广州惠林环保笔业有限公司财务管理制度.doc

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广州惠林环保笔业有限公司
财务管理制度
第一章 总则
第一条 为保障公司资产安全、增值，规范公司财务行为，有利于公司快速发展，现根据《会计法》、《企业财务通则》、《企业会计准则》及相关财务制度，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司的会计核算程序和财务管理工作。
第三条 公司实行统一领导、及总经理“一支笔审批”制度，秉着节俭节约，合法合规进行开支。

第二章 财务核算

第四条 财务核算基本原则
财务核算：是以货币为计量单位，运用专门的会计方法，对服务经营活动或者预算执行过程及其结果进行连续、系统、全面地记录、计算和分析，定期编制并提供财务会计报告和其他一系列内部管理所需的会计资料，为经营决策和宏观经济管理提供依据。
第五条 会计核算相关规定
（一）会计年度自公历1月1日起至12月31日止；
（二）会计核算划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。根据公司目前实操状况，会计期间分为年度、季度。年度、季度均按公历起讫日期确定；
（三）其他涉及不到的，全面执行新颁布的《企业会计制度》。

第三章 资金内部控制管理
第六条 货币资金：是指公司所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。
第七条 公司出纳不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权、债务账目的登记工作。
第八条 不准以白条充抵库存现金及设置帐外小金库。
第九条 收入现金时，出纳要向交款人出具实际收到金额的证明；支付现金时，要由收款者本人签收。
第十条 加强现金库存限额的管理，超过库存限额的现金及时存入银行。
第十一条 公司应结合自身的实际情况，确定现金的开支范围。不属于现金开支范围的业务应通过银行办理转账结算。
第十二条 现金收入及时存入银行，不得用于直接支付本公司自身的支出。因特殊情况需坐支现金的，事先经本公司总经理审查批准。
　　第十三条 借出款项必须执行严格的授权批准程序，严禁擅自挪用、借出货币资金。
　　第十四条 必须指定专人定期核对银行账户，每月至少核对一次，编制银行存款余额调节表，使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。
第十五条 定期和不定期地进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，及时查明原因，做出处理。 
　　第十六条 加强货币资金相关票据的管理。明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序，专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和被盗用。 
　　第十七条 加强银行预留印鉴的管理。财务专用章由专人保管，个人名章必须由本人或其授权人员保管；严禁一人保管支付款项所需的全部印章； 按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务，必须严格履行签字或盖章手续。
第十八条 到银行提取5万元以上的现金必须双人、专车，不得单人徒步到银行提取大额现金。
第十九条 资金管理
不允许挪动劳务单位的工资、社保、等收入；不得以任何形式、任何理由对外借款；无权对外出具任何形式的担保。

第四章 支款、报销管理
第二十条 支款办法
（一）支款范围
商品类采购(指机器设备、原料类)，办公用品类采购(包括文化用品、劳保用品类)、固定资产采购(包括汽车、电脑、打印机、办公家具类)、广告费、工资、其他(如业务招待费、伙食费、零星支出类)；
（二）支款凭证
支款时应提供物品申购审批单、出差申请审批表等相应资料。
　　第二十一条 请款、报销流程
支款人填写借款单或报销单，按规定粘贴发票，经部门负责人签认后，单据送财务部，经财务负责人初审，总经理核准，出纳通知领款，财务部门会计进行账务处理。
流程图：支款人→部门负责人→财务负责人→总经理→出纳→会计记账
第二十二条 报账规定
（一）报账要求：费用开支在使用前，应先报备征得总经理同意后方可使用，在使用过程中本着节俭节约、合法合规的要求。购买物品必须使用正规发票， 由经办人填写报销凭证并附上发票，要求发票粘贴整齐，填写要素齐全，经财务部有关人员审核后报总经理审批；
（二）报销人员应取得印有税务监制张的正规、有效的车船票、住宿、餐饮发票后才能进行报销，不允许以各种收据作为报销的原始凭证，如不能取得正规票据时可以用其他有效的票据予以抵冲，但必须用铅笔在报销单的备注栏说明原因，并用大头针将原始收据附上，票据背面应注明费用发生的原由、经办人。
  (三) 报销单填写完毕，将车船票、住宿发票等分类按鱼粼形粘贴在报销单背面。如票据数量较多，应将票据分类按鱼鳞形粘贴在粘贴单上（粘贴单的大小请与费用报销单保持一致），保持整张粘贴单厚度的相对均匀，票据粘贴时应保证票据的时间、地点、金额等要素清晰可见，否则将视作无效凭证不予报销。
报销人在报销过程中，如有特殊事项应在备注栏中用铅笔注明。
(四) 报账发票的日期为有效期3个月，年底的发票可顺延到次年的3月份以前报销，逾期作废。
（五）各部门一定要严格控制所发生的费用开支，严格按照相关规定执行；
（六）管好、用好流动资金，加速资金周转。
第二十三条 借款规定
　　（一）各部门所需的业务费用借款，经总经理签字同意后，财务人员才能付款；
（二）员工因公出差可以借差旅费。由出差人填写“借支单”注明出差地点、时限、事由，由总经理批准，到财务部办理借款，差旅费借支一律按实名挂帐，作为出差后的报销依据；
（三）当月连续几次出差，在上次借款未还清的，不以予再借款。试用期不足一个月的员工单独出差，不予借差旅费，特殊情况经总经理同意可借不超过本人半个月的工资；
（四）员工出差返回后，必须在一周内将出差期间的相关发票、车票等单据按类粘贴整齐，交部门负责人初审后，按报销流程向财务部申请报销、结算多借补支费用，前帐未清，后帐不借。逾期未还者，财务有权直接从其工资中扣除借款总额。
第二十四条 报销办法
（一）差旅费报销标准
差旅费开支标准一览表
项 目
职 务
住宿标准
适用地区
职 员
80元/晚
普通地区
100元/晚
经济发达地区
部门负责人（含享受同等待遇人员）
100元/晚
普通地区
120元/晚
经济发达地区
公司负责人（含享受同等待遇人员）
凭发票如实报销
（1）交通工具的适用：除总经理外，原则上其他人员交通工具为汽车或火车，其中火车标准为硬卧或硬座。晚上乘坐硬卧的，不再享受住宿补助。乘坐长途汽车卧铺的，不享受住宿补助。特殊情况下出差需要乘飞机的，必须经总经理批准。
（2）外出在城市内应尽量乘坐公汽，如因实际情况确需乘坐的士，必须提前征得总经理批准方可乘坐，否则一律不予报销。
（3）特殊情况下，业务人员出差期间确因业务需要，需发生的招待费、住宿费需报批总经理同意后，才能开支费用并凭发票据实报销，但报销时，须详细注明招待原因。
（4）如果在已报销对外宴请招待费的，则不享受对应伙食补助。公司提供车辆办事的，一律不得再报销交通费。
项目 职务
误餐标准
适用地区
职 员
5元/餐
广州市
10元/餐
广州市（省）外
部门负责人（含享受同等待遇人员）
10元/餐
广州市
15元/餐
广州市（省）外
公司负责人（含享受同等待遇人员）
凭发票如实报销
（经济发达地区误餐标准可适当每餐增加5元）
（5）经济发达地区包括如下地区：深圳、珠海、厦门、汕头、北京、上海、大连、青岛，及各省会城市。其他地区均列为普通地区。
第二十五条 办公用品、低值易耗品报销
（一）每月底由各使用部门负责人根据工作需要填写“办公用品、低值易耗品使用计划表”，交综合部汇总，经总经理审批后购买。专业性、技术性强的物品，可委托相关人员购买；
　 （二）所购办公用品、低值易耗品，实行定人验收、保管、领用登记的办法；
　 （三）购买后由有关经办人按财务规定粘贴有关报销单据，经财务审核后，总经理审批予以报销。
第二十六条 固定资产购置费用报销
（一）由有关部门提出书面申请，注明申请事由，经总经理批准后，转财务部门办理付款手续；
（二）固定资产购买、安装、调试、验收合格后，有关部门应尽快将有关单据转财务部门办理报销手续。
第二十七条 业务招待费报销
（一）相关部门因工作需要进行招待，应本着从简节约的原则，由各部门主管以书面形式呈报部门负责人核准后，安排宴请；
（二）报销招待费时，报销填列明细表中应详细列明以下事项：招待时间、招待地点、招待单位、招待人数；
（三）招待费报销必须出具正式发票。
第二十八条 通讯费报销
　　（一）通讯费按职务级别及工作性质不同，按以下标准核定。
标 准
职 务
报销标准（元/月）
总经理
实报实销
办公室及特批人员
50元/月补贴
（二）享受话费补贴人员必须保证通讯器材处于24小时开机状态，以便于联系。
第二十九条 凭证填写要求
（一）应用蓝色或黑色签字逐项填写，禁止使用红色笔、圆珠笔或铅笔；
（二）字迹要清晰，不得涂改。
　第三十条 发票规定
　　（一）通过银行结算(如：转账支票、电汇等)的款项，申请人在申请款项同时需向财务提供详细的收款单位名称、帐号、开户行；
　　（二）员工采购商品所取得的发票必须符合税务局相关规定。发票取得人应对其所取得发票的真实性、合法性负责。对不符合财务规定的票据，财务人员有权拒绝接受，予以退回，并向总经理报告；
　　（三）购货单位：要填写全称，应准确无误；
　　（四）发票日期：应如实填写；
　　（五）金额：大小写数字应一致、无误；
　　（六）发票上应清楚盖有“发票专用章”。
　 第三十一条 结算管理
（一）原则上由经办人报销费用，一事一报，严禁混合报销、伙同报销或代替报销；
　　（二）报销时须注明费用发生原因、地点，准确计算金额和单据张数；
　　（三）费用报销在终结事由的本周内办完签字手续，固定时间内报销。
第三十二条有关资金使用的审批。如财务人员出差时，由总经理指定代理人代为审批。批件必须附上有关发票、单据后面入账备查。
第三十三条凡有定额分配给有关人员开支的，可凭发票办理报销；超过定额的，须经总经理批准才能开支，否则自负。

第五章 资产管理
第三十四条 资产：是指公司拥有的实物资产，主要包括固定资产和低值易耗品。固定资产是指使用期限在一年以上，单位价值在2000元以上的资产，包括房屋建筑物、运输设备、通讯设备、办公设备、原材料、工具器械等。　　
第三十五条 固定资产的购置、使用、内部转移、报废、等应履行登记和报账手续。
　　第三十六条 固定资产购置及登记
　　（一）购置手续
　　各部门因工作业务需要，添置固定资产，应提出书面申请，报公司负责人审批，按审批后的标准、数量，由采购人员具体执行。购置后由使用部门或保管部门验收签字，报财务管理部结算。
　　（二）登记
　　财务部门按时登记入账，并逐项目填列“固定资产登记汇总表”。
（三）固定资产编号
　　固定资产取得后即归公司综合部管理，有关部门依其类别及会计科目关系，予以分类编号，并粘贴标签。
　 第三十七条 固定资产修理、调拨、报废、丢失。
固定资产的调拨、报废权由公司综合部审批。
　　（一）固定资产需要修理的，由使用部门提出申请，部门负责人签署意见，报公司负责人审批。修理完毕，经验收合格，财务部门才可付款。
（二）固定资产报废
由固定资产保管人填写《固定资产报废申请单》，一式两份，由本部门负责人签署意见，呈报公司综合部批准，才能处理。
（三）固定资产丢失时，由保管部门（保管人）提出物品丢失原因，视个人责任程度，经责任人所在部门员工证明，呈报公司综合部决定赔偿金额幅度。
第三十八条 低值易耗损品购进
　　（一）根据业务需要购进办公用品、低值易耗品类，应填写请申请单，经部门负责人审核，报负责人核准后，由有关人员执行。财务部门根据发票进行付款。
（二）低值易耗损品由于长期磨损无法修复，需要报废时，由使用部门办理注销手续。
（三）保管部门（保管人）和公司负责人是固定资产的第一责任人。因管理不善而出现固定资产的丢失、被盗等, 由保管部门提出物品丢失原因, 经保管部门（保管人）所在部门员工讨论提出赔偿的处理意见, 上报公司综合部决定。
第三十九条 实物管理部门
　　（一）房屋建筑物由公司指定专人负责管理；
　　（二）机器设备、工具设备、办公设备、动输工具由使用部门指定专人负责管理；
　　（三） 所有物品档案材料由公司指派专人负责，定期归档。
第四十条 实物账册管理
　　 记账应有合法凭证，凭证应完整，并遵守以下规则：
　　（一）账面不准撕毁，遇有差错，可以划红线加盖私章校正。账面记帐严禁挖、补、刮、擦和用涂改液；
　　（二）账面记录采用永续盘存制，每次发生增减变动，及时结存余额；
　　（三）启用帐簿，应在帐簿封面载明公司名称、年度，在启用页上载明帐簿名称、启用时间，由记帐人员签名或盖章，并加盖公章；
　　（四）调动工作岗位时，应注明交接日期，并由移交人、交接人签名或盖章。
　　第四十一条 财产盘点方式
　　（一）年终盘点：财务综合部于年度终了一个月内对固定资产、存货、货币资金等进行全面清查盘点；
　　（二）不定期抽点：财务综合部对公司财产进行不定期随机抽查。不定期抽查，以不预先通知为原则。

第六章 预算管理
第四十二条 财务预算由收入预算和支出预算两部分组成。营业支出包括：营业收入、营业外收入、其他收入等；营业支出包括：营业成本支出、管理费用支出、财务费用支出、营业外支出等。
第四十三条 财务预算编制原则
（一）公司财务预算按照增收节支、量入为出、统筹兼顾、勤俭节约、确保重点的原则进行编制；
（二）年初制定的财务支出预算以公司部门设置、人员编制及物价上涨水平为依据，同时要考虑不可预见费用，可按预算支出总额预留5～7％做为预备费，编制收入预算依据当年同期营业收入及经济发展水平，一般在上年实际收入基础上上涨2％－5％；
（三）年度财务预算应本着确保年度利润指标的原则编制。
（四）年度财务预算一经审批，各部门必须严格按照预算核定的预算额度和预算范围执行；
第四十四条 成本费用管理
（一）严格按照年度预算执行，严格控制开支标准、开支项目。
（二）每月终了要对成本费用、预算执行情况，对超预算支出要查明原因，提出控制办法。
第四十五条 编制财务报告
（一）公司定期编制财务报表及财务报告说明；
（二）财务报告包括会计报表；

编号 会计报表名称 编报期
会企01表月 资产负债表 月、年报
会企02表份 利润表 月、年报
会企03表 现金流量表 半年报
内部管理执行情况表1 收入明细表 月报
内部管理执行情况表2 收入分析表 月报
（三）会计报表应当根据登记完整、核对无误的会计凭证记录及其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚；
（四）会计报表之间，会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，应当相互一致。本期会计报表与上期会计报表之间应相互衔接。如果不同会计年度会计报表中各项目的内容和核算方法有变更的，应当在年度会计报表中加以说明。

第七章 会计档案管理
第四十六条 会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、纳税报表、审计报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会决议等各种会计资料。
第四十七条 会计档案的保管：财务部门应有专人负责保管会计档案，定期将归档的会计资料，按顺序立卷登记有效。
第四十八条 会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限（见第六十条），会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
第四十九条 会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经财务负责人审查，本公司负责人批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由档案管理员和财务部门有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。
第五十条 会计档案的查阅：公司内各部门若因公需要查阅会计档案时，必须经公司总经理或财务部部长同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有会计档案查阅申请单，经本公司总经理批准，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记会计档案查阅人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。
会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经公司财务部经理批准，做好交接手续并限期归还。
第五十一条 由于会计人员的变动，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人移交人、接收人签字或盖章。
第五十二条 会计档案保管期限如下：
档案名称 保管期限
(一)会计凭证类
1、记账凭证 15年
2、原始凭证 15年
(二)会计账簿类：
1、日记账 15年
其中：现金和银行存款日记账 25年

2、明细账、总账、辅助账 15年
(三)会计报表类
1、月、季度会计报表（包括文字分析） 3年
2、年度会计报表 永久
3、纳税报表 十 永久
(四)其它类
1、会计档案保管清册及销毁清册 永久
2、主要财务会计文件、合同、协议 永久
3、银行存款余额调节表 5年
4、银行对帐单 5年

第八章 保密制度
第五十三条 会计凭证、账薄、报表、财务情况说明书（财务会计报告），经营意向、决策资料，财务安排、关系客户资料、财务会议记录，有关财务规章制度、证件、印章，会计数据、会计资料及其会计载体（包括计算机、网上银行装置及程序、电算化程序、备份文字数据的软盘、光盘及移动硬盘等），财务设备等各种资源管理，均适用保密制度。　　
第五十四条 财务人员在其职责范围内对第五十二条所列各种资源享有不同职别相应的知情权和管理权。
　 第五十四条 各主管会计在其职责范围内，按会计核算期准确及时地填制会计凭证、登记会计账薄、编制并报送各种报表、编写财务会计报告，定期将其整理装订成册进行保管。
第五十五条 各财务人员及其负责人不得在未经本公司负责人同意的情况下将其掌握的经营意向、决策资料，有关规章制度，证件及会计载体等出借、出租或复印、拷贝给任何人使用。
　 第五十六条 对于财务专用计算机，由财务负责人指定专门人员设置使用密码。其他人员只能通过专人或财务负责人开机或同意后方可使用计算机，专人和财务负责人对该计算机的安全与操作承担责任。
第五十七条 财务人员对于重要的文字数据及时备份，备份文字数据的软盘、光盘及移动硬盘等各种会计载体由财务负责人会同公司高层领导指定专人统一负责保管。其他人如需使用必须经主管领导会同财务负责人一起进行签字登记后方可借用并及时退回。
　 第五十八条 印章的使用，其专门负责人在职责范围内按程序进行使用和登记，对于特殊事项，必须经部门领导签字批准后方可使用，并进行相应登记。
第五十九条 对于财务保险柜、文件保密柜等财务专用设备，其使用人必须牢记使用密码，专人专用。
第九章 会计人员交接管理
第六十条 财务人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接管人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。
第六十一条 接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未处理事项。
第六十二条 会计人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：
（一）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕；
（二）尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章；
（三）整理应该移交的各项资料，对未处理事项写出书面材料；
（四）编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票薄、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘（磁带等）及有关资料、实物等内容。
第六十三条 会计人员办理交接手续，必须有监交人负表监交：一般会计人员交接由财务负责人监交。
第六十四条 移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交；接管人员要逐项核对点收。
（一）现金、有价证券要根据会计账簿有关记录进行点交。库存现金、有价证券必须与会计账簿记录保持一致。不一致时，移交人员必须限期查清；
（二）会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责；
（三）银行存款账户余额要与银行对账单核对，如不一致，应当编制银行存款余额调节表调节相符，各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对相符，必要时，要抽查个别账户的余额，与实物核对相符，或者与往来单位、个人核对清楚；
（四）移交人员经管的票据、印章和其他实物等，必须交接清楚，移交人员从事会计电算化工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。
第六十五条 会计机构负责人、会计主管移交时，还必须将全部财务会计工作、重大财务收支和会计人员的情况等，向接替人员详细介绍。对需要移交的遗留问题，应当写出书面材料。
第六十六条 交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名或者盖章。并应在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人员的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。
第六十七条 移交清册一般应当填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。
第六十八条 接替人员应当继续使用移交的会计账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。
第六十九条 移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。
第十章 会计报表管理
第七十条 会计报表基本规定
公司财务部门，在每一会计期间结束，必须及时编制财务报告，其中：会计报表季表必须在每季终了15日内报出，年报在年度终了15天内报出。
第七十一条 会计报表内容包括：
（一）《资产负债表》、《利润表》；
（二）《综合税费申报表》、《全年缴纳企业所得税申报表》；
（三）《收入支出分析表》。
第十一章 财务人员管理
第七十二条 财务人员守法要求
（一）财务人员应当熟悉国家财经法律、法规、规章并结合会计制度广泛宣传；
（二）会计人员严格按照会计法律、法规和国家与公司统一会计制度规定、程序和要求进行会计工作，保证所提供的会计信息合法、真实、准确、及时、完整；
（三）会计人员应当熟悉公司的经营和业务管理情况，运用掌握的会计信息和会计方法，为改善公司内部管理提高经济效益服务。
第七十三条 财务人员考核与奖惩
（一）财务部部长定期检查会计人员守纪、守法的情况，工作业绩作为考核会计人员晋升、晋级、聘任专业职务、表彰奖励的重要依据。
（二）对违反本规定的会计人员，视情节情况轻重进行处罚，情节严重的应调离会计岗位。

第十二章 附则
第七十四条 本办法由财务部负责解释。
第七十五条 本办法自公布之日起执行。

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