招标采购流程管理规定.doc

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一、提报招标、采购计划
1、工程部根据施工进展需要提出招标、采购申请，由工程部人员在《工程类招标申请》或《材料/设备类招标申请》上写明招标、采购信息和要求交预算部审批，审批无问题后交综合管理办公室审核招标、采购时间。
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招标、询价采购流程及管理规定
一、提报招标、采购计划
1、工程部根据施工进展需要提出招标、采购申请，由工程部人员在《工程类招标申请》或《材料/设备类招标申请》上写明招标、采购信息和要求交预算部审批，审批无问题后交综合管理办公室审核招标、采购时间。
2、对工程类的招标，申请部门须提供详细的施工图纸和设计方案；对媒体广告类的招标，申请部门须提供广告设计图纸等资料。
3、填写《工程类招标申请》或《材料/设备类招标申请》时须保持字迹清晰、无涂改，如确需更改信息，由更改人在更改处签字确认，避免出现字迹潦草、模糊、改动频繁的现象。
4、 工程部门须加强招标、采购的计划性，具体时间节点按照附件《相关部门/项目部上报采购计划的时间节点要求》，避免加急采购。计划提报部门必须严格控制招标、采购计划提报时间节点，将此工作纳入绩效考核，如因提报计划不准时而延误工期或增加采购成本，由计划提报部门承担责任。
二、招标比价
（一）招标类
1、公司成立招标委员会，由采购部、综合管理部、预算部、财务部、工程部等相关人员组成，委员会主任由采购部负责人担任。财务部列席招标会议，但不参与表决。与招标活动有利害关系的人员应当自行回避。招标委员会实行表决制，原则上实行“低价者中标”。 如非“低价者中标”，依据少数服从多数的原则决定中标单位，并书面说明具体原因（在中标书中注明意见，签字确认）。
2、对于计划招标的采购，采购部应按本规定组成招标委员会，采购部须根据招标项目的特点编制招标文件，并提前15天送达各参投单位和招标委员会成员。招标文件应当包括招标项目的技术要求（工程部编制）、对投标人资格审查的标准（工程部编制）、投标报价要求（预算部编制）和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款（综合管理部编制）。需求部门对招标所涉及材料/设备、工程的技术、标准有具体要求的，采购部应当汇总并按照各部门编制的要求在招标文件中提出相应要求。
3、需对供应商进行考察的，由采购部和工程部、预算部、综合管理部等共同进行，考察人员应写出考察报告并签字确认。招标开始前综合管理部对参加招标单位（个人）的营业执照、税务登记证（身份证）等相关资质的原始件进行审核；招标过程中，与专业、技术相关的事项由各专业人员作为主问人，对客户提问并发表主要意见；招标结束后，招标委员会各成员作为评委，应对每次招标及中标结果发表明确意见，决定中标单位并最后在《定标结果审批表》上签字确认。
4、如有些特殊项目，采购部须报请渤海湾置业有限公司总经理审批招标报告，以确定中标单位。
（二）比价类
对无法形成招标的材料采购，由采购部根据性价比最优的原则，最少3家比价后确定供应商和价格，并将相关信息填写在附件：《询价报告表》中交由工程部、预算部、财务部等部门首长和总经理审批，无问题后执行采购。
（三）独家采购类
对于确属独家经营物品的采购，由采购部根据工程部门的招标或采购申请判定是否为独家采购，采购部组织工程部、预算部、财务部等部门一起参与议标，并在《定标结果审批表》或《询价报告表》中确定供应商和价格后交由工程部、预算部、财务部等部门首长和总经理审批，无问题后执行采购。
（四）工作支持
在招标比价过程中，由于专业、经验、信息等条件限制，采购部可在公司范围内寻求支持，相关部门必须提供专业帮助，协助采购部顺利完成招标、比价工作；如属初次采购或采购部没有能力完成的招标或比价项目，由专业部门（使用部门）从专业角度协助采购部解决，并将相关资料转采购部监督、备案。
（五）打样封样
1、招标需要提供样品的，应要求供应商按要求提供，样品费由中标单位承担。所有参加打样的供应商，每种样品打样次数最多不能超过三次（含三次），如果超过三次将取消其打样资格。非公司原因，打样不合格的，费用由供应商自负；由于公司内相关部门的责任，导致重新打样的，费用由责任部门首长承担。
2、所有样品由采购部事前进行秘密编号，招标委员会成员应在招标会上共同选样，并将此次最终选择确认的样品作为封样样品，不再单独打样。样品封样时，需要执行部门在封样样品上签字、中标供应商在封样样品上盖章签字、采购部在封样样品上盖章。采购部、执行部门（或需求部门）、供应商各封存样品1套，并以封样作为验收标准。
3、参加招标的供应商以确认合格的样品为标准，进行投标。封样样品不得随意变更，特殊情况需变更时必须经严格的审批并要考虑因此造成的损失，执行部门或其他要求变更的部门需提前15天到采购部提交样品变更申请，由采购部负责组织供应商打样，新样品的确定和封样过程同上。
（六）签订合同
采购部确定供应商和价格后，如采购金额在10000元以下，交采购执行部门按要求采购；如采购金额在10000元（含）以上，则由采购部起草合同转工程部、综合管理部、财务部审核。审核通过后由执行部门首长在合同上签字确认，整个会签过程由综合管理部负责资料传递和合同复印件发放工作（原件交综合管理部存档，需求部门、采购部、财务部各存复印件一份），招标资料作为合同附件由综合管理部存档。以上合同起草、送审、会签工作不得超过7天。
（十）采购执行
1、合同盖章生效后， 采购部在采购（维修）前如需借款的，必须填写《借款申请单》连同《材料/设备类招标申请》一同交法务部审核后，到财务部领取现金。
3、已经定点定价的物品，根据需求部门提供的《材料/设备类招标申请》，执行部门必须在1日内按要求通知供应商送货。
4、如单项物品采购总金额在500元（含）以下，采购执行部门可直接采购；如单项物品采购总金额在500元以上，采购执行部门必须交采购部比价后采购。
5、正常比价类采购，由执行部门按比价结果采购。执行部门可自行选择供应商（只限于比价的物品）但必须以采购部确定的价格及其他要求或条件执行，如有更优惠的价格，更有利的条件，可自行决定，事前必须到采购部备案。
6、定点单位因为各种原因满足不了我公司采购或制作要求的，执行部门需以书面形式报采购部，申请新的供应、制作单位。
7、以上各类采购，除情况紧急或不适宜签订合同的外，必须按集团《合同管理规定》的要求签订书面合同后方可进行。如需要长期使用或有保质（修）期的紧急采购物品，须在报销前补签合同，以规避风险。
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一、提报招标、采购计划
1、工程部根据施工进展需要提出招标、采购申请，由工程部人员在《工程类招标申请》或《材料/设备类招标申请》上写明招标、采购信息和要求交预算部审批，审批无问题后交综合管理办公室审核招标、采购时间。
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