采购管理策略：项目采购数量的基础与预算的步骤.doc

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采购管理策略：项目采购数量的基础与预算的步骤

    对于项目采购的数量多少，能起到决定性作用的基础，主要有以下5个方面：   
    1．生产计划
    由销售预测和人为的判断，即可确定销售计划和目标。这种销售计划，是表明各种产品在不同时间的预期销售数量；而生产计划则依据销售数量，加上预期的期末存货减去期初存货来拟订   
    2．物料标准成本的设定
    在编制采购预算时，项目采购人员由于对计划采购物料的价格预测较难，一般以标准成本代替物料价格。标准成本是指在正常和高效率的运转情况下制造产品的成本，而不是指实际发生的成本。标准成本可用于控制实际成本。如果标准成本的设定缺乏过去的采购资料作为依据，也没有工程人员严密精确地计算，其原料、人工及制造费用等组合总成本的正确性就很难保证。因此，标准成本与实际购人价格的差额，即是项目采购预算正确性的评估指标。   
     3．用料清单
    生产计划只列出产品的数量，并无法直接知道某一产品需用哪些物料，以及数量多少，因此必须借助用料清单。用料清单是由研究发展部或产品设计部制成，根据此清单可以精确计算制造某一种产品的用料需求数量，用料清单所列的耗用量（即通称的标准用量）与实际用量相互比较作为用料管制的依据。   
     4．价格预期
    在编制项目采购预算时，应对物料价格涨跌、市场荣枯、汇率变动等进行预测，甚至将以上因素调整为预算因素。不过，因为个人主观判定与事实的演变常有差距，也可能会造成采购预算的偏差。
        5．存量管制卡
    若产品有存货，则生产数量不一定要等于销售数量。同理，若材料有库存数量，则材料采购数量也不一定要等于根据用料清单所计算的材料需用量。因此项目采购部门必须建立物料的存量管制卡，以表明某一物料目前的库存状况，再依据用料需求数量，并考虑购料的作业时间和安全存量标准，算出正确的采购数量，然后才开具请购单，进行采购活动。
    项目采购预算能帮助管理层进行计划——主要是对下一年进行计划，使组织战略和目标有一种实在的感觉，并提供了监控企业经营的方法，在适用的时候还可以对利润表现进行监控。采购管理者应集中精力考虑目标和实际的机会与问题，也就是必须更切合实际地应付不确定和不可控制的情况，同时避免使它们成为引起混乱的原因，并致力于制定可实现目标的有效战略。最重要的是，在启动预算过程的时候，管理者必须考虑周详。因此，为了准确进行预算，预算过程应采用一种由下而上的方法。每一层的管理者都必须理解目标的先后次序，认识存在的机会，估计问题的可能性，并领会分配有限资源的过程。一般企业预算的准备工作可能在提交最终预算的前一年就开始了。但有些企业常常在财务年度开始前3～4个月就启动预算准备工作。虽然在各个部门的不同组织之间存在差异，但项目采购预算主要包括四个步骤：
    (1)将预算表和说明分发给所有的管理人员。
    (2)填好表格后交给上一级的管理层。
    (3)各项预算被转化成适当的项目，然后汇总成一张组织预算表。
    (4)审查最终预算（如果有必要的话），然后通过。
    一开始，将预算表通过纸张或电子邮件形式（磁盘、局域网或组织内部网络）散发给下一级管理者，同时将表格及相应说明，包括预算过程的详细时间表、适用于组织各个部分的假设情况和基本的规则、预算准备工作的总目标和优先次序以及对于下一年预算程序的任何变动等附上。
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