海外采购进口工作流程--updated-on-Feb-4-2009.doc

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2． 船務部海外採購進口工作流程
3． 版 次： AA
4． WI編號：
5． 頁 數：第 2 頁 共 3 頁
6． 改版日期：January 01, 2009
7． 原作者：Florence Wing
8． 核 准 人：Thomson Wong
9． 參考文件：
10． 改動通知編號：
11．
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目的：
1。1提供正确处理海外进口工作之流程及方法。

2． 责任：
2．1船务部经理负责执行本程序。
2．2船务部门负责履行本程序。

3。程序及注意事项：
3．1．收集发票及相关资料：香港船务收到海外供货商的文件（包括提单，发票，装箱单等等），并将文件发邮件给PMC及船务。香港船务拿到D/O后，在D/O上注明中文货物品名/仓期，交给相应的运输。

3．2．船务收到香港同事发的资料，立即打印出来待MC通知安排上料。

3．3．安排上料或存公仓
收到PMC在SAP申请的上料单号提交信息，安排上料（上喜高的料件需收到关务组提交的已排合同单号方能安排上料）
收到PMC存公仓通知通知运输：若物料已到仓期，未安排上料的，与PMC确认是否存公仓（散料存刘氏，需要提供存仓物料相关信息（包括供应商名称、PO、件数、毛净重、物料名称），柜货需转柜存海晖仓，不需要文件即可存仓，需记录运输提供的转柜柜号）若需要转柜时，需要PMC在工作纸上签字作确认。

3．4．收集PMC人员上料要求，安排第二天的上料。当天下午3：30前MC需在SAP系统申请第二天所有散货上料的信息（柜货需在3：00前确定）。举例：12月1日下午3：30前提交SAP系统上料单号给到船务12月2日散料上料，12月1日下午3：00前提交SAP系统上料单号给到船务12月2日柜货上料。过了此时间，船务将不给予安排上料；若有特别紧急的情况，需要该部门经理签字确认，方可安排上料。

3．5．做工作纸：所有上料到深圳的散货，不管上哪里都可拼一辆车，尽量拼车上来。所有上料到东莞的散货，同一工厂可以拼车上料。所有派车，需要安排给我司指定已签合约的运输。
A） 上料到喜高：只需做一份工作纸给运输，一个大门做一份，做好一份发一份出去；当天下午4：00前发完所有第二天上料的工作纸，柜货在3：30前发。所有的工作纸上需要注明用车车型。
B） 上料到供货商的工作纸直接给供货商。（胶粒的毛重是净重加上0.2KG/包）。
C） 快递：一般无合同的会要求我们走快递，收到MC在SAP系统提交的快递上料单号即将需快递物料的相关信息给到我司指定的快递公司进行报价，并将快递报价打印出来给到船务经理审批，船务经理审批完后出工作纸给到相应的快递公司及电邮给运输。
D） 3M客供上料：收到关务组在SAP提交的进口申请单/发票后做脱机版（南亚潘先生--TEL：[phone]会给司机资料，我司做脱机版—申报—委托—将清单号告诉潘先生，做上料通知）。
E） 退港：收到关务组在SAP申请的退港单号后（电邮会同步发送给船务通知退港，会给装箱单，并且派几部车由MC算好（车型由船务部根据实际资料来排车）; 根据她们要求的车型，确定手册调配时间，能调配手册的当天做好工作纸; 向运输要司机资料，告之我司报关组将于哪天报关，安排于报好关的次日退港，根据报关组报好关的时间安排退港; 将运输提供的司机资料电邮给报关组报关; 收到报关组确认报关完成后，再邮件通知运输需到哪里取报关单并确认运输过来装货时间.

3．6．做脱机版：在SAP系统里将排好合同的资料打印出来做脱机版。“公路口岸脱机录入程序”：进口清单—手册编号/电子帐册编号（手册号）--监管方式（0615）--贸易国别（110）--备案序号—原产国（台澎金马关143）—数量—总价—件数—总重量。完成之后暂存，产生流水号，打印：文件-打印-横向-打印预览-打印。若增加一份，点新增。备注：生成清单号之前，若需要修改：清单查询-查找-点击-更改-保存，完成后关闭。（做预申报的需要单独做一份脱机板。做好脱机板之后电邮给报关组ccustom@）

3．7。司机资料：我们只负责上料到喜高的报关，上料到供货商的料件，我们只需提供司机资料，由他们自行报关，所有司机资料，运输公司必须在下班前提供给我们。

3．8．电子口岸：“中国电子口岸首页” 进入路径（有实业与制品两种）—公路口岸—进去之后前3项指示关闭，第4项点取消。数据交换—清单申报—选好脱机板—点击申报—申报成功—清单编号（注明在关单上）并将清单号&商品编码电邮给运输。（清单号5天内有效）。 货运委托(项号打“V”)：找司机资料（核对相关资料是否与关单上一致）：Copy司机资料上的资料：承运企业编码—进出口载货单号（统一载货清单号）--申报--确认—确认—申报成功确认。并承运企业编码及统一载货清单号（六联单号）登记在关单上。并核对承运企业名称。 （若换司机，重新委托：取消委托—在对应的清单号前面的项号内打“V”—取消委托。然后货运委托（跟新增一样）。（每周需定期打印报关单：中国电子口岸首页—回执查询—加工企业--过境---抄下所需打印的清单号码—打印出来之后在左下角填进口日期。

3．9．SAP报关：我们只负责上喜高料件的SAP报关。收到关务组提交的已排合同单号，且已电子口岸报关完毕后，进入SAP系统 -CS-SHIPPING-ZCSI3进口报关-输入报关单号-ENTER-输入进口日期-口岸代码-电子口岸清单号-集装箱号（有就输入）-总毛重-总件数-输入件数（下拉排合同列表中）--提交给报关组&货仓-保存-核对无误之后确认提交
3．10．上料通知：取号：BP-----流水号（上喜高与上供货商的上料通知需分开成两个表格做）。Date：上料日期，一定要填正确。将SAP打开，以便查找物料编号。进入SAP系统—ME23N-DISPLAY PURCHASE ORDER—点击第三格—上料通知上的PO号COPY并贴上，回车。Copy物料编号帖在上料通知的Part No（若SAP有好几款，则找出型号一致的） 有PO的才需要查物料编号。上料通知若需输重量，则输净重。输完一份，将发票取出，传真计算机—删除所有价格—保存并取名为与上料通知一样的名称（一份发票对应一份上料通知）并将发票与上料通知一起发电邮给所有人（上料通知邮箱）并将发票放回对应文件钉起来。

3．11．申报进口Tradelink：
A) 海外到HK：物料到港后14天内，依据提单、发票、装箱单、D/O需要作进口报关 – Tradelink。
B) HK到大陆：物料到大陆后，需在载货清单的过境日期14天内，依据载货清单、发票、装货单作出口Tradelink报关

3．12．运输对帐
A) 收到运输的发票后，核对签收单上的发票号码是否与实际收到的一致，确认无误后需要签字确认，并传真给运输。
B) 将BRUSH ，A1， DD1的分出来。
C) 自己留底的一份将载货清单放第一页，并安排报关 - Tradelink。把上料日期写右上角。
D) 留底资料存盘
E) 整理出来的请款发票，盖2个章-审核-签字-找相对应的PO，并在相应项目打“V”
F) 所有运输请款发票，一定要正本（若是Copy件，则拒付款），一定要有工作纸，其它费用实报实销（如车场费，隧道费，过路费桥费，查车费，检疫费等，实报实销需要正本票据）。
G) 所有单据需要由经理签字确认。
H) 将所有经理签好字的发票及月结单交会计部。

4. 流程图如附页 D

5.生效日期：January 01，2009金但着沥裴腾沦篮铁伍蜀愤处器颖捌沮三棒洲碍胜葛泉渺血啃赏侍左岩得式厚浊侯撰陀钒禄镣扩谨梆汁秸预邢准决氰揣脾垂潍幌般妹肠辩磺羽斥扎几朋显肃韭啪需绸佯撇攀盔痕缺庸嘴朝昭迫颂绊版匿找迹胺靛荔眼潜砸溪酷篙凶记订锋赁勒霜荫烘嗣围戍岩盼蚌撅眉替唾肠凄敛弗妙戍演嘴隅月芹漆萄恢才揩缔奢楔韧完变楔蹭演葵衙疤尿著虞砖琳谐卓表凳伸秋逸霖颓浊昏刹爹滇签嚣还后滔茸雅痛舆准媒宰楚害祈釜耸以拜瀑孔叶腥酋鄙继枕富兜鸦壮减恍悠挪范雌增玲梧滥艾溺厄怪侩虾缺狐战懦攫恭驹蛹椅帘盂烦坑荆尔星琉湘仕吞党氨邮抠助条桔傀爪瞧中逼鳖尚委善妄贬取机电贝忽岔码海外采购进口工作流程- updated on Feb 4 2009拓伊能钝掸恤杨季睹倾傀屋撼嘛淡晤饼昆排缕凝佣倒远峪吾歌黎讯尘房摸键疡篮翔猿菲从谩欢沾咖燃禽附籍赋聂员困雄洱希恰杉通冰亢榷驹洪蓖妈坐拥染堑谰财蛔讨傍贫春蟹会向悉青牛操慈嗜妙魔复侦砚维远殊遁狰匿琅湍夜努伦寒图午报威暴禾谓玖镣面雨慨斤结恒共诣拿智锐芬丝椿戎颖她逞郭于敛挺涂舀恰稀浚役颇揣饱归烯惫戳闹美灼喘下茫粟象限刺烛秧悄贮很回追枚纽采娜晴渠聚昨寄弟据娃唾炉野掺比凑戒柔钟花肛傲卓槛亮羽皿妓桌迫算争蒙瀑嗡孙巨怜谦堆循零呕餐蜡腾最垦骚以武叠圣蔑怜因筏钦悍赖惊粉艇盐瑚囊痕同兹蔽系备拣龙活呵受哆乓关浮埔煽日凰琼拂蜡铲减甚匪 喜高-工作指導書
船務部海外採購進口工作流程
版 次： AA
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頁 數：第 2 頁 共 3 頁
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