总经办文员的工作职责内容及附件.doc

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总经办文员的工作职责内容

总经理办公室文员一职，定位于为公司总经理、总经办成员及各部门负责人服务的一个服务性岗位，工作内容围绕着为公司经营管理提供方便而设。具体工作职责内容制定如下：
1. 日常工作
1.1早上提前十分钟上班，帮忙打开陈总办公室的门、窗、电扇，并整理总经理办公桌及茶矶桌面的整洁。
1.2每日上班第一件事：写下当日的六点优先工作。
1.3每日中午13点之前，将总经理所需的报刊陈列好。（需求报刊：义乌商报、大圣期刊、中外玩具制造、玩具世界、中国玩具、世界经理人、财务总监、浙商、亚洲周刊、福布斯、魔术与杂技、新材料产业）
1.4收到前台转交的报刊、信件，第一时间作处理；如果是期刊杂志则要在“书报管理”的“图书入库”上及时登记入库，按所需部门下发；接收到的传真及时转交相关部门人员（或交上级主管处理）。书刊杂志的传阅、借阅工作请详细参阅附件一“总经办图书借阅、传阅制度”进行。
1.5平时备好办公室招待糖果。有客人拜访时，及时做好招待工作。
1.6及时使用公司短信平台，如遇传统节假日及时向员工发送。
1.7外部事务的电话联系工作（住宿、车票等预订）。
1.8每周一周会前半小时，准备好会议使用视频用具。
1.9保证赠送礼品（自产玩具礼品）的临时配备（高、低二种类）。

2. 业务工作
2.1公司下发的文件、制度等资料，按部门、种类作档案管理，做到备案登记、保管有序、查阅方便、保密安全。总经理办公室的相关资料、档案、杂志每周作一次清理、归集。
2.2总经办相关文件、制度的起草、发布、备案手续完整。
2.3对于合同、协议等时效性文件，做好时间期限记录表，每月初提报主管。
2.4协助总经办做好绩效考核的验证工作。详情参阅附件二。
2.5完成每月《大圣期刊》的征稿、编辑等工作，确保按期发行。详情参阅附件三。
2.6大圣OA系统的管理。要求时刻关注公司动态，及时更新，做到信息共享。每日进行查看相关信息，重要问题及时反馈上级领导。
2.7协助主管对各部门计划工作完成情况进行跟踪，并及时反馈。
2.8对工作中遇到的问题做到主动沟通、反映；注重基层员工的工作、心态、意见收集。
2.9领导临时交待的任务及时执行。
3.0对行业及管理类知识的不断学习，做到每月至少看五本书刊，对重要文章进行摘录。
3.1文秘知识的持续学习。

苏莹莹
07/8/28

附件一：
总经办图书借阅、传阅制度

为营造良好学习氛围，提升员工整体文化素养，创建学习型企业，提高图书的使用效率、规范图书管理，特制定本制度。
一、借阅制度。
㈠、总经办所有图书（包括公司订阅的期刊、杂志）由指定的图书管理员负责管理。所有图书编号登记入册，编制目录在公司OA系统的公告栏上进行公告，供公司在职员工查阅。
㈡、公司所有图书借阅者仅限公司在职员工，概不外借。
㈢、借阅要求：书籍每人一次限借1本，借期为两周。如若未阅读完，经图书管理员同意后可续借一周；期刊、杂志每人一次限借3本，借期为一周。以上所有图书逾期不还者，每天罚款1元。
㈣、借阅时间：每周一至周六上午。
㈤、借阅办法：员工根据图书管理员公告的图书目录选定图书，，写明所借书名、编号、借阅人员姓名，以书面形式交给管理员，届时签字登记借阅。
㈥、员工在借阅过程中，应妥善保管、爱护图书，不得在书中批改、圈点、划线、折页、污渍、损坏。如有上述情况发生，照价赔偿。
㈦、图书借出时，应当面检查，如发现有上述情况，应立即向管理员声明，否则由读者个人负责。
㈧、凡遗失图书者，照价赔偿。
㈨、调离公司的员工必须先还清图书，方可办理调离手续。
㈩、总经办图书管理员：苏莹莹。
二、传阅制度
对于每月新到期刊、杂志，由图书管理员填写联系单后（注名是否需要归还），送至相关部门传阅，主管收到时要在联系单上签字接收。对于注明需要归还的期刊、杂志，自主管收到时记起，三日内务必准时归还总经办，由管理员转其他部门继续传阅。

苏莹莹
07/8/28

附件二：
绩效考核验证工作

一． 定性考核
每月3号前，提供各部门下属对主管满意度调查统计数据。
统计方法：发放“下属对主管满意度调查表”到各部门成员手中（注：此表在“我的文档—工作资料—考核验证—定性考核”中），按要求填写后统一收回。回收方式调查表上已有注明。终端部的调查表采用电子档的形式发送给相关人员填写。分数的统计要求去掉一个最高分和一个对低分后求平均值，统一汇总到“下属对主管满意度调查汇总表”中（注：此表位置相同），上交给朱助理。
二． 定量考核
每月12号前，要完成对管理部、研发部、外贸部三个部门的考核验证，14号前要完成对财务部的考核验证。具体要验证的内容参见表格。（注：以上验证表格在“我的文档—工作资料—考核验证—定量考核验证表”中）。把统计好的验证数据经该部门主管和朱助理签字确认后及时交于管理部。
1．管理部。对管理部的验证工作主要分为四个方面：一是对新进试用人员的情况调查，要求到各部门主管处询问，按情况填写后签字确认；二是培训计划执行率。此项要参照该部门上月列出的培训计划，看是否执行，执行情况如何。已执行的培训要有据可查；三是安全事故验证。主要参照各车间、物控部和办公室的安全检点表，表单一般由管理部统一回收，向其索要便可。如果尚未回收，可适当提醒并催促； 四是食堂满意度调查。每月初管理部均会做一次食堂满意度调查，计算出满意度比率，总经办要对此数据进行验证核查，对反应出的问题进行实时跟踪。
2. 研发部。研发部验证工作除要求研发部自身提供信息外，也要向其他相关部门询问核实，详细填写后主管签字确认。
3. 外贸部。外贸部寄样情况统计可参照前台及外贸部内部的邮寄情况记录和相关底单进行确认。
4. 财务部。财务验证相对复杂，具体内容及时间要求请参照考核验证表。
以上验证工作务必按时间要求完成，不可拖延。

苏莹莹
07/8/28

附件三：
《大圣期刊》编辑简流程

1. 稿件的征集
1.1 征集时间
每月最后一天为当月截稿期，下月一号开始进行编辑。
1.2 征集方式
可以不定期的、重复性的向个人征集稿件，鼓励大家投稿，尤其是很少投稿的人，需要跟催的；也可以向各部门主管预约稿件，寻求其配合。
1.3 内容要求
稿件要求内容积极向上，有实用性或者启示性，能让读者看完有所感悟和收获；文章长度要适宜，不宜过长，因为要确保每期稿件的数量；文章内容最好和公司的企业文化相关，能呈现企业的良好形象，把突出企业鲜活生命力的文章放在头版。
2. 稿件的编辑与审核
2.1 编辑及审核时间
可以根据个人编辑进程而定。一般最迟要在六号前完成初稿；7号要求陈总、朱助理和其他部门两个成员以上（自选）对期刊初稿进行审核，比如文章错别字，排版更改意见等；8号准时印刷并出版发行。
2.2 排版要求
期刊要分版块，让读者一目了然文章大体类别。比如“行业动态”、“市场分析”、“公司新闻”、“员工天地”等等，具体可参照各大报纸和优秀企业期刊等；版面要规范、格式优美、适当穿插图片，能够吸引读者但绝对不可以花俏，因为这代表企业的形象。
3. 期刊的发行
3.1 发行日期
每月最迟发行日期为当月8号，可以提前。
3.2 发行数量
办公室人员一般按3～4个人传阅一份的比例下发；车间员工每间宿舍根据人数发行1～2份；终端部（包括北京、上海、成都）也按办公室人员比例发放，并交给前台管理员进行邮寄；如其他部门有额外需求，再补充印刷。
(此流程仅作参考，欢迎改进。)
苏莹莹
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