精益管理简明读本.doc

精益管理是一种思想

精益管理是一种方法

精益管理的核心理念：
消除浪费
降低成本
提高效率
持续改善
提升满意度

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目 录

一、精益管理简述
1．什么是精益管理 ……………………………………………1
1.1精益管理的起源与发展
1.2精益管理的定义
1.3精益管理的核心
1.4精益管理能给我们带来什么
2.什么是浪费 …………………………………………………3
2.1浪费的定义
2.2 行政管理中“七种浪费”
3.什么是行政成本 ……………………………………………4
4.什么是行政管理效率 ………………………………………5
二、精益管理主要工具
1. 5S管理………………………………………………………6
2. 目视化管理 ……………………………………………… 10
3. 最适合工作流………………………………………………12
4. 改善…………………………………………………………13
5. 技能矩阵……………………………………………………15
三、质监部门如何推行精益管理
1. 总体思路……………………………………………………16
2. 项目实施……………………………………………………17
2.1 识别浪费阶段 …………………………………………17
2.2 分析浪费阶段 ………………………………………19
2.3 改进阶段 ……………………………………………22
2.4 标准化和持续阶段 …………………………………22
四、精益管理案例
1. 丰田汽车精益管理案例…………………………………24
2. 家电企业精益管理案例：恩布拉科,一切从实际出发 28
3. K公司的5S活动实录 …………………………………33
五、附件
1. 行政管理中七种浪费详解………………………………38
2. 精益管理与ISO9000之比较……………………………50
3. 市质监局推行精益管理工作方案………………………51
4. 行政机关推行精益管理需要注意的几个问题…………56

一 、精益管理简述
1.什么是精益管理
1.1 精益管理的起源与发展
精益管理源于精益生产(LP—Lean Production)。美国麻省理工学院教授詹姆斯．P．沃麦克等专家通过“国际汽车计划(IMVP)”对全世界17个国家90多个汽车制造厂的调查和对比分析，于1992年出版了《改造世界的机器》一书，认为日本丰田汽车公司的生产方式是最适用于现代制造企业的一种生产组织管理方式，第一次提出了“精益生产”的概念。四年之后，该书的作者出版了它的续篇《精益思想》，进一步从理论的高度归纳了精益生产中所包含的新的管理思维。近年来，“精益生产”理论被延伸至企业经营活动全过程，扩展到服务型企业和非赢利性组织，发展成为“精益管理”。
精益管理由最初的在生产系统的管理实践成功，已经逐步延伸到企业的各项管理业务，也由最初的具体业务管理方法，上升为战略管理理念。 精益管理要求企业的各项活动都必须运用“精益思维”(Lean Thinking)。“精益思维”的核心就是以最小资源投入，包括人力、设备、资金、材料、时间和空间，创造出尽可能多的价值，为顾客提供需要的产品和及时的服务。
精益管理的目标可以概括为：企业在为顾客提供满意的产品与服务的同时，把浪费降到最低程度。

1.2 精益管理的定义
从字面意思来看，精益管理就是管理要：
(1)“精”—— 即少而精，不投入多余的人力物力，只是在适当的时间生产必要数量的市场急需产品（或下道工序急需的产品）。
(2)“益”—— 即所有经营活动都要有益有效，具有经济性。
精益管理是一种新的管理思想和方法论。它有别于其它的管理理论和方式，如绩效管理、目标管理，精细管理。它以识别管理中的浪费并持续地减少浪费为核心思想，通过一系列的方法和工具来定义管理中的问题，测量浪费，分析浪费产生的时间、区域、过程和原因，进而获得系统的减少浪费的方法，并使改进措施标准化来实现管理效率的提高。这一思想和方法论与平时我们通过自身的专业，技能和经验等手段来直接发现问题，解决问题的方法，有本质的不同，精益管理更加系统、全面、深入、达到的效果也更持久。
推行精益管理，首先必须先改变我们原有思维模式。

1.3 精益管理的核心
精益管理的核心理念是消除一切浪费和不断改善。
任何多于必要的人力、物力等资源的投入都是浪费，都是我们努力消除的对象。传统的改善着眼于如何把工作做好，而精益管理的改善着眼于消除工作中的浪费，只有这样才能提高工作的效率。

1.4 精益管理能给我们带来什么？
政府机关和事业单位中普遍存在工作量大，经常加班的情况，在部分地方还存在工作效率低、管理成本高、服务对象满意度低等情况。对行政机关而言，精益管理给我们一双善于识别浪费的眼睛，给我们很多改进的方法。通过精益管理可以提高资源的使用效率，以最低的投入实现最大的效益，具体表现在：
u 提高工作质量和服务对象的满意度
u 提高部门和个人的工作能力
u 减少加班、使工作更轻松
u 降低管理成本
u 提高工作效率

2.什么是浪费
精益管理是从认识浪费开始的。
2.1 浪费的定义
浪费是指不增加价值的活动，或尽管增加价值，但过度使用了资源的活动。
2.2 行政管理中的“七种浪费”

1、等待
缺乏主动精神 ，被动等待上级的指示和下级汇报。

2、协调不力
各部门各自为政，相互制约，缺乏主动沟通协作精神，缺乏团队意识，工作效率低下。

3、资源闲置
部门或职能设置重叠，两个部门承担类似的工作，好像是谁都负责，其实是谁也不负责。

4、流程不清
缺乏明确的规章、制度、流程，造成工作职责不清；或有章不循，随心所欲。

5、失职
应付工作，责任心不强。该做的事情没有做或没有做到位，失职是管理中最大的浪费。

6、效率低
经常加班加点，工作似乎老是做不完。应该按计划完成的任务反复拖期。

7、管理成本高
计划编制无依据，计划不如变化快。没有长远工作规划，工作随想随做。

表现形式：过量的文件、报告和数据：对于业务展开以及内部管理决策不产生价值的文件、报告，公文、数据及其它信息；等待：行政事务或业务流程中信息或某一处理过程比预期或标准要求时间节点慢而造成的延误；转移和传递：信息、报告以及其它物品的转移或传递；多余的管理环节：站在服务对象的角度来看不产生价值的活动或过程，不必要的确认、检查、盖章、复印等环节，没有必要召开的会议等；文件、数据积压：文件、数据不及时处理造成积压、堆积以至于成批处理的现象；多余的移动、动作：不必要的出差（服务对象、机关干部）、不必要的动作、繁琐的文件；返工：计划不合理、文件的多次退回、服务对象多次填表，多次提交资料等返工现象；资源浪费：干部职工的能力没有得到有效、适当的发挥，超出组织运作必须的资源的物料、办公用品等浪费。

注：手册附件1对七种浪费作了举例说明。

3.什么是行政成本
广义上的行政成本是指政府的行政行为所耗费的各种资源，包括物质资源、信息资源、精神资源、关系资源等。
狭义上的行政成本是指行政机关在履行其职能的过程中所花费的各种支出。它包括两方面的支出：一是维持行政机关自身运行的费用；二是为了履行本机关所承担的职能而消耗的费用。
行政成本的增长一方面是由于社会公共事务管理复杂性增加而带来的合理成本增长，另一方面则是因为我国行政机关由于体制原因存在的一些不良现象所造成的非生产性成本增长过快，主要表现在：
1）公务成本高。缺少成本观念，造成文山会海，公务办理拖沓推倭，行政机关效率低下，增加了行政成本。
（2）运行成本高。不进行严格的成本核算，办事铺张浪费，公款吃喝、公费出国、公费旅游，无端地消耗本就稀缺的行政资源。
（3）基础成本高。主要表现为机构众多、人员臃肿、人浮于事、效率低下。
（4）装备成本高。主要表现在超标准建房、超标准购车，重复建设，购买办公用品不考虑行政成本等方面。
（5）无形成本高。行政机关各种不良风气，使行政资源无法最大限度地投入到正常的行政活动中去，严重影响了行政机关的工作效率，增加了行政行为的无形成本。

4.什么是行政管理效率
行政管理效率是指公共组织和行政工作人员从事公共行政管理工作所投入的各种资源与所取得的成果和效益之间的比例关系。
在精益管理中，我们可以用增值时间和浪费时间来测量行政管理效率。
4.1 增值时间
它是指按照法律法规要求的程序，为我们的服务对象带来价值，并被服务对象认可的时间消耗，同时要求第一次就做对。例如：生产许可现场审查的时间，制作证书的时间，每个人的岗位职责所规定的的核心工作。
增值时间应预先设定。可以测量的通过一步一步测量得到，对难以测量的增值时间，先跟踪记录实际消耗时间，再评估分析得到应消耗的时间，最后取平均值。
增值时间我们通常用绿色时间来表示。
4.2 浪费时间
它是指没有给服务对象带来价值增值的时间消耗。
浪费的时间通常用红色时间来表示：

行政管理效率
增值时间
总共花费的时间
绿色时间 + 红色时间
=
=
绿色时间

二、精益管理的主要工具
在推行精益管理过程中要运用的技术或工具很多，其中在行政机关中运用到的主要有：5S、目视化管理、即时管理循环、改善、技能矩阵等。

1. 5S管理
1.1 什么是5S
所谓5S，是指对生产现场各生产要素（主要是物的要素）所处状态不断进行整理、整顿、系统清洁、标准化和提高素养的活动。由于整理（Seiri）、整顿（Seiton）、系统清洁（Seiso）、标准化（Seiketsu）和素养（Shitsuke）这五个词日语中罗马拼音的第一个字母都是“S”，所以简称5S。
5S是推行精益管理的基础。
  1.2 5S各专题的含义

1.2.1整理（Seiri）
区分要与不要的东西，不要的东西清理掉，目的是腾出空间；减少误用机会；营造清爽工作环境。
被保留的物品，资料或文档应满足:
时间上正好需要：保留每天每周要用的，每月每年才用的进资料室储藏室，丢弃没用的或不知何时用的。
物品的种类和数量正好：它必须在这里，必须这么多！

1.2.2整顿（Seiton）
将经常使用的物品，资料或文档分类整理，定位定置，使任何相关人员能够取放自如。目的是合理规划空间（包括虚拟的电子文件，邮件），减少寻找和放回的时间；消除出错的可能。整顿时可以先将所有的物品，资料或文档先罗列出来，再（对于公用的东西采取集体讨论的办法）按照使用频次，轻重，等原则思考并定义每个物品的位置或文档路径；最后图示，标示，使得相关人员一目了然。简言之，整顿就是人和物放置方法的标准化。

1.2.3系统清洁（Seiso）
是把工作场所打扫干净，对出现异常的设备立刻进行修理，使之恢复正常。
清扫应每天都做，它有助于保持整理整顿的成果，及时发现问题，创建一个明快、舒畅的工作环境，以保证安全、优质、高效率地工作。

1.2.4标准化（Seiketsu）
是在整理、整顿、清扫之后，认真维护保持完善和最佳状态。将前面的3S的工作以文件的形式标准化，形成规章制度，定期检查和评审。

1.2.5素养（Shitsuke）
素养是指养成良好的工作习惯，遵守纪律，努力提高人员的素质，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，营造团队精神。这是5S活动的核心。素养的要求是：
全员参与，从小事做起，从身边做起
有组织，分区域，落实责任人
有标准: 每个空间都定义
有检查（最好不定期）
发现问题，立即改正，不姑息
提高标准

1.3 5S典型应用场合
办公场所杂乱、无序、低效

你的电脑桌面是这样吗？

1.4 5S的水平等级标准

整理
整顿
系统清洁
标准化
素养
第1层次刚刚开始
需要和不需要的物品混放在整个区域。
物品随机放置在整个工作场地内。
没有找出关键区域物品，也没有标注。
经常不遵守工作区域方法，也不记录在案。
随机检查工作区域，没有5S测量。
第2层次关注基础因素
找出必要和不必要的物品；没有不需要的物品。
根据使用频率， 安全地合理摆 放必要的物品。
标注关键区域物品，检查并记录 必要的执行程度。
工作组有文件化的区域划分和控制
确定最初的5S等级并在区域内张贴
第3层次让它变得可视化
进行最初的清洁，了解混乱的原因，并采取改正措施。
说明需要的物品， 根据计划数量标 明指定的区域。
制订可视化的控制和指标，并标注在工作区域内。
标签、数量和控制方法达成共识并文件化。
工作组定期检查5S
第4层次关注可靠性
记录并遵守清洁计划和职责。
按最小使用频次安排最小量的物品。
每天进行区域清洁，检验；每天供应库存
要证明现有的标准工作法在现有的区域得到有效的使用。
记录了问题的原 因和发生频率， 采取相应的改正 措施。
第5层次保续
找出存在清洁问题的区域并采取相应的预防措施
所需物品可以在30秒内取回，只需移动最少的距离。
找出潜在问题并记录对策。
要证明现有的标准工作法在现有的区域得到有效的使用并与其他团队分享
消除了根本原因并采取了包括预防在内的改进措施。

1.5 推行5S的目的和意义
5S活动不仅能够改善工作环境，还能提高工作效率、服务水准、员工士气等，是减少浪费、降低成本的有效方法，也是其他管理活动有效开展的基
础。
1.6 5S实施步骤
Ø 分享5S的概述。
Ø 选择工作区域的实施团队。
Ø 确定实施目标、活动和计划。
Ø 记录现有状况。
Ø 开始行动！应用5S。
Ø 记录改进情况。
Ø 充分利用目标区域的成果。
Ø 使用新的5S目标和行动，获得成果。
Ø 确定下一个应用区域并再次应用5S。

2.目视化管理
2.1 什么是目视化管理
目视管理是利用形象直观、色彩适宜的各种视觉信息和感知信息来组织现场工作活动，以达到提高工作效率的目的的一种管理方式。
目视管理是管理方法中最简单的一种管理方法，但也是很有效果的一种管理方法。其要义是：一看便知。假如每个人均能一看便知，最起码方便太多了不必浪费找寻，当然工作效率自会提高。目视化管理也是5S的基本工具。
行政机关目视化管理主要是将单位及各部门的宗旨，文化，组织结构，流程和标准化要求，布局，人，财，物的状态等等信息定义清楚，一目了然地体展现在各相应的区域，提高管理透明度，减少浪费提高管理效率。目视化的内容包括：
u 部门、区域的业绩衡量指标
u 标准化作业指导文件，办事流程
u 工作进度
u 检测设备、工具的状态
u 办公区域的划分，各部门处室的组织架构

2.2 目视化管理的效果
实施目视化管理可达到以下预期成果：
u 传达并告知有关工作的发展情况或事实。
u 激励单位职工并促使他们采取积极参与经营的行动。
u 使单位职工达成共识，以相同的想法与理念向着共同的目标前进。
u 给单位职工提出警告，防患于未然。
u 作为单位职工判断的基准，促使他们采取正确行动。
目视管理与其他管理方法相比，其特点是：目视管理形象直观，容易识别，简单方便，传递信息快，提高了工作效率；信息公开化，透明度高，便于各方面人员的协调配合与相互监督。另外，目视管理能科学地改善工作条件和环境，有利于产生良好的生理和心理效应。
2.3 目视化管理的具体事例
常见的目视管理手段有标志线、标志牌、显示装置、信号灯、指示书以及色彩标志等。
在日常生活中，目视管理的应用实例比比皆是。比如：
u 马路上的斑马线、行车线、红灯和绿灯
u 公告栏：表示有事情传达的也方
u 看板或标示牌：如有个平面示意图或标示牌标示着XX办公室。
u 档案目录：档案管理过程中，正是应用了目视化的原理，给查询提供了方便。
u 目视管理，配合5S运动来进行，能达到更好的效果。
u 设置公示牌：在楼梯或电梯口设置楼层公示牌，在办公室门口制作工作人员出行公示牌，在办公桌上摆放离岗记录牌，在活动室门口设置开放时间或训练安排表，在办公大厅设置内部通知提醒专栏和办事流程公示栏。

3.最适工作流
是指工作流的路径要最适化。在法律法规规定范围内，将待办事项在最短的管理跨度内、以最简的办事程序、最短的周期、最适的速度完成。
3.1 最短的管理跨度
三定方案赋予了每个部门应尽的职责和义务，同时也明确了每个干部的工作权限。对于待办事项要尽可能在最适的管理跨度内完成；窗口能处理的事情就没有必要再回到业务部门；业务部门能处理的事情就不要再去向局长请示，要打破以往事事请示、事事汇报的陋习。
服务对象满意
服务窗口
直接上司
二级领导
分管领导
分管处室
直属单位
服务对象需求

3.2 最简的办事程序
目前仍然时有服务对象反映办事手续繁杂，办手续要跑多次；提交文件杂，审批签字多，要尽量简化。
3.3 最短的循环周期
在逐级审批过程中要尽量减少停滞时间，例如行政许可可以尽量做到到一件、批一件；最少要做到上午到、下午审；缩短服务对象等待时间。
3.4 最适的速度。
海尔的张瑞敏有一句名言，日事日清。每名干部职工对自己的工作要合理安排，一件事情要尽量一次性处理完毕避免拖沓。
最适工作流是一种指导思想。最适工作流明确了改善的工作方向，实际应用中要力求通过流程梳理、优化和改善达到4个最的境界。

4.改善
改善源于日本词汇Kaizen，Kai意思是改，Zen的意思是善；即不断改进，越来越好。发展到现在改善被理解为持续改进和短期内（几天）集中人力物力迅速改变提高的一种工作模式。

改善可以应用于日常生活中的每一天：不管是在工作中，还是在家里；也不管是在生产领域，还是行政管理领域。
4.1 改善的10原则：
1) 摒弃固有思维，否定当前实践
2) 努力找到解决问题的办法，而不是为什么不能做
3) 好的建议立即做
4) 不必追求完美，60的改进就行
5) 立即纠正错误
6) 把问题转变为想法
7) 刨根问底：问5个为什么
8) 将你们放在工人的位置,10个人的意见胜过1个人的知识
9) 先试行，在验证。
10) 改进无极限。
4.2改善的工作流
对于我们消除浪费、改进不足、解决问题，改善可以说是既简单、又有效。通常只需凭借个人的能力，借此方法就能解决很多问题；当出现问题的时候，不要怕、不要止步不前，你只需要一点一点的找原因，一项一项的解决掉，哪怕只是有一丁点的改善也很好，只要这样坚持下去，很多的问题都能迎刃而解。

项目任务书
建立团队
- 分析数据
- 方案选择
- 实施准备

1.1
1.2
第一步：
项目准备

第一步：
当前流程的问题
2.2
2.1
第二步：
改善目标和措
第二步:
质疑当前状态
5. 技能矩阵
要求每位职工都具备处理多种工作的能力，这样就能提高处理多种工作的灵活性。例如，负责某一种检测方法的同事请病假，如果其它同事也掌握这种技能，就可以代替他的工作，避免造成工作停顿。

我们现在很多单位都实行了AB角，当A角工作人员不在的时候，B角能马上接替他的工作，保证工作的连续性。那么如何才能让B角立即对接上呢？关键就是要培养多能、复合型人才，各个单位要坚持对职工的培训，培养职工掌握多个岗位的工作方法，使每位职工都具备处理多种工作的能力。
物业安保培训方案
为规范保安工作，使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。
一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。
其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。
2、培训要求
1）保安理论培训
通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。
2）消防知识及消防器材的使用
通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。
3) 法律常识及职业道德教育
通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、无私奉献更好的为公司服务的精神。
4) 工作技能培训

其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落