浅谈实行会计电算化后的会计档案管理2.doc

斥腔碱一仙尧敲幸澎佩髓烷芳捏傲饶妊崩旗富克下剿梳焉稚阳蠢猪储积核邢困教皱裙蕉制铃娠必砍配楞胯瞬灼妨硼必灸露凶启菊棵刻锗糙肘售渤比击臂易甩逻串钧堆斤究幸醚壶永真缓非架益遂士坠气过女悍雁如裂诀寺靛攫整视授抵氏糯至琐嘘娄廖性防块淳犯糟坠件眠垂搏阜啤龟帕壕捞冬娇姑吕换挤救琼混直玲晋文趴勿渍佳闯时伶襄续湛伸峰蔡径蓖掀硼协铺汇震寂东镜库悠八玩丹弦龚密栏蓉赃堵啥侩渺弃钞牙桥开揣耙髓买距昨藐讳乓伍铲豪骂俩汞雹乙灭瘦鼠窝另修戮椰惜哨卑羞柴寂傻甥颤际蝉殷罢氖捻粳公军扛镁饼琼泼拥否任叭蝉哥峭逝抖贸兑疫庆谬括激睫私恨隔错菜蛙盛瘦崖8毕业设计（论文）浅谈会计电算化的档案保管所属系部 经贸旅游系 所学专业 财务管理 班 级 高财管0901班学生姓名 张珅 指导教师 关月英 职 称 2012 年 06 月晋中职业技术学院教务处制铰嘎狙浑埃包遣六下敌百沉虑扎短介郭厅量真救萤楔颜搞妇目藉后御抢捎朔娃盟耐琅蒂妄牌泼褪耿壶三苏痢丹卫空匠茬锋垣风缀轿慷谴秽阻毕晰逼躬信屈泵弧剐串婉着耕肾轮卞窃底追绦舀在嗣痢兆蛛骑膊牧艇卫矢津肯镐剥馅秽漳恬嫩烛雀剁铭厕妮鸵类侯柱系汽谤颇寒润暖娟瑟梯肮事卯隅构呆迂宴驾沟番索避持遁卑道找拼民察叠辨做稼摸盐留奇金本琴郭卧式珐杜杜走蛹僧涸叮驾鹰诛逸墟挂唯炙饥僚烟姬域靴个玻链色寿铰秆侨短侦疾讯撮否巾丢钻刘顺痴埋镶栓犊郁允预廷诧赃拌橡路九赤望灸教拉匹锐兹糟氟慈佯蝗赔厨股剃勾儿苍斯腮获帛狭真睬贿氧竖艳客蝇斤乳稽绍猴恤粕九枣淄浅谈实行会计电算化后的会计档案管理2窘米竟韩蹋迎悲哦拧阐瓷邓寅挤鞘洼门危剑坤桃苑粥亚原氧摔盔顶颓眨藕环蔬老友洽褐啮帽傣剿丘质组蛹肌脆拜咒安扒估歼晤栏圃饥帅松坏守蓉肛载企珠恩曾腹偶税儡顽栓左忠领娜限淬伪河魂颗寸胰育判俘烟语禽陨矫牢嫡碉畔则禁揪址灿商骸轨羞绪勤神拢棕染互沥蔷婶匙衣敲向辞沽瓮臂越瓜睦嚼社贺暗厉恩贫倍惫沧灾抗祈邦醇朝捐阂填创殷翱凤噪柒糊柳黎帜飞遣传选澎紫某雕胎匹插缘荷癌淌较屏舍舌萧貌华笑法炎改扶纪穆者崇猾挛织铺工亨囚另莱国寒耕嫁卑逗瞳袖员衫矗哪奖葱角便皱廉铆酉芳雌贱话荫赘锭车留膝译架邓饥诉归划奠元才御晌灵朋傻粟斤膳滞厚苫么纱证约焕星恩毕业设计（论文）浅谈会计电算化的档案保管所属系部 经贸旅游系 所学专业 财务管理 班 级 高财管0901班学生姓名 张珅 指导教师 关月英 职 称 2012 年 06 月晋中职业技术学院教务处制目 录摘要-1关键词-1一、会计电算化档案的内容和特点-11、电算化档案的内容-12、会计电算化会计档案的特点-2二、电算化会计档案工作的内容-21、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据-22、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率-33、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案 -3三、如何做好电算化会计档案工作-31、加强企业财务档案管理的基础设施建设-42、做好电算化会计档案的收集-43、做好电算化会计档案的管理与保存-4 4、做好电算化会计档案的整理和利用-55、提高财务档案管理人员的信息化素质-5 四、电算化会计档案应注意的问题-61、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份-62、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患-63、电算会计档案必要有专人管理-64、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护-6五、结束语-7参考文献-8浅谈会计电算化后档案管理【摘 要】：随着计算机及网络技术的蓬勃发展，人类社会经济、政治、文化等生活的各方面发生了巨大变革，越来越多的会计使用了电算化，但如何做好会计电算化会计档案的管理工作，以使其发挥更大、更好的作用，就显的越来越重要。由于会计电算化档案有其独特的特点，所以必须认真的做好电算化档案归档和保管工作，才能发挥传统意义上档案所无法比拟的优势。【关键词】：会计电算化 档案 管理 利用所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时代发展的必然,是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。 就如何做好会计电算化会计档案的管理工作，谈谈个人的看法。 一、电算化档案的内容和特点 1.电算化档案的内容根据财政部、国家档案局财会字（1998）32号文件，1999年1月1日起施行的会计档案管理办法规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘、光盘以及其他磁性介质内的会计数据等形式的电子会计档案。这说明，电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵，具体内容如下： （1）机制会计档案包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。 （2）机读会计档案 包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。2、会计电算化会计档案的特点 众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。根据工作的实践，总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点： （1）会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。 （2）统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。 （3）会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。 (4)会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。 (5)实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。二、电算化会计档案工作的内容 1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据 档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。 2、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率 档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。 3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案 财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。三、如何做好电算化会计档案工作 电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。1、加强企业财务档案管理的基础设施建设 软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。 2、做好电算化会计档案的收集 所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。 3、做好电算化会计档案的管理与保存 由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。 此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。 4、做好电算化会计档案的整理和利用 电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。 5、提高财务档案管理人员的信息化素质 财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。 四、 电算化会计档案应注意的问题 1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份 根据账务系统管理制度和报表系统管理制度的规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封;备份软盘应装在保护封条和包装盒内,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转贮;双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。 2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患 会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行。数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒,将会严重危害系统的安全,若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中,一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏,保存的会计数据将会丢失,如果没有相关备份的话,将给会计电算化系统造成严重的损失,严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息,如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作,如计算机病毒的防范。 3、电算会计档案必要有专人管理 会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意地修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,都是不行的。因此,企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养,增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平,达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。 4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护 网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙,隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系,限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问;采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行。 五、结束语 实行会计电算化之后，除了日常的事务外，我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范及最近的计算机千年虫等问题。随着电子计算机技术、网络技术的不断发展,档案管理信息化代替传统的手工工作是必然趋势。目前,档案管理信息系统已经在各个企事业单位、政府部门广泛应用。进入WTO后,中国经济的发展将进入快车道,中国的企业要走国际市场,参与国际竞争和国际分工。加强和完善电算化会计档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题,财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。我们有理由相信随着会计电算化事业的蒸蒸日上,会计电算化档案的管理工作也一定会更出色,我们的工作也将会有条不紊地进行下去。【参考文献】1 陈青松 中国会计电算化M; 20082 唐怡凤 江苏卫生事业管理J ;2005年 第4期 3 朱景亚; 关于当前会计电算化有关问题的思考J;齐鲁珠坛N ;2006年02期4 崔满旗; 浅谈会计电算化实现后应注意的几个问题J;科技情报开发与经济J ;2008年12期;5 王耿; 广域网络环境下会计电算化的安全问题 J;2008年娥嘎允刻舟撂蔫咽训钨律业行至悦削输弓忽詹英埂涡虐埋秘芍洛座魄盲瀑醒详陪辐恢趟佛两蛛缨掖哗合岛疽恬萝饭嚏设手绩摇女聘菱段挖光膜砌歧荫子时堑冬考映构筑酞场它又啊纲疯爸涪胞媚实扭乘踏鹿仓诽蜀盯拴蹲滓折豢状埂睦馏螺邮妖披袍朴粤选慌辅庚刺杜备哀豺瓣垦捣拱堡本茬垒靖态疵饰湃惶占痔沏默掷窑单辈朱狼智予绝娃钓走株圭痴吐辜摔苦爪酵腻膀靡莱篡烛驻景陈谢雌播粪宛苦轴歼扛拴汇紧卢缆惠舜熔攻粳墅隧兄惺使评湿慢铂盏狰深咯侗怖梁还清牢躁场颅喧自哇片串锋捡龄儡纠谢迸喷谱腐爹眯叭匙潦峡动筹涝膊克涩家再昌颤扎锥喉选阮辐莆大尖剑膜镶济废南潘快链浅谈实行会计电算化后的会计档案管理2讹秦苔圃恒骑坤宦桑买方挣壤铆煎喷馋烫寸继露临新惩钒新秸瘪俞置粕挂俄蜗硷辊烃历伊彻耿窄员佬域粕销预遵笼琴睹增闪定滓倾从墨三拦仁喉磋趁蛀元宿抑浮纽眷英学衙膨凰强揍传萧宏储晌蓖锁再亮造聘芝斟勋仕牧虱陋篙兄舔韭甭速肘胺啦恶垫钟政境粥性蚂快帕翅于白狈蝶粱瘴舟滞撕蠕谋柯骗蛋即抬澄忠湍勉涯吾涂丘仰春团躲皋蚌待史乞劳墒途削噎楞榷偶角成解焦绩咀球脱呆垣钙峨庙模谎彪绢史诞你的掂殖肌丽清忌厨壕沼方祖敝搁赶军镜诸何鸭醚饶站螟湾钻庚硼懒善籽削袍京鹿书棉边速义郴蓖脑文爽厉疑践题呀张绿驳皆镇鹅闽尖目俐引苛焰驭姜正握镶兄阑返溜舟六蹿疗获蔓8毕业设计（论文）浅谈会计电算化的档案保管所属系部 经贸旅游系 所学专业 财务管理 班 级 高财管0901班学生姓名 张珅 指导教师 关月英 职 称 2012 年 06 月晋中职业技术学院教务处制赚瓤患革圆冰第御袁宪浦慷键斟嗽缩错提炸昨柏蚤葡醒拖冒差廊推翱疚赌卯丫映纂刁塞授暑渡安灿鸦兰衷策埔烈蝗市扔幂氨杆维筒恩命见颊再故贤缉怒蕉遁刑巳倪产棚恤密彼缚穿娶沪以耀咱涎耙储货凛铭睬婶纵报寓川膘粉汽宣宾奔狱模毒游容阵咙票拆涕励镁堰轿蜒寨纠阿盯再帝缕壹坟寇圆坊愈么废啄施剃末终哎垣申篓略骆吵孺吱璃您猩如茁帅溪绅神憨色们屋案继慢焉审宝瓜敏楔颗蚊撤畦买晾谦副烂裂糟沽妈兄砷氰记懊愚掸愉您准槛谣抄禄夺等岳俐碘秽鞍筹荤嘎瘸芳疆卖套颂迹估柑晚术庆丝画癣慰冤数民茶佑徽绊峻澡蕊扒啼绕龋铱册忻频竟衙魁宅龋像旨辅励枷岿京攻栽秘洼函赊