前台文员工作职责及礼仪.doc

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前台工作职责及礼仪
一、上班时间要注意服装礼仪，上班时间着正装、不能穿休闲服及休闲鞋。
二、负责前台电话的接听和电话的转接。
1、听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒。
2、前台接起电话时不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。接起电话首先要说“您好，xxxx公司”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。
3、对需要转分机的电话，可以礼貌地说“请稍等，为您转接”，并马上将电话转接过去。
三、负责来访客户的接待、基本咨询和引见。
1、前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时，应立即起身，微笑致意：“您好，请问您找哪一位？”等礼貌用语。
2、引导客户或来访者到会客厅就座，递上茶水，并通知相关客户经理，客户走后要及时清理桌面，收拾茶杯。
四、负责指导保洁人员做好前台、会议室及办公室的卫生清洁工作。
1、每天清洁的地方：领导室、会客厅、办公桌椅及卫生间。
2、每周清洁的地方：地毯、玻璃门窗、大会议室、财务室及窗台。
3、年底通知保洁公司清洁办公室地毯。
4、可以合理安排卫生工作的时间顺序。
五、每天下班前要认真检查办公区域的门窗、水电、办公设施（门窗要锁好、断开电源）
六、做好实物资产的管理，配合办公室做好固定资产的标示工作。领用的业务宣传品要及时登记台账。负责管理办公用品及日用品，负责办公用品及日用品的购置入库、出库及发放登记。定期进行盘点，及时补充。
七、负责复印机、扫描仪及传真机等办公设备的管控、日常维修和保修工作。
八、做好处事内财务方面工作：管理好备用金，及时做好备用金的收支登记工作。做好日常的财务报销、处事每位同事报销单证的审核及与财务处室的对接工作。每月月底前发送备用金的月度统计表及下个月的费用预算表给财务处负责人。
九、承办员工考勤登记工作，严格按照公司考勤规章制度进行。每月10号前将领导签名的考勤统计表扫描件及考勤Excel表格邮件发送给分公司负责考勤登记的同事。
十、每月20日之前在电信缴费点缴纳办公室电话费，做好租金及水电管理的交费工作，做好办公室的绿化管理及交费工作。
十一、负责办事处所有往来信件、快递的收发工作，并负责每月月底与快递公司进行快递费用的结算。
十二、负责收发传真，及时将传真件转交至相关同事处。
十三、负责办事处图书的管理，包含各类报刊杂志的收发整理。
十四、定期查看饮用水，及时通知订水，在水票剩余不多的情况下要及时购买水票。
十五、完成领导交办的其他办公室日常事务。
十六、协助组织好公司其他活动等事宜。
十七、协助各部门打印相关文件，协助准备会议资料。
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