物业公司档案管理制度范本.doc

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济宁市鲁兴物业管理公司
档案管理制度

为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。
第一条 适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。
第二条 公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。
第三条 办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。
第四条 项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。
第五条 档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。
第六条 档案管理体系规范如下：
档案

公司层面的档案 客服中心档案
建项目档案
建公司档案

档案员负责
办公室负责
办公室主任 综合部经理

第七条 档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。
第八条 档案类别代号分配规范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。项目二，02-1-X至02-X-X。项目三，03-1-X至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。
第九条 档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。
第十条 档案管理规定
（一）公司档案查/调阅
查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。
（二）项目档案查/调阅
查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。
（三）密件档案查/调阅
密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主任陪同。
非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室外。
除政府部门执行公务外，其他外部人员要查看业主档案资料，须经业主本人同意。
密件档案查/调阅、摘抄/复印手续办理参照“公司档案查/调阅”办理。
第十一条 档案室内严禁吸烟。
第十二条 做好防火、防虫、防潮、防盗工作，发现问题要及时处理，及时向办公室主任或部门经理汇报。
第十三条 未经许可，档案室任何人不准入内。

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