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检验档案管理制度.doc

1、检验、技术资料档案管理制度1. 目的对各项工作中形成的记录、资料、往来文件档案进行控制,为质量体系有效运行和检测工作负荷要求提供证据,为工作改进提供依据。2. 范围2.1适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术记录、各部门间的往来文件的归档管理等。3.职责3.1质控室人员负责往来文件收集、立卷及各科室立卷的保管;负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管理。3.2各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、立卷。3.3财务人员负责会计账册、报表的立卷、归档管理。3.4宣传人员负责影像资料的收集归档管理。3.5质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、技术记录的格式及相关

2、产品的检验报告,做好质量体系活动与技术运作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档管理。3.6办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。3.7质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准实施。3.8各科室在质量活动和技术运作时,按要求填写质量记录和技术记录,做好各类记录的收集。3.9各科室兼职档案员负责本科室记录的预档和移交。3.10技术主管批准到期记录(档案)的销毁处理。4.程序4.1记录格式的确定4.1.1技术记录的格式可由各科室设计,各科室负责人审核。4.1.2质量记录的格式由质量管理人员组织设计,经质量主管审核。4.1.3质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式,并批准实施。4.1.4

3、所有经批准受控的记录格式由质量管理科室统一编码标识,编制记录清单,并发布使用,非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。4.1.5在评审和使用过程中发现记录格式不适用时,由使用部门修改或修订,经相应审批后发布使用。质量管理人员负责通知有关部门和人员,发放新的格式表。4.1.6上级部门规定的记录格式直接采用,并将其编码列入记录清单。4.2记录的内容要求与改进4.2.1格式栏目中所填写的内容必须满足信息足够的原则,并科室负责人审核批准;科室负责人应定期组织有挂技术骨干对记录格式的必要性、充分性和可溯源性进行评定,并随着实践不断改进完善。各科室应有记录格式的控制清单,在批准起用新格式时,原有的格

4、式予以废除停用。4.2.2原始记录要包含足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括:样品手里编号、收检日期、样品名称、样品批号、检验项目、检测依据、器材记录、环境条件记录、检验起止日期、检验结果及导出数据、检验人员和复核人员签字等。4.3记录的填写4.3.1各科室负责人应根据以上职责和“记录的管理流程”要求认真做好本科室各项工作记录填写的组织、管理工作。4.3.2记录填写必须应正确、真实、齐全、清晰、明了,当时予以记录,不得用铅笔填写。4.3.3记录上必须有记录人地签名,有审核、批准要求的,相应德尔签字人应按文件规定要求进行审核、批准、签字。4.3.4检测的技术记录要记录技术

5、操作的过程及结果再现所需的足够信息,注意详细记录每次测定条件和环境条件,不得遗漏。检测的原始记录中有检测人、校核人地签名。4.4记录的更改4.4.1当记录中出现差错时,应遵循记录的更改原则:被更改得原始记录仍必须清楚可见,不允许消失或不清楚(采样杠改法)更改后的值应在被更改值的右上方,并由检测人在改正的内容旁签名或盖章。4.4.2如需改正的数据或文字篇幅较大时,可将其划框线,中间划一横线,在方框的右上方标识“作废”两字,由改正者在改正的内容旁签名或盖章。4.4.3电子存储记录的更改也必须遵循上述更改原则,以免原始数据丢失或改动。4.5记录的收集与归档4.5.1本单位的记录档案实行分级管理,即由

6、档案室和各科室分别存档。4.5.2记录要定期收集、归档。原始记录随存档检验报告归档。年度办理完毕的文件、记录资料由科室兼职档案员收集、立卷,科室负责人审定签字;记录档案卷宗上应有记录的标识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。质量管理主管负责质量体系文件、检验过程资料的收集编目和归档。4.6记录的保存和管理4.6.1档案管理注意对各类记录进行分类编目、装订保存,按“年度科室保存期限分类法”进行排列和编制全引目录、案卷目录和收发文本。由办公室主任、档案员及有关科室负责人根据档案内容确定保管期限。记录、档案的保存期一般为5年特殊情况需长期保存的另立册存档(如仪器设备档案、技术人员档案、图纸

7、等);超过保存期的记录、档案,由保管人造册,列出销毁清单,科室负责人审核,报技术负责人批准销毁。4.6.2档案保存室的环境要适宜,能防盗、防火、防尘、防鼠、防光、防潮、防霉。对损失或变质的档案资料应及时修复或复制;设置记录档案框架。4.6.3记录档案应存放有序,便于存取、检索和借阅。严格遵守保密纪律和制度,执行相应的保密和保护所有权程序。4.6.4电子媒体的记录应确保软盘、硬盘、光盘不受损坏,确保记录完整。4.6.5档案员要及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和利用情况进行统计,填写档案统计登记表报上级部门。4.7记录档案的借阅4.7.1对一般档案,人员对记录的检索和借阅需经相应档案管

8、理科室负责人同意,填写借阅档案登记表,和借阅本专业范围的业务档案,受控文件资料借阅按文件控制程序执行。4.7.2外部人员查阅或拷贝记录档案,须经质量管理科室负责人批准,其他档案经相关部门批准。所有记录档案只可就地查阅,不予外借。4.7.3工作人员借阅档案资料应先提出申请,经相关科室负责人批准后借阅与本人目前从事专业有关的资料。借阅人必须妥善保管好档案资料,发现有损、撕、涂改或泄露档案内容者,档案管理者必须及时向有关领导汇报,采取适当的纠正措施。4.8记录的清理、处理和销毁4.8.1办公室主任会同档案员对保存期满的档案进行审阅,有价值的档案继续保存,确认无需保存而又不能外泄的档案填写档案销毁清理

9、册报技术负责人审批同意后,由规定机构监督销毁。5记录的管理流程5.1质量记录和技术记录格式的设计与审定5.2记录格式的填写5.3记录的唯一性标识5.4记录的收集5.5记录的编目5.6记录的归档与保存5.7记录的检索与查阅、借阅5.8记录的储存、保管与维护5.9记录的清理、销毁和处置合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励;本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作,厂内各类合同的管理,厂内所属各具法人资格的部门,参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾

10、公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理:龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同,并对电厂负责。4.2 工程部:是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门;负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部:是合同签订管理部门,负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责:4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范;4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动,全程跟踪和检查合同的履行质量;4.5.3 审查、登记

11、合同对方单位代表资格及单位资质,包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力(必要时要求对方提供担保),检查合同的履行情况;4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章,并按编号归口使用;4.5.5 建立合同管理台帐,对合同文本资料进行编号统计管理;4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行,定期向有关领导和部门报告工作;4.5.7 在总经理领导下,做好合同管理的其他工作,4.6 工程技术部:专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责:4.6.1 在主任领导下,做好本部门负责的各项合同的管理工作,负责保管“法人授权委托书”;4.6.2 签订合同时,

12、检查对方的有关证件,对合同文本内容依照法规进行检查,检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确,并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告,提出解决方案;4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐,分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作;4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同,建立合同统计台帐,并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励;本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工

13、作,厂内各类合同的管理,厂内所属各具法人资格的部门,参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理:龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同,并对电厂负责。4.2 工程部:是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门;负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部:是合同签订管理部门,负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责:4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范;4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签

14、约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动,全程跟踪和检查合同的履行质量;4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质,包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力(必要时要求对方提供担保),检查合同的履行情况;4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章,并按编号归口使用;4.5.5 建立合同管理台帐,对合同文本资料进行编号统计管理;4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行,定期向有关领导和部门报告工作;4.5.7 在总经理领导下,做好合同管理的其他工作,4.6 工程技术部:专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责:4.6.1 在主任领导下,做好本部门负责的各项合同的管理工作,负责保管“法人授权委托书”;4.6.2 签订合同时,检查对方的有关证件,对合同文本内容依照法规进行检查,检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确,并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告,提出解决方案;4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐,分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作;4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同,建立合同统计台帐,并负责

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