房地产公司行政总务管理制度模版.docx

zz地产行政总务管理制度

目录
总则 4
第一章：办公场所管理 4
1.1 办公场所配置管理 4
1.1.1 办公场所配置标准 4
1.1.2 办公场所装修标准 5
1.1.3 办公类物资配备标准 5
1.2 办公场所日常管理 5
1.2.1 办公环境管理 5
1.2.2 办公文明管理 6
1.2.3 前台管理 6
1.3 办公场所安全管理 6
1.3.1 日常安全管理 6
1.3.2 用电安全管理 7
1.3.3 消防安全管理 7
1.4 值班管理 7
1.4.1 值班范围和安排 7
1.4.2 现场值班要求 7
1.4.3 电话值班要求 8
1.5 突发事件应急处理 8
1.5.1 突发事件的种类及负面影响 8
1.5.2 应急预案和流程 9
第二章：车辆管理 9
2.1 管理职责和配置标准 9
2.1.1 管理职责 9
2.1.2 车辆配置原则 10
2.1.3 车辆配置标准 10
2.2 公务用车调配 11

2.2.1 公务用车范围 11
2.2.2 公务用车调配原则 11
2.3 车辆日常管理 11
2.3.1 日常使用管理 11
2.3.2 车辆加油管理 11
2.3.3 车辆保养维修 12
2.3.4 驾驶员管理 12
2.3.5 违章事故处理及奖惩 12
24 车辆资产购置、调拨和出售 13
第三章：行政采购管理 13
3.1 行政采购定义 13
3.1.1 行政采购范畴 13
3.1.2 行政采购物资分类 14
3.1.3 行政采购的原则 14
3.2 职责划分 14
3.2.1 综合管理部门 14
3.2.2 需求提报部门 14
3.2.3 财务管理部门 14
3.3 采购流程 15
3.3.1 申购请示程序 15
3.3.2 采购实施程序 15
3.3.3 验收及入/出库程序 16
3.3.4 付款/报销程序 16
3.3.5 采购统计与报表 17
3.4 供应商管理 17
3.5 廉洁规定 17
3.5.1 供应商廉洁管理 17
3.5.2 廉洁奖励和处分 17

第四章：行政物资管理 18
4.1 行政物资定义及分类 18
4.2 行政物资管理职责 18
4.2.1 综合管理部职责 18
4.2.2 财务管理部门职责 18
4.2.3 使用/保管单位职责 18
4.3 固定资产管理 19
4.3.1 固定资产管理范围 19
4.3.2 固定资产购置 19
4.3.3 资产的日常管理 19
4.3.4 固定资产盘点 20
4.3.5 固定资产调拨、处置及报废 20
4.4 商务礼品管理 21
4.4.1 商务礼品分类 21
4.4.2 商务礼品需求及采购 21
4.4.3 礼品入库和保管 21
4.4.4 礼品领用 22
4.4.5 礼品采购核算报销 22
4.4.6 商务礼品的盘点及处置 22
4.5 办公用品管理 23
4.5.1 办公用品的采购 23
4.5.2 办公用品的管理 24
第五章：会议会务管理 25
5.1 职责分工 25
5.2 管控流程 26
5.2.1 会议策划 27
5.2.2 会议筹备 28
5.2.3 会议组织 38

5.2.4 会议、宣传和总结 43
第六章：机票、餐饮及其他管理 45
6.1 机票管理 45
6.1.1 机票供应商及适用范围 45
6.1.2 机票预定 45
6.1.3 机票变更 45
6.1.4 机票费用结算 45
6.2 客餐管理 46
6.2.1 接待标准和审批权限 46
6.2.2 客餐申请流程 46
6.2.3 客餐结算方式 47
6.3 用餐补贴 47
6.3.1 食堂配备原则 47
6.3.2 餐厅人员配置原则 47
6.3.3 用餐补贴标准 47
6.4 秘书管理 47
6.5 表彰管理 47
附件及表单 48

总则
1.1 目的：加强zz地产行政总务管理，规范及优化行政流程，明确管理职责，建立企业良好形象，持续提高行政总务管理服务水平。
1.2 适用范围：本制度适用于zz地产总部、城市公司及所属项目公司的所有行政总务相关工作。
1.3 本制度自颁布之日起实施。此制度由地产总部综合管理部负责解释和修订。
1.4 本管理制度分为八个部分：总则、办公场所管理、车辆管理、行政采购管理、行政物资管理、会议会务管理、机票、餐饮及其他管理、附件及表单。

第一章：办公场所管理

1.1 办公场所配置管理
1.1.1 办公场所配置标准
（1） 总原则：根据办公人数，按照 10-15M2/人标准进行办公场所面积规划（所涉及得面积均为建筑面积，下同）；
（2） 总部员工办公面积使用标准（单位：m2）：

职级

董事长

总裁

副总裁

总裁助理/财务总监

管理中心总经理

部门总/部门副总(主持工作)/ 二级部门总(对外业务)
部门副总 (非主持工
作)/二级部门总/二级部门副总
(主持工作)

二级部门副总(非主持工 作)/8 级专业总监

其他员工
类型
独立办公室
大卡座
卡座
面积
标准

70

60

30

25

20

15-18

10

6

2.25
（3） 城市公司根据办公面积计算模型配置，详见附件 1.1 城市公司办公面积计算模型；
（4） 因业务需求，投资、财务、资金等部门可设独立办公区域。

1.1.2 办公场所装修标准
（1） 装修成本控制在 800 元/M2 左右（依地域可正负浮动 20％）；
（2） 行政 9 级（含）以上领导，可依喜好配置字画（费用控制在 3000 元/间以内），视情况摆放艺术品。
1.1.3 办公类物资配备标准

NO

项目

总裁（含以上）

副总裁

总监/总裁助理/
城市公司总经理/常务
副总
总部部门总/ 城市公司副
总/项目总
1
办公桌
3m 以上
2-2.2m
1.8-2m
2.4-2.6m
1.8-2m
2
沙发
2+1+1
21

3

冰箱
大型或中型（80-
120L 左右）

中型（80L 左右）
小型（50L 左
右）
4
其它
空气净化器
空调扇/电风扇
备注 1：因办公实际条件影响，上述部分配置可稍有调整，以综合管理部最终配置为准；
1.2 办公场所日常管理
1.2.1 办公环境管理
1.2.1.1 环境管理范围
（1） 清洁管理的范围：包括办公室、会议室、洗手间、走廊、楼道、玻璃等部位及各类办公设施设备。
（2） 绿化管理的范围：包括董事长、总裁/总经理及高管独立办公室、会议室、会客室、各部门办公室、入口处，走廊及其他需要进行绿化布置的地方。
1.2.1.2 环境绿化配置
（1） 绿化配置可根据实际需要采用自管型或租赁摆设型的方式。
（2） 保洁人员每 1000 平方办公面积配置 1 人（公司办公面积不足 500 平的可考虑外包）， 地产总部/城市公司综合管理部负责管理保洁人员。
（3） 地产总部/城市公司综合管理部后勤管理人员负责环境绿化用品的采购洽谈、实施执行、监督与评价，负责环境绿化用品的验收与登记。
1.2.1.3 环境管理要求

（1） 员工应注意保持个人公位的整洁，爱护公司地面及周边的环境卫生及绿化；
（2） 后勤保洁人员须做好公司办公环境及周边区域的保洁与整理，定期检查环境卫生与用品损耗，保持环境的整洁干净，保持绿化植物新嫩程度与观赏搭配，营造舒适的工作环境；
（3） 为保障全体员工的身体健康，控制吸烟造成的危害，保持办公室公共场所卫生，倡导 良好社会公德，更好的构建和谐的办公环境，任何员工禁止在办公场所、室内的公共场所和卫生间吸烟。
（4） 地产总部/城市公司综合管理部，须定期对区域环境卫生进行检查，发现问题及时整改。
1.2.2 办公文明管理
（1） 员工自觉遵守办公室制度，规范个人文明行为，节约资源，共创文明和谐办公环境。
（2） 微笑指引、亲切对待是接待礼仪行为准则。招待客人时应及时招待茶水，第一时间了 解客人需求，并按流程做相应处理。
（3） 员工周一到周四应着职业装，必须达到商务便装要求，提倡商务正装，周五及周末工 作时间可着便装。严格避免禁忌装束，禁止浓妆艳抹以及佩戴过于夸张的首饰。案场人员在工作时间必须按规定穿着公司规定的工作服，工地人员以及进入工地的其他人员须穿着符合安全要求的装束。
（4） 办公区域内，手机铃声要柔和，音量以不影响他人为准（建议调整为震动状态）。
1.2.3 前台管理
地产总部/城市公司配置前台，作为公司形象的第一窗口，是公司与外部公司沟通的桥梁。具体管理详见附件 1.2《前台管理工作指引》。
1.3 办公场所安全管理
1.3.1 日常安全管理
（1） 公司员工个人平日应注意保护自身及公司物品安全。打开公司橱柜时应及时关闭；公司公共区域过道不堆放大型物件，以防碰撞、擦伤；行走楼梯时应注意安全，小心慢行； 上下班遵守交通规范；登高作业及有关电器类作业时做好安全防护。
（2） 地产总部/城市公司综合管理部，负责公司内部门禁卡和所有钥匙的收发与管理；有独立办公室的部门本部门员工各自负责保管；员工应妥善保管钥匙，不得遗失、转借和私自配制，若有违规者或造成公司财产损失的，将追究个人责任。若非正常上班时间需回公司的须通知行政值班人员；员工离职时应及时交出所有钥匙和门禁卡，并做好登记。

（3） 财务、机房、档案室等重要部门应安装防盗门窗；出入口及其他重要部位，应安装闭路电视安全监控系统或其他安全报警设施；公司员工不得在办公室存放私人贵重物品及大笔现金。
（4） 公司员工及外来人员携带大件物品或办公设备离开，须持有地产总部/城市公司综合管理部开具的出门单。
1.3.2 用电安全管理

公司办公区域配置设施设备应根据配电容量，并留有余地确保使用；公司员工个人电脑及区域空调、灯具等电器应及时关闭、下班离开后充电设备应停止使用，员工必须本着为公司节能的原则，节约用电，并杜绝因电器持续运行而引发的隐患。放假应完全切断办公设备全部电源。
1.3.3 消防安全管理

（1） 地产总部/城市公司综合管理部应定期组织消防安全学习，开展多种形式的消防安全宣传教育；按消防法规和消防部门的要求，定期检查并督促物业公司对公司消防设备定期进行检查，确保公司消防系统完好、有效，发现问题立即报修。
（2） 发生火情应按照消防安全规范采取相应措施；事后因追究其成因，若是相关工作人员失职造成，将追究相关工作人员责任。
1.4 值班管理
1.4.1 值班范围和安排
（1） 长假值班包括：春节、国庆、元旦、清明节、劳动节、端午节、中秋节等法定节假日；
（2） 地产总部/城市公司综合管理部指定专人现场值班，综合管理部总务负责人及其他部门值班人员进行电话值班；
（3） 地产总部/城市公司应提前 3 天安排值班人员，填写附件 1.3：《XX 长假值班安排表》，并经总裁/城市公司城市总经理审批后，报地产总部综合管理部。
1.4.2 现场值班要求
（1） 纪律要求：值班人员必须保持高度责任感，不得擅自离岗；不得将无关的人员带入办 公场所；保持电话畅通，手机不离身。
（2） 技能要求：值班人员在应熟悉消防器材的存放地点及使用方法。熟练操作微信，以便电
话值班人远程查看现场状况；熟练掌握各种门禁的开闭方法；取得物业紧急联络人及门

禁系统维修厂商的联络方式。
（3） 巡检要求：值班人员值班期间每两小时对办公场所进行一次完整安全巡查（包括水、电、门禁等），巡查完毕后填写《办公场所安全巡查记录表》（记录表由各公司依办公场所实际情况制定）
（4） 突发事件处理及上报：值班期间一旦发生突发事件，值班人员必须第一时间进行处理， 重大问题或无法处理的问题，及时向综合管理部电话值班人员报告，并迅速、严格依指示进行处理并详细做好记录。
（5） 假期期间，在确保安全的前提下，可安排地毯清洗、饮水机清洗、绿化养护、空调养护等作业。
1.4.3 电话值班要求
（1） 纪律要求：保持电话/微信畅通，随时接听/接收现场人员的情况报告，处理相关事项。
（2） 现场值班人员监督：综合管理部电话值班人员每天两次以视频通话方式联络现场值班人员，了解现场状况。
（3） 紧急事项处理：接到现场人员情况报告，视情况及时对其进行工作指导，并跟进处理 结果；无法进行判断处理的，立即向综合管理部负责人请示。
（4） 值班期间，现场值班人员如因个人紧急情况无法进行值班，须及时调动其他人员进行补位；如无法安排补位，则由综合管理部电话值班人员至现场值班。
1.5 突发事件应急处理
1.5.1 突发事件的种类及负面影响

序
号

事件种类

事件名称

事件描述

可能带来的不利影响

1

声誉/安全

群体性事件

社会人员在办公区域闹事，影响正常办公秩序
如处理不当，会给公司声誉造成非常严重的影响，并会
带来经济损失。

2

安全

食物中毒
员工在茶水间/食堂进餐后，发生休克、晕厥或死
亡等严重中毒事故，或 5

如处理不当，会对公司声誉及员工生命安全造成非常严
重的影响

序
号

事件种类

事件名称

事件描述

可能带来的不利影响

人以上呕吐、头晕等集体
较轻食物中毒事故

3

安全

工伤（意外伤害）
员工在工作期间发生较严重的意外伤害、交通、猝
死事故
如处理不妥当，将对员工生命安全及公司声誉造成非常
严重的影响

4

安全/财产

火灾

公司办公区域发生火灾
如处理不及时，会给员工生
命安全和公司财产安全造成非常严重的损害。

5

财产

失窃

公司重要资料、数额较大
财物及大面积失窃事件发生

如处理不妥当会给公司带来巨大的经济损失

1.5.2 应急预案和流程
公司应急预案包括群体性事件、食物中毒事故、员工工伤（意外伤害）事故、火灾事故和公司失窃事故等五项应急处置预案，应急预案处置程序和流程详见附件 1.4。

第二章：车辆管理

2.1 管理职责和配置标准
2.1.1 管理职责
（1） zz地产总部/城市公司的综合管理部为车辆管理部门，负责车辆的统一调配、维修保养、油料配给、年检保险、事故处理以及车辆安全性能等方面的综合管理工作，管理车辆相关费用。
（2） 车辆管理部门指定专人为车辆管理员，负责统一调派和管理车辆与驾驶员，负责编制详见附件 2.1：《月度车辆费用报表》。

2.1.2 车辆配置原则
（1） 高管公务专车配置原则
地产总部：总裁（含）以上领导配备高管公务专车； 城市公司：城市公司负责人原则可配备高管公务专车。
（2） 公务车配置原则
A．城市公司：本部配备 1 辆，所属 A 类项目公司每超过 3 个可增设 1 辆；
B．A 类项目公司：本部配备 1 辆；
C．依据项目数量可增配车数量：
可增加配车数量=（自有项目数+主导操盘数量+联席操盘数量）/5，向下取整。车辆工作地点由城市公司分配。
2.1.3 车辆配置标准

类别
地产总部
城市公司/项目公司
董事长
总裁
城市公司负责人
公务配车

车身价

≤180 万

≤150 万

≤90 万
AB 档≤60 万
C 档≤30 万

建议车型

宝马/奔驰

宝马/奔驰

宝马/奔驰
丰田
别克
（1） 公务车辆优先地产公司内部调剂，鼓励私车公用，确实需要配置车辆的，依上述标准 进行。
（2） 档次和车身价：各单位根据工作需要、项目定位等综合因素商议档次，车身价不超出 对应档次标准，经权责领导审核后购置。
（3） 车型与品牌：为便于统一管理及成本控制，新购车辆建议选用以上车型，若有特殊情 况需另案呈报。
（4） 新公司设立依工作需求可申请轿车、商务车各 1 辆，后续增加数量视公司规模与业务发展需求，经权责审批后购买。
（5） 高管配备车辆使用年限一般为 6 年，公务车为 10 年，超过年限或行驶超过 20 万公里可申请调换。不堪使用的车辆公开进行拍卖处理。

2.2 公务用车调配
2.2.1 公务用车范围
因接待公司重要宾客，重要业务办理，大宗商务礼品、物资采购，大型活动领导接送， 携带大额现金、重要文件或公司公章，3 人以上公务出行或其他紧急或特殊情况，可以申请公务用车。
2.2.2 公务用车调配原则
（1） 公司车辆原则上不得外借，确因工作需要而外借的，由经办部门根据权责流程进行申请，经批准后，由车辆管理部门统筹安排，并做好登记。
（2） 遵循先外后内、预约优先的原则
先外后内原则：内部人员与外部来宾同一时间用车，优先保证外部来宾； 预约优先原则：同等情况下，预约用车优先安排。
（3） 车辆使用以公务需求为主，遇重大接待，各公司车辆可互相调配使用，合理利用资源。
2.3 车辆日常管理
2.3.1 日常使用管理
（1） 车辆管理部门应在资产系统内建立车辆信息卡台账，准确记录车辆相关信息。
（2） 车辆实行专人专车管理，每次出车前、返回后及时填报《车辆行驶记录表》（附件 2.2）。车辆管理部门每月至少检查一次，发现记载不实、不全或未记载者应及时给予纠正，并作为驾驶员绩效考核评分依据。
（3） 使用部门向综合管理部提出用车申请，由车辆管理员统一负责调派车辆。
（4） 车辆产生费用，由驾驶员提报（餐费补贴除外），经审批后作为报销凭据。每月由车辆管理员汇总统计《月度车辆费用报表》。
（5） 车辆一律停放在公司规定的停车场内，不得私自驶离或停放于场外，有特殊情况需向车辆管理员报备。地产总部/城市公司综合管理部应检查车辆入库情况或抽调管理监控记录，若发现按公车私用进行相应处理。
2.3.2 车辆加油管理
（1） 车辆统一配备加油卡，保证一车一卡。加油主卡由车辆管理员/车队长管理，副卡由驾驶员管理，同时由加油站/加油官方网站提供加油明细，建立主、副卡流水账。
（2） 所有车辆必须在指定加油站加油（异地出差除外），严禁使用现金加油，驾驶员出车前

预估耗油量，提前做好加油工作。
（3） 车辆管理部门应选定当地大型连锁加油站(以中石化/中石油为优先)作为指定加油点, 谈判最优惠加油方式进行长期合作，并要求加油站在车辆加油前，严格核对加油车辆及加油卡，车卡不符禁止加油。
2.3.3 车辆保养维修
（1） 车辆维修保养，首选相应车型的 4S 维修商作为指定维修点，在无 4S 维修商可供选择时，可选择其他维修站，需上报地产总部综合管理部审批。如出现突发性故障，可电话请示相关负责人，事后及时补报审批流程。
（2） 驾驶员负责车辆的日常保养和维修，负责填报《车辆维修保养申请单》（附件 2.3）。车辆的保养频次，严格依照车辆说明书规定进行。
（3） 保养维修费用由驾驶员在申报，经审批后，到指定地点进行保养维修，结算方式依照 双方协议内容执行。维修保养后，在车辆管理系统中填报车辆保养记录。
（4） 由于驾驶员操作不当或疏于保养，而导致车辆损坏或机件故障，所需费用依情节轻重， 由公司与驾驶人共同承担。
（5） 车辆应配置行车记录仪及灭火器。驾驶员每次出车前检查记录仪运行状况，灭火器定期更换。
（6） 原则上车辆保持出厂设置不得随意改装，汽车用品由驾驶员根据实际情况提报申请， 经审批后由车辆管理部门统一采购，未经批准擅自购买，一律不予以报销及使用。
2.3.4 驾驶员管理
公司实行专人专车负责制，驾驶员应做好车辆的运行、维护保养、年检等各项管理工作， 未经车辆管理部门负责人批准，不得自行调换车辆。驾驶员必须遵守交通安全管理的法律法规以及公司相关的规章制度。具体管理方式详见附件 2.4：《驾驶员工作指引》。
2.3.5 违章事故处理及奖惩
2.3.5.1 违章处罚办法
（1） 因违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章后果由驾驶员负责，并视情节给予 处罚；
（2） 因违章产生的罚款和扣分，均由驾驶员自行承担；特殊情况下产生的罚款和扣分，驾 驶员需书面说明情况，由乘车人签字确认，经综合管理部负责人同意后，由公司承担罚款，

扣分由驾驶员自行处理；
（3） 公务车辆外借期间产生的罚单，费用由借用人承担。
2.3.5.2 事故处理
交通事故发生后，驾驶员或乘车人应立即拨打交警电话报警，随后依据交警部门的指示处理，同时应通知车辆管理员，并在 2 日内填写车辆交通事故报告呈报车辆管理部门负责人。驾驶员依据交警部门开具的《交通事故认定书》承担相应的经济赔偿、罚款及行政处罚后果。
2.4 车辆资产购置、调拨和出售
（1） 公司车辆一律作为固定资产进行管理，按照第四章固定资产管理的相关要求执行，其中车辆购置、调拨、出售需根据相关权责流程进行申请，相关变更手续完成后，更新固定资产台账、车辆信息卡及《车辆信息表》。
（2） 车辆购置，须参照本章 1.1.2《车辆配置标准》，相关权责流程审批后，方可采购，并纳入固定资产管理。采购流程按照第三章《行政采购管理》相关要求执行。
（3） 车辆调拨，调出前须对车辆进行全面检测及保养，确保车辆堪用性，将保养及检测记录提供给接收方，方可调拨；接收方应前往车辆所在地验收车辆，并书面确认车辆状态， 由交接双方签字确认，完成调拨手续。跨行政区域间的车辆调拨，需办理车辆过户手续， 达到财务账目与行政实物管理一致，确保车辆后续费用能合理入账。
（4） 车辆出售，必须由专业机构进行二手车价格评估，再邀请至少三家以上有实力的二手车经销商进行报价，价高者得，出售价格不得低于评估价格，并做好财务核销等工作。

第三章：行政采购管理

3.1 行政采购定义
3.1.1 行政采购范畴
本制度所指行政采购包括由各级公司行政部门负责进行的用于办公、工作所需要的所有物资的采购行为，及其它指定由行政部门采购的物资的采购行为。不包括房租、住宿、机票、餐饮、快递、保安、保洁、日常杂费、车辆维修等服务性质的支付行为。

3.1.2 行政采购物资分类
依据行政采购的范畴将行政采购物资分为办公用品、商务礼品、董事局专项三大类。具体分类见附件 3.1：《行政采购物资分类》
3.1.3 行政采购的原则
（1） 质优价廉原则：行政采购工作在注重质量的同时，保证采购物资价格处于市场合理水平，采购物资品质符合公司的品牌气质形象，工艺品及收藏品应综合考虑其艺术价值及投资价值。
（2） 高效服务原则：行政采购的目的是为了服务公司良性运营，采购效率的提升尤为重要， 所采购物资应切实能够服务于工作，并带来满意度提升。
（3） 创新品质原则：采购人员应保持创新意识，提供新型、前沿的行政物资，同时行政采购物资应符合公司的品牌气质形象。
3.2 职责划分
3.2.1 综合管理部门
（1） 地产总部综合管理部、城市公司（含项目公司）综合管理部等以下统称“综合管理部门”，是行政物资及其采购工作的归口管理部门，负责行政物资的规划、采购、验收、出/入库、保管、调拨、处置等项工作；
（2） 负责建立集中采购标准，定期更新礼品资源库及供应商资源库；
（3） 各级公司综合管理部门须按月统计各部门领用情况，并整理每月各级部门物资领用明细表，且与年度预算比较，对超预算公司/部门进行预警提示，并提请超支公司/部门提供情况说明，并根据领用及库存情况，更新次月采购计划；
（4） 负责每月与财务管理部门盘点行政物资，并视情况组织抽查。
3.2.2 需求提报部门
（1） 各级公司行政采购需求提报部门，是行政物资的领用部门。
（2） 负责应及时编制并审批部门年度、月度或专项行政物资的采购计划（采购申请），汇总到综合管理部门。
（3） 认真验收相关需求行政物资，并做客观评价。
3.2.3 财务管理部门
（1） 各级公司财务管理部门，负责审核采购报销票据的规范性；

（2） 负责收集并复核综合管理部门统计的每月各级部门物资领用明细表、及物资领用按部门的预算执行情况分析表、超支公司/部门的情况说明，并及时提报至预算领导小组， 便于统筹管理预算执行情况；
（3） 负责每月与综合管理部门联合盘点行政物资，并视情况进行抽查盘点。
3.3 采购流程
（具体采购流程详见附件 3.2：《zz地产行政采购管理流程》）
3.3.1 申购请示程序
（1） 各级公司办公用品及商务礼品的申购手续参照第四章《行政物资管理》相关规定执行。
（2） 各级公司办公用品属于标准配置的申购请示由综合管理部门资产管理员根据库存情况发起，非标准类或更新类的计划外办公设备、家具（管制资产类）申购请示由需求部门发起。
（3） 各级公司商务礼品的申购由综合管理部门根据领用及库存情况，结合年度预算发起。其他部门临时性、特殊性的礼品采购，可由需求部门提供附件 3.3《临时申购单》，并由有权审批人批准确认后，由综合管理部门按最新权责手册中 2.1 商务礼品购置申请的相关人员审批同意后，发起申购。
（4） 艺术品的申购由综合管理部门根据库存情况及实际需求发起，具体执行详见附件 3.4：
《艺术品采购鉴定流程》。
（5） 所有申购请示过程中，各级公司综合管理部门固定资产管理员均应对该申购物资（或可替代物资）的库存情况做出相应说明，并负相应责任。
（6） 临时急需且无库存的行政物资，应由需求部门报有权审批人（参照zz地产《管理权 责及审批流程表》同意，同时由需求经办人填写《临时申购单》，并经《有权审批人》制度涉及的相关人员审批同意后，参照第（3）条执行。遇特殊情况的，经有权审批人同意的可先行采购，事后及时补充相应申购程序。
3.3.2 采购实施程序
（1） 采购申购核准后，采购人员根据采购申请单中的内容进行采购实施。根据采购行政物资的不同类型，采购方式主要分为比选采购、定点采购、异地采购三种。结合实际需求采用不同的采购类型。详见附件 3.5：《行政采购实施分类》
（2） 由行政部门发起的采购申请，应事先经与主要需求部门沟通，行政资产管理员确认后，

由行政人员参照第（1）条中的方式进行采购。
（3） 集中采购的原则
（a） 采用统议分购原则。公司统一选择供应商，统一议价，各城市公司自行在定期更新的 合格供应商名录中定点采购。适用于采购量较大、金额较高、使用量相对稳定的礼品。
（b） 礼品在礼品库有的，需执行公司框架采购合同；全年礼品框架采购金额应占全年采购金额的 80%以上；未在礼品库的特殊需求礼品，需求部门需另行呈批申购，另择供应商签订合同（弹性采购），此项采购金额不得超过全年采购金额的 20%；单价 300 元以下的可增加各城市公司（含项目公司）地方特色礼品，增加采购的灵活性及自主性。不在礼品库范围内采购的物资，应优先选择在京东、1 号店等大型公开电商平台购买，以保证采购价格的透明公开。
3.3.3 验收及入/出库程序
（1） 到货后，行政采购人员应组织需求部门人员（需求部门不能在场的可指定他人或综合管理部资产管理员）对本次采购物资进行验收，确认无误，质量合格后，方可办理入库手续，开具《入库单》。在采购人员不在场且未征得采购人员同意的情况下，其他人员不得擅自接收货物或相关的送货单据。验收过程出现问题的，经采购人员确认，可拒绝收货或部分收货。
（2） 采购物资的验收应由综合管理部门组织进行，使用单位派人（或指定专人）参加，检查采购的物资有无缺损，附件、备件、专用工具、技术文件、使用说明书、保修卡、原产地证明、鉴定证书等是否齐全。货物验收入库后，相关资料应由综合管理部指定人员统一分类保管。
（3） 其他出/入库手续流程参照第四章《行政物资管理》中的固定资产管理、商务礼品管理和办公用品管理相关要求执行。
3.3.4 付款/报销程序
（1） 行政物资验收入库后，采购人员应根据权责手册行政事务中 2.2 的审批程序及相关协议规定办理付款/报销手续。
（2） 《采购申购单》、《采购合同》（若有）、《入库单》、发票是相关行政物资款项支付/费用核销的必要单据，采购人员在做付款/报销手续时应附后。
（3） 进入付款/报销流程前，必须按照行政物资申购请示，采购实施和验收入库相关要求，

按权责手册行政事务中 2.1 的审批程序，完成申购请示批准。
3.3.5 采购统计与报表
（1） 采购完成，采购人员应及时汇总统计当次的采购数据信息，编制《年度行政物资采购 动态情况表》。
（2） 各城市公司（含项目公司）按月统计本级公司各部门领用情况，制作各部门领用费用 明细表，并与年度预算数字比较，上报地产总部综合管理部门；总部综合管理部门按月统计总部各部门领用明细表，与年度预算数字比较，对超预算部门进行预警，同时汇总超支部门的情况说明，并复核城市公司（含项目公司）的费用领用表，提请超支城市公司
（含项目公司）做出情况说明；同时，提交数据表单及情况说明给总部财务管理中心。
（3） 领用费用超过年度预算数字的部门和城市公司（含项目公司），不予领取礼品，需要申请追加预算并经相关权责审批后，方可开放领用权限。
（4） 地产总部综合管理部每季度编制行政采购分析报表，详见附件 3.6：行政采购报表：《行政采购费用月度统计表》、《年度行政物资采购动态情况表》、《年度行政礼品与供应商资源库》三份表单。
3.4 供应商管理
资源库中的供应商均应纳入分级评价体系，公司行政物资供应商级别分为 A、B、C 三级， 不同级别供应商享有不同的权益和优先选择权。具体管理方式详见附件 3.7：《行政物资供应商管理指引》、附件 3.8：《年度行政物资供应商评比表》

3.5 廉洁规定
3.5.1 供应商廉洁管理
采购人员在与供应商的合作中应第一时间并在合作过程中再三重申公司对于廉洁自律的要求，杜绝供应商进行商业贿赂的任何动机，切实保障公司利益。对于曾提出商业贿赂的供应商应谨慎考虑与其合作，对多次提出商业贿赂的供应商应不予合作。
3.5.2 廉洁奖励和处分
对于员工廉洁自律的处分及奖励，依据《员工职务行为准则》及《奖惩管理制度》执行。

第四章：行政物资管理

4.1 行政物资定义及分类
行政物质是指行政办公、经营管理或服务所需要的有形资产，分为固定资产、低值耐用品、商务礼品和低值易耗品四类，其中：
（1） 固定资产：使用期限超过一年且单位价值在5000元及以上的房屋、建筑物、电子办公设备、办公家具及设备、交通工具及其他设备等。
（2） 低值耐用品：使用期限超过一年且单位价值在1000-5000元的办公、经营管理或服务设备物品。
（3） 商务礼品：专为公司业务活动耗用的礼品，包括公司日常来访接待、拜访领用、员工发放及对外宣传发放的各种实物礼品和非实物礼品（消费卡、购物卡券、提货单
等）。
（4） 低值易耗用品：单位价值在1000元以下的物品，按办公用品管理，分为日常办公用品和办公文印耗材。
42 行政物资管理职责
4.2.1 综合管理部职责
（1） 负责行政物资的实物管理，统一负责公司行政物资的购置、验收和统筹管理，设立实物资产管理台账；
（2） 负责会同地产总部/城市公司财务管理部门进行资产清产盘点工作，
（3） 负责审查办理资产的购置、调拨、租赁、处置、报废等手续。
4.2.2 财务管理部门职责
（1） 负责监督地产总部/城市公司购置资产计划执行情况；
（2） 协同进行资产清查盘点工作；
（3） 负责资产财务管理；
4.2.3 使用/保管单位职责
资产的使用/保管单位负责对所辖资产的运行、维护和保全。

4.3 固定资产管理
4.3.1 固定资产管理范围
（1） 固定资产和低值耐用品均纳入公司固定资产管理，列入公司固定资产名录，详见附件 4.1
《zz地产固定资产名录》。单位价值达 1000 元以上，尚未列入资产名录的，应报地产总部综合管理部，视情况是否增列名录。
（2） 案场资产、样板房软装等符合固定资产管理条件的营销资产，资产形成后纳入公司固定资产统一管理。
4.3.2 固定资产购置
（1） 每年1月及7月OA提报资产购置计划（含低值耐用品，费用控管在年度预算内），经权责审批后，统一汇总至地产总部/城市公司综合管理部进行购置。
（2） 因工作需要临时增添固定资产（含低值耐用品），须OA提报固定资产申购流程，经权责审批后，统一汇总至地产总部/城市公司综合管理部进行购置。
（3） 采购流程参照第三章《行政采购管理》实施。
（4） 验收入库由地产总部/城市公司综合管理部进行，验收完成开具《入库单》，由地产总部/城市公司综合管理部统一建立资产台帐。
（5） 对于未经办理采购审批手续的行政物资，资产管理人员有权拒绝接收入库或出具验收证明，财务部门不得报销、支付相关购物款项。
4.3.3 资产的日常管理
（1） 公司固定资产信息通过固定资产管理信息系统实行动态管理。地产总部/城市公司综合管理部的资产管理人员建立固定资产管理台账，统一编制固定资产标签，根据“谁使用、谁负责”的原则，登记固定资产使用状况，落实资产使用/保管人，合理使用，妥善保管。
（2） 资产交接：资产使用/保管人发生变化，须进行资产管理交接，落实资产使用/保管人，由原、现使用/保管人及资产管理员共同确认资产的交接范围。
（3） 资产需维修及保养时，由使用部门提出申请，由地产总部/城市公司综合管理部安排维修。对资产损坏的情况，应会同维修人员查明损坏的原因，界定事故责任，如属人为因素造成的损坏，应追究责任人、保管人的相应经济责任，责令赔偿或承担维修费
用。

（4） 由于管理不规范，保管不善，或私自挪用公物等原因造成固定资产丢失、被盗或损毁， 相关责任人应予以处分及经济赔偿。
4.3.4 固定资产盘点
（1） 每年6月、12月，地产总部/城市公司对所属的固定资产进行清查、盘点，形成《固定资产盘点信息表》，明确资产基本信息如资产编码、使用/保管人、存放位置、资产状态
（使用OR闲置）等，城市公司须将盘点情况上报地产总部综合管理部。
（2） 盘亏或盘盈的固定资产由使用单位查明情况，报分管领导审批后作相应处理。
4.3.5 固定资产调拨、处置及报废4.3.5.1固定资产调拨
闲置的资产，或半年内无使用计划的资产，各公司应进行资源共享，优先采用调拨的方式提高资产使用效率；由调出方填制《出库单》，报权责审批后进行资产调拨和相应账务处理。
4.3.5.2固定资产处置
闲置半年，或半年内无使用计划，且无调拨需求的资产，地产总部/城市公司综合管理部负责整理、填具附件4.2《闲置资产明细表》，并提出处理意见经权责审批后可进行处置。资产（不含建筑物、车辆）处置原则上依据如下顺序：
（1） 以资产净值为底价，可采用拍卖、置换等方式，减少此类资产积压；
（2） 按资产净值无法处理的资产，经权责审批后，可进行折价处置，采用拍卖形式（可内部优先拍卖），其中底价设置原则如下：
资产原值≥5000，按照资产净值40%作为底价； 资产原值＜5000，按照资产净值20%作为底价；
（3） 按折价处置无法处置的，面向市场询价转让。4.3.5.3固定资产报废
固定资产主要部件陈旧、损坏严重，经鉴定无法修复