文件及信息管理要点.doc

文件及信息管理要点
4.12.1
信息管理的任务
项目部的信息管理任务，主要包括：建立信息管理部门、编制信息管理手册、建立信
息处理平台、制定工作流程及相关管理制度、开展日常管理工作等。
4.12.2
信息管理的原则
1、及时、准确和全面提供信息。
2、用定量的方法分析数据和定性的方法归纳知识。
3、适应不同管理层次的不同要求。
4、尽可能高效、低耗地处理信息。
4.12.3施工项目信息管理的基本要求
1、项目经理部建立项目信息管理系统，优化信息结构，对项目实施全方位、全过程
的信息化管理。
2、项目经理部可以在各部门中设信息管理员或兼职信息管理人员，也可以单独设置
信息管理人员或信息管理部门。
3、项目经理部应负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。
4、项目经理部应及时收集信息，并将信息准确、完整、及时地传递给使用单位和人
员。
5、项目信息收集工作应随工程的进展进行，保证真实、准确，按照项目信息管理要
求及时进行整理，经有关负责人审核签字，及时存入计算机中，纳入项目管理信息系统。
4.12.4 施工项目信息的分类与内容
一、施工项目信息分类
基本信息主要有：
1、公共信息。包括法规和部门规章制度、市场信息、自然条件信息等。
2、单位工程信息。包括工程概况信息、施工纪录信息、施工技术资料信息、工程协
调信息、过程进度计划及资源计划信息、成本信息、商务信息、质量检查信息、安全文明施
工及行政管理信息、交工验收信息等。
项目信息有不同的分类方法，如表
4.12.4-1所示。
  不同分类方法的项目信息种类表4.12.4-1 分类方法
分类方法
信息类型
分类方法
信息类型
按信息来源分

内部信息
按生产要素分
 劳动力管理信息
材料管理信息
外部信息

 机械设备管理信息
技术管理信息
按管理目标分

成本控制信息
资金管理信息
质量控制信息

按管理工作流程分
计划信息
进度控制信息
执行信息
安全控制信息

检查信息

按管理层信息分
决策层信息
反馈信息
管理层信息
按信息稳定程度分
固定信息
实施层信息
流动信息
  二、施工项目信息结构
为了便于利用计算机管理项目信息。 
三、施工项目信息的内容
施工项目常用信息内容： 
1、法规和部门规章信息
2、市场信息
3、自然条件信息
4、工程概况信息
5、施工纪录信息 
6、施工技术资料信息
7、施工计划表、工程统计表、材料消耗表和现金
8、进度控制信息
9、成本信息
10、资源管理需要量计划信息
11、商务信息
12、安全文明施工信息
13、行政管理信息 
14、竣工验收信息
4.12.5信息编码与处理
一、项目信息编码 
1、编码的原则
①编码应与项目分解的原则和体系相一致。
②便于识别和记忆，方便查询、检索、汇总和使用。
③反映项目的特点和需要。
④代码与所代表的实体具有唯一性。
⑤代码应尽量短小、等长，较好地适应项目、环境的变化，长时间无须修改。
2、项目信息编码的内容与要求
项目信息编码的内容包括：项目的结构编码；项目管理组织结构编码；项目的政府主管部和各参与单位编码；项目实施的工作项编码；项目投资项编码或成本项编码；项目进度项编码；项目进展报告和各类报表编码；合同编码；函件编码；工资档案编码等。
编码要求：
①项目的结构编码应依据项目结构图，对每一层的每个组成部分均进行编码。
②项目管理组织结构编码应依据项目管理组织结构图，对每一个工作部门进行编码。
③项目的政府主管部门和各参与单位编码应包括：政府主管部门、业主上级部门、金融机构、工程咨询单位、设计单位、施工单位、物资供应单位、物业管理单位等。
④项目实施的工作项编码应覆盖项目实施的工作任务目录中的全部内容。
⑤项目投资项编码应综合考虑概算、预算、标底、合同价和工程款支付等因素，建立统一编码，服务于投资目标的动态控制。
⑥项目成本项编码应综合考虑预算、投标价估算、合同价和施工成本分析和工程款支付等因素，建立统一编码，服务于项目成本目标的动态控制。
⑦项目进度项编码应综合考虑不同层次、不同深度和不同用途的进度计划的需要，建立统一编码，服务于项目进度目标的动态控制。
⑧项目进展报告和各类报表编码应包括项目管理形成的各种报告和报表的编码。
⑨合同编码应考虑项目合同结构和合同分类，应反映合同类型、相应的项目结构和合同签订的时间特征等。
⑩函件编码应反映发函者、收函者、函件内容所涉及的分类和时间等，以便函件的查
询和整理。工资档案编码应根据有关工程档案的规定，项目特点和项目实施单位的需求而建
立。
3、编码方法：常用编码方法采用顺序编码。
二、项目信息处理 
1、信息处理的工作内容
信息处理主要包括信息的收集、加工、存储、检索和输出等工作。
2、工程项目信息处理的方法
①信息处理平台
  基于网络的信息处理平台由数据处理设备（计算机、打印机、扫描仪、绘图仪等）、数据通讯网络（含形成网络的硬件设备和软件）、软件系统（操作系统和信息处理软件）等一系列硬件和软件构成。
②数据通讯网络
 局域网（LAN）。
③工程项目数据通讯方式
通过电子邮件收集信息和发布信息；召开网络会议；基于互联网的远程教育和培训；基于互联网的项目专用网站实现各方信息交流、协同工作和文档管理；通过互联网的项目信息门户为众多项目服务的公用信息平台。
4.12.6 项目管理信息系统
一、项目管理信息系统概述
1、项目管理信息系统的意义
①实现项目管理数据的集中存储；
②有利于项目管理数据的检索和存储；
③提高项目管理数据处理的效率；
④确保项目管理数据处理的准确性；
⑤可方便地形成各种项目管理需要的报表；
⑥实现项目运行中的动态控制，利于项目目标的实现。
2、项目管理信息系统的作用
①为各层次、各部门的项目管理人员收集、传递、处理、存储和开发各类数据和提供信息服务；
②为高层次的项目管理人员提供决策所需的信息、手段、模型和决策支持；
③为中层的项目管理人员提供必要的办公自动化手段，以摆脱繁琐的简单性事物作业；
④为项目计划编制人员提供人、财、物等诸要素的综合性数据，为合理编制和修改计划、实现有效调控提供科学手段。
3、建立项目管理信息系统的内部前提
建立起科学、合理的项目管理组织，建立科学的管理制度，是建立项目管理信息系统的根本前提之一。
4、对施工项目管理信息系统的要求
①项目管理信息系统的设计，应考虑项目组织和项目启动的需要，包括信息的准备、 收集、标识、分类、奋发、编目、更新、归档和检索等。 
②应目录完整、层次清晰、结构严密，能够自动生成表格。
③应方便目录信息输入、整理与存储，并利于用户随时提取信息。
④应能及时调整数据、表格与文档，能灵活补充、修改与删除数据。
⑤系统内含信息种类与数量应能满足项目管理的全部需要。
⑥应能使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管理各专业的信息、项
其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落