设备、材料采购管理制度.doc

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采购部材料(设备)采购管理制度

第一章 总 则
第一条：为了规范公司的采购行为，兼顾质量和成本，在保证公司承包及开发项目正常施工的前提下，提高材料（设备）质量，减少投资成本。加强材料资本快速有效的流通，特制定本制度。
第二条：本制度中所称 “公司”是指深圳市康发实业有限公司，“分公司”是指康发物业公司。
第三条：本制度中材料（设备）领导小组是指在材料（设备）采购和招投标过程中实施工作指导和监督工作的管理机构（总经理指派人员组织机构）。
第四条：分公司未设采购部的应在增设专职采购人员负责材料（设备）采购事宜，单宗材料采购总价格超过3万元以上的合同采购须采购经理谈判，谈判结果报总经理审批。
第五条：本制度所称采购人员包括公司项目部采购人员、分公司采购人员及其它部门直接或间接参与采购工作的人员。
第六条：材料（设备）采购的具体流程和细则在《材料（设备）采购实施细则》中予以明确。
第七条：单宗项目主材（含砼、模板、钢筋、砖、砂、石子、面砖等）及单价2000元以上（含）或统一采购能够获得较优惠的设备由公司采购管理中心实施统一采购工作，辅材等零星材料有公司五金配送中心统一采购单宗采购总额预计 2000元
以下（不含）由公司设立的采购部采购员实施采购工作。
第七条：本制度由总则、采购组织机构、采购人员职责、工作原则、
职业规范和罚则六部分组成。

第二章 组织机构和职责

第八条：材料（设备）采购组织架构：
公司材料（设备）采购领导小组

公司采购部

采购部经理

专职采购人员、询价员、项目仓库管理员
第九条：公司材料（设备）采购领导小组由公司总经理、生产副总经理、公司财务总监等组成，公司总经理任组长，其它人员为组员。
第十条：分公司材料（设备）采购领导小组由分公司经理和工程部经理等组成；分公司经理任组长，其它人员为组员。
第十一条：公司董事会和公司成本控制部有权对公司、分公司采购及采购招标工作进行监督和指导。
第十二条：公司材料（设备）采购领导小组职责：
⑴、对公司及分公司所有采购工作，特别是材料采购的运营策略实施指导和管理；
⑵、依据材料（设备）采购管理中心提供的报告确定长期战略合作伙伴；
⑶、负责对公司采购的材料（设备）采购招标形式、招标主持人、正式投标人、招标文件的审批及中标人的确定；
⑷、对公司采购的材料（设备）采购招标工作实施监督；
⑸负责对采购部提出的技术、经济、节能等方面的替换方案和建议做出评审和确定；
⑹、对采购部上报的供应商及其产品分析、对比报告做出批复；
⑺、监督采购部的运行方式、工作方法及相关文件下发；
⑻、其他必须由公司材料（设备）采购领导小组完成的工作。
第十三条：分公司及项目部材料（设备）采购领导小组职责
⑴、对分公司的材料（设备）采购工作实施指导和管理；
⑵、对分公司采购人员所上报的《采购清单》做出批复；
⑶、分公司权限内的招标采购工作的监督和实施；
⑷、委派专职的采购人员和具体的材料（设备）采购领导小组采购招标主持人；
⑸、对分公司权限范围内的材料（设备）采购质量及数量进行监督及符合；
⑹、对分公司采购人员所上报的文件和报告做出批示；
⑺、对分公司采购人员的工作情况进行考核评定；
（8）、对供应商依据供货质量、供货能力、履约情况等做出每年度的诚信评定；
（9）、其他必须由分公司材料（设备）领导小组完成的工作。
第十四条：材料（设备）采购涉及到招标时，招标主持人的职责参照《公司工程项目招投标管理制度》的规定。
第十五条：公司采购采购部职责：
⑴、 监督分公司及项目对《采购管理制度》及其《实施办法》的执行情况，并做出客观评价报送总经理；
⑵、 制定项目材料供需计划，并协调各项目部按质、按量、按时采购配送；
⑶、 负责对项目施工过程中材料实际使用数量进行统计，并提出预警，项目竣工后整个项目的用量汇总；
⑷、 负责日常询价及公司所有价格的预警体系；
⑸、 负责材料（设备）信息库的建立和维护，并依据供应商年度评定结果，对库内供应商进行客观评价并按制度优胜劣汰；
⑹、 负责对长期战略合作供应商的沟通、管理及供货质量、服务等实施监督；
⑺、 建立材料样板库存、市场价格库、供应商的联络信息库；
⑻、 负责合同范本制定和对公司招标文件的评审；
⑼、 物资材料市场行情和新型、节能、环保、高效材料（设备）的收集、了解、分析工作并定期汇报。
⑽、 了解现场基本情况、了解材料基本性能及应用；
⑾、 根进招标合同及主材的配送工作，监督材料款的支付；
⑿、完成上级领导交给的其它任务。
第十六条：公司采购人员职责：
⑴、采购管理制度的执行和实施；
⑵、配合公司采购管理中心信息库和材料样板的建立
⑶、根据工程进度和工程部《材料使用计划书》制定《项目采购及配送计划》；
⑷、根据《采购计划》要求，提前做出《材料（设备）请购单》；
⑸、在材料（设备）采购招标主持人的指导下完成公司权限范围内的采购招标文件的拟定；
⑹、负责甲供材料的现场验收；
(7)、负责认质认价材料（设备）的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认；
(8)、有责任对乙供材料（设备）是否符合质量要求和设计要求情况的监督；
(9)、在工作过程中发现对公司或工程质量不利的问题和情况（如材料（设备）质量不合格，施工单位不按操作规程安装材料（设备）等）及时向主管领导上报相关情况；
(10)、负责对供应商诚信度初步审核和筛选；
(11)、协助工程部、预算部进行材料（设备）询价工作；建立价格库及价格评价体系建立，；
(12)、主材配送及抽检工作；
(13)、完成上级领导交给的其它任务。

第三章 工作准则
第十七条：在材料（设备）供应商纳入信息库前，采购人员必须对供应商进行综合考评，对其公司简介、生产能力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等进行比较，并以报告形式上报公司材料（设备）采购领导小组批准，方能入库。
第十八条：公司所有员工均有权推荐优秀的供应商，经公司采购领导小组审核，由公司材料（设备）领导小组批准，可纳入公司材料设备信息库。
第十九条：采购方式主要以邀请招标议标、寻价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。
第二十条：公司采购人员根据《材料（设备）采购实施办法》要求，必须提前做好《采购计划》和《单项材料（设备）请购单》。
第二十一条：公司采购人员制定的《单项材料（设备）请购单》无论金额大小，经公司材料（设备）采购领导小组批复后方可采购。
第二十二条：公司在选择供应商时，应在公司信息库中提取，但区域性较强的材料（设备）除外。
第二十三条：采购人员在洽谈某项材料（设备）时，原则上供应商不得少于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司的投资成本。
第二十四条：公司或分公司采购人员与供应商洽谈时，必须坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则，需要两人以上进行洽谈，并做好记录，以报告形式上报；单宗采购总额预计 万元以上（含）报公司材料（设备）采购领导小组；单宗采购总额预计 万元以下（不含）报公司材料（设备）采购经理。报告中包括产品技术参数、质量、价格、特点及特性等进行比较（技术参数、价格、特点以表格形式体现）。
第二十五条：报告得到批复后，依照公司领导批示意见，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供应商。
第二十六条：公司或分公司采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。包括分公司的零星采购。
五不购：
①没有提供书面采购计划且未经材料设备采购领导小组批准不购；
②材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；
③无材质证明和产品合格证的不购；
④凡考评不合格的产品不购；
⑤现场、仓库能够代用的材料不购。
三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。
第二十七条：材料（设备）单宗采购总额预计在 10 万元以上（不含），原则上应以招投标形式来完成。
第二十八条：公司权限内的招标工作由各公司材料（设备）采购领导小组委派主持人完成；由公司材料（设备）采购领导小组和公司采购管理中心实施监督。
第二十九条：采购管理中心权限内的招标工作由公司材料（设备）采购领导小组委派专人主持，由公司材料（设备）采购领导小组和公司审计部实施监督。
第三十条：在采购招标过程中必须坚持以下原则：
1、在材料（设备）招标过程中，应及时、准确、真实、完整地公开必要的信息资料。
2、在招投标采购活动中，具备招标文件要求的法人或组织均享有公平同等的机会参与投标竞争。
3、在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权，使其他投标人受到不公正的对待。
4、招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实守信的原则履行其应尽义务。
第三十一条：在采购过程中，违反以上操作规程，为供应商谋取利益的，一经查出，公司将依本制度严肃处理。
第三十二条：公司采购材料（设备）时必须签订《订货合同》，一式四份，供需双方各执两份，一份提交公司采购管理中心备案，一份留分公司财务保存。

第四章 采购人员职业规范
第三十三条：采购是一项重要、系统、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须具备高度的责任心和职业道德观念，时刻维护公司利益，为公司考虑。
第三十四条：采购人员代表公司形象，工作中应当有礼、有利、有节，不允许有傲慢的举止和不公平的对待。
第三十五条：采购人员只有在有助于商业合作及协调工作的前提下，经领导同意后方可接受供应商的邀请，进行考察、参观等公开的商务活动。
第三十六条：采购人员只有经部门主管领导的认可后，方可接受供应商的宴请；在采购谈判过程中，无论任何原因，都不允许接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请
第五章 罚 则
第三十七条：采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的。根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及200-10000 元经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：
⑴采购人员私自接收或向供应商索取财、物的。
⑵采购人员无法推辞而接收财、物后未主动上缴公司的。
⑶采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：
①泄露其它供应商对同类产品的报价；
②招投标中泄露其它参与的供应商名称；
③泄露标底的。
④泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。
⑷、故意规避本制度或未按本制度规定及《深圳市康发实业有限公司建筑材料（设备）采购实施细则》执行的。
⑸、隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。
⑹、因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的；
⑺在供应商年度考评中徇私舞弊的；
⑻其它有损于公司形象或不利于公司行为的。

第六章 附 则
第三十八条：本制度由公司总经理设置的材料采购中心负责解释、修订和补充。
第三十九条：本制度由公司采购管理中心监督各级采购部门实施。
第四十条： 本制度自签发之日起开始实施。

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