湖南坚雄实业股份有限公司费用报销制度.doc

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湖南坚雄实业股份有限公司
所属企业后勤日常费用报销制度

第一章 总 则
第一条 为规范湖南坚雄实业股份有限公司所属企业（以下简称所属企业）费用开支管理、严格执行费用报销制度，根据《会计法》、《公司法》等法律法规和公司财务管理相关规定，结合所属企业实际，特制定本费用报销制度。
第二条 本制度适用于公司所属企业全体人员。
第三条 所属企业实行费用预算管理，在编制年度财务预算时，由所属企业各部门根据业务需要编制年度费用预算，经批准后执行。
第四条 费用报销基本原则与基本概念
1.费用开支必须是与开展所属企业生产经营活动有关的费用；
2.费用报销要有真实、合法、完整的原始单据，报销人、各部门负责人对费用报销行为的真实性、合法性负责。

第二章 财务借支规定
第五条 员工因工作需要，可预先在所属企业借款，但是必须遵守以下规则：
1、金额以能满足必要的支出为限；
2、不得借支差旅费及个人因私借支；
3、其他借支原则上不得超过1000元。超过5000元的付款不予借支现金，由经办人根据合同、发票等凭据填写借款单后，财务部门根据审核无误、手续齐备的原始凭证直接安排支付，经办人不得接触资金。但是经办人应当及时追回发票冲销借支；
4、借款期限根据实际情况而定，最长为一个月，如需超过一个月的需先清借款再办理借支。
第六条 借款人应在业务办理完毕后7个工作日内办理报销还款手续，原则上前款未清，后款不借。
第七条 除食堂、湖区财务及供应中心负责人外，其他人员不实行备用金制度。对于经常发生费用支出的人员，应走借支流程，在额度内及时进行报销；食堂、湖区备用金不得超过2000元，必须每周清理一次。
第八条 公司员工单笔借款不能超过1000元。如若特殊情况，可向公司领导书面申请，交财务部备案。
第九条 借款流程如下：
申请人 部门负责人 财务负责人 总经理

第三章 费用报销规定
第一节 报销审批流程
第九条 费用审批分为事前申请审批和事后报销审批。
第十条 事前申请审批：需要事前报批的请购及支出必须于事件发生前取得有审批权人的书面核准。特殊情况下可以先以电子邮件或者手机短信形式报批，在审批权人回所属企业后补充书面手续。
（一）需要事前申请审批的费用项目：
差旅费以外的费用项目必须事前申请审批。
（二）事前申请的审批权限如下：事前审批权限归总经理。
（三）事前审批必须以书面填写申签单的方式进行。（填写申签单经审批，同时做出费用预算，费用预算可直接在申签单填列，也可另附）。
申请人 部门负责人 总经理
第十一条 事后报销审批流程如下：
申请人 部门负责人 费用会计 财务负责人 总经理
注： 1、 如总经理、各部门负责人因故不在岗，可书面签发授权书给下一级人员代行相应职权，授权书应书面备案于所属企业财务部门。
2、1000元以下的款项，由财务部负责人审核签字，1000元以上的需经申请同意后方可支出。
第二节 报销时间
第十二条 报销应按照完成一次业务过程（出差一次或办理完一项业务）为时间段进行报销。
第十三条 在完成业务过程返回所属企业后7个工作日内报销。超过两个月未报销的，财务部门有权扣罚报销金额的10%，有借支的所属企业财务部门可建议相关部门从工资内扣回。
第三节 报销单据
第十四条 报销的原始单据不得涂改。
第十五条 不合法的单据及白条单不得报销。
第十六条 费用报销单据必须使用蓝、黑墨水书写，用胶水粘贴附件。
第十七条 单据使用规定说明
1、《差旅费报销单》：差旅费报销（车、船、飞机、住宿费等）；
2、《费用报销单》：非差旅费的日常费用报销；
3、《借款单》：日常借款；
4、《申签单》：事前审批事项。
第四节 各种费用报销标准
第十八条 差旅费
（一）报销范围
差旅费的报销范围包括员工根据所属企业安排到外地出差、学习、培训、开会、技术支持等发生的交通费、住宿费和餐费补贴等。
（二）报销要求
1、①员工出差须先请示本部门负责人，填写完整的出差派遣单，经本部门负责人批准后方可出行；②各部门负责人以上人员出差须先请示总经理批准；
2、无出差派遣单的财务不予报销；
3、出差期间，所属企业不重复给予伙食补贴福利。
4、出差伙食补助标准：
出差外地（非总公司）每人每天途中和住宿伙食费标准按照20元/餐报销（只报中晚餐），在出差期间已报销业务招待费或对方已经有招待且不需出差人承担招待费的，出差人不得再报销出差伙食费。
员工市区内办事，不得报销误餐补贴。

第十九条 业务招待费
（一）报销范围
招待费包括：招待来访客户的茶叶、水果、饮料等费用；宴请客户（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等费用；赠送客户的礼物等费用。
（二）报销要求
1、招待费实行预算管理，应按照预算管理要求严格控制业务招待费的支出，原则上仅限于接待与所属企业经营活动有关的客户并按次报销。报销时报销人需在每张餐费发票后注明开支地点、目的、参加人数；
2、业务接待以就近、方便为原则，我方参与用餐人员以与业务有关的主要当事人为主一般不得超过三人或不超过被接待人员人数；
3、用于接待客人的所有物资统一由行政人事部门负责购买、保管、发放及费用控制。因特殊原因由部门自行购买的，应事先征得行政人事部门经理书面同意，并办理相关手续。
第二十条 办公费
（一）报销范围
办公费是指因日常工作需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗品。
（二）报销标准
办公用品实行预算采购制度，由行政部门统一负责采购。除按规定报销办公用品外，其他各部门不得报销办公用品，特殊情况须先征得行政人事部门经理同意后方能购买，购进后需向行政人事部门办理购进领用登记手续后方能报销。
（三）其他要求
行政部门按照制定的预算方案每月收集各部门办公用品需要量和种类，书面并附报价单，按本制度第十条事前申请审批规定经审批后统一购买，事后凭审批单、入库验收单、相关合同、合法发票按规定费用审批流程报销。
第二十一条 维修费用
维修费是指除生产设备维修之外的车辆、办公设备、物业设备等发生的维修、维护支出，由行政人事部门统一负责办理。原则上超过2000元以上的维修、维护支出应确定定点维修、维护单位。
第二十二条 市内交通费
员工在本市内外出公务距离近的，或者公交车线路方便且单人外出的应以公交车为主，确因工作需要乘坐出租车的须根据事前审批流程经部门负责人批准同意方可乘坐。报销时报销人需在每张出租车票后写明乘坐原因。
第二十三条 特批费用
对于本制度有明确标准的，除交通工具可因工作原因进行特批外，其他任何费用不得采用特批方式超越本制度规定。

第四章 附 则
第二十四条 本制度由公司财务部负责拟订及解释。
第二十五条 本制度由公司总经理签发后生效。未尽事宜依照国家有关法律法规及公司相关财务管理制度执行。之前制度中与本制度不符或者有冲突的地方，以本制度为准。
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