基于OAIS参考模型的数字档案馆-济南市数字档案馆建设实践.doc

基于OAIS参考模型的数字档案馆
——济南市数字档案馆建设实践

济南市档案馆 技术处
北京东方飞扬软件技术有限责任公司 档案信息化研究院
一.数字档案馆的概念
　 数字档案馆（Digital Archives）是档案界近年提出的新概念。由于形成时间较短，暂时还没有取得统一的认识和提法。综合目前的各种表述，可以将数字档案馆的概念完整地表述如下：数字档案馆是一个数字化的信息系统，并以网络方式相连接和提供利用。实际上就是运用当代信息技术，对数字档案信息资源进行管理，以网络化方式相联接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。因此数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案工作业务流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式，涉及到一系列标准规范与法规的制定和推行、软/硬件基础设施构建、应用系统开发、数字资源建设、人才队伍培养等方面内容，是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程等有着密切联系的系统工程。数字档案馆是信息时代、网络经济的产物，是企业信息化的一个重要组成部分。数字档案馆是由一个个相对独立的数字化档案馆实体组成的资源共享的社会档案馆系统。它更像一个“信息门户”，用户进入这个门户就能对众多信息资源进行访问，获取自己所需的信息。因此档案馆数字化建设的主要目的是为社会提供数字化的档案信息资源，并实现信息的社会共享。实现数字化建设的档案馆，会伴随社会的发展，全方位参与到政治、经济、文化等各个领域，成为社会公众实现多元化信息需求的重要渠道。
二.数字档案馆的建设目标
　　针对数字档案馆的建设需求，实现数字信息服务与信息利用价值的最大化，更好的推进档案信息化建设，服务于生产经营科研活动，从而确立了数字化档案馆的建设目标：
Ø 实现数字档案馆信息资源建设整合：数字档案馆信息资源的建设有两个方面的重要内容：一方面，实现馆藏纸质资源的数字化，将档案馆中库存纸质档案、录音、录像以及实物照片档案进行数字化处理，形成数字档案馆资源数据库的重要组成部分。另一方面是做好电子文件的收集归档。对于后者来说它是今后数字档案馆建设的基础。做好电子文件的收集归档工作是数字档案馆建设的重要前提和步骤。鉴于各机关、单位在日常的生产生活中产生了大量的电子文件已成为事实，故对本地区各部门目前已经形成的应当归档的电子文件进行全面、系统地调查和了解并进行收集归档。做好电子文件的收集归档工作，不仅为数字档案馆建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。
Ø 实现档案馆业务流程自动化：包括编目、归档、组卷、借阅、管理、编研、报表、统计等，类似于传统的档案管理系统，但数字档案馆偏重于对数字全文信息的管理和利用。
Ø 实现信息资源共享：借助企事业单位政务网平台，组建全市的档案信息网络系统，使企业档案馆与机关档案室，各二级单位档案馆（室）的档案信息资源数据库进行虚拟连接，实现一个跨平台、跨主机、跨地域的的高速分布式的网络搜索系统，利用数据库搜索与全文搜索技术，实现档案信息资源的共享，构成全市一体化的虚拟数字档案馆系统。实现在线档案的管理与监控，提高全市范围内档案信息查全率与查准率。

Ø 建设完备的档案门户网站：利用此门户网站向社会公众提供档案指导和档案信息资源利用服务，将馆藏档案中可以公开的档案，发布到门户网站系统中，使其更好的服务于社会大众，这也是建设数字化档案馆的终级目标。
　三.基于OAIS参考模型的数字化档案馆系统
在数字化档案馆建设领域，一直以来都面临着一个难题，就是如何保证数字信息的长期保存与持续利用。OAIS参考模型的出现，为数字档案信息进行长期保存和持续利用提供了一个最佳途径，已成为一种开放性数字档案馆建设的基本框架和所应遵循的原则。
1.OAIS参考模型简介
OAIS (Reference Model for an Open Archival Information System，即开放式档案信息系统模型)是1995年在国际标准化组织(ISO)的请求下，美国国家航空和航天局的空间数据系统咨询委员会(CCSDS)开始开发的一个规定概念和参考框架。参考模型几经修改扩充，于2002年1月最终通过审核，正式成为一项新的国际标准(ISO：14721)，现已成为国际上很多数字档案的研究和开发项目优先遵守的标准规范。
OAIS信息模型提出了信息包的概念，它将信息在系统中输入、运转和输出的结构概念化，分为提交信息包(SubmissionInformation Package，SIP)、存档信息包(Archival InformationPackage，AIP) 和分发信息包(Dissemination InformationPackage，DIP)。提交信息包是信息生产者提供给OAIS的信息包。一个或多个提交信息包需要被转换成一个或多个存档信息包进行保存。存档信息包有一系列完整的保存描述信息和相关的内容信息。最后，根据利用者的请求，OAIS需要以分发信息包的方式提供一个存档信息包的所有或者部分内容给利用者。OAIS还有六项功能，分别是摄入功能(Ingest)、档案存储功能(Archival Storage)、数据管理功能(Data Management)、系统管理功(Administration)、保存规划功能(Preservation Planning)和存取功能(Access)。这六项功能为OAIS数字存档系统的总体功能框架的设计和实现提供了较为完整的高层概念框架模型。
OA1S参考模型是对与数字档案系统相关的环境、功能模块以及信息对象的概念化，它为数字档案馆的设计提供了一个很好的参考模型。我们遵循此参考模型，进一步结合系统的体系结构、存储或处理过程、数据库设计、处理平台等技术方面的细节，就能构建出一个符合档案馆业务管理与服务的数字档案馆实际应用系统。
2.OAIS系统体系结构设计
2.1 概述
济南市档案馆成立于1958年12月15日，是济南市永久保管档案的基地和社会各方面利用档案文献的中心。截至目前馆藏档案已达253个全宗，308738卷（件），包括文书档案、专门档案、科技档案、声像、实物档案，初步形成了具有地方特色的馆藏档案资料体系。
随着信息化进程不断推进，产生的各类电子文件的数量不断增多，社会公众对于数字化信息的利用需求越来越迫切。鉴于此，建设新时期下全数字化的综合性档案馆，更好、更快、更便捷的向社会提供档案信息资源服务，便成了这一时期的首要任务。
自2007年对数字档案馆立项以来，济南数字化档案馆的建设已经取得了很大的成果：
Ø 馆藏档案已全部实现数字化，包括馆藏纸质文件和多媒体信息，同时建立了以档案全文数据库为核心的管理和利用体系。
Ø 在管理上，已经取代了旧的手工管理模式，采用飞扬数字档案馆系统对其业务流程实现了全程管理，飞扬数字档案馆系统在功能上涵盖了档案馆业务的全过程：档案数字化及生产管理、档案整理编目、现行文件管理、档案内容管理、档案辅助实体管理（征集、接收、移交）、档案利用（查询、借阅）、在线归档等。
Ø 基于政务网平台利用分布式检索平台，实现了与下属二级档案馆（室）数据信息共享。
Ø 在档案信息的利用上，建立了档案数字信息在线查询系统，为用户查阅档案信息提供了方便，用户可以通过系统提供的全文检索、分类检索等检索方式，在线查阅自己想查阅的档案信息。
Ø 完善了档案馆信息门户，采用信息发布系统，将馆藏档案中可以开放的档案通过此发布系统发布到门户中，从而更好的服务于社会大众。
面对着已经取得的成果，我们并没有沾沾自喜，因为我们知道真正的实现全数字化的档案馆，还有很长的路要走。对此，我们也制定了向全数字化档案馆迈进的第二阶段目标：
Ø 建立基于OAIS参考模型的数字化档案馆系统，解决电子文件的长期保存与利用问题。
Ø 建立现代化的电子阅览室，并以其特有的快速、高效和便捷改变人们的生活方式。
Ø 建立档案利用收费系统，强化成本效益观，实现投入产出比。
Ø 基于政务信息网平台，建立与企业档案馆、机关档案室，各二级单位档案馆（室）的档案信息资源数据库实现数据共享，建立济南市档案利用一体化的服务中心。
2.2 系统设计目标
Ø 参考OAIS模型建立基于J2EE平台的标准化、可扩展、多馆协同的数据集中式数字档案馆系统；
Ø 具有档案信息获取、管理、存储、利用、交换和服务等一系列功能；
Ø 向档案利用者提供一站式、无缝集成的、个性化的档案查询服务以及其他相关服务；
Ø 所有的档案用户界面都是基于WEB的，包括：用户提交界面、搜索界面、系统管理界面等各种界面。利用Java虚拟机和Java服务器技术，系统允许用户通过浏览器访问系统；
Ø 采用强大的工作流引擎建立档案管理工作相关业务的在线指导。
2.3 技术架构
基于OAIS的数字化档案馆系统是建立在JE22平台之上的档案馆系统，系统的所有代码采用JAVA语言进行开发，系统的后台数据库系统采用关系型数据库系统Microsoft SQLSERVER2005，系统中的所有配置均采用XML技术
技术架构如下：

整个系统被划分成五个相对分开的逻辑层面：
展现层：采用Struts框架实现MVC模式的展现层。是展现给系统所有用户的图形界面，它包括HTML、JSP、Servlet、Java Applet。采用MVC模式的优势在于：代码重用性，MVC可以使用多种用户图形界面而系统核心处理功能无需改变；开发工作的协同性，Java开发人员与页面的美工人员的工作可同时独立的进行，并且图形界面的变更不会导致核心处理功能的变化；可靠性，因为显示功能与处理功能的分开，所以在不需要重新编译核心处理功能的情况下可以修改系统的图形界面。
应用层：实现所有的档案管理业务逻辑。包括所有的档案管理功能，如档案的摄取、管理、保存、利用、访问等。工作流引擎贯穿整个系统的功能及业务流程，使各个相对独立或有先后次序的功能可以有机的结合起来，功能之间有相互调用的接口。
服务层：作为整个系统的服务总线，为整体系统提供面向服务架构的开发工具包。其原理是将基础功能合并到开发工具包中，统一提供API接口供"应用层"调用，例如JavaMail为所有的模块提供邮件服务。这些开发工具包有：邮件服务类、消息服务类、文件处理类、FTP处理类、XML处理类、字符集转换类、唯一主键生成器、分页处理类、数据类型转换类、树型结构处理类、报表处理类、文件加/解密类等。
信息包引擎：信息包引擎层是进行逻辑包与物理存贮包之间的转换层。它完成从信息包数据到数据库、文件系统、外部各种数据源之间的交互与存取功能，并提供统一的访问接口。本层向上提供访问接口，包括定义、查询和更新三方面的功能接口，向上层提供以DOM形式的信息数据包,将经过服务接口从各类数据源中获取到的数据转换为信息包、将数据修改命令转换为标准格式提交给服务接口执行。数据库接口使用hibernate 数据对象持久层技术实现。Xml文件访问使用w3c标准格式定义的xml文件系统作为数据源访问。
数据层：存放系统的应用数据，是上层的数据源。数据源可以是关系型的数据库系统，如MS Sqlserver；也可以是XML文档集(按照XML规范存放的数据)。

2.4 系统架构

2.5 功能模型

Ø 信息生产者：立档单位或个人
Ø 立档单位提交：立档单位在线将SIP批量远程传输至INGEST功能，由INGEST功能产生适合标准及保存的AIP。SIP在传输过程中处于加密、压缩状态。从SIP到AIP过程可采用工作流管理。
Ø 个人提交：属于个人捐献档案。可在线著录档案元数据。
Ø 元数据：采用并扩展都柏林核心元数据标准(DC)描述数字化档案信息。
Ø 工作流管理：通过用户自定义的工作流引擎，完成信息提交、摄取、归档、利用审批等业务流程，管理员可实时监控流程进度。
Ø 在线预订：利用者在线向ACCESS功能提交超过权限范围的数字档案利用请求，经管理员审核后，由ACCESS功能产生分发信息包(DIP)通过电子邮件服务发送至利用者。
Ø 安全防护层：包括数字传输加密、电子文件签章加密。

3.OAIS数字档案馆功能特点
1) 通过多层面的信息摄取，形成综合信息资源库。
传统档案馆管理系统比较，OAIS数字档案馆的信息资源库将是丰富多彩的，不仅涵盖了原来的档案信息资源，其信息摄取将进一步扩大到现行文件、资料、各行业专业数据库、社会公众服务信息、网上相关信息等，其载体形式包括语音、视频、图形、图象等更为广阔的领域，是一个以档案信息为核心内容的社会综合信息资源库，能满足社会各方面对档案信息资源的需求。
2) 数字信息海量化
数字档案馆保存的各类数字信息主要是计算机生成的电子文件和用计算机进行数字化处理的各种档案信息及其他社会信息，随着档案馆对数字信息的摄取力度与广度越来越大，数字档案信息的数量将会以级数的概念增长。因此，OAIS系统提供了海量数据存储的功能，并建立全文信息库，更好的服务于社会大众。
3) 数字档案信息的有效访问与查询利用
OAIS数字档案馆建立以用户为中心的服务模式，从而提供了各种档案信息资源利用途径。
Ø 在线查询利用 ：通过网络技术将各个分散的档案信息数据库连接起来，用户可以通过网络与档案馆建立联系，而不受地理位置和时间的限制，实现跨馆际查询。数字档案馆具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；能根据用户需要设置目录检索、元数据检索、全文检索、图文声像一体化检索；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理；能通过数据调度和数据集成等方式建立检索机制，利用者可以通过网络对电子文件资源（包括目录、索引和全文）进行远程查阅和调用。经数字化处理，进入数字档案馆数据库的各地孤本、珍品档案资料也能在网上查询获取。
Ø 电子阅览室 ：电子阅览室相比与传统的阅览室，无论是在内容还是形式上都发生了巨大的变化。它改变了传统的单一纸质档案查阅模式，是利用多媒体计算机、线路、网络设备等资源为档案利用者提供了多媒体电子型文献的场所，从而提供快速、准确、大范围的服务。电子阅览室的主要功能包括：档案信息检索咨询、浏览传递、宣传教育、收费管理、文化娱乐。
4.OAIS数字档案馆建设意义
Ø 数字档案馆是信息化建设不断推进的必然产物。在信息化时代，数字信息产生的收益在社会总价值的比重中越来越大，而数字信息的定义就是基于计算机网络的基础信息资源，数字档案馆所提供的信息极其丰富、重要，而其中的档案信息更是不可代替，更重要的是它可以帮助档案人建立起成本效益观，实现档案信息资源的深度挖掘，为社会提供数字信息资源服务的同时，还可获得一定的经济效益。
Ø 数字档案馆将用丰富档案信息资源支持上层决策、管理。特别是数字档案馆与政府办公系统有着密不可分的联系，政府办公过程中产生的绝大部分公文文件都将会归入数字档案馆，数字档案馆也必将成为这些信息资源的归属地。鉴于此，数字化的档案馆对于企、事业单位、政府机构的决策和管理的作用是不可估量的。
Ø 数字档案馆有助于改善档案管理工作，提高档案工作的社会地位。数字档案馆的建设将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而将会促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革；并且通过最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，彻底改变档案馆封闭、半封闭的状况，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的作用和地位。
其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落
其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落