北京中财方略管理咨询有限公司-客户制度模版-×××集团-大宗物资采购.doc

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1 目的
为规范集团物资采购行为，实施大宗物资采购的集中管理，降低物资采购成本，加强集团采购的内部监督管理，特制定本制度
2 适用范围
浙江***机电集团股份有限公司及所属分公司、全资子公司、控股子公司。
3 定义
本制度所称大宗物资采购主要指采购物资一次性支付金额较大或年累计采购量较大，需谨慎对待的采购行为。具体范围的确认由集团财务部根据各分、子公司具体经营业务性质分类核定。
4 职责
4.1集团公司审计监察委员会下设采购监管小组，组长由集团总经理担任，组员由集团总裁办、工程部、财务部相关人员组成。采购监管小组负责审核各分、子公司采购部门上报的采购计划、主要供应商的选择、采购比价方式的确定及大宗物资采购价格的审核，负责招投标规则的制定，参与招标采购的全过程，对各分、子公司采购过程和结果进行监督、检查。
4.2 各分、子公司采购部门主要职责：根据年初预算制定年度大宗物资采购计划；负责本单位物资采购供应商的信息收集、评价和选择，建立供应商信息档案；广泛搜集商品信息，建立采购商品信息档案，及时掌握最新市场行情；及时、准确的向集团采购监管小组提供采购商品信息和供应商信息；负责采购工作的招标、谈判等具体运作；严格自律，努力降低采购成本。
5 管理规定
5.1 管理原则
5.1.1为保证集团各产业采购过程高效、透明，采购的物资优质、价廉，切实降低采购成本。
5.1.2 大宗物资采购工作按照总体控制、分级管理的原则，采取集团公司与分、子公司两级控制的管理模式。
5.1.3 大宗物资采购工作采用比价与招投标相结合的工作方法。
5.2 管理程序
5.2.1 审批程序
5.2.1.1 年度采购计划实行核心物资集中采购管理。根据年度全面预算管理，集团采购监管小组可以根据分、子公司大宗物资，选定核心物资年度集中采购供应商，进行集团集中采购。
5.2.1.2 月度采购计划实行周报管理。每周末前，各分、子公司必须将下周大宗物资采购计划、采购询价表上报集团采购监管小组进行审批。
5.2.1.3 集团采购监管小组根据上报的“采购计划”、“询价表”，审定采购供应商及采购价格后，由分子公司采购部实施大宗物资的业务采购。
5.2.1.2 集团采购监管小组根据各分子公司采购计划，不定期实施采购供应商选择及采购价格市场监察，根据市场情况，适时直接参与主要采购物资的供应商推荐、选择与价格谈判、定价及采购合同签定。
5.2.2 供应商选择
5.2.2.1 大宗物资采购要在合格供应商的范围内选定，具备招标采购条件的，应尽量实行招标采购。
5.2.2.2 供应商的选择标准：应具有良好的品质，价格优势，一般纳税人且具有健全的财务管理制度，良好的财务状况，至少可以给予一个月以上的账期。
5.2.2.3建立供应商每年供货考察表，对供应商交货准时率、品质、价格、售前、售后等年度服务的评价，根据考核的决定是否与该供应商继续合作。
5.2.2.4供货及售后服务态度消极且存在严重质量问题的供应商，应终止与其的合作关系，另外建立新的供货渠道。
5.2.2.5采购的物品在价格、品质、付款等条件相同的情况下，应与正在发生业务关系或确立合作的供应商处购买，不得随意变换供应商。
5.2.2.6 为了做到采购过程公开化、透明化，对合格供应商需要赴厂考察的，集团采购监管小组可以单独考察，也可以会同分、子公司的采购人员共同考察。
5.2.3 采购比价
5.2.3.1分、子公司采购部门提报采购计划，必须附上合格供应商的详细资料和询价情况等说明，如集团采购监管小组认为分、子公司采购部门提供的合格厂商不能完全说明市场情况时，可自行进行市场搜寻并增加供应商。
5.2.3.2 集团采购监管小组根据采购物品的性质确定比价方式，即比价或招投标，同时协助分、子公司采购部门寻找合格供应商。
5.2.3.3 采用比价方式的，分、子公司采购部门应向集团采购监管小组报送三家以上合格供应商的详细资料和价格情况等说明，集团采购监管小组通过网络、电话、市场调查等手段进行询价，最终本着质优、价廉、实用的原则确定厂家及价格。
5.2.3.4 各分、子公司应建立供应商及采购比价电子信息库并适时更新，每月应向集团采购监管小组报送。
5.2.4 采购结算
5.2.4.1大宗物资采购必须经过集团采购比价审批，未经采购比价审批的采购计划，各单位不得擅自实施，财务部门不得结算货款。
5.2.4.2 大宗物资采购必须签订采购合同，采购人员签订合同应本着权利主动的原则。
5.2.4.3采购部门要求财务付款时，在报送付款申请单时应同时将集团采购监管小组审批的采购比价表报财务部门留存，财务部门应妥善保管，并注明对应的付款凭证号码以备检查。
5.2.4.4大宗物资采购付款时，财务部门应严格审查采购合同，款项结算应采用票据的结算方式，避免现金交易。
5.2.5 采购审计
5.2.5.1 集团审监委不定期对物资采购的过程、结果进行监督检查，包括集团采购监管小组参与的比价和分、子公司自行比价的执行情况；
5.2.5.2 大宗物资采购预算执行情况；
5.2.5.3 大宗物资采购的采购标准、采购方式和采购程序的执行情况；
5.2.5.4 大宗物资采购的采购合同的履行情况；
6 纪律
6.1检查中发现采购价格明显高于直接询价的（同等品质情况下），造成损失金额轻微的，给予单位负责人、部门负责人及直接责任人警告以上处分；造成损失金额较大的，报集团董事会处理。
6.2 于利用职权徇私舞弊、假公济私、中饱私囊、贪污受贿的责任人，一律给予开除处分；造成经济损失的，责令赔偿全部损失，同时，给予单位负责人、部门负责人警告以上处分。
6.3 大宗物资采购必须按照公司制订的采购程序执行，违者将给予直接责任人、部门负责人警告以上处分。
6.4 对于干扰、消极对待比价和审计工作，造成比价和审计工作困难的，给予警告处分，严重的调离采购部门。
7 相关文件
7.1 资金管理制度
8 相关记录
8.1 大宗物资采购计划表 保存地点：财务部 保存时间：5年
8.2 询比价申报单 保存地点：采购部 保存时间：5年
9 附则
9.1 本制度由集团财务部负责修订、解释。
9.2 本制度自2010年12月1日起实施。

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