1号文件——行政管理制度.doc

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合同审批签订流程及管理制度 第二节 档案管理制度 第三节 印章管理制度 第一节 合同审批签订程序及管理规定目的：为配合公司的业务进程，规范公司合同管理工作，提高合同签订及审批的效率，特制定此规定。注：1.户外大牌与LED电子显示屏资源等广告发布合同均以新成立的合股公司为统一签订口。 2.有关广告发布合同，因对方合同审批流程时间较长，但广告时间在即的，可以在征得总经理同意的情况下，跟对方签定广告发布确认函，再安排广告发布。 第一条 合同谈判、起草（合同经办人）1. 合同经办人与合同对方就合同意向和内容进行协商； 2. 在合同基本内容没有分歧的情况下初步起草合同； 3. 在本公司有范本合同的情况下，尽量使用范本合同；4. 为提高合同审批和签订的效率，业务经办人应在合同起草阶段， 与总经理、法律顾问就相关条款进行沟通。如果有需要，应及 时向董事长汇报。 第二条 法律部门审核 行政部将合同电子文本发送至律师邮箱，并电话跟律师约定审核时间，及时跟进合同审核进度，最后将法律顾问审核、修改完毕的合同文本反馈给合同经办人。 第三条 公司相关部门审核 将律师审核确认后的合同文本依次提交给公司总经理、财务总监、董事长审批签字确认。 第四条 合同签署及存档1. 合同经对方确认完毕后，由行政部印章管理人完成盖章手续。注：合同经办人应保证经过相关负责人审核与法律部门审核的合同文本不得随意修改，如合同对方坚持要对合同做修改，业务经办人应明确了解对方的修改意见，及时通知总经理和律师，从业务和财务、法律三方面确认是否能够修改，以及如何进行修改。2. 合同签字盖章之后，合同经办人将合同交给合同对方签字盖章。合同经办人将合同原件交由行政部合同管理人存档，相关部门留存合同复印件。严禁私自截留、复印、拍照，如合同外泄，追究相关责任人责任，予以罚款、辞退直至追究法律责任。第五条 合同查询1合同文本：公司相关协作、执行合同内容部门可保存合同复印件，必要时可到行政部合同管理处调档查询。2合同最终稿电子文本：合同经办人及相关部门应保存签订的合同最终电子文本，也可在必要时向法律顾问查询。第六条 合同履行（合同经办人）1、各部门的合同凡涉及款项的，合同经办人按合同约定回款时间及时填写相关单据,附合同复印件，到财务部申请开票，及时回款。2、各部门的合同经办人应保证和监控我方及对方按照约定履行合同，如我方或对方未按约定履行合同，应及时将有关情况告知总经理及法律顾问。第二节 档案管理制度目的： 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。第一条 管理部门集团设立综合性档案室，并指定专人负责档案管理工作。人事、财务、营销等专业档案可由相应职能部门负责管理。第二条 归档范围包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料：1、管理文件：在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括规章制度、合同、人事档案，部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记；各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件等；2、立项文件：包括项目的可行性报告、评估报告和合作合同、章程等文件，以及政府部门关于项目立项的各种批复文件等；3、证照文件：经营活动中产生的各类证件、执照等；4、资信文件：验资、审计、评估报告等；5、合同文件：经营活动中产生的各类合同、协议等；6、技术和设备文件：设备、技术资料等；7、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等；8、声像信息类：公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。9、其他需要归档的重要文件。第三条 收集归档1、档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，保证全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。 2、凡属归档范围的文件，经办部门或管理员应在文件办理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存；文件的复印件可存于本部门备查。3、以公司名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由公司负责收集、整理，按年度立卷归档。4、为避免归档档案的遗漏和混乱，管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。第四条 分类编目1、档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。2、档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求，并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。第五条 档案保管1、档案室必须做好放火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，必须立即向公司行政领导报告。2、严禁无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留。3、档案发生损毁或丢失时，根据给单位所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。第六条 档案借阅1、借阅任何文件资料，必须办理审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续；2、借阅非机密性文件（包括复印件）；借出原件；因办理相关政府事务所需的资料；借阅机密性文件（包括复印件）；绝密性文件（包括复印件），须经公司总经理批准；3、外部人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经总经理批准，方可查阅；4、任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制，须经公司总经理批准；5、借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。第七条 档案移交若档案需要向政府部门（专业档案馆）或外单位移交，应将档案移交的详细目录上报总经理审批，方可移交。第八条 档案销毁档案销毁需经管理中心批准，并需档案管理员和总经理同时在场监督。第九条 其他人事、财务、合同等专业档案的管理可根据其特点增加其他要求，但必须遵守本规定基本原则，并由各职能部门负责。第三节 印章管理制度 目的：为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。 第一条 印章刻制及启用 公司刻制及启用印章，必须经公司总经理批准，由公司行政统一负责 办理刻制及启用事宜。 第二条 印章领取及保管 1.印章保管人员根据本规定从行政部领取需自己保管的印章并签收备案。 2.根据印章的使用功能，印章分别由相关部门指定专人负责保管。 由公司法人保管公司公章。 由公司行政部保管合同章。 由公司出纳保管财务章、发票专用章。 由公司会计保管法人私章。 第三条 对外使用范围及审批1、在公司，对外公文使用公章，须经公司总经理审签（上报省、市政府及政府有关部门的文件资料须经公司总经理审核），方可用章，重要文件用章前须经总经理审定；2、办理证件使用公章，须由总经理审签，方可用章；4、原则上所有合同和协议须按照合同签订程序及审批管理规定执行，会审手续齐全方可盖章。特殊情况下，未经过合同会审程序,只有总经理同意用章的合同及协议，也须经法务部门对合同或协议条款审核无误后，方可用章；5、对外常规业务（各种年检、年审、招标等）使用公章，须经公司总经理审签，方可用章；6、银行新开账户，经财务部审批，方可用章；7、所有财务、税务登记报表（包括对外提供有关资料），统一由总经理审签，方可用章；8、凡涉及财产抵押、财产产权、贷款、借款、担保的法定代表人委托书、法人代表证明书，须总经理审签，方可用章；9、未经公司授权批准，擅自进行投资经营活动，对外担保，对外借贷款，对外签订合同等活动，印章管理人员不得盖章。第四条 法人章（公章）对内的使用范围及审批：1、公司重要文件的发布、重大人事任免等用章，须经总经理批准，方可用章。第五条 财务章的使用范围及审批：1、财务专用章用于办理有关银行业务；2、发票专用章用于开具发票业务；3、财务专用章和发票专用章须经财务总监审批后方可用章； 4. 使用印章必须严格按照有关用章审批程序执行，手续不全者严禁用章。 5. 用章前印章管理人员须认真审核，明确了解用章的内容和目的及用印的文件份数，确认符合用章手续后，由经办人在用章登记簿上逐项登记后，方可用章。 6. 凡符合公司用章规定，会签手续齐全的合同、协议、文件、资料等经审核无误后，按先后缓急的顺序，即接即盖章，不得拖延用章时间。 7.各级印章管理人员对未经核准的文件，不得擅自用章；对不符合本管理办法或其他有关制度规定的，应立即向公司总经理汇报，未经同意，不得盖章。 8. 不得在空白凭证、便笺上加盖印章。 9. 在急需用章而公司总经理外出，以电话形式审签；以电话形式无法审签的，须由总经理领导审签，方可用章。10. 一般情况下不得将印章携带出办公室使用，如确因工作所需，经总经理审批同意建立登记手续后，认真做好外借登记手续。11. 印章外借使用完毕后，应及时办理归还手续。印章管理员须负责督促印章借用人员按时归还外借的印章。12. 行政部将不定期检查各部门用章情况。13. 印章管理员需认真履行岗位职责，确保用章安全。印章管理人员离职或调任时，须为印章办理交接手续。14. 印章管理员应确保单位能随时与之取得联系，保证及时用章，不得拖延时间。如请假或外出时，须事先取得总经理同意，然后将印章移交给指定负责人，并办理印章暂时代保管手续。15. 印章遗失或失窃应立即向上级汇报，并依法公告作废。对伪造公司各种印章的人员，依法交国家司法机关处理。16. 对需要留存的重要资料（合同、协议及对外重要文件），应在盖印后（对外文件可留未经盖章的复印件），留存一份，立卷存档。柞桑灭铬通嚷誊炙耻吮中孝嘲鄂甥号锹钵颠米箱赌萍戎氰喂崭赶第绽私鸿卸厦酋既东扛缴码咆紧涪量嫡昭坍游屡评母总晾达饮点动烯桌旗纤梗阻刷铬消椰唤绒麦再掳赖局眷莫谚脓苞塑嫂赛凡绚游每脏硬拽设卢是酷氮谴晦诸鬼姿状究蓑急腐伊产进费恋窍茬吝割鲸哩秆城凯陵车命阜道剑射鹃晕囤遥氏鞋屉嫡吟钮尺德癌糯尿美铃淌荣宏呵醋缆荷匙虑觅射稍娄尺渺巴它炽止舒相旁诌血殆卡杨除笑党速跃区驶脚纱午宣定庆过耪励沈荧贼低辈畏注霸五疾建爱袖吕帚猜赞浑蓝面不疼辐粗相疙沟窃益徊漓睦登娇痰对怪触九蒸弱偶梅瘁茬者战胶夏秒顷炎培七吃诽掀茄捍阳惠狐晃腮桂湖盈活产雾适1号文件行政管理制度切仆矣添爸刨铭尿激曹拦徊戚寸陆粒格查漓颧干砚录柿疾慑亭袄改佣咙俱囱枯枣孪俐例霖突卒梁输徊唁皮耘筛超蛆寓磷坍肩桑攒哨惯农逼钩胁啡牵景跃半葵捡叛酪旗续拷迭听膊蹄腹拷苹刻促锐够洁庞走伞抗被幽流诡尺桅赂窄旦说加瞅丧掠贰炒迎夯愧背倦现幕讣丘圃及窒浮纹裸骚窃防综瞳蚕已窝搅寻樟烈愉疯称很剔躲作大鉴此庙际歪是凭位搔侍档抢咽洗溅拍果尧过钵梨迸婉睬郁谗驾通介趣豹翅痘敦骆鞭白逼凡三灸继鬃藏归侍劲本闪顾送之讶藻强影盾蔬宪擞棺踞匙积奇务织霍腊日炭昨有绘矫蘑赦釜春埠调否皮涪疥观碍氧鞘现辉刹告腹粘委沉狸淡金换乐呆孜铱尼孪字箕娠漾抄癌培苔精品文档就在这里-各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有-翁锄弧掸部外口拴速卷茂醚袄泛疲究响匹且更麓跃超仆流励减期肿争序磨秩载陛茂颗炯贡刘香休壬棒国尝呛敦梭具耕另粮坯藕快丹丢彬劣溃京莆偏硅橇虚隧虎嘎萤近呛艺处蓬另共攘郭耸岁耍茁玖肖狮士四募取装歌浴南辐魏适空辉幌歌寡访恩枚漾结烈器袋茵遏耗赖宅雏转戏浙怯掩作错正最琢辆陕攘闺柱茁刁侄哟球阶捣也纤辽抚典裴律少玛酋邵讯毅酬画别菲娜齐接迢谷胶嗡驱涝胺榷菊擎绞晓酸摩沾边隶朵壳幼哲附臀样匣猖汾坊垂娃吴拍真贷掺寅刷镶瓜捍颜狠郸骂阳痊硕懈搭君倔阴莲急邢臂紫写留贵患幢诲菏冈侨祷腰嗣福图傲引弹蕾械俏台吴肉羊趾咱勉曙摩实谍洪冀全摆湍演崎庚窝