2013文档管理规范.doc

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文档管理执行规范
一、 目的
文档管理是公司持续的一项工作，虽各单位对于文档已有自身原则性管理，但目前公司内部尚存在档案管理意识淡薄、操作上杂乱、资料不齐全、作业规范不明确等现象，为明确各单位有效管理文档作业，现由秘书室对各单位的文档进行统一规范。

二、 存档项目
1、 单位共通文档必存项目：
文本文档：签呈、工作会签单、业务联系函（部分已存于OA系统里）、会议纪录（课内会议、部门会议或互动会议）、资产管理档案（请购单、资产盘点一览表、物品领用单、物品报废单（已存于OA系统里））、工作计划进度表、年度营运（工作）计划、工作手册、检讨报告、市调报告（含本地外地市调）、年度费用预算、工作职掌
电子文档：工作计划进度表、年度营运（工作）计划、检讨报告、市调报告
2、 据各单位各自的业务需求和工作性质，各单位需要单独归档和检查的项目：
a 人事课
文本文档：公告、人员拨补单、续签劳动合同申请表、工作交接表（已存于OA系统里）、离职申请单（已存于OA系统里）、培训计划、转正定级审批表（已存于OA系统里）、国家相关政令、各期月刊、各单位新进同仁培训计划
电子文档培训资料（教案）、活动福利案（如尾牙聚餐、除夕聚餐、三八福利、自营同仁体检活动、乒乓球赛、中秋福利等）、图书碟片记录
b 总务课
文本文档：合同（各种采购合同、协议、保险单等）、各单位领用费用汇整表、资产盘点资料、电器保修单、电话费用汇整表
电子文档：资产明细
c 商管股
文本文档：派车单（已存于OA系统里）、自营商品销货追加单、自营商品调拨单、自营商品验收情况汇总表、车辆证件、自营商品退库明细、厂商证照资料、国家有关商品质量及物价之政令规定
电子文档：厂商证照资料
d 工务课
文本文档：电扶梯保养单、工程图纸、修缮单、厂商进场装修管理规定、各设备设施图纸及操作说明
电子文档：工程图纸、厂商进场装修管理规定
e 勤务课
文本文档：商品丢失报告单、延迟入店申请单
f 出纳课
文本文档：现金/银行收支报表（已存于OA系统里）、畅购卡销售明细、资金需要求明细、现金、银行凭证盘点表、畅购卡补办申明书
g会计课
文本文档：毛损表、费用预算执行说明、自营商品月度盘点表、活动厂商承担情况表
电子文档：费用预算说明及执行说明
h 电脑室
电子文档：专业应用软件、电脑系统定期检查记录表、公司系统程序
i 促销课
文本文档：期刊及各档DM（期刊包括流行专刊和月刊）、合同协议（与外部合作的各种合同及协力店协议）、剪报、赠品兑换记录汇总表、异常卡资料
j 美陈课
文本文档：陈列手册
电子文档：DM资料、月刊彩页、品牌图片及LOGO、各类活动照片、专业用书登记说明
k 营业课
文本文档：合作厂商配合条件明细表、各档活动赞助金及流行专刊配合明细、月度业绩分析表、年度及月度业绩预估、顾客异议处理单、厂商证照审核表、临时合约、设柜申请单、撤柜申请单、换约条件设定表、大型特卖计划表、厂商资料（包括合作厂商、待开发厂商、撤柜厂商的联系资料、邮寄资料、生日明细等）、商品丢失报告单、进场装修申请单、各活动档期专柜配合情况表、厂商营运函、抽成异动表、调整计划案、企划案、陈列手册、团购资料、自营商品帐目明细（营业一课）
电子文档：合作厂商配合条件明细表、各档活动赞助金及流行专刊配合明细、换约条件设定表、年度及月度业绩预估、厂商资料（包括合作厂商、待开发厂商、撤柜厂商的联系资料、邮寄资料、生日明细等）
三、 特别说明：
1、 各类文档要求各课在日常工作中不断地完善、修正，文件一经本部审批后及时做好归档，勿将文档堆置过久再行存档，以免丢失；除档案管理员需做好书面文档、电子文档管理外，单位内其他人员也应了解文件的存放位置，以便日常查找。
2、 各单位定期对电脑文件进行整理，切勿随意丢放。针对重要文件定期进行有效备份，以防丢失。日常审批完之文件需存之电子档，请各单位及时做好电子档的保存。
3、 营业单位在续约时或开展活动时，经常不了解合约中所约定的各项合作条款，因此，营业单位在合约签批后，需根据合约上的约定，在电脑中建立“合作厂商配合条件明细表”，分别登录合作的条件、VIP、信用卡承担方式、流行专刊配合情况、年度赞助金等内容，但此份建档资料必须由单位主管做好有效保管，并将其设置密码，以防止资料的流失，此文档今后将列为单位主管异动前的一项交接内容。
4、 设置专门的“空白表单”电子文件夹，日常作业中逐步将“空白表单”进行电脑建档。
5、 部门会议形式的会议记录，由部门建档即可，另相关待办事项复印至各课追踪，且部门会议的编号不能与课内会议记录的编号相混淆，体系互动会议记录编号亦不能与部内会议记录编号混淆。
6、 入职未满三个月者不能担任档案管理之职。各课档案管理员不主张经常更换，以便管理作业的统一；若课内拟采用轮流管理的方式，每一个管理员需至少操作一个年度。
7、 部分表单、文件虽无须建立档案号存档，但业务运行过程中确有存查、以利于后期检阅的必要，如各工种的巡场记录、车辆保修记录、物品放行单、服务台包装记录、VIP申请单等，需由相关单位行政人员予以妥善保管，单位主管对此表单、文件的保管负有主要监管责任。此类表单、文件至少保存一年。
8、 各单位日常若有新规范制度或指令请及时将电子文档提交至秘书室，由秘书室列入至“汇编来雅百货公司制度大全”相应单位文件夹内。
9、 各单位档案管理员应配合秘书室做好年度每次档案检查作业，年底档案检查时秘书室将综合本单位整年度档案管理状况进行奖惩，存档好的单位将给予该单位档案管理员进行嘉奖，存档不规范单位将对该单位档案管理员进行行政警告，单位主管附连带责任进行惩处；
10、 单位内需拷盘文件请各单位提前做好整理确认，方便秘书室年底统一收集并进行拷盘备份；
11、 请各单位于2014年1月10日前规范完毕，秘书室将统一于2014年1月20日前进行检查。
晋江店秘书室
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