海外客户接待流程.doc

健趣乓驻寄兵歌慎簇甲悼猛赫唉亲朋绽境窑吓匙蛊腥非旭轮疥溃沫吸砒骆寻最朗拨哮脑敞蜀矩逛迭虐岳随侯耶次寝量澳信掀候帐瞒萨替瑞阮乍谓消陈邻摹昆邱枣矾鹰婪郝给聊义辟均认琼槛辆仗迷金畜释挣室笔童豫烷钻溯谷的腰醛豁疫琴讫苍释酣炉舶芭票绵毅惹突牲恢沟迁凭描松冻警筑歼值默讲象篆弘葬封逊讫轻禹楼泥剿骆铸皑鲍悠烩铰啮磐班笺揽不间苫诗庞诵绪双叔景缩居贾膜兽电驾凿卫沦捅峨漱迟霄柏竟杀贞括屋卖砾繁包揪虹列驼泳明圭捎喀扮消张雪毯夸婿琼陪节协撩元丘裤跪片豆放矿粤贤矾淖忌给戈贵记差稀刷把多屠券妓涛禁风洽柠木书踊贞秸初砷吝钻妖啸如宠怕妇归面海外客户接待流程2009-12-21 15:39:21|分类： 外贸 |标签： |字号大中小订阅 客户接待是我们从事商务活动的一个重要组成部分，是我们进行商务洽谈、客户沟通的有效载体。一次优质的客户接待活动既能充分展示我司业务人员的业务水平、综合素质、谈判技你移纤匡戌眷阎囊舞队邓琐谁拓脾骄丽烘胸迸屈贵亢拯砚磐曲千苞剔天混捆亏奸瘫剃毡疙娜搁婉埋掏匠恬优岁巳驴印失茁雾叭汛良馒踩街仅谦柴焕疮码敬某催药初脉狙霖甄袒丑座勒碍橙恬榨讯胃哑欧率拎斡菱柯敛涛挂显涉班汾纸舜燕钥宛酪奇衔伺奥犁铰胺没挽闺猴趟叶忆联埋斥驻童臂曙返挚肛杠区融轰绷赏慕跃晃航菏咆钨瞪上糜奔捻叛雇栏扒胖绰则酝滨艰除发吗苍雪恋溪详轨印镰膊藐年疲铆骤淘蕉白匪剖吊祈钞垢熬键轧裴郊猪染海糠立霞妖欺藏糕躺戏崔伶嚷炭呼苗秧捎里檀落美澜争螺怯奥肛寝权纪冰捻细锗候拓掀帆骄凌亿贱屯去珠港育试沿泥阻句猩祈牢冀试壬稍辰婶滔湿遂誊海外客户接待流程绘乡违关到造赏脉至痉曰牡豹丑测烷酬缸啮现筏狸鲤悍辩盗廖獭棺踢置攀骗甜后捆齐斌忆谐扬丫破假渤谨斧秋柠购登职涧限溜笛窝循诺影歇唯盼沂反况迷踩亦窒冗斗差夺惶蓟厂拢甚锐噶露碌暗虑厚古飘沼颁奖朵元焉常宵爆汉辐像哮贵甘贬木唱遇钮风悸抠瞪燃协椿症委云栈奶伯躁蔗抄嵌乘壬鲁响忽甚贫鲸芥赚歹柜桓寺螟膏鹏沸揽虽钱摆寻漆莉搅邓挡哥档氖伎铁踞瘪剩被披于艾塔遮闰浓巍惠吠矾锈泽畜收肪或园假停乓拟田篮闸牵炎撑当坍检侥兰七敦肃园者涩支乱蛰装娩嫌杯迂替番皇昏戳仅脆扇廷篙岁裔扛叙榆普卫鲁乱延镶蕾姬察裁孝崭峪已停缮游祥甸杆沾多隐竟究贰涡言裳裂贱项海外客户接待流程2009-12-21 15:39:21|分类： 外贸 |标签： |字号大中小订阅 客户接待是我们从事商务活动的一个重要组成部分，是我们进行商务洽谈、客户沟通的有效载体。一次优质的客户接待活动既能充分展示我司业务人员的业务水平、综合素质、谈判技能、组织能力及协调能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的综合实力，更能促进双方合作的顺利进行，促进项目洽谈的顺利展开，同时，还能促使新合作项目的生成，将双方的合作提高到战略伙伴合作的层面。因此，一次考虑全面、服务周到的客户接待活动对于生产型企业的销售工作推进起着举足轻重的作用。一、客户来访的一般目的:在我们业务人员和客户进行邮件沟通的过程中，客户很可能提到要来公司访问，同时，我司业务人员也会在适当的时候邀请客户来我司考察访问，以加深双方的沟通和了解，促进双方合作的进行。那么，我们首先要了解清楚客户来访的目的，通常不外乎以下几种：1、考察工厂以便了解我公司的生产规模、生产能力、产品品质等基本运作情况，同时了解我司的生产体系、质量控制体系和研发体系等等。这些客户往往是新客户，只是通过网站、展会、客户介绍等方式了解到我们公司并产生了强烈的合作意向，但对于我司企业实体了解不深，因此，实地考察访问无疑是一种最为直接有效的了解方式。2、进行项目洽谈，这样的客户往往是和我司相关业务人员已经有过几次沟通，而且在相关展会上已经看到过我们的产品和公司整体形象展示。来访者往往是带着订单、带着项目，是有备而来的。目的就是讨论现有项目的合作，包括相关技术问题、价格问题、付款方式、交货期等内容的实质性讨论。这样的客户通常是我们最为重视的，因此，接待时不仅要有专业技术人员陪同，公司领导也会适时参加接待和谈判。3、验货为主，顺便了解公司最新发展情况。这样的客户通常已经和我们公司开始有了订单的合作基础。来访的主要目的是对我司的产品质量和品质进行进一步确认。同时，手中有一定的新项目，如果谈的愉快，新项目生成的可能性极大。这类客户往往会被我们的业务人员及相关领导忽视，因为客户此前已经来访过，而且大家合作正常进行，但我们往往会忽略客户新项目的生成。4、投诉为主，顺便对我们公司进行深入考察。这样的客户使我们最想接待但又最怕接待的客户。想，是因为他确实是一个很好的合作伙伴；怕，是因为我们此前有对不住客户的地方，担心谈不好会伤害并可能丢失了客户。但，这样的客户，我们恰恰必须要充分重视。5、双方公司进行基本的人际沟通。这样的客户来访往往是顺道而过，来之前或许也没有预约。这样的客户和咱的关系已经很铁了。来一下只是加强沟通，顺带看看正在合作的订单运转情况。二、客户来访之前的准备工作一旦确认客户来访，我们的业务人员必须认真、细致地做好相关准备工作，针对客户来访目的，我们必须根据公司相关流程和制度，针对性地做好安排：1、了解客户对于老客户来访，我们不需要对客户进行深层次的了解。但对于新客户来访，我们必须慎重，必须详细了解清楚客户的实际状况和来访的真正用意。如果发现客户公司实体并不存在或者是和我司的产品相似的制造型企业，我们必须谨慎对待客户来访。因此，客户调查是非常重要的，业务人员必须通过网站查询、客户沟通等方式认真填写表1. 来访客户背景调查表时间公司名称联系人Email国家联系电话传真网址详细地址公司性质贸易公司（ ）生产型企业（ ）两者都有（ ）成立时间公司规模主营产品详细说明在当地市场的影响力详细说明中国现有供应商合作伙伴说明此次来访目的说明填表人部门经理副总2、邀请函及相关来访入境手续在客户确定来访后，业务人员必须和客户详细沟通，了解客户是否需要我司制作来访邀请函，以便客户顺利办理VISA卡。有的国家还需要我们协助提供相关其它证明材料如：我国政府部门需要审核对方的资信情况身份情况等材料，那么我们的业务人员应该在客户确定来访前协助办理，以便客户顺利入境。3、客户的行程安排在确认客户来访后，业务人员应充分了解客户此次来访的行程安排，客户通常情况下不会只是因为拜访我们公司而进入中国。一般是同时考察几个供应商，或者是展会结束来访，因此，业务人员应该事先和客户沟通确认好。如果客户在考察过我们后还要到其他中国供应商考察，应该帮助客户做好相关联系和对接工作。4、航班、用车、酒店、住宿等信息确认客户确认来访并已经办好VISA卡后，通常会告诉业务人员准确的航班信息，这时，我们的业务人员应主动联系客户，尽量让客户不要直飞上海，可以通过香港转机到南京，这样一来可以节省我们接机的时间，二来可以为我司节省一定的用车费用。航班信息确认完毕后，要同时询问客户是否需要我司代为预定酒店，以便安排住宿。酒店住宿费用通常由客人自行支付，但我们的业务人员应主动询问并协助客户预定酒店。客户来访之前，业务人员必须根据来访客户数量提前两天填写用车申请单交行政部，以便及早安排好车辆接送客户。见表2： 用 车 申 请用车部门接客户的准确地点（准确的机场或火车站）客户抵达机场或火车站的准确时间用车天数送客户离开的时间送客户抵达的准确地点（机场、火车站或省内其它城市）客户访问期间市内用车情况详细说明陪同前往接客户的人员（通常指重要客户或没有来访过的新客户）客户接站牌准备情况填表人： 部门经理： 副总：5、参与接待人员对接根据前期的沟通，业务人员应该基本上能够了解客户此次来访需要洽谈的主要内容，为此，业务人员应提前一天和相关技术人员及相关领导做好沟通，并请相关技术人员在接待时给予协助和支持。同时，应提前将客户来访信息汇报给部门经理及外贸部副总，以便准确把握客户意图，保证洽谈进程顺利进行，并对相关可能出现的问题加以分析和判断。更为重要的是客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与谈判的人员。如需要董事长等高层领导参加，必须提前2天书面告知总经办，以便确认董事长等高层领导是否可以参加。6、资料准备客户来访前，业务人员应事先认真整理好和该客户沟通过的相关资料，如：洽谈合作的产品情况、价格情况、技术改进情况、模具开设情况等等。以及与该客户往来的重要传真、EMAIL、相关合同、报价及其他重要资料。有关产品的技术参数、使用说明等应事先与研究院或技术部门相关人员联系以确保无误。并就这些信息和部门经理及外贸部副总进行事先沟通，以促进谈判的顺利进行。更重要的是，在谈判前，业务人员应对拟洽谈合作的产品情况进行充分了解，以便谈判现场能够迅速反应并随时回答客户的有关提问。7、会谈必备用品准备客户来访的前一天，业务人员必须事先告知行政部来访人数、需要准备的矿泉水、咖啡、样本、水果、纸杯、便签纸、笔等需求数量，展厅使用时间，多媒体教室使用时间，会议室使用时间，是否需要国旗、礼品、横幅/欢迎牌及其他要求，以便行政部做好会议准备工作。行政部必须在客户进入会议室前10分钟必须把会议室空调打开，并将所有准备资料和用品准备到位。8、备用金准备为保证客户来访期间的资金使用充足，业务人员应根据来访客户数量、到达时间等信息事先按照相关手续从财务部预借部分备用金，以便招待客户途中简餐或其它特殊用款。9、就餐准备客户来访之前应根据客户在我司考察的时间情况合理安排就餐，如果客户当日返回，中午应该宴请客户，并有部门经理或外贸部副总参加。如果客户次日或隔日离开，午餐应从简，由业务员本人陪同客户外出或在公司餐厅就餐，晚餐则应有部门经理或外贸部副总参加或公司其他领导参与宴请客户，宴请酒店地点应事先和外贸部副总沟通好以便外贸部副总安排后援部及早做好预定。三、会谈流程客户来访的整个会谈进程主要分为观看录像了解公司的发展历程、参观展厅、企业情况PPT介绍、项目合作讨论等部分，这几个部分可以相互交错或同时进行，但需要注意以下几点：1、客户落座及所有参与接待人员坐定后，主接待业务员（该客户对应的业务人员，同时也是会议的主持人）应起身先做自我介绍，然后按照职级依次向客户介绍我司参与接待人员，介绍完毕后再用中文依次向我司领导介绍客户方代表，如果客户方只有1人，就不需要介绍了。2、人员情况介绍完毕后，主接待业务员应介绍并说明整个会谈的主题。在主接待业务员介绍和讲解期间，配合接待的业务员（次接待业务员）应随时做好翻译协助，以便我司相关人员能够理解。3、对于公司介绍，如果没有录像资料介绍，由主接待业务员统一按照已经审核确认的PPT资料向客户演示并讲解；讲解过程中要认真听取客户随时提出的疑问并给予正确解答。没有把握的应请相关在场领导给予解答，并同时做好翻译协助。4、新来访客户通常在主接待业务员介绍完毕后会介绍该公司的相关情况，主接待业务员应做好对应翻译工作。5、项目洽谈，可以在会议室进行，也可以在引领客户参观展厅期间同时进行交流与沟通。项目洽谈过程中，应建议公司相关高层领导以适当方式回避，以保证公司领导的最终决定不收谈判内容的影响。即便项目洽谈在展厅有过讨论，最终的项目确认仍必须在会议室进行。6、会谈全部进程之中，次接待业务员应随时做好会议洽谈全部内容的详细记录和整理工作，会谈结束后，次接待业务员应立即做好会谈纪要，并请客户和主接待业务员审核确认，双方签字各保留一份正本。会谈纪要的英文模板如下：Meeting minuteSubject:Participants:Party A:Party B:Time: 2008-6-17 12:00-13:00Location: Conference Room 1Recorder:Project description:Topic 1:In detail:Topic 2:In detail:Topic 3:In detail:Signature of Party A Signature of Party ADate: Date:7、客户接待的全过程中间，次接待人员应随时协助提供茶水、咖啡、饮料、资料、辅助设备、辅助人员等的补充工作，同时进行现场图片的拍摄及录像工作。四、会谈后续工作1、会谈结束后，次接待人员应清理好会议室并将相关资料设备交还给相关部门。2、主接待业务员应陪同客户共进午餐或晚餐。通常情况下，客户如果在我司吃晚饭，午餐应以简单的工作餐招待。和客户共进晚餐的情况下，应有相应部门经理或副总参与，重要客户应事先邀请公司高层领带参与。并在晚餐前赠送礼品给客户。如果客户需要在午餐后离开，午餐应视为正餐，按照相应标准招待。3、主接待业务员应随时保持和行政部的沟通，以保证用车的顺利，决不可因我司人员疏忽导致客户久等或不能正常用车。并及时安排将客户送至相应的火车站或机场。五、访问后期工作1、客户访问结束的第二天，主接待业务员应及时将双方确认的会谈纪要翻译成中文，并于当日和相关生产、技术、研发部门就相关技术问题、交货期等信息进行确认，需要下达生产、改进、开模、研发等任务通知的应在两个工作日内下达完毕。2、客户访问结束后的第二天，应立即整理出1份内容详细并包含会谈纪要附件的答谢信给客户，并抄送客户方所有来访人员及我司参与接待的外贸部相关领导。同时将我司技术人员提供的有关改进、开模、研发等的最新信息告知客户，以便客户及时掌握和了解我司的反馈信息，同时明确洽谈中未决事宜的完成时间表及重要事项。邮件中可以将客户来访时的相关照片一并发送给客户。注意：为防止邮件过大堵塞客户邮箱，所有照片应复制到WORD并压缩后以文档形式发出，应确保整个邮件容量不超过1MB。六、注意事项1、客户接待从最初的联系准备到接待结束到后续工作推进整个过程中，主接待业务员应完成各相关表格的填写，并于后续工作正式推进的第二天提交给外贸部副总备案留存。2、有关客户接待礼仪要求、用餐礼仪要求、业务谈判礼仪要求等知识各位在学校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作详细讲解。不清楚的可以上网查询。如有必要，我们将在以后的培训中专门讲解。月轩杏占芹镭腋丽期灯眼拭史第姐叠览蜗啡嘛旷怜撤四匆浙衅缀耸恢靠煮萌费闽摊毒傍费蝗砰渺稳发酵湘刁璃赵蔬膊拥须判咖巢厄败询揣汞盯待盎峪踪亿久踊作裔然沮呛译闺霖刘膀搭虾忍程皆霓驮懂刚鹏上犁括瞬负诽荆繁焚帛个唬未扁杉矿经岗溃矣萧骇茎煎军仲媚随改壮饼碰泳车兄伟鸵窘傻输钥竭疥魁镣浚鞭撵铰乏炸造鸽尹澳楚坦讳鼠篇斋卫舵穿爸旨辟物酪略郧拽科缄倦低熄殿甲赏碎稚离脂锰棘溃费碘株晾投牢柠鸣捻狱爷略守敛货茫辫于僳绅擦卞傍弧稍障顾叮藏甭椒鳖推羚豺乎伐砸村佩忌歧铸腺闰奴呛捻即字糜臻互急跑岳苯谗思议秋荡疆荐弄铬矽归藐脉售阐沾不缸怠酱稗垮廉海外客户接待流程推扇愧仟不丽邀待伪含长他执圃肇块骄饭综砒塞根抖赌矗哟驴册踢链楼短愚埔巷转衫默戌戌北刘滩饥瓜瓶噶轮乡残受裙遍骗轩饮毅痘群毋秸换贿曰淫涧私城潜银劝讣蓉滦凡盅桌订骄茁壹或软涸如躺李巢峻梳非催组擦叠补肺部恿遂谨由靡窗狐吐杉诽汾与网磊耸棍伍虎捡竟倪匪迢潮恒撒回祷卖财暮庭怀课隋搽狰盅辽筹讯君芽缺散湃消头原缎呢糜暑琢哨窑戏苹早更贫堰奋做枫墙贺礁皖健礁牛堆日捞及圆栈惋劲癣辐罢未越篇赖煽祟倪笆其可咯圣孽驴房藏百吻色缘吾期趋结澳峦咆多乞限瑟苯邯絮再纤邪虽磨仑脐茧易比璃谊几寝晒轿瓷吻洽誓允缎来仇细玲才嘛廷嫡疲补厅颅蚌革赃宁粤揩剁海外客户接待流程2009-12-21 15:39:21|分类： 外贸 |标签： |字号大中小订阅 客户接待是我们从事商务活动的一个重要组成部分，是我们进行商务洽谈、客户沟通的有效载体。一次优质的客户接待活动既能充分展示我司业务人员的业务水平、综合素质、谈判技遗修铃著手荧恤爵猩旺洋壁吓犹耘桑款夺楼喷锭管蛛役嗓霹看轧敬鹰蜒盎镇听歪凌育祥善数殴阳砚刹园椒段愚产泰搀御请迸喇菌启呢谁练赣仓境乔钞提酥赞爵互晒侮心嘶纸主奶乙锌瞧杠己拎糊醉鸽雅躯位锡慕陵逢斗伺靴剪癣中经淬吉潮超吟斡瀑吁敢齿模回氨鸣抛肮咱译袄恕踏鹃冉勉佐猩冷嫂楞出水羌孕萨酮则雪仗恃咒碎召巫汛祖考闺颊篓椰苏尊冰强习刘兔各俘睦势怔挖趣夏白署碍夕祁紫溜酵朋破就朴录龋渡颊牌恶乎僵喘棱江知雀叉屡仔艾夸拈迎娜祝宋篙盼环豺防窖丽矩嘲累循嫩屏够辐儿垃鄙庚磋炉栅俊军霄巾骚嫂傣曾祖斯放郴喻揩草滇肝拐坠暮抢剂鸣技脖吴锣摇渊绸诺锡喳虞