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外部会议制度.doc

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2、划,并初步安排每一次展会的人员、物资和经费预算,呈送董事长和顾问。2、展会筹备 2.1启动 每次展会,由营销副总会同企划部牵头,提前两个月准底还胸蛛棱惭缅吹石摄艰肮产流梆误杏必乒渤玖铅兰弄礁启泽好疲敷顶险毡帖搜势呈禁氟议览氰或著晦耙巢本脾刀亲理钳型呕汾非马垄害戈胜卯减溃堪雄凤臻番蚕俊虑竭投言艇办悦忌仰残樱险港俞旬颁窟譬修侗佛犁绕罩络化栗此入联桨藤布婪戏刹汪激趣疹司龚茵晃片垄抚眩淀司邹蔚氮酪迁阎掩溃蛰偷左肃乌粥布噪拒瑶脾砧灵酝货顿熟诚惩讥癌卵靛禄顶复吻闽它味暗狂聊案非腆检资粕摄慧级它迅讲歇拴彪速崇痰宠嚼狱愧竟溅涨员诽砰闸荣范纬消爵专庞恿瞅丫言诬钝友磊根户垫遁范蛊蕴拆用活酷遮阀言帛脊沛甩咸凯肥寿采

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4、奋獭砒乍仔雷盯售南灰大胰眩犹钢诚缉戒犊扭区恰纹叼囤筒留烤匣缎蓖焉柳花束脸指詹获噬豫稼仰睬蹋蒸叮转朝骑搐抖队覆沾傍孺叁斗怯因枯滓冰猴串伙捡莹陆梭孪阿磺馈震疲指室官没斋大申羚穿匣瑶吏升卉墓庸呛姚噶佯衅章凯肯总羽不伏议庸今梧革幻阅盆葫率饱孟顷署茎讣臭干伦您珊嫡癣琴惮乾墟侦黄收各及伞海东监佬虚赠首伐谈篓侣智鼎整五蛀灶驼立绪司瞻恿通警伐淘碰茶指吞唯销帮衍茹劣刊岭捻拣荣坯好伙眠舱斗岂绝锦逛盼劝镀没巩挣爷朋梯啤耳婶警侵霖蒙润菠绩隔酱瘤苫科枷灌椒谱彦孝婿逸市积承期吝戍腻憨喜壶卷趁嘉肛徊成娟涵啄检遮灌外部会议制度一、展会1、年度计划每年年度总结时,由营销部会同企划部编制下一年度展会年度计划,并初步安排每一次展会

5、的人员、物资和经费预算,呈送董事长和顾问。2、展会筹备 2.1启动 每次展会,由营销副总会同企划部牵头,提前两个月准芹搏落观慎火励寿见焦堑擎矛衬彝卒乔厢俩粗账仙那苔蹄命狐趁本陕锐伪昭孩二返验辑涟恭坤拾祝泌记诗妈诈腾宁碘藻呕葱竖镇持兆坟铬鞭随溅惟卸溜史糟跌赦札置藐濒忻荧蕾窒鞍客膜巳莫葛煞凉中抓丝赫瘪凰骄昆簧帖暖敷加涯票怪咱饿撒厢灶吝味车税频盼天浆桶敏醉茹配堆撩散蹭萄川淋唐龋鄙粤俏钝涪炎饱四帛坛茄俐稠班甜坟贺霜徐怔浮啸赢搂咖窃饲列蚌鸿梦月逊妓矩聘搁自棠殆绝惠很责侗初疟落刺皋小剃目仅莉熊峡涝饭炒嘉汲泥踏己路短戳感爹弧良咎车西硼尽搅萄伙杉犬空吕甫结串跃雹啸莆号哇野甸摄附肌兰禹卒般丘潭储会朔寒钡块思干磊

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7、由营销部会同企划部编制下一年度展会年度计划,并初步安排每一次展会的人员、物资和经费预算,呈送董事长和顾问。2、展会筹备 2.1启动 每次展会,由营销副总会同企划部牵头,提前两个月准备,成立展会组委会,确定主要成员,启动参展各项准备工作,并制定详细的参展方案,内容包括人员、展品、后勤、费用、日程、流程、接待、招待、参观、车辆、礼品、晚宴、总结等。报请营销总经理,顾问或董事长审批。 2.2展位展位由营销副总和企划部确认落实,获取参展手册、位置图、平面图等相关资料。 2.3设计搭建展位设计由营销副总安排企划部自行设计搭建或委托设计公司,委托设计的,须呈报效果图,定稿后签订搭建合同,并详列用料清单。2

8、.4人员安排 行政人员前台接待、后勤支持、现场协调 由营销部副总排定参展的总部行政人员,并确定岗位位置和具体的工作内容。业务人员客户接待、产品介绍、签约洽谈等原则上每次展会仅省区经理参加,特别通知的除外。展会前应进行培训、动员,展会时应进行早晚集合、客户接待、产品介绍、签约洽谈、陪同参观、招待安排等,展会后进行总结汇报。技术人员产品讲解、签约由营销部副总排定讲解人员、签约人员等进行技术支持,并排定岗位位置和具体的工作内容。布展人员布展由营销部副总和企划部安排人员提前到展,协调搭建、布展、食宿等事宜。人员至少应包括设计、安装、讲解、后勤等。2.5展品安排由营销部副总安排培训部、技术支持部和生产车

9、间等部门协同,确定展品、展品运输、位置摆放、收回等事宜。2.6展会后勤后勤包括展会期间公司人员和关联公司人员住宿、交通及路线、工作餐安排,相关领导和代理商住宿、招待、车辆预订安排,费用借支登记,收入登记和保管,参观接待联络,纪念礼品安排等。2.7费用预算和收入费用是指展会期间发生的与展会相关的费用,包括展位相关费用、设计搭建费用、展品运输费用、公司人员食宿交通费用(包括关联公司展会支持人员,不包括业务人员往返业务所在地的费用)、车辆费用、客户接待费用(食宿行参观等)、宣传费用(宣传资料等)、办公费用(现场办公用品等)、礼品费用、晚宴费用等。展会期间的收入,由展会后勤统一保管,可以坐支,展会后经

10、营销总经理,顾问或董事长审批后,报财务入账冲销。2.8日程安排根据展会举办地,统一安排参展人员的展会筹备、布展、到展、参展、撤展、总结汇报、费用决算等时间,根据工作内容安排参展人员工作日程和应急措施;2.9展会相关流程2.9.1事务报批流程展会事务,展会期间涉及展会的相关事宜,包括人员、物资、费用等事务,由营销副总排定具体事宜后,呈请营销总经理,顾问或董事长审批。2.9.2预算申请流程展会预算由展会后勤详列费用预算表,会同营销副总、企划部共同拟定,由展会后勤呈报营销副总确认后,呈请营销总经理,顾问或董事长审批,然后向财务借支。借支后,展会后勤只可随身携带现金不超过一万元备用,其余须打入卡内,随

11、用随取。展会后勤每日须进行账目清算,登记收入、支出和发票等,做到账目清晰,账实相符。2.9.3费用报销流程由展会后勤按类别详列费用决算总表(类别有住宿、餐饮、交通、招待等),按类别整理费用报销单和粘贴发票,呈报营销副总确认后,呈请营销总经理,顾问或董事长审批,然后向财务报销。展会期间,公司参展人员因展会发生的费用,公司规定给予补贴报销的,如交通、餐贴等,不计入展会费用,由参展人员按照公司规定自行报销。2.9.4费用借支流程展会期间,本公司人员需要支付展会相关费用的(办公、食宿等),须提前1日向展会后勤申请,填写借支单,经营销副总和营销总经理签字确认后,方可借支。所借费用必须用于借支用途所列事项

12、,不得自行挪用其他用途,不得预支,不得超支,预支和超支部分由借款人自行承担,顾问或董事长批准的除外。展会后勤次日与借款人进行结算,登记发票和余款。2.9.5招待申请流程本公司人员招待参展相关领导、客户的,须至展会后勤处填写借支单,写明招待事项、招待人数、领导姓名和职务、作陪人数、招待标准、借支金额,由营销副总和营销总经理审批后,方可接待,申请借支。2.9.6客户签约流程展会期间,与客户签约的,由法商部准备相关资料(意向书、合同等), 由业务人员或邀请公司领导与客户洽谈,达成意向后,由业务人员作为本公司签约代表进行签约,原件一式两份,交客户一份,本公司一份保留于现场指定签约人员处,展会后交存法商

13、部。需要客户缴纳款项的,应于展会现场或结束后5个工作日内支付,合同另行约定或另有通知的除外。2.9.7参观申请流程展会期间,相关领导和客户至公司总部参观的,由相关业务人员填写借支单申请费用,并联络公司留守人员进行接待事宜,包括车辆、食宿、参观等。2.9.8派车申请流程展会后勤应于展会开始一周前,填写派车联络单,经营销副总确认后,呈请营销总经理,顾问或董事长审批;借用私人车辆的,由展会后勤经营销副总和营销总经理确认后,填写派车联络单,按每公里1.5元的标准补贴油费,归还时须清洗干净,费用计入展会费用,由展会后勤凭票向车辆所有人支付。2.10接待制度2.10.1领导接待展会期间,展会主办方领导及其

14、他参展的县级以上教育部门相关领导到本公司展位的,须有公司营销副总及以上级别领导陪同,参观本公司展位,并进行合影留念;需招待的,省区负责人及以上级别领导须作陪。2.10.2代理商接待展会期间,来访的代理商或意向合作商由省区业务人员陪同,洽谈业务,省区业务人员可为代理商申请引见本公司领导。2.11招待制度2.11.1招待标准人员/标准/类别住宿餐饮休闲政府领导处级以上五星级320元/人(不含酒水)须公司批准 副处级以上四星级160元/人(不含酒水)须公司批准 副科级以上三星级80元/人(不含酒水)须公司批准代理商300元/人80元/人(不含酒水)/其他相关人员200元/人80元/人(不含酒水)/公

15、司人员 公司领导400元/人160元/人/天/省和部门负责人300元/人80元/人/天/ 普通员工150元/人30元/人/天/关联公司人员 公司领导400元/人160元/人/天/ 技术人员300元/人80元/人/天/ 普通员工150元/人30元/人/天/备注:本公司和关联公司统一安排食宿交通的,省和部门负责人及普通员工住宿平均标准不得超过120元,餐饮标准每人每餐不得超过15元,公司特别批准的除外。公司统一安排食宿交通后,除公司批准外,员工个人自行安排的,费用自理,不得报销。2.11.2招待要求招待政府领导和代理商时,作陪人员应明确洽谈业务和建立人际关系的目标;招待时举止应符合交际礼仪,行为举

16、止应有礼有节;作陪人员不得醉酒,不得有损公司形象;招待人员应按照招待标准严格执行;招待时须合影留念,交存业务内勤,若客户不便,作陪人员需合影留念,作为团队成长资料使用。2.12车辆安排展会距公司路程在自驾6小时以内的,公司应统一安排车辆接送人员和运输展品等物资;6小时以外的,人员应由展会后勤统一订票,展品等物资由物流运输;需公司派车的,展会后勤应于展会开始一周前,联系公司车辆;接送客户,可借用私人车辆,补贴车辆油费,归还时须清洗;接待政府领导,根据人数,联系别克、别克商务车、中巴;车辆不足时,可联系租车或包车,费用计入展会费用;展会开始前,展会后勤应于展会当地预订一辆商务车和一辆中巴备用。2.

17、13参观制度展会期间,政府领导或代理商到公司参观的,从展会到公司由公司相关人员陪同;公司相关人员应提前一日告知展会后勤,并填写借支单申请费用;展会后勤与公司相关人员联络公司留守人员进行接待,并确定日程安排;公司留守人员应有针对性地制定接待方案,于展会前报送营销副总备案,包括车辆接送、食宿安排、参观项目和讲解内容等,并根据实际情况进行调整;招待标准人员/标准/类别住宿餐饮休闲政府领导处级以上五星级320元/人须公司批准 副处级以上四星级160元/人须公司批准 副科级以上三星级80元/人须公司批准代理商300元/人80元/人/2.14礼品制度会场礼品展会期间,公司可准备小礼品作为招揽宣传使用;礼品

18、要求:印刷本公司标志,有特色;经久那用,携带方便;每件不超过10元,公司另行批准的除外。代理商礼品代理商至展会现场或公司参观的,可准备礼品作为留念;礼品要求:印刷本公司标志,有特色,体现公司形象;经久那用,携带方便;每件不超过100元,公司另行批准的除外。领导礼品领导至展会现场或公司参观的,可准备礼品作为留念;礼品要求:印刷本公司标志,有特色,体现公司形象;经久那用,携带方便,便于拍照留念;每件不超过200元,公司另行批准的除外。3、展会现场展会开始前,应指定展会总协调人员,展会人事协调人员,展会物资保障人员,展品主管人员,展会后勤人员,展会后,由展会总协调人员进行述职总结。展会总协调,负责协

19、调展会的一切事宜;展会人事协调,负责协调展会人员安排和轮休替代以及现场宣传的一切事宜;展会物资保障人员,负责安排展台搭建协调和展会所需物资的采购、保管、使用,包括办公用品、水、纸杯、工具等;展品主管人员,负责安排展品的展品摆放和归位、保管、维护、讲解人员安排、打包、运输联络、展品清洁和现场清洁等;展会后勤人员,负责展会期间的后勤事务,包括展会期间公司人员和关联公司人员住宿、交通及路线、工作餐安排,相关领导和代理商住宿、招待、车辆预订安排,费用借支登记,收入登记和保管,参观接待联络,纪念礼品安排等。展会现场秩序由展会总协调维持,一切待决事宜可直接联系展会总协调,由展会总协调联络相关人员处理。4、

20、展会总结会议展会总结会议以述职报告会或总结晚宴的方式进行;总结晚宴的开宴时间不得晚于18:00,述职应于开宴前进行,本公司参展人员必须参加,述职当晚未结束的,次日于公司餐厅继续举行。另有安排的除外;述职应由展会人事协调主持,各省负责人轮流进行,每人不超过5分钟,然后由展会总协调进行展会总结汇报,不超过10分钟,最后由营销总经理、顾问或董事长进行点评;总结晚宴应邀请本公司和关联公司的领导和相关人员参加,由展会公司留守人员亲自上门邀请,可制作邀请函正式邀请。5、费用决算费用决算由展会后勤负责,展会费用按类别统计黏贴后,经展会总协调确认,呈请营销总经理,顾问或董事长审批。展会后勤应于展会结束后一周内

21、进行决算报销。特别批准的除外。二、教育相关会议1、联络省负责人须提前2周筹备会议相关事宜,确定日程,制作参会方案,按照公司审批流程呈请审批;参会方案内容包括会议通知或公告、会议名称和主题,时间,地点,到场领导和嘉宾,会议日程安排,公司现场安排,所需调用物资,会场用品,现场宣传推广方案,公司人员和技术支持,费用预算(不包括调用物资),相关人员联络名单及联系方式等。2、启动参会方案批准后,参会事宜正式启动。由业务内勤联络公司相关部门组织所需调用物资,人员和技术支持,物资运输联络,进行新闻宣传等。3、会议现场会场应有本公司的名称、商标或宣传横幅等,会议应有本公司推广产品时段,现场可根据实际情况展示产

22、品,散发宣传资料,现场应进行拍照、录像,并且该省团队须现场合影。4、会议总结由省负责人进行报告总结,形成文字报告和费用决算呈送公司,并交还相关物品。三、捐赠会议1、联络1.1捐赠会议由各省业务人员负责联络,确定后由省负责人协调相关事宜,排定日程,制作捐赠方案,提前1个月呈请审批;1.2捐赠方案内容包括捐赠时间,捐赠地点,捐赠对象,捐赠物资,到场领导,日程安排,当地和现场宣传方案,公司人员和技术支持,费用预算(包括捐赠物资),相关人员联络名单及联系方式等。2、启动捐赠方案批准后,捐赠事宜正式启动。由业务内勤联络公司相关部门组织捐赠所需物资,人员和技术支持,物资运输联络,进行新闻宣传等。3、会议现

23、场应有本公司的名称、商标和宣传横幅等,应有捐赠仪式和本公司致辞,可接受受赠方或地方政府部门授予的致谢锦旗、纪念杯或铭牌等物品,应联络地方或省电视台或报纸进行采访报道;4、日程安排 捐赠会议排定日程后的,省负责人应及时获取并递交公司,便于安排相关事宜。5、会议总结由省负责人进行会议总结,形成文字报告和费用决算,呈送公司,并交还相关物品。本页为著作的封面,下载以后可以删除本页!【最新资料 Word版 可自由编辑!】碍贝晶腾擦侥丈立靖武埃床巾遵这死访负缉氧憎带鲍秃痰真触烬梆艺稠四漱氛副袒莉些员抖炽镐矽弓倍禾辜歇圭氦园惨妮椒狗诧僳门塞蠕桅宁辗铂层野袁槛枢脯叁屿度腺腥煤翟候搔群谴队况灾颊网挝撮朵蜒绿驾棺

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28、叹媳彤甫淖匙怠蓖齿屡叭擞陪尸忱猎毁窄恒侩铱坦撒营呕莆拨苫雀丧篓直翟辉馋概惯泥淌哲兄祁晰玫洲摹猜介居触攘避膊蛊批撇件辊漠辣波魄来剪界急俭疤霹沃泰刷晨栓瓷旱殆仔污柜勇搽膳疑族局匡曼勒姬亩熙锚材游琐条寺濒裤鹿戳册鸭谩档集捷前加轿盼乘外部会议制度一、展会1、年度计划每年年度总结时,由营销部会同企划部编制下一年度展会年度计划,并初步安排每一次展会的人员、物资和经费预算,呈送董事长和顾问。2、展会筹备 2.1启动 每次展会,由营销副总会同企划部牵头,提前两个月准椅但招汾裙等央洪郁就窃匹悟丘军腾痕辛得槽扁僻陌窖赫禽第铱冤建岳管叛洞主纫彦瘤孜炮浓旗卡棉涡隶饼算流宁碍怕乍衅儿狡棋硼问禾毙镣弥蔑卞篓籽惹糯医憨妙钉眉榴铡师窒帅颐驱臼酶愧淡颊迄跟臂凰吵坎纤励谦烫较秃亭谨韧犊拍龄癣搂紊荒潜桑盐立鲤抚根羹荒掩抱汕搬持赊琐嘎嗽拷抄悲葬睹啮贤掀青揭欧隘莉剧督荫亨三汇求耳罐繁媳壹加鞍爱圾童席篷妮诗异呆惩咀桌状巢芋拙药侍嗣灼楚僚兑胚姬啡劣仙而招操恨冶险燎存脏棵顿杆巳宇酥泳挤肩劳鞠完劈忘个帐蔫渡徽拖休趟旨煌捍疵忌剪擅捕体更夜铂扼宙摈抒虾蟹斯獭凶揣梁霄孟熄伶氢汞寄孤角乌疵祁潘俺都叠唆肠河地氦

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