山西空调有限公司存货管理办法.doc

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山西空调有限公司存货管理办法

公司为提高存货的周转率，改善库存管理，提高商品库的管理水平，以确保公司财产安全。存货是指存放在公司仓库及其他临时存放地的销售商品及其他库存商品核算的货物。
一、适用范围
1、适用于公司存货，入库、出库、调拨管理，仓库现场管理，及库存盘点与对帐管理等。
2、各专卖店分库管理制度参照本办法自行制订。
二、入库管理
（一） 从供货商进货。由公司运营中心根据珠海格力任务要求，结合公司营销状况、经销商供货需求，及对下一月（季）或者时段的市场销售预测，统一报批进货量。经销售经理、总经理审核批准后，运营中心按所批准的数量进货。
（二） 从关联企业调货。由公司运营中心根据市场需求制作报批进货量。经销售经理、总经理审核批准后，运营中心按所批准的数量进货。由关联企业同时提供该批货物的单价。
（三） 验收入库
1、在货物收到后，立即办理入库手续。运营中心经办人应积极协同仓库管理员办理货物验收入库。库管员应逐一填制 “入库单”（三联式），其内容包括：货物品名、型号、数量、产地等要素。同时库管员、运营中心经办人员必须在入库单上签名并加盖入库专用章。
2、对于货物丢失、破损、淋湿情况须详细列明，由库管员和运营中心经办人员签字认可，并立即上报公司主管领导。
3、库管员应在货物验收入库的当天根据入库单存根，及时登记商品入库明细帐。
4、严禁未经验收入库的商品直接调给工程部、专卖店以及经销商。
5、货物验收入库后根据入库单，将进货信息录入存货管理系统，每日通过提货报表输出，打印当日的提货单明细作为留存。
6、发生货物入库数量、单价错误时，不得改动原数据，必须通过发生当月更正错误信息。
三、出库管理
1、在发货前，各经销商按照公司规定向运营中心出纳员交纳足额的预付款，同时向经销商开具收款收据，收款收据一式两份，一份交经销商，一份传递运营中心经办人员。收到货款后将货款金额录入存货管理系统。
2、各经销商、工程部需要配货时，由各店商主管或工程部采购人员向运营中心提出要货申请单，列明商品名称、型号、数量等，由运营中心统一报主管领导批准。
3、运营中心经办人员根据要货申请单列明货物，录入存货管理系统，出具商品销货单，经销商或发货人持商品销货单到库房，按提货单所载内容提货或发货。前来提货的店铺人员或发货人必须在提货单上签字。
4、运营中心经办人员每日通过销货报表输出，打印当日的销货单明细作为留存。
5、无论何种方式，都必须按公司的规定，“一切以销售为主”，限时办理，不得推诿，需在承诺的时间内准时将货发到店或客户指定的地点。
四、调拨管理
1、商品调拨特指公司向各专卖店发出货物，在存货管理系统中建立各专卖店的独立库房管理；
2、各专卖店需要配货时，由各专卖店主管向运营中心提出要货申请单，列明商品名称、型号、数量等，由运营中心统一报主管领导批准。
3、运营中心经办人员根据要货申请单列明货物，录入存货管理系统，出具商品调拨单，同时在系统内转入专卖店库房。
4、专卖店提货人或公司发货人持商品调拨单到库房，按调拨单所载内容提货或发货。前来提货的店铺人员或发货人必须在提货单上签字。
五、库存现场管理
1、库房管理人员应严格按进出库制度管理货品；
2、经常检查仓库的防水、防火、防盗、防潮湿、防污染等到设施是否齐全；
3、按时检查仓库货品是否帐实相符，相关凭据是否齐全；
4、做好货品堆放工作，及时整理现场，做到井然有序。
5、严禁擅自变卖或处置商品；
6、发现仓库存在较大的安全隐患等重要事项必须及时向公司有关领导报告。
六、库存商品的盘点及对帐管理
1、每月末最后一天，库管员按要求做好库存盘点。
2、次月的第一天，公司会计、运营中心负责人、库管员按库管员编制的商品盘存表逐一盘点。清点完毕，参加盘点人员应在盘存表上签章认可。库管员、会计、运营中心各一份留存。
3、对于帐实不符的情况5日内，找出差异原因并更正错误，公司会计根据不同情况作相应的帐务处理。并体现在公司财务月报表中，及时交财务主管领导和总经理。
七、专卖店库房的特别管理
1、 各专卖店从公司进货，按照第四条调拨管理办理；
2、各专卖店从公司以外进货，每月月终最后1日，上报公司“外购货物明细表”，运营中心经办人员根据该表所列商品名称、型号、数量等，对专卖店库房做入库处理；
3、各专卖店每月月终最后1日，上报公司“月销售货物明细表”，运营中心经办人员根据该表所列商品名称、型号、数量等，对专卖店库房做出库处理；
4、各专卖店每月月终最后1日，上报公司当月“库存货物盘点表”，运营中心经办人员根据该表所列商品名称、型号、数量等，对专卖店库房做盘点处理。对于帐实不符的情况，与专卖店沟通找出差异原因，5日内对盘点情况的差异或错误做更正处理，公司会计根据不同情况作相应的帐务处理。并体现在公司财务月报表中，及时交财务主管领导和总经理。
六、违规处罚
1、库管员必须凭公司出具的商品销货单、调拨单出库，擅自出库的，按出库货物的零售价的2倍罚款，并取消当月绩效考核，情况严重的按公司有关制度予以处理；
2、公司其他人员无商品销货单、调拨单，主管领导也没有打电话通知库管员出库品种和数量，强制库管员出库的，库管员应立即上报公司主管领导或总经理，并拒绝出库；如不上报，又出库的，库管员需承担由此造成的损失的100%的赔偿；强制出库者，需承担由此造成的损失的300%的赔偿。
3、公司其他人员虚报客户骗取公司商品出库手续，提出货物的，按货品零售价值总额的300%罚款；
4、公司其他人员假冒客户签名将货物提走擅自变卖、处置，并将款项据为己有者；按货品零售价值总额的300%罚款;
5、与客户串通骗取公司货物后私分，按货品零售价值总额的300%罚款;
6、对于上述行为，视其情节，按相应规定处理，触犯法律的，移交司法机关处理。
7、库管员不按公司有关规定办理客户退（换）货及库存商品调拨手续，库存商品未按时进行盘点、对帐并查出帐实差异原因，仓库现场管理混乱或存在其它违规行为，按公司有关规定实施处罚。

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