公司内部文件格式标准规范.doc

文件名称
湖南泰谷生物科技股份有限公司
公司内部公文格式标准规范（试行）
文件编号
湘泰科字2012[015]号
编制部门
行政部
修改状态
第1次修改
共9页
编制人
彭俊杰
发布日期
2012.12.15
实施日期
2013.1.1
审核人： 日期：
批准人： 日期：

公司内部公文格式标准规范（试行）

1.目的
为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。
2.适用范围
总公司及子公司各部门
3.内容
3.1公司文件格式要求：
3.1.1红头文格式
3.1.1.1文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅
3.1.1.2发文字号的字体：四号宋体、黑色
3.1.1.3标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中
3.1.1.4主送机关的字体：四号宋体、黑色
3.1.1.5正文的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距
3.1.1.6附件的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距
3.1.1.7作者的字体：四号宋体、黑色、右对齐
3.1.1.8日期的字体：四号宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“○”
3.1.1.9注释的字体：小四号宋体、黑色
3.1.1.10主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗
3.1.1.11抄送机关的字体：四号宋体、黑色
3.1.1.12印发说明的字体：四号宋体、黑色 印章上不压正文，下压日期
3.1.1.13所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管
3.1.2规章制度文格式

3.1.2.1文件标题：
各级标题均用阿拉伯数字（1，1.1，1.1.1）区别，大标题为黑体三号加粗，一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为楷体GB-2312小四号字加粗
3.1.2.2文件正文：宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗
3.1.2.3发文单位/发文时间/落款/日期：宋体小四号字
3.1.2.4主题词/呈/发宋体小四号字
3.1.2.5行间距：1.5倍（未定义文档网格）
3.1.2.6页边距：上下各为2.54㎝,左右各为3.17㎝
3.1.2.7公司简称：在文件正文内可简称“泰谷生物”
3.1.2.8公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称
3.1.2.9公司文件机密程度说明（详见附件1）
3.1.3请示文格式
3.1.3.1请示标题为三号宋体加粗居中
3.1.3.2正文段落1.5倍行距，字体为四号宋体字
3.1.3.3落款/日期为四号宋体字
3.2公司文件编号要求
3.2.1发文字号编写说明
发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，序号用中括号“[ ]”括入；序号编虚位（即1编为001），不加“第”字，表头红线不加五角星。
3.2.2部门代码说明：
部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：
行政部XZ、证券与投融资ZT、企划部 QH 、人力资源HR、财务部CW、有机物料腐剂营销中心FSJ、生物肥料有限公司SWFL、生物兽药有限公司SWSY、采购部CG、物流部WL、质量部ZL、农用微生物研究院YJY、生产部SC、后勤部HQ。
3.2.3发文字号的种类及使用规定：
3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发总公司的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。（见附件2）
落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司
文件编号：湘泰科字[2012] X号
3.2.3.2公司内部各部门之间工作联系的文号。（详见《工作联络制度》）
3.2.3.3公司内部制定相关管理制度办法等。（见附件3）
3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。（见附件4）
落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司
文件编号：TGQS-部门代码[2012] X号
3.2.3.5公司会议纪要的文号。（详见《会议管理制度》）
4.附则
本规范从发文之日起执行，由行政部负责解释。

湖南泰谷生物科技股份有限公司
2013.1.1

5.附件
附件1：公司文件机密等级说明
附件2：公司发文模板
附件3：管理制度发文模板
附件4：内部请示模板

附件1：
公司文件机密等级的说明
为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下：
依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围；
文件等级分类
保存
期限
举例说明
管控要求
1: 一般文件
3年或文件有效期
1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性的；
1.2 有关工作或生产进度安排之文件、公告、通告、内部联络单；
1.3 有关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、通告、内部联络单；
1.4 有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与奖励等之公告、通告、内部联络单；
1.5 政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉及政策性的；
1.6 日常性签呈、请购单、委托修复单、提案与提报类(但不包括人员奖惩或调薪)且不涉及政策性与技术性的;
1.7 日常性呈批单据(如:派车单、公出单、忘打卡证明…) 且不涉及政策性与技术性的；
1.8 其它有效期在1年以下的文件、文书、且不涉及政策性与技术性的；
公司内部人员均有浏览权限
2: 密件
5年或文件有效期
2.1 有关人员之奖惩、晋升、降级、调薪之建议案或签呈；
2.2 有关劳动合同及其附属文件；
2.3 员工薪资及其相关档案文件(含银行账号)；
2.3 员工个人资料及其相关个人隐私文件；
2.5 ISO相关文件、档案与数据；
2.6 订单、采购单、生产命令单、入库单、报价单….等单据与相关数据(含计算机档案)；
2.7 厂商(供货商、协力厂商、配合厂商)资料；
2.8 一般合同或协议书、且不涉及商业价值或技术性的(如:用工合同、勤工俭学、改建工程等)；
2.9 劳资协议或合同(如:年薪合同、保密协议、竞业禁止、工伤赔偿、培训协议等)；
2.10 登录“系统”之个人账号与密码；
2.11 研发人员之计算机开机或重要数据之账号与密码；
2.12 尚未对外公开之会议记录;
2.13 各单位日常生产数据、入出库数据及各项数据窗体;
2.14 其它经部门经理级以上核定为密件的；
相关部门负责人有浏览权限

3.机密文件
10年或文件有效期
3.1 设计图纸、BOM数据、样品测试数据、样品数据；
3.2 质量部各项检验或测试数据和标准;
3.3 客户往来电邮或书信等一切资料(不涉及客户基本数据及价格数据)；
3.4 生产或组装使用之各项装配图、检验检测标准或数据、说明及含有技术性之文件；
3.5 生产系统内之各项数据；
相关部门经理级以上以及相关授权人有浏览权限
4.极机密文件
20年或文件有效期
4.1 财务部之各项文件与内部流通报表；
4.2 采购部内部流通文件与报表；
4.3 其它经协理、厂长、行政人事处核定有必要订为极机密的文件;
相关部门经理级以上有浏览权限

5: 绝对机密文件
50年或文件有效期
5.1 与各户有关之价格数据与基本数据(如：客户联系人及电话地址等)；
5.2 与质检或商检局正式往来之各项资料(如：质检单、账册等);
5.3 财务部正式上报报表或账册、单据等资料;
5.4 公司副总经理级以上人员或投资方之各项资料;
5.5 其它经副总经理以上核定有必要订为绝机密的文件;
公司决策层
浏览权限

附件2：

湖南泰谷生物科技股份有限公司文件文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅

湘泰科字2012 [XXX]号 机密程度：四号宋体、黑色

关于下发《 》的
通知
三号黑体字、加粗、黑色、居中

正文：四号宋体、黑色

湖南泰谷生物科技股份有限公司
二○一二年X月X日
四号宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“○”

主题词：主题词三号黑体、黑色、加粗
关键字 关键字主题词内容为四号宋体，黑色

发：湖南泰谷生物科技股份有限公司
抄送：公司全体员工
四号宋体、黑色
附件3：

文件名称
内部公文格式标准规范（试行）
文件编号
TGXZ000
编制部门
行政部
修改状态
初稿
共1页

编制人
彭俊杰
实施日期
年 月 日
审核人： 日期：
批准人： 日期：宋体小四，加粗居中

标 题黑体三号加粗居中

1.目的
2.适用范围
3.内容
宋体四号加粗
3．1二级标题宋体小四号字加粗

3．1．1三级标题楷体小四字号字加粗

正文宋体小四号

n.附则
本规范从发文之日起执行，由XX部负责解释。
n+1.附件

附件4：

请 示
TGQS-部门代码2012 [XXX]号
领导审批意见：

标题：
请示部门：
请示人：
请示部门负责人：
请示时间：
呈：
抄送：
请示内容：

泰谷生物XX部
年 月 日其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落

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