收，带密文件一律由直接责任人接收，不得向其它个人发文。
8.5.2涉及其它或各部门的文件统一收文件保管部门专人进行发文。
8.5.2未涉及其它或各部门的文件由文件发起部门进行发文。
8.6文件的整理与保存：
8.6.1文件按内容进行整理，并区分两类文件分别保管，一类是尚未完结的文件，另一类是可以归档的文件。
8.6.2全部完结的文件，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文件保存表”上作好登记，归档保存。
8.6.3制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文与特许专利文件等特别重要的文件，应填写《重要文件目录表》后，予以保存。
8.6.4各（单位）部门的文件，分为两类，一类特别重要文件，直接归人事行政部保存；另一类一般文件，留存各部门保管。
8.6.5重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜之中。
8.7文件的保存年限：
8.7.1永久保存文件，包括章程、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文件等；重要的诉讼关系文件；重要的官方许可证书；有关公司历史的文件；决算书和其他重要的文件。
8.7.2保存5年文件，指不需要保存10年的次重要文件。
8.7.3保存1年文件，指无关紧要的，或者临时性文件。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。
8.7.5保存期届满的文件及没必要继续保存的文件，经领导决定，填写登记废除理由和日期之后，可以予以销毁。机要文件一律以碎纸或火焚的方式销毁。

9.0附则：
9.1本制度修改、解释权限在本公司行政人事部。
9.2本制度从2013年8月1日正式执行。

附件：
1、《制度性文件规范格式范本》
2、《通知性文件规范格式范本》
3、《请示性文件规范格式范本》
4、《联络函》
5、《文件征求意反馈表》
6、《文件编号/备案登记表》
7、《文件发放签收表》
8、《重要文件目录表》

日期
变更内容及摘要
变更人

制 订

审 核

批 准

日 期

日 期

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