【会计经验】“记账容易查账难”-查找错账、防错改错的技巧分享!.pdf

记账容易查账难”，查找错账、防错改错的技巧分享！记账的时候出现错账的情况在所难免，查起来费时费力。古人云，上山容易下山难，会计们不禁感慨：“记账容易查账难”。查账这么难，有没有什么好的方法值得研究和探讨？有没有捷径可循？在这里分享一些查账的经验，希望帮助大家减少查错账的时间而有更多的时间和精力，用在加强企业管理和经济核算上。查错方法：一、除二法 记账时稍有不慎，很容易发生借贷方记反或红蓝字记反；简称为“反向”。它有一个特定的规律就是错账差数一定是偶数，只要将差数用二除得的商就是错账数。所以称这种查账方法为除二法，这是一种最常见而简便的查错账方法。例如，某月资产负债表借贷的两方余额不平衡，其错账差数是 3750.64 元，这个差数是偶数，它就存在“反向”的可能，那么我们可以以 3750.64/2=1875.32 元，这样只要去查找 1875.32 元这笔账是否记账反向就是了。如错误差数是奇数，那就没有记账反向的可能，就不适用于“除二法”来查。二、除九法 在日常记账中常会发生前后两个数字颠倒、三个数字前后颠倒和数字移位。它们共同特点是错账差数一定是九的倍数和差数每个数字之和也是九的倍数，因此，这类情况均可应用“除九法”来查找。下面分三种情况来讲：第一种情况是两数前后颠倒，除以上共同特点外还有其固有的特点，就是错账差数用九除得的商是错数前后两数之差，例举如下：1.差数是 9 那么错数前后两数之差是 1.如 10、21、32、43、54、65、76、87、89 及其各“倒数”。2.差数是 18/9=2，那么错数前后两数之差是 2.如 20、31、42、53、64、75、86、97 及其各“倒数”。3.差数是 27/9=3，那么错数前后两数之差是 3，如 30、41、52、63、74、85、96 及其各“倒数”。4.差数是 36/9=4，那么错数前后两数之差是 4，如 40、51、62、73、81、95 及其各位“倒数”。5.差数是 45/9=5，那么错数前后两数之差是 5，如 50、61、72、83、94 及其各位“倒数”6.差数是 54/9=6，那么错数前后两数之差是 6，如 60、71、82、93 及其各“倒数”。7.差数是 63/9=7，那么错数前后两数之差是 7，如 70、81、92 及其各“倒数”。8.差数是 72/9=8，那么错数前后两数之差是 8，如 80、91 及其各”倒数”。9.差数是 81/9=9，那么错数前后两数之差是 9，如 90 及其各“倒数”。（这里的“倒数”是指个位与十位前后颠倒的错数）例如，将 81 误记 18，则差数是 63，以 63/9=7，那么错数前后两数之差肯定是 7，这样只要查 70、81、92 及其各“倒数”就是了。无需在与此无关的数字中去查找。第二种情况是三个数字前后颠倒，它具有共同特点外也有其固定的特点，就是三位数前后颠倒的错账差数都是 99 的倍数，差数用 99 除得的商即是三位数中前后两数之差。例举如下：1.三位数头与尾两数之差是 1，那么数字颠倒后的差数是 99，如 100-001、221-122、334-433、445-544、655-556、766-667、889-988、998-899 其的差数都是 99 2.三位数头与尾两数之差是 2，那么数字颠倒后的差数则是 99 的一倍，即为 198，如311-113、466-664、557-755、775-577、886-688、997-799 其的差数都是 1981 3.三位数头与尾两数之差是 3，那么数字颠倒后的差数则是 99 的三倍即为 297，如441-144、552-255、663-366、744-447、885-588、996-699 其的差数都是 2972 4.三位数头与尾两数之差是 4，那么数字颠倒后的差数则是 99 的四倍即为 396，如551-155、662-266、773-377、844-448、955-559 其的差数都是 396.5.三位数头与尾两数之差是 5，那么数字颠倒后的差数则是 99 的五倍即为 495，如550-055、661-166、722-227、833-338、944-449 其的差数都是 495.6.三位数头与尾两数之差是 6，那么数字颠倒后的差数则是 996=594，头与尾数之差是 7，那么数字颠倒的差是 997=693；头与尾数之差是 8，那么数字颠倒的差是998=792；头与尾数之差是 9，那么数字颠倒的差是 999=891。第三种情况是数字移位，或称错位，俗称大小数，这是日常工作中较容易发生的差错，它的特点除它的差数和差数每个数字之和是九的倍数外，也有其固定的特点，就是数字移位的错误，只要将差数用九除得的商就是错账数。例如 2000 错记为 200 或 20000，它的差数为 1800 和 18000，它们的差数和每个数字之和都是九的倍数，将差数分别用九除得的商则是 200 和 2000，只要查找这数字就查到记账移位的错误了。数字移位危害很大，如同前移移位它的差数就虚增了 9 倍，向后移一位就虚减了 90%，如不及时查处就严重影响会计核算的正确性。因此，对此错账必须高度警惕，要及早发现纠正，确保会计核算数字的正确反映。由此看“9”是个奇妙的数字，它的奇妙之处还很多，上面两位数与其倒数的差数和三位数字与其倒数的差数是 9 的倍数，数字与其移位后的数字的差数也是 9 的倍数，其实任何数字与其倒数的差数都是 9 的倍数，而且任何四位顺序数与其倒数之差都是 3087，如4321-1234、6432-2345、6543-3456 其倒数的差都是 3087.任何五位数顺序数与其例数之差都是 41976.任何六位数顺序数与其倒数之差都是 530865.任何七位数顺序数与其倒数之差都是 6419754这些差数都是 9 的倍数。还有这样一个奇怪的数字 12345679 若用 9 乘积变成 111111111.若用 29=18 乘积变成9 个 2，若用 39=27 去乘，积变成 9 个 3若用 99=81 乘，积变 9 个 9，这些说明“9”的奇妙，我们查错账就利用 9 的奇妙。因此，除九法在查错账中占了重要的地位。三、差数法 根据错账差数直接查找的方法叫做差数法。有以下两种错账可用此法：第一种是漏记或重记，因记账疏忽而漏记或重记一笔账，只要直接查找到差数的账就查到了，这类错账最容易发生在本期内同样数字的账发生了若干笔，这就容易发生漏记或重记。例如错账差数是 1000 元，本期内发生 1000 元的账有十笔，这就可以重复查找 1000 元的账是否漏记或重记就是了。第二种是串户，串户可分为记账串户和科目汇总串户。先讲记账串户。如某公司在本单位有应收款和应付款两个账户，如记账凭证是借应收账款某公司 500 元，而记账时误记入借应付账款某公司 500 元，这就造成资产负债表双方是平衡的，但总账与分户明细账核对时应收款与应付款各发生差数 500 元，这就可以运用差数法到应收账款或应付款账户中直接查找 500 元的账是否串户。还有一种是科目汇总（合并）时将借应收款 500 元误作为应付借款借 500 元汇总了，同样在总账与分类明细账核对时这两科目同时发生差数 500 元，经过查对如记账没有发生串户那么必定是科目汇总合并时科目汇总发生差错，查明更正就是。四、象形法 在核对账目表时较多的遇到仅相差几分钱的错账，这类错账最头疼。这类错账一般来说是数字形状相像而发生差错。根据其数字形状象形的规律去查找错账的方法命名为“象形法”，按其差数一般有如下规律：1.如差数是 1 可能是 3 与 2，5 与 6 之误。2.如差数是 2 可能是 3 与 5，7 与 9 之误。3.如差数是 3 可能是 3 与 6，6 与 9 之误。4.如差数是 4 可能是 1 与 5，4 与 8 之误。5.如差数是 5 可能是 1 与 6，2 与 7，3 与 8 之误。6.如差数是 6 可能是 0 与 6，1 与 7 之误。7.连续同数字的账，容易发生少计或多计一位同数如 833330 而容易误记为 833333 或误为 833300，如差数是 3 或 30 而有了连续数字的账，就可重复查找一下。这里仅举几个例说明，因为个人书写数字形状字体不同而有区别。五、追根法 若为了一笔错账已查了半天，对本期发生额都查得正确无误，但就是不平衡，在这种情况下不妨运用“追根法”去追查一下上期结转数字进行逐笔核对一下是否结转差错，很可能问题恰恰出在那个“源头”。这是因为会计账表的平衡关系是绝对的，假如本期发生额确实查明是正确无误，那么必然是期初数（上期结转数）在结转记账时有差错。只要对期初数认真追查，必能发现差错。六、母子法 在核对明细分类账与总分类账科目余额发生不附时，用以上有关方法查找也无着落，即可用“母子法”来查找。就是以记入总账借贷数额为母数，本科目记入各明细分类账的借贷数字为子数，各子数相加必等于母数。若不相等说明有差错就在此了，必有漏记、错记或重记。例如，某企业一月在总账应收账款余额是借 1981.50 元，而各明细账余额相加是借2526.50 元。这说明应收明细账借方余额多 545 元。就按照顺序，号科目合并表记入总账应收款科目的数额为母数，把 1 号凭证科目汇总合并表应收账款记入明细分类账的为子数进行相加，是否与母数相符，相符就查对 2 号、3 号。发现一号不附就查哪一号，这样一定查出错账或漏账。七、顺查法 当错账发生笔数较多，各种错账混杂一起时，不能用一种方法查出，那就必须用“顺查法”来查，这是查错账最后绝招。查账程序基本上与记账程序一样，每查对一笔就必须在账的后端做一个符号，这样一笔笔查下去就一定能查出。在顺查时一定要仔细认真，在顺查时还必须结合以上方法同时应用。总之不要被错账的假象所蒙蔽而滑过去，如有滑过去又必须从头查起，对此，只要仔细认真去查错账一定会暴露出来的。八、优选法 为了能较快的查出错账，必须在各种查错账方法上进行优选和在查错账的程序上进行优选：1.查错账方法上的优选，首先根据错账差数进行分析，适用哪种方法的就采用哪种方法，适用两种方法以上的应按“先易后难、先逆查后顺查”的优选程序进行。查错账方法选择当否与查错账速度有关。查错账的程序上也要用优选法，就是在查账时间的程序上先查什么时间较好，这要看企业大小而定，一般采用三分法。如某企业一月份资产负债表不平衡，如差数是资产方多1001 元。本月记账凭证共三册共 1-30 号，那么就将第一册 1-10 号的各科目余额先进行试算是否平衡，若不平衡，差数也是 1001 元，这说明错账就发生在第一册 1-10 号的账上若 1 至 10 号是平衡的，这说明错账在 11 号凭证以后的账上，那么再将第二册 11-20 号上的总账各科目余额进行试算，试算后即可确定，错账究竟发生在第二册 11 至 20 号凭证上呢还是在第三册 21 至 30 号凭证上了，这样错账的目标缩小了，就便于集中精力在小范围中查找错账，就容易查找。防错方法 当掌握错账各种规律后，可采取一些预防发生错账的方法，主要有以下几种：1.首先要加强复核工作。有条件的单位要配备专职复核，人员少的可以采取相互复核或自我复核。复核必须从编制记账凭证、记账凭证汇总、记账、结账、报表层层进行复核。这是预防发生错误的最基本方法。2.凭证编制和记账时书写数字要按标准书写，不要写奇形数字，而让记账人员误认误记，从而造成“象形”的错误，这是避免错账的重要环节。3.凡是制证、记账、算账、编制报表时思想必须高度集中。切不可一面记账一面闲谈，那样会容易发生错账。会计记账时思想要高度集中，这是防止发生错账的根本条件。4.掌握错账规律后，在记账时，时刻警惕着反向、移位、颠倒、错字、错格、串户等差错的发生，这就有效地减少差错。纠错方法 错账查出后必须及时纠正，要按规范纠正严禁挖、擦、补、涂改。但要采用灵活多样的方法，大致有以下几种：1.划红线订正法。将错账的数字上划一条红线注销，然后在错账上方记上正确的数字，并在红线末端加盖记账人印章。2.补记差额法。查出错账发现少记部分差额，若用红线更正，已结余额必须全部划红线重结余额，严惩影响账册清晰，故采用补记少记差额的办法，但要在补记账的摘要栏说明于某月某日补记和补记某月某日某号凭证少记差额。3.差额红字冲正法查出错账发现借方（或贷方）多记部分差额，若用划红更正已结余额必须全部划红线重结余额，就在相同方向将多记差额用红字冲正，摘要说明同上。4.补结余额法。查出错账属金额错结，如错结余额不多可用划红线更正，如已错结余额账很多，如划红线更正影响账册清晰可采用补结正确余额办法，但必须在摘要栏内说明某月某日错结余额多少特更正。适用银行往来日记账。5.全额转正法。适用记账串户和科目错用，科目汇总差错，就采用全额转正法，先将错账转平，而后编制正确记账凭证，摘要栏内要详细说明更正何月何日和凭证编号的账。6.全额红字冲正法。一般牵涉到收入支出科目的会计分录先将错误会计分录，而后用蓝字编制正确的会计分录，摘要栏要说明冲正何月何日和凭证编号的会计分录。