杰赛科技从会计电算化走向全面管理信息案例.doc

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　　杰赛科技从会计电算化走向全面管理信息案例

2004年，叶桂梁接受了一项重任，身为广州杰赛科技股份有限公司(以下简称杰赛科技)财务部和资金结算中心的总经理，他要负责杰赛科技财务管理信息系统的重新建设。
　　此时，杰赛科技的年营业额近5亿元，即将筹备上市，对财务信息及时的汇总、发布需求特别迫切，公司管理层面也需要更及时全面的数据做决策支持，而在2000年建设的财务系统已经无法提供有效支持，杰赛科技财务管理信息系统的建设成为最首要的问题。
　　从会计电算化开始
　　杰赛科技是中国电子科技集团公司第七研究所民品部门转制组建的国有控股股份企业，公司于2000年转制，现注册资本5330万元，主要从事通讯设备和电子信息与通信领域的产品开发、生产和销售，目前是广东省高新技术企业和软件企业。
　　杰赛科技下设若干职能管理部门和技术中心、进出口部、通信规划设计院和7个事业部(对外称分公司)，业务涵盖电子信息和通信领域，可以提供包括电子元器件、通信产品、信息系统、软件产品和系统集成等产品或者服务。各事业部和技术中心都采取分公司的运作模式，具有自己的独立账户，而这些部门和机构的财务信息都要通过总部进行数据集中管理，以保障数据安全、方便数据维护和提供决策信息。
　　叶桂梁介绍，杰赛科技的信息化建设，首先是从解决财务信息化入手的。杰赛科技早在2000年成立之初，就采用了金算盘6F版本的财务管理软件系统，解决了会计手工核算的问题，把财务人员从繁锁的手工账中解放出来。同时6F可以提供灵活的数据挖掘、查询等功能，使数据收集传递更准确、及时，加快了资金流的周转速度。
　　杰赛科技凭借自身的技术队伍和研发实力，并同中山大学建立战略合作关系，不断推出新的信息产品和技术解决方案，取得了快速的发展。2000年，杰赛科技的营业额大约1亿元，而2004年，营业额已将近5亿，拥有1100多名员工。
　　为了寻求更高的发展，杰赛科技的管理当局决定将公司筹备上市，这要求财务系统能够及时提供财务信息的汇总、发布，为公司管理层提供决策支持，而6F系统已经无法提供有效支持，在数据库、远程查询等方面显露出了众多限制。因此，杰赛科技财务管理信息系统的建设成为最首要的问题。
　　企业发展带来新的问题
　　杰赛科技的所有分公司原先全部是与总部在同一个大院办公，距离较近，财务管理系统只在公司内部的局域网上运行，财务数据的汇总、提供的查询功能等都运行良好，有力支持了公司的发展。
　　2003年，随着业务和规模的发展，杰赛科技属下的部分分公司开始往外搬迁，分布在广州各处，这对财务系统的网络架构和管理提出了新的要求。原来的系统主要运行在局域网上，对远程支持不足，因此要求新的平台可以提供解决远程数据联网的问题，并能提供快速的输入和查询。
　　同时旧系统只能支持小型数据库，随着业务发展，数据量的急剧增大，在数据处理上也表现出了众多问题。
　　杰赛科技的7个分公司分别承担研发、生产等的工作，7家分公司的业务种类都有所不同，从订单、研发、采购、生产、入库、销售、回款等财务制度，各个公司都有不同，有些具备全部流程，有些只具有其中几个环节。同时，其业务统计的数据量非常巨大，比如一个电路版，包含了20多道工序，要应用不同的电子元器件，材料品种多。随着业务的扩大，一份完整的进、销、存信息，从2000年数十MB容量，达到几个GB。每次数据备份，都要备份3到4G的数据资料。这对数据类型的要求和管理上的自定义都提出了要求。
　　面对上市的要求，以完成对外出具会计报告为目的的核算型系统已经无法满足公司对财务管理提出的要求，公司管理当局更关心的是用财务语言来描述企业全面获利能力和竞争能力。如何及时准确的提供企业竞争管理所需的成本、资金资料，满足管理当局战略决策所需的各种管理信息已成为目前财务管理工作的重中之重。杰赛科技的财务系统面临全面的升级和变革。
　　全面建立管理信息系统
　　根据企业规模壮大、分公司外迁、公司上市的需求，杰赛科技进行了新的财务管理信息化规划，提出:该系统不但必须符合集团化的企业财务管理需要，而且该系统还需适应外部财务会计和内部管理会计体系的不同要求，总公司和分公司之间能构筑统一的会计体系，并且实现分公司的财务系统与业务管理系统的无缝连接，从而保证整个系统资金信息、物流信息及其他信息能及时顺畅地在公司内部流动和传递，并能对这些信息进行各种加工分析处理，最终实现及时的财务分析和决策支持。
　　在此，外部财务会计体系所指的是，杰赛科技的业务包含研发、生产和销售各个流程，公司要通过财务会计体系对进、销、存各个环节的账目进行全面的管理。内部管理会计体系指的是从业务流程上，对订单信息分析，对成本费用、资金管理、实施动态等进行跟踪，并做出及时的分析处理，进一步通过信息系统规范业务流程。
　　为实现以上目标，2004年5月，杰赛科技全面推进财务业务一体化信息管理，公司经过对4家软件提供商相关产品的评估，最后从易操作性、价格等方面综合考虑，决定采用金算盘软件推出的基于VP平台的VPS/SCM企业管理软件套件作为基础框架，基于Internet技术，首先解决外迁事业部数据联网问题，并以此为基础初步建立起一个适用、规范、高效、先进的杰赛科技财务管理信息网络系统，全面实现公司财务核算与管理的网络化、信息化。
　　在实施人员前期的调研工作及培训工作的基础上，2004年5月和6月，杰赛科技全体软件操作人员分次参加了软件的系统培训;6月份在金算盘软件公司的实施人员协助下开始实施对业务部门的调研及初始化指导;7月份各业务部门操作人员已开始处理日常业务单据，通过系统软件的应用并结合本身业务流程的特点，初步达到了优化公司的内部管理及业务处理的要求。
新系统功能总结
　　杰赛科技现采用的新系统是由总账、采购、库存及存货、销售、应收及应付等模块组成，该系统平台运作采用了集团式的管理模式，立足于数字化管理，数据传递首先由各分公司财务集中进销存各个环节的业务数据，主要反映以下几个环节，第一个环节(采购—入库—应付—总账):通过采购模块的应用，采购入库的信息传递到库存模块，同时产生供应商的应付账款台账信息，并传递到应付模块进行下一步的追踪，最终将信息传递到总账系统进行归集;第二环节(销售—出库—应收—总账):通过销售模块的应用，销售出库的信息传递到库存模块，同时产生客户的应收账款台账信息，传递到应收模块进行下一步的追踪，最终将信息传递到总账系统进行归集;第三环节(库存—入库及出库—成本核算—总账):通过库存模块处理除采购入库或销售出库以外的出入库业务，月末进行成本核算，最终传递到总账系统进行核算。通过三大环节的核算，总公司再将各分部的报表数据进行汇总处理。
　　新系统的基本应用方式如下图所示:

　　新系统大大满足了原来生产环节的需求，支持按项目核算、按产品自定义业务类型，更适合公司管理的要求。新系统可以根据实际的业务流程，自定义进、销、存的各个环节，将各个环节划分清楚，减少重复写入数据的工作量。借助统一的信息化管理系统，杰赛科技也依靠软件标准规范了业务流程。
　　通过一年来的共同努力，目前该系统已全面铺开到杰赛科技各事业部(包括技术中心)采购、销售、仓库及财务部门，建立了供应商报价系统、采购合同台账、销售合同台账，逐步实现对存货、应收账款、应付账款等的实时监控管理，为公司内控制度的实施提供了一个统一的系统操作平台，加强了公司对各事业部各个业务环节的监控及管理。保证了资金信息、物流信息及其他信息能及时顺畅地在
　　公司内部流动和传递，促进了公司管理水平的提高。叶桂梁表示，目前，杰赛科技的财务管理信息系统还是以财务和进、销、存为主，这只是应用了金算盘VPS的一部分模块，因此在系统的扩充性上，还有很大余地，将来要以目前的系统为基础，加强OA系统、人事管理系统等的建设，建立全面的企业信息管理系统，进一步加强对业务流程和各种信息的管理。

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