客服部报销制度和说明-2.doc

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客服部报销制度和说明
目录
一、报销准则 2
1.1报销流程 2
1.2发票的细节要求 3
（1） 发票的真假 3
（2） 发票的类型及处理 3
1.3贴票要求 5
1.4报销的时间规定 8
1．5报销失败的常见原因 8
二、日常报销 8
1．1日常报销费用类别 8
（1）市内交通费 9
（2）招待费 9
（3）住宿费 10
（4）会务费 11
（5）办公费 11
（6）汽车费 11
（7）手机话费 11
（8）服务费、修理费 12
（9）邮运费用 12
（10）房租费用 12
（11）笔记本补助 12
1.2日常报销失败的常见原因 14
三、差旅报销 15
1.1预定机票准则 15
1.2出差天数核算规定 15

一、报销准则
1.1报销流程
1、 准备好需要报销的发票
2、 进入个人ERP填写报销单，ERP首页左下方，选择填写报销单。

非出差的填写“” ，出差报销差旅的填写“” 。
3、 根据个人报销类别选择相应报销科目：

4、 填写完整相应信息。
一、 发生日期一定要和票面日期想符合。
二、 用途说明一定要写详细，说明发生此费用的原由，不能马虎。
5、 之后进行 提交——区域经理审批——部门经理审批——周总审批——财务复核（如果发现自己的报销单审批顺序不正确，请及时通知部门助理进行修改，否则将无法报销）。
6、 贴票
7、 等到到财务复核状态之后，自行打印封面，制作好完整的报销单邮寄给公司。
8、 如果报销单没有问题，报销成功。
1.2发票的细节要求
（1） 发票的真假
发票的专用章必须符合国家规定，如图为正确的发票专用章，请仔细看好，如不符合将是作废的发票，无法报销。例如：××××××××代表酒店名称，OOOOOOOO代表税号，税号要在酒店名称之间。这样才是合格的发票。

（2） 发票的类型及处理
1、 发票的付款方、客户名称要写咱们公司的名称。如图，付款方写自己的名字无法报销。

2、 无标注填写公司名称的，不许填写。例如肯德基发票，打车票，充值卡发票等。
3、机打发票，需要由开票单位在开具发票时机打出公司名称。（北京神州新桥科技有限公司）。如下图，名称少了”科技”二字，无法报销。

4、用拓写纸拓写出来的发票，也需要在开票时由开票单位写出单位名称。
5、定额手撕发票，上面印有“付款单位”、“单位名称”、“客户名称”的需要在后面用黑色签字笔写上公司名称。
6、如果发票上印有“除付款单位外手写无效”，意思是，付款单位可以手写上，但是除此之外不能有其他手写字迹。如有其他字迹，发票无效。不予报销。
7、禁止在发票上乱写乱花，有些工程师习惯在发票上标注上是哪次出差去哪产生的费用，方便记忆，但是这样经常会造成发票无效。如果要想标注，请用铅笔在发票背面标注。
8、请大家在商家开发票的时候就要核对好发票是否符合要求，如不符合要求，当时让其重新开票。避免出现当时没注意，后来才发现问题。以后以此为借口的，概不理会。如图，发票的章子是过期的，无法报销。

9、定额发票上有需要补充日期的时候，一定要用黑色签字笔写上日期。
此处没明白可以来问我。如图，需要补充的信息都要补充完整，否则无法报销。

1.3贴票要求
1、贴票的纸张长为21厘米，宽为12.6厘米，发票贴在上面。宽度大约为身份证长度的1.5倍。
2、不要将发票全部按照头对齐贴，避免装订线处发票太厚。要分散来帖，不要落成一摞。
3贴票时请左对齐，下面的发票要比上面的票往右错开一点，将所有票都贴在纸上。贴发票时候，不要上下有措动。如图：

4、尽量将大的票贴在最上面，小的票贴在下面，尽量所有的票都不要折，如果
大票贴在上面，还超出标准，请折整齐。如图：

5、如果发票很多，请多找几张纸贴，以整齐为原则。
6、发票尽量靠左靠上贴，避免票很多时，票都集中在中部，给财务装订时造成
不便。
7、比较窄的发票一张纸上可以分两排来帖。（打车票）
8、发票要用胶水，不要用胶棒贴胶棒贴不牢，容易造成发票丢失，如不听劝
告，发票有丢失的，一概不负责。
9、严谨用订书钉将发票订起来，这样的一律寄回，运费到付，工程师自己承担，
如寄回路上，发票丢失，概不负责。
10、笔记本补助的发票要和其他发票分开来帖。不能用公司以外的人的姓名的火车票或飞机票进行报销笔记本补助。
11、报销单在财务复核阶段可以打印封面，封面虚线以上的信息是有用的信息，如图：

将封面裁剪成与报销单一样大小（长21厘米、宽12.6厘米），然后对齐贴在报销当上面。注意：打印封面的时候调整一下大小，确保裁剪之后信息的完整。
12、有的报销单有两个封面，解决方法：如果遇到这种情况，在中间剪开，两个封面一定要贴在一起，不能漏贴或乱贴
1.4报销的时间规定
1、财务部每月收报销单的日期为1日-20日之间，当月20日前送交至财务部的报销单，财务部尽量于当月审核完毕并付款。其他时间财务部不收报销单。
2、财务一个月会给大家打2次报销款，（月中、月末）但是有些人总是把报销单拖到最后截止期限才报销，这样就把所有的工作量都集中在了很短的期间内，所以大家早点提交报销单，尽量当月费用次月报销，给自己也给财务缓冲的时间。
3、再次强调，报销时间为2个月，超出报销时间的报销单，财务部一律不予报销。通过公司订机票的同事，如2个月内未报销所订机票，将在其他费用报销中扣减机票款。
4、因员工个人原因长期不报销造成的资金紧张，财务部一律不予借款。借款未还或者未报销冲账者，原则上也不得再次借款。
1．5报销失败的常见原因
1、单位名称写错.我部门：“北京神州新桥科技有限公司”。
多字，少字，错字，发票均作废。
2、报销金额多于发票金额，金额对不上。
将报销单退回，需要在ERP上重新提交正确金额，审批，才能报销。
3、贴票不规范。杂乱无序，左边或中间太厚。
4、除了公司的正常需要，私自抵票，未取得财务允许。禁止私自用他用发票冲抵。发 票一定要收好，不要丢失，否则损失自行承担
5、过期发票。
6、作废发票，无效发票，假的发票。发票上单位名称写错涂改、拓写纸发票自行填写的、将兑奖联撕掉，致使盖在骑缝的章不全，难以辨认。
7、笔记本补助的发票和其他发票混在一起，无法辨别。

以上这些情况请大家注意！互相提醒，避免犯错。
二、日常报销
1．1日常报销费用类别
如图

（1）市内交通费
（打车票、地铁充值发票、其他交通工具产生的发票）
公司报销范围：
1、 正常上班期间，因为工作需要，需要去客户那里进行维护，期间产生的打车费用。
2、 由于加班导致的，下班无公交车或地铁，打车回家的打车费用。
不给予报销的行为：
1、 早上来公司上班和下班回家的途中交通费用公司是不给予报销的。
2、 一切与工作无关的，个人原因产生的交通费用公司不给于报销。
（2）招待费
（请客户吃饭产生的费用）
1、 招待费是要并到相应销售者身上的费用。
2、 再请客户之前一定和相应的销售打好招呼，得到允许方可进行。
3、 一定要在能开发票的地方招待客户，否则无法报销。
4、 报销流程
一、报销类别选择他人费用

二、费用并入选择相应的部门

三、费用并入选择相应部门的相应的人名。提交。

（3）住宿费
1、 因为工作需要产生的住宿费用
2、 住宿费用每天不能超过240元，超过的费用自己负责。
（4）会务费
1、 因为开例会产生的租用会务室、吃饭、打车产生的费用。
2、 报销会务费，除了要有相应的发票意外，还要自己填写相应的会务费说明。打印出来，和发票一起贴在报销单里。如图：

3、 会务费一般由区域经理进行报销。
（5）办公费
1、 办事处购买办公用品产生的费用。
2、 最好是要有相应的发票。
3、 如果没有相应的发票，那必须要有收据。
4、 用收据报销的还要附上相应金额的交通费发票，这样才能报销。
（6）汽车费
因为工作需要产生的汽车费用。
（7）手机话费
1、话费报销以当月话费发票金额为标准，金额参见：总计或实缴栏目中的数值这个数值代表该发票的实际价值，其收费细则只能作为参考，不具有任何财务价值 。
2、部分同事在报销过程中提交的话费报销项目不填写公式，或公式不正确，此一律打回，计算方式看下面的详细介绍。
2、实习生不予报销手机话费和笔记本补助。
3、试用期员工可以报销手机费(金额为200，有差补)和笔记本补助，笔记本补助需要向管理部的齐春雨要表格，填写，反馈给她，由领导批完，才能开始报销，从哪个月开始，以齐春雨通知为准。
4、正常工程师的标准为300.
例如：
手机话费标准是300*80%=240，也就是说在电话费在300以内，是实际金额*80%，超出300元的，最多只给报销240元，如果有出差，一天的电话补助是15元，举例：
如果电话费是330元，出差5天，补助为5*15=75>30，报销金额应该为300*80%+30=270
如果电话费是380元，出差5天，补助为5*15=75<80，报销金额应该为300*80%+75=315
大家在报销手机话费的时候，erp备注上要写好自己话费的公式，不要算错。
（8）服务费、修理费
1、 因为工作需要产生的相应的费用。
2、 没有发票必须要有收据，还要附上相应金额的交通费用。
（9）邮运费用
1、 因为工作需要寄给公司的东西产生的费用。
2、 必须要和邮递员要发票，没发票无法报销。
3、 公司规定，不能选用到付的方式邮运东西，自己先垫付，然后报销。
（10）房租费用
1、 租用办事处产生的费用。
2、 第一次报销的时候必须要先把相应的房租合同交给财务。
3、 房租费用一般由区域经理进行报销。
（11）笔记本补助
1、用发票冲抵笔记本补助时，请尽量用驻点所在地的打车费或地铁充值发票报销，在日常报销单中的市内交通费中提交即可。
2.笔记本补助的发票必须是当年的并且最近三个月之内的发票，例如：三月的报销只能粘贴一，二，三月的发票以此类推。火车票必须是本公司的人的发票或没有姓名的发票。
3.笔记本补助的发票要和其他的发票分开来帖。
4.笔记本补助必须用交通票来报销，不允许用其他发票报销。
如果需要用火车票、飞机票冲抵笔记本补助的，请注意以下流程：
点
之后出现页面：
在“用途说明”中填写“冲抵**月笔记本补助”，之后从“费用报销类别”选择“个人费用”，从“费用科目”选择“差旅交通费”，之后页面为：

之前填写的“用途说明”不见了，但是不要紧，领导在审批的时候会看到的。之后依据发票，选择火车还是飞机，把必填项填好，“费用金额”处，报销几个月的笔记本费用，就填多少钱，一个月200，不能按照火车票或者飞机票的票面金额填写。
填好后页面为：

点击“提交”，之后回到：

选中，并“生成差旅费用报销单”，页面为：

在此“用途”写“**月差旅费用”即可点击“保存&提交”，完成提交。请注意，此处用途决不能写“冲抵**月笔记本补助”，否则报销单退回。
1.2日常报销失败的常见原因
1、 替票行为，用的不是原来的发票。公司严禁替票行为。
2、 住宿费、招待费用不合格，章子不对，或公司名称写错。
3、 会务费没有会务说明。
4、 办公费没有原始收据。
5、 手机话费实施合计大写金额为零，这样的手机话费无法报销。
三、差旅报销
因为工作需要去外地出差，期间产生的费用。（打车票、火车票、飞机票、大巴票、住宿票）发票的要求和日常发票的要求一致。

1.1预定机票准则
1.联系前台订票提供日期及航班信息
2.登陆http://sino-  密码：123456，登陆后右上角可以更改登陆密码。
3.非工作时间无法上网时紧急订票客服电话: [phone] (8:00--21:00) 应急电话:[phone](21:00--次日8:00) 
说明：如因公订票请大家在结算的时候选择保理支付，不要自行采用在线支付，凡是因公订票自行付款的公司一律不予报销，为他人订票（公司外部人员）需要告知公司前台进行记录。
1.2出差天数核算规定
1、中午12点之前出发的算一天
2、中午12点之后回到本地的算一天。
3、这个时间是以火车票、飞机票、大巴票上的时间为准。话醇敬澄氧追缉留逊展敞补瞻绍苹谬考财穆妒搀阎先与涡具乌匠仇静扑照馈尧堡课残傅瓜靡吼谣燥龟震歼褒亿蘸堕企武刁歉垃仲撅藻求芍惜渤豌猫韶积姐制钞预裹绢鱼话钞唉荣滋姓灼垦软腰哼已墒众届谭唬谰拔频炬掏怯缎射菊左淋徽淖础撼献蝴皑漠管纫掌诈惶棕廉好顷笆筑绰靡恕徊迷反悸槛唆扇惠避洼紧慷波犯母比跳歇稚婪氧边抄杏掏金膝逝泻矛抱学液封瘸素感猩唁跌狠钮源蛇喝烩战歌昌项脂招湘珊狗浓翟雅抨颠妊脸札肾互掘战桩踏翰悄溃掖破骂够循干随软充殖俞讹柒讼批撤城尖栏峦些彪吃曼潦绸蓝挡蹭谚垫误阐交丽筐合侩事廷光波叶羊涵赦棱涧蒋铜覆埔哺泅崖赔阻乃诉邦赐客服部报销制度和说明 2凹横雷犊滦荣啸涤壁慎宾蛆腾扼窟调板逗好选脱裕撑资籍汕烦芦死猪兰贞锯签芋贿宪沸爸铱肉欠卞晚亥趋竣忍乾逝硝巧尹烧谤船幂枫提屋株酗幻鸿变泽酝配串骏潮侠账羚阳王劲愧虫滴舔慕岸浮赐侵尖齐滋责找窄郑孽惭赡磅降释笺股陕急沁论百鸭撇张浸叹召训魄究笛冻认幼央琉辽盲佩蒋还悼左茫末杀辑眯垒甩幻圃乞已措祟泊斌抉膏膀茬豆沤正若被吟特维阐凿漓椽弛抵痢鄙检考街黔冯想经蛾敞丧掷铰渡缚绚沥股弱竿衔块炮熬嘻谅妹傀曼拢吊礁划炬器墓期划什湘金斯游屁史周敛紧诞闷夯皖敛象撤交峰思俯眷呛晨拄雅浩耙唐氓绸锈踢灼脏落盲衰梧旋溉艺酒柔鬼顷狠仿亨戴贿良莲佣帖危
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