eisERP系统操作手册三采购管理2007.doc

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eisErp 系统操作手册(三)

采 购 管 理

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文件编号
EIS-SYS-2007-001
首版日期
2006-01-01
修订日期
2007-09-22

目录

1 概述 3
2 采购计划 4
2.1 采购计划 4
2.2 计划审核 5
2.3 计划查询 5
3 采购订单 5
3.1 采购申请 5
3.2 申请审核 7
3.3 采购查询 8
3.4 未完采购 8
3.5 供应商查询 9
3.6 历史价格查询 9
3.7 被合并采购单 9
3.8 已取消采购单 10
3.9 未完采购报表 10
4 采购收货 10
4.1 收货新建 10
4.2 收货检验IQC 11
4.3 收货确认 11
4.4 收货查询 12
4.5 采购退料 13
4.6 退料确认 13
4.7 退料查询 14
4.8 退补料分析 14
4.9 批号(LOT NO)管理 15
5 采购报表 16
1 采购收货统计 16
2 批次收货明细 17

1 概述
采购管理总体流程:

采购单来源：

1． MRP 计算产生。
2． 可通过采购计划审核后，由系统自动产生。
3． 可手动在《采购申请》中创建新采购单。

采购申请： 主要确定供应商的物料、数量、价格、交货日期及加工事项等。
采购单审核后：

1．采购单审核后成为正式采购单并自动产生待确认收货检验单，可通过《采购查询》进行查看。
2． 通过《未完采购》可以查看采购单的已收货数量，其中的《产生收货单》，可对未收完货的采购明细项再次产生收货单进行多次收货。
3． 采购单审核后产生相应的确认收货检验单，等待供应商送货时收货确认。
收货检验：
1．由采购单审核后系统自动产生。
2。通过未完采购再次产生。
3。收货检验主要记录供应商来料的检验结果和检验人员信息。
4。物料从采购单产生收货检验单后将增加库存的预入库数。
收货确认：
1． 收货检验完成后系统自动产生。
2． 对检验通过的物料进行确认入库。
3． 收货确认后将库存的预入库数转移为正式库存数。
应付发票：
1． 对供应商开来的发票在系统中和收货单建立对应关系。其中的收货单可以是待确认和已确认两种状态。
2． 发票建立对应关系并经审核后系统才自动产生供应商应付帐款,详细说明参见结算管理部分的操作手册。

2 采购计划
2.1 采购计划
各部门需要采购物料时，可创建采购计划。审核后，系统将汇集个部门的计划，并根据供应商分别产生采购单。
² 请购人员：申请采购的人员。
² 请购部门：提出申请的部门。
² 采购计划中无采购单价，因单价在采购申请中，由采购部门确定。
² 提交审批——提交主管进行计划审核。

ROP再订货点采购计划:
对于价值小且公用性强的物料，可通过再订货点计划进行采购。
1．在物料基础资料库存计划类型设置为ROP固定批量，并设置再订货点和订货批量。

2．通过《产生再定货典采购计划》系统将根据物料基础中设置的“ROP固定批量”对库存小于再订货点的物料自动产生固定批量的采购计划。
3。对通过再订货点计划进行采购的物料一般不会形成库存缺料的情况，所以在MRP计算时因为库存能满足生产需要一般不会再产生采购申请。

2.2 计划审核
对提交的采购计划进行审核。
审核——审核相应的采购计划。审核后将自动产生相应的采购单，并每个供应商分别产生一张采购申请。

返回——返回“新建”状态，进行采购计划修改。

2.3 计划查询
对审核后的采购计划进行查询，系统提供三种查询方式：

² 按计划单号
² 按采购计划部门
² 按单据日期

3 采购订单
3.1 采购申请
采购申请三种来源：

1． 由采购计划审核后自动产生。
2． 由 MRP 计算产生。
3． 手工创建。

当系统自动产生采购申请时， 对于多个物料存在不同的交货期，在备注中单独注明。

² 加工说明：对于有特殊加工要求的采购物料，在加工说明中进行注明。
² 结算条件：影响应付账款的结算。
² 币 别： 影响应付账款的金额计算。
² 库 位：计划收货的库位，实际入库时，在收货单审核前可以更改。
² 打 印：选择后将出现在打印的采购单中。
² 原数量：经过MRP计算后的原始需求采购数量。
² 封装数：有封装采购要求的封装数。
² 数量：基于封装要求重新调整后的实际采购数。
² 选择MRP：选择MRP运算所产生的物料需求明细(需采购项目)。
² 产生备品：某些物料当采购数量达到一定量后供应商提供一定比例的备品，产生的备品只有数量无单价和金额，产生备品前需要在物料基础资料中设置相应的备品率。

采购单合并：

在采购申请中可将采购单进行合并：
1．选择需要合并的采购单
2．点击“采购单合并”，系统将相同供应商的不同采购单合并到同一个采购单中，相同物料的采购明细单独列出，不合并数量。
3。被合并的采购单可在“被合并采购单”列表中查询。

3.2 申请审核
对提交的采购申请进行审核，系统将自动记录审核日期及审核人员。

审核——采购单审核通过，将产生“待审核收货检验单”。并增加库存相应“预入数”。
返回——将采购单返回“新建”状态重新修改。

3.3 采购查询
对已审核通过的采购单进行查询，包括已完成采购单和未完成采购单。

系统提供多种查询条件，包括：

1． 按采购单号查询
2． 按内部单号查询
3． 按参考单号查询
4． 按供应商名称查询
5． 按物料代码查询
6． 按物料名称查询
7． 按单据日期查询

对相关其他事项，可记录在备注中，以便日后查询。

3.4 未完采购
未完成收货的采购单。
数量：实际采购数量。
已收数：已接受的数量收货确认后系统自动累加。
本次数：本次将收货的数量。

多次收货：
1． 确定下次收货的供应商交货日期。
2． 在本次数种确定下次收货数量。
3． 备注中记录相关说明。
4． 产生收货单——点击可再次产生收货单。收货单的数量=本次数。

采购单取消：
1． 整单取消：通过点击“手工结单”进行。结单后在采购查询中可查询到。
2． 采购明细行取消：通过设置明细行状态为“取消”，然后点击“保存”进行。取消后在已取消采购单可查询到。

3.5 供应商查询
在这里我们可以通过供应商代码、供应商名称、地址和电话对供应商的基本资料进行查询。
3.6 历史价格查询
在这里我们可以通过物料代码、物料名称、物料类别对具体物料的历史采购价格进行查询。
3.7 被合并采购单
对已被合并的采购单进行查询。
3.8 已取消采购单
对已被取消明细项目的采购单进行查询。
3.9 未完采购报表
对未完成收货的采购单根据:采购单号和交货日期分别进行统计分析。
4 采购收货
4.1 收货新建
手工创建采购收货单。
1.对一些无采购单的收货可通过收货新建来建立收货单。
2．多次收货时，可通过未完采购中的《产生收货单》产生，或在此手工创建一个新的收货单。

选择采购单——选择已审核的采购单，供应商代码为限定条件，即选择列表中只出现该供应商 的已审核采购单。

库位——物料再仓库中的存放位置，最初由物料基础资料中设置的缺省库位带入，可根据实际情况进行调整。

采购数量：对于无采购单的收货可不填此项。

4.2 收货检验IQC
收货检验对供应商送达的物料在待检位进行检验，检验后才可入库。
数据来源：
² 收货新建提交下一步
² 采购单审核
² 未完采购中“产生收货单”。

合格数量：检验合格的数量，将转为库存数。
检验人：记录检验人员。
检验结果：记录检验的结果。

库位转换：对由物料基础资料中带入的缺省库位可通过此功能进行批量转换。对于收货明细较多的情况较适用。

Excel导入：对合格数量可通过导入Excel进行导入。

4.3 收货确认
对通过收货检验IQC的收货单进行确认。
退回——将收货单返回到“ 收货检验IQC ”状态重新修改。
确认——收货单确认通过。确认后将：

1． 将收货预入数转为实际库存数，增加库存数量。
2． 累计相应采购单明细的已收货数量。

4.4 收货查询
对收货单进行查询。。系统提供多种查询条件，包括：

1． 按收货单号查询

2． 按供应商名称查询
3． 按采购单号查询
4． 按物料代码查询
5． 按物料名称查询
6． 按单据日期查询
相关其他事项可记录在备注中，以便日后查询。

4.5 采购退料
当接收供应商物料入库后，如发现料品存在质量问题，需要退货给供应商，可通过建立采购 退料单进行退料。

供应商代码——选择要退料的供应商。
选择采购单——选择此供应商的已审核采购单，进行退料。
数量——本次退料的数量。
提交确认——提交创建的采购退料单进行审核。提交后将增加库存预出数。

4.6 退料确认
对退料单进行确认。
返回——将退料单返回到新建状态，重新修改
确认——审核通过。确认后：
1． 将预出库数转为实际库存出库数，减少库存
2． 减少采购单的已收货数。

4.7 退料查询
对确认后的退料单进行查询。 提供多种查询条件：

1． 退料单号查询。
2． 按采购单号查询。
3． 按供应商查询。
4． 按物料代码查询。
5． 按物料名称查询
备注——相关其他事项可记录在备注中。

产生补料单

自动产生该退料的相应补料单，补料数量=退料数量 - 补数量1 - 补数量2 - 补数量3
产生的补料单在“收货检验IQC“中可找到，补料单审核确认后系统自动将补料数量记录到退料单的三次补料记录中(见下图黄色部分)

补料日期 1——第一次补料日期。 补数量 1 ——第一次补料数量。
补料日期 2——第二次补料日期。 补数量 2 ——第二次补料数量。
补料日期 3——第三次补料日期。 补数量 3 ——第三次补料数量。
三次补料日期和数量由系统自动产生，但也可手工进行修改。

4.8 退补料分析
主要对供应商在某段时间范围内的退料次数和补料情况进行统计分析，用以评估和考察供应商的供货状况。

4.9 批号(LOT NO)管理
入库批号设置：

在库存交易单据上，点击“批号管理”，可进行物料入库批号的设置.

批号设置：点击后将根据库存交易单自动对每个明细项目产生批号，批号产生的规则是当前的8位日期。产生的批号如不符合用户要求可手动进行修改。

同一个明细多批号设置：对于同一种物料可能存在多个批号的情况，可通过复制此物料的明细项目然后手动修改每个批号的实际入库数进行。

出库批号设置：

在库存交易单据上，点击“批号管理”，可进行物料出库批号的设置.

批号设置：点击后将根据库存交易单自动对每个明细项目寻找库存中已经存在的物料批号，如果寻找到则填入“入序号”、“批号”及“出数量”。
如果未寻找到，则可以通过手工选择“入序号”查找相应的批号和数量。

同一个物料出库分布于多个库存批号：对于此状况，可复制此物料的出库明细并手动选择库存批号和修改出库数量。

5 采购报表
1 采购收货统计
对采购单的收货情况进行统计分析。
全部：报表中包含所有记录，不管是否已经收货完毕。
欠交：报表中包含未收完货的记录。

例子:

2 批次收货明细
对供应商的每次收货进行统计分析。

例子:
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