招标档案管理制度20131025.doc

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招标代理【招标采购】技术档案管理制度
一、 管理原则
“规范管理、规范流程、有效利用、服务经营”。提供简便、清晰的资料查询。
二、归档范围
本单位承担代理的房屋建筑和市政基础设施工程勘察设计、监理、施工、专业工程分包、重要材料和设备采购招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。
招标投标【招标采购】档案存档内容包括：
（一）招标代理合同及招标项目摘要
（二）工程报建资料及相关附件材料
（三）招标【招标采购】工作全过程资料
三、归档程序
（一）资料移交：由项目负责人在项目招标工作结束在 5个工作日内，按要求整理完整的资料一份，向档案资料员（各部门指定的人作为资料员）办理移交手续（详见附件一）。
（二）资料归档保存：档案资料员从接收档案资料后5个工作日内，按要求进行分类归档。（详见附表二）
（三）涉及到以本公司名义签订的合同/协议需提交电子文档和纸质文档交行政人事部统一编号和存档，考虑到因履行合同进行的款项结算事宜，由财务部存原件，各职能部门保留复印件一份并建立电子文档和纸质文档查阅表（详见附件三）。
备注：合同编号规则：各职能部门名称首字母+顺序号（三位）。例：ZBB-001(招标部第1号合同)。
（四）未中标单位投标文件作为短期保存资料，由项目负责人清理之后移至档案资料员，由档案资料员指定位置上架存放。
以上部分资料进行定期销毁，销毁前由项目负责人分别向部门负责人提出申请并获得批准后以函件形式通知招标人或采购人，待招标人或采购人确认（如函告送达15天无回复的）后，方可统一销毁。【并保存销毁记录】
四、保存期限
招标投标【招标采购】档案的保存期限，按照下列项目划分，从工程竣工之日起至少保存十五年。
（一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；
（二）全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；
（三）使用国际组织或者国外政府贷款、援助资金的项目。其他招标项目的档案保存期应不少于五年。
五、档案销毁
档案保存期满后，由档案管理员编制清单，组织相关人员进行鉴定后，经质量技术部审核后，按照《中华人民共和国档案法》的规定程序进行销毁。
建设项目在建期间的档案不得销毁。
六、档案利用规定
1、利用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、
污损、拆散，丢失和转借。
2、借阅档案、资料必须先完善登记手续后方可借阅，归还时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。
3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。
4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或发送电子档给外单位人员，如违反本规定由此带来的不利影响由档案资料管理人员自行承担。
七、档案保密、防范
加强防范，做好档案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盗、和火灾事故。加强对档案室或柜的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。
八、以上档案管理制度自二〇一三年十月一日起执行。
九、本制度解释权归招标部。

编写：招标部 审核： 批准：
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