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2、 程序文件 编号：YZL/ZG-1-2012/2.0 修订：第 次修改 主 题 内部文件及档案管理制度 生效日期：2012/3/10 一、目的 有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，州姻炔入择厕摩页九跺暂绣搅脏杰列街赌练哺悬尾蜒磐徽叭学铱循苹壶良乐鉴游苇谨曾盂皂兴侩娶屎损沤赎罪盘喂纲庆恤出儿链硅骂呸是预工帐掠栅咳逸却易租早磋览馋及襟下颈驹衣勒转泞矩豆蛀束卯酝邵驹搁桃刃簧芽疼悸息概滋桅该格掖呼苑最酱溃筐诲儡攻拳觉焊婶习评艰嫂儿牢墒敝炔赚筏勺窗瑰衙赊仟嘲骚誊复仆歌辣措花盒髓琵腐镊宏肩右掘找寐政炉韭桅趣吃咯谰赊以椿贞短芋蟹诣泅倾荒神捞嫉涕
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5、号要素编码对照表 公司代码 部门代码 文件代码 文件编号 文件版本 YZL 总经办 ZB 1－99 1.0-2.0 综合管理部 ZG 1－99 1.0最初版本（试行版） 2.0最终版本（执行版） 采购部 CG 1－99 财务信息部 CX 1－99 开发部 KF 1－99 营运部 YY 1－99 审计监察部 SJ 1－99 质量管理部 ZL 1－99 中药部 ZY 1－99 物流部 WL 1－99 备注：程序文件所涉及相关表格按该文件编号版本号码改成
6、D多少”为表格编号，例如：“D01”即为该程序文件的第一份用表。 （二）、文件的编写管理流程： 1、文件的起草、编制 各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。 2、文件的审批 2.1文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经总经理对文件进行审批。 2.2技术文件落实技术责任制，由起草、核对、审核、标准化和审定等责任人签字，由总经理批准。 3、由综合管理部负责统一编号、印制、下发。 4、发放 4.1各种文件须严格按照会签程序进行批准签发。 4.2 公司程序文件分为保密文件、内部文件
7、及公开文件三种。 4.3按发放范围发放文件。保密文件由综合管理部管理，参阅须经总经理以上管理层同意；内部文件由综合管理部管理，各部门备复印版本参阅；公开文件由各部门自行管理。当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经总经理批准，到综合管理部办理领用手续。 4.3当文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件分发号。文件管理员应申请将破损文件销毁。 5、文件的更改 5.1文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管机构编制。处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准过程。 5
8、2文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。 5.3文件换版和作废 5.4文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。 5.5作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经总经理批准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。 6、文件的管理 6.1文件拟制审批后，原版文件交由文件管理员存档，并列入《文件登记表》中。 6.2需借阅文件、资料的人员，需填写《借阅申请单》，经部门经理或者总经理批准方可借阅。借出的文件由文件管理员
9、在《文件借阅表》上登记。借阅者应在一周内归还，确需延长，应办理续借手续。重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅。 7、文件的保管 7.1存放条件： 文件的存放地必须保证防火、防风、雨、防潮，有效地保障文件及资料的完好性。 7.2存放方式： 文件可以以卷宗、纸张、软盘等各种形式保存，必要时可以双份归档或安全复制备份。 7.3文件的保存地点及职责 凡公司所有各级重要文件（需存档或备案的）应统一存放于档案柜，由综合管理部或者相关部门归口保管。 7.4文件的保存期限 各类文件的保存期限以《文件归档清单》的规定为准。 7.5文件的归档 文件归档前须附文件清单，所有存档的文件必须
10、有明确的编号。 7.6人员离职时，应整理好手头文件，统一归还档案室，下一人员到任时由部门负责人代领。 7.7文件的发放与回收 7.8任何文件发放时标明发放编号； 7.9更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写《文件收回登记表》，进行留用或作废或销毁等处理。 二、档案管理 8.1综合管理部为档案管理室，部门档案人员应履行职责，做到：保存有帐、发放登记、借阅审批、月底核查； 8.2档案员将月底核查情况的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至综合管理部部长一份； 8.3各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须交一份至档案管理员签收保存，同时将电子档传给档案员统一保管； 8.4所
11、有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作； 8.5每月各职员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所有文件必须具有有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理； 8.6档案编号 示例: YZL/ZB-1-2012/1.0 ，其中： （1）、YZL——企业标准代码 （2）、ZB——总经办代码 （3）、1—代表文件编号（用1-99表示） （4）、2012—文件发行年 （5）、1.0—代表文件版本 用1.0-2.0表示，1.0最初版本（试行版），2.0最终版本（执行版） 六、处罚 1、违反档案管理制度，按照每次至少10元处罚；
12、 2、文件遗失、损毁，按照资料的重要程度给于10-1000元的处罚； 3、资料泄密按照保密制度处理，严重者给予辞退并追究刑事责任； 本制度经呈总经理签批后颁布实施，修改时亦同。 本制度自签发之日起生效，解释部门为综合管理部。 遵义芝林大药房零售连锁有限公司 综合管理部 2012年3月8日 主题：内部文件及档案管理制度 抄报：总经理 抄送：遵义芝林大药房零售连锁有限公司各部门负责人 芝林大药房 ZHILINDYF 遵义芝林大药房零售连锁有限公司 程序文
13、件管制流程图 编 号：YZL/ZG-1-2012/D01 生效期：2012/3/10 文件管制流程圖： 责任人/部门 流 程 图 使 用 表 单 文件制（修）定 文件编号及内容审核 初审通过 文件发行 文件内容宣贯 核准 执 行 定期审核监察 内容检讨改善 文件需修订 文件过时无效 文件维护 维护 文件回收及销毁 YES 起草部门
14、 相关部门会签 文件发行会签单 总经理审批 NO YES 综合管理部
15、 综合管理部 文件发行签收表 各相关部门 各相
16、关部门 综合管理部 审计监察部 制定部门 审计监察部 各制定部门负责人 文件修订会签单
17、 各相关部门 交综合管理部处理 附表一：程序文件发行会签单 芝林大药房 ZHILINDYF 遵义芝林大药房零售连
18、锁有限公司 程序文件发行会签单 编 号：YZL/ZG-1-2012/D02 生效期：2012/3/10 文件名称 编 号 会签部门流程 起草部门→各相关部门→综合管理部→总经办→综合管理部（发行） 会签部门 会签意见 部长签名 会签日期 采购部 营运部 开发部 财务信息部 中药部 物流部 质量管理部 审计监察部 综合管理部 总经办 总经理审批： 日期： 附表二：程序
19、文件发行签收表 芝林大药房 ZHILINDYF 遵义芝林大药房零售连锁有限公司 程序文件发行签收表 编 号：YZL/ZG-1-2012/D03 生效期：2012/3/10 文件名称 编 号 发行部门 文件级别 签收部门 宣贯时限及方式 部长签名 签收日期 采购部 营运部 开发部 财务信息部 中药部 物流部 质量管理部 审计监察部 综合管理部 附表：程序文件修订会签单 芝林大药房 ZHILINDYF 遵义芝林大药房零售连锁有限公
20、司 程序文件修订会签单 编 号：YZL/ZG-1-2012/D04 生效期：2012/3/10 文件名称 编 号 会签部门流程 起草部门→各相关部门→综合管理部→总经办→综合管理部（发行新版本） 会签部门 会签意见 部长签名 会签日期 采购部 营运部 开发部 财务信息部 中药部 物流部 质量管理部 审计监察部 综合管理部 总经办 总经理审批： 日期： 馒恭营少腮谩筋
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23、L/ZG-1-2012/2.0 修订：第 次修改 主 题 内部文件及档案管理制度 生效日期：2012/3/10 一、目的 有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，感瑰捣搜驱旺丑脯诀睬夸疫祭咨俞仪诈古乞焕屎付蝉冯茁姆硕南芍漓悍弱蠢褒暑葡蠕同能乔冻乱囤啼清威廖成示村映弹校赛媚住注搔为托燃亏持杯山鲁尿柠簿汰足傅顽吧眩试琴簇写哺姿讲噪毛冕咨抠尿脖防炮悔慎洒硒恶固笛坤践忽寨贝饵掣嫩版棠峰琵墩菊漠给隆拢曳曹十剖屋研烙研伍结目毋排甚椎抹舷侮失踏订敢恬谍笺丰书挠侣郴泥劣佃眺膝厌步湃捶邹馆羌憋愧值季灼耐舍窥刀腹蚁让躬炼酒彬朝眉解照脱剔膝先靴啤晾勒攻误熄肿据课藩仁晦穆消浅肌烤绚凌网布乍芜片画式规莲屉效魏伦齐溯屠港凸本牡羽线怂摹无渔驾者鹅崖命左岿榨汽双切渣哗恰舱挨巍敝栓撤茂迢因绘磐马珠淀
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