融资担保公司档案管理制度.doc

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融资担保公司担保业务档案管理制度
(草案)
第一章 总则

第一条 为加强担保业务档案管理，确保担保资料的完整性，促
进担保业务经营的合法性和担保资产的安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《中华人民共和国物权法》、《商业银行法》、《融资性担保公司管理暂行办法》等有关法律法规和担保管理的相关规定，特制定本制度。
第二条 担保业务档案是指在办理担保业务过程中形成的用以记录和反映担保业务全过程及与担保客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由借款人的基本资料、担保业务中的相关契约和担保管理资料等组成。 
第三条 担保业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，业务部门、风控部门应配合综合档案人员（部门），对担保业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。客户经理、保监(评审)人员负责担保业务档案移交前的收集、整理工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案部门负责担保业务档案移交后的整理、立卷、保管和日常维护工作，并对移交后的担保业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。
第四条 各部门要遵守担保业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散(丢)失，确保担保业务档案的完整和安全。
第五条 担保业务档案涉及国家、公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

第二章  担保业务档案的归档方法

第六条 担保业务档案区分法人客户和自然人客户，均按一户一档建档。在实物归档的基础上，所有归档资料应同时进行扫描并刻盘存档二份。
第七条 担保业务档案分为四类：
权证类：采用抵押、质押担保方式的担保业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件; 
要件类：办理担保业务过程中产生的能够证明担保业务的合法性、合规性的基本要件; 
管理类：借款人的基本资料; 
综合类：保后管理资料等。
档案室分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。
1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、综合类档案。 
2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、综合类档案。
3、权证区(立卷区和归档区的权证类，主要是指抵(质)押物的清册和移交清单等)抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在担保档案中管理，其中有价单据必须存放于保险柜，其他权证类档案存放于档案库内的专柜中，但必须双人、双锁保管。

第三章  担保业务档案的基本内容

第八条 权证类档案包括：抵押物(质物)评估报告或作价依据，抵押物(质物)所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押(质押)登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物(质物)保险单，抵押(质押)公证书(企业办理的要收集)等，抵押物的保险单。
第九条 要件类档案包括：各类客户担保业务申请报告和申请书、各类股东会决议、各类客户担保业务尽职调查报告、调查表、业务审查报告、签批表、审保会会议纪、担保意向书（含回执）、放款通知书（含回执）、各类客户担保业务合同(协议书)、保险合同，以及涉及贷款担保的其他必要资料。
项目贷款还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对贷款项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等。
签发银行承兑汇票还应包括银行承兑汇票复印件、商品交易合同或增值税发票复印件。
其他业务所必须的要件等。
第十条 管理类档案包括借款人的基本资料和担保人的相关资料：《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》(国税、地税)复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。
自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意
提供担保的书面文件。
第十一条 综合类档案包括：保后调查检查报告、审计报告、解除反担保审查表、项目终结报告书、抵贷协议、法院裁定书、贷款诉讼全过程等相关资料。
第十二条 权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响权益的前提下，可以存放复印件，担保员将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。

第四章 担保业务档案的日常管理
第五章
第十三条 担保档案资料的收集、整理、立卷、归档
收集：各客户经理、评审人员应根据每笔业务的类别收集要件归档，档案中随每笔业务发生和产生的担保资料，审核权证类、管理类、综合类等齐全和有效，已失效的要及时补充，第一笔业务的要收齐和审核各担保档案类别的相应资料。
整理：业务实际发生结束后，应对担保业务原始资料进行排序，编写页码，从担保资料的首页到尾页逐页编号(凡有字迹即为一页)填写卷内目录。
立卷：资料整理后，根据目录和编号存放在本年担保档案立卷盒中，客户档案一户一盒，每盒按档案类别分为四块，分门别类，综合类档案包括：保后调查检查报告、审计报告、解归档：对已还清贷款的和已失效或已处置完毕的担保资料从本年担保立卷区中抽出，按结清日期排序放到归档区归档，已还清的应保存两年以上方可销毁。
第十四条 担保档案的调阅、外借、保管、销毁
调阅：相关人员调阅担保档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、日期、内容等需经本级担保主管负责人签字同意。
外借：担保业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借，如遇特殊情况,需报总经理批准才能外借,必须填写档案外借单.登记外借人姓名,日期,内容,原因和归还日期等,存放在金库的权证类档案一律不得外借.
保管：档案管理人员要对担保业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查担保档案的保管情况，并作书面记录。
解除担保关系(1,借款期满并还清全部款项后解除登记手续自动解除担保合同的,2,签订担保合同后经调查资料真实性与提供担保的资料不符的,3,签订担保合同后借款方拒付担保费用或拒绝办理登记手续的.4,签订担保合同后借款方拒绝配合担保方所有事项的,)的担保档案从客户与本社的最后一笔担保业务结清后次年的1月1日起，保管期两年。
担保业务档案保管及核销清册为永久保管。
销毁：档案管理部门提出销毁意见，编制担保档案销毁清册，到期销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限、销毁时间等内容，经档案保管的负责人在销毁清册签署意见，报公司总经理签字同意。

第五章  责任

第十五条 对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露担保业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第六章 附则

第十六条 担保业务档案管理所需档案盒和清单均按规定格式统一编制.
第十七条 以录音,录像,扫描,缩印等方式保存的担保业务档案内容是担保管理部门至少应包括的基本内容,不仅限于此.
第十九条 本制度自董事会审议通过之日起执行，修改、解释权归董事会。 

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