酒店采购流程文件签呈及内容.doc

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签 呈
日期：2013年12月1日
Date;

部门编号：

由：办公室、财务部
From:
Dept
呈：总经理及业主代表
Cc:

主旨：关于酒店采购流程管理的办法（试行）
Was signed

说明：Remarks
为加强企业内部管理，提高企业经营效率，规范物资采购操作，根据在水一方大酒店的运转特点，在酒店物资申购方面拟定了《酒店采购流程管理的办法（试行）》，本细则拟自即日起开始试行。
妥否，请批示。 
附件：酒店采购流程管理的办法（试行）

经办部门确认：

领导批示：
Leadership instructions

关于酒店采购流程管理的办法（试行）
签发：
根据酒店设备、物资、用品管理工作的需要，为了完善酒店采购流程管理特作以下规定：
一、采购申请管理规定
1、酒店所有物资、设备、低值易耗品、食品原材料、酒水、物料用品的申购均需填写采购申请单按程序报批后实行采购。
2、所有采购申请单均需按相关项目填写清楚，按不同的采购需求向上级呈报，部门填写采购申请单后由相关部门经理、分管副总签字后报酒店领导审批后方可生效，审批权限如下：
（1）单批采购物资金额8000元以内的报总经理审批；
（2）单批采购物资金额8000元以上的报总经理签字后提前呈报酒店业主代表审批；
（3）凡属单位价值超过2000元，使用年限在2年以上的固定资产经总经理签字后报业主代表审批，同意后执行，大宗采购项目一律按照采购管理流程规范报业主代表及其授权人审批。
3、采购申请单无申购部门经理、分管副总、仓管员、财务部经理、财务总监、总经理或业主代表签字认可的，视为采购申请手续不全的申请单，采购部有权拒绝采购。
4、如确属特殊情况下的急购项目无法按正常程序执行，可采取电话请示总经理（超范围需请示业主代表）同意后执行，事后补办手续的方式进行采购。
5、餐饮部、房务部日常经营所需的原材料，如水果、蔬菜、肉蛋禽类等常规日常采购项目（干货、调料、大金额原材料除外）由部门经理及分管副总预审后执行采购，但应以按需采购为原则，如造成积压浪费的，由预审人、采购员承担责任。
6、需要进行大宗食材采购的部门应提前填报订购计划，大型婚宴或会务用食材应提前3天填报订购计划，冷库冻品补货应提前10天。大宗采购须3人以上共同参与监督执行，人员由财务人员、采购人员及使用部门人员组成。
7、采购部采购品注重日常不间断询价，特别关注批发市场和大卖场价格，大宗采购的价格应及时向财务总监汇报。
8、所有部门特别是餐饮点心间，凡是能自制物品，一律杜绝外买行为。
9、属政府采购范畴的设备类采购应严格按照政府采购要求规范操作。
二、采购招标流程管理规范
采购物品坚持货比三家，符合采购标准的要求优选，同等条件下优先考虑供货质量较好、价格合适、信誉良好的供货单位：
1、所有申购计划或申购单送到采购部后，由采购部负责人主持对申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价；
2、采购人员收到申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与采购部负责人、财务负责人和申购部门及时沟通，在确认无误后，按照要求时限会同使用部门寻找至少三家以上的供应商进行业务治谈。
3、对酒店设施设备大项采购，应严格按规定进行市场招标，透明化、规范化运作。发放招标函，注明招标人名称、招标内容、项目要求、招标方式、开标时间、开标地点、评标定标办法、对投标要求、开标程序等。
三、采购项目的评估
1、所有采购物资的供货单位报价，必须由采购部在充分掌握市场行情的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的品牌品质、价格并提出质疑，并对所掌握的供应厂商及采购意向要及时通报采购部，以确保采购质量，由其选定质优价廉售后服务好的供应商。
2、对不少于三家以上的供货单位进行调查后填报由采购拟定《定点供应商评估选定审批表》，注明相关采购细则，部门进行综合评价，提出优选建议方案。
3、根据《定点供应商评估选定审批表》，经过对比筛选，作出分析意见，上报财务部经理、总经理及业主代表审批，大额采购需报酒店业主方代表及其授权人批准后方可采购。
四、经济合同的拟定
根据经济合同管理规定的细项要求，进行采购合同的拟定。
五、经济合同的签订
按照酒店制定的采购合同范本与供货单位签订采购合同，采购合同注明合同标的、数量、质量、价款、履行的期限、方式、违约责任、售后服务保证、赔偿责任及其他约定条款。
六、采购物资的验收入库管理规定
1、把好物资验收关，对不符合采购申请单内容的物资一律拒收或补办手续。
2.无论是采购人员自购还是供应商送货，货到酒店后，首先采购人员会同仓管员及使用部门进行现场验收后再入库，不允许未经仓库验收直发使用部门。
3.一般物资采购到库后，均需核对“三单”方可填写入库验收单办理入库，即采购申请单，物资送货单、发票（定点供应商供货除外）。
4.仓库管理人员需仔细核对送货单是否与采购申请单上品名、规格、数量、质量要求相符合，如发生不符，及时查证原因，如无合理原因，可拒绝验收。每日把验收过程中出现的问题留存资料，为下次同类货物和同类供货单位的验收提供依据；
5.物资入库后，需及时准确填写入库验收单，并凭单上帐，做到当日货到、当日验收、当日建帐、帐实（物）相符。
6.对于直发经营部门的小额、少量物资，在特殊情况下，在对品名、数量、规格、质量要求等验收核对无误的情况下，可将采购申请单变更为物资直拨单，直接领用。
7.由于客观原因，无发票的小金额采购物品经财务部经理、总经理同意后开具购物凭证以其他发票入账。
8.进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收。
9.验收不入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓管员与使用部门授权人同时收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量价格进行严格把关验收，设备设施须填写《物资设备采购验收报告单》，小项目采购，验收合格仓管员开据“收货记录”并注明采购单号，由仓管员、供货单位、部门授权人同时签字确认。
10.验收食品原材料，按照开好的“收货记录”（为了方便收货“收货记录”是按“采购单”事先填制好的），收货员与厨师同时收货，对原材料的质量、数量进行严格把关，验收合格收货员、厨师长、供货单位同时签字确认；
12.特殊采购物资
(1)对一些技术性强或有特殊要求的采购物资，采购员可以邀请有关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买；
(2)一般采购物品在7天前、紧急物品在24小时前由各申购部门按照申购程序办理申购。若确有个别紧急需求，须经相关领导批准后由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。
11.采购物资的结算方式
物资验收后，以“收货记录”作为结算依据，结算方式一律采用定期支付，特殊情况可支付现金，如日常食品原材料或小项物资采购项目等可根据情况特殊处理。
七、物资申领管理规定
1.各部门所需申购的物资，首先要自查库存，如无存货、再至财务部库房查证、确认无库存的情况下方可申购。
2．如部门根据预订需大宗领料的需提前2天向仓库报送领料单，申报单需经部门经理签字确认，库管员应及时核对库存状况。
3.领用物资需正确填写物资申领单，经部门经理批准后方可向仓库申领，如手续不全、仓管人员可拒绝发放
4.特殊情况下如部门经理不在岗，各部门主管可代理签批，事后请经理补签。
5.仓管员发现不合理的领用申请应及时向财务部及总经理汇报。
6.月末由财务部核对各部门物资申领单是否与账目、盘点表相符，确保物资管理符合规范要求。
八、其他相关管理规定
1、规定供货单位只能将物品送至仓库办理验收入库，供货单位人员不得进入其他工作场所。一经查实违纪，酒店将作严肃处理。
2、各部门二级仓库指定专人负责，物品使用按照“先进先出”原则，储备物品（除冷藏冷冻物品）不应超过规定天数周转使用量，对长期不用物品（含代销）应查明原因后作相关处理。
3、各部门指定地点作为二级仓库，储备物品必须存放于二级仓库跨区域存放物品，一经查实，视同私藏物品处理。
4、凡可以再利用的宾客使用剩余物品（如高档酒水），必须交付部门经理专职保管处理，并报财务备案，存放地点不得为二级仓库指定地点。部门实际操作中出现酒水盈亏的应于备查账中登记，月终经财务确认后集中进行账务处理。
5、由财务部组织对各部门二级仓库每月不定期进行2—3次现场抽查，对帐实不符、跨区域存放的现象通报酒店，由行政办作严肃处理。
6、各部门对食品应及时核对保质期，提前2个月向财务申报退仓，仓库人员应及时报采购部联系供应商负责食品调换事宜，如现金采购食品则应在到期1个月内通知行政办用于酒店福利活动。若因人为因素造成食品过期的，查明原因后作相关处理。

此规定由酒店财务部负责解释及修订！

2013-12-1

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