物业资料之-筹备业主大会选举业主委员会操作程序模板.doc

流程图
确定物业管理企业（居委会协助）为首次业主大会召集人
《中华人民共和国宪法》第一百一十一条第二款、
《中华人民共和国城市居民委员会组织法》第二条第一款、第三款、第十条
《天津市物业管理条例》第十二条第二款 《天津市业主会管理办法》

召集人确定筹备组
国务院《业主大会规程》第五条
开发商代表、业主代表组成筹备组：
筹备组成员名单以书面形式在物业管理区域内公告。
筹备组如何开展工作
配合公安机关，与居委会相互协作，共同维护治安
支持居委会开展工作并接受其指导和监督；
作出的决定，应当告知居委会，并听取建议

国务院《物业管理条例》第十二条
国务院《业主大会规程》第二十七条第二款

筹备组应开展哪些工作
1、确定首次业主大会召开时间、地点、形式和内容；
2、拟定《业主大会议事规则》（草案）和《业主公约》（草案）
3、确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的投票权数；
4、确定业主委员会委员候选人产生办法及名单；
5、做好召开首次业主大会会议的其他准备工作。
以上内容应当在首次业主大会会议召开15日前以书面形式在物业管理区域内公告。
投票权按照业主拥有房屋建筑面积计算。业主投票权数的具体计算方法，由《业主会章程》规定
国务院《业主大会规程》第六条
《天津市物业管理条例》第十五条第二款

召开业主大会
召开业主大会会议，应当于会议召开15日以前通知全体业主，业主大会会议，应当同时告知相关的居委会。筹备组要做好业主大会会议记录。
成立业主大会工作应当由物业管理区域内持有1/2以上投票权的业主参加。重大问题，必须经过物业区域内所持投票权2/3以上业主通过。
国务院《物业管理条例》第十二条、第十四条
首次业主大会内容
首次业主会会议应当讨论决定下列事项：
（一） 制定业主会章程‘
（二） 修订业主公约；
（三） 选举业主委员会
（四） 确定物业管理服务企业；
（五） 决定物业管理其他重大事项
《天津市物业管理条例》第十三条
业主大会、业主委员会的关系、职能
业主会由一个物业管理区域内的全体业主组成。业主会是业主集体行使权利和维护全体业主合法权益的组织。
业主委员会是业主会的执行机构
《天津市物业管理条例》第九条、第十六条
业主会备案
业主委员会应当选举产生之日起30日内，将业主大会的成立情况、业主大会议事规则、业主公约及业主委员会名单等材料向物业所在地的区、县房地产行政主管部门备案。业主委员会备案的有关事项发生变更的，依照前款规定重新备案。
国务院《业主大会规程》第二十二条
业主会、业主委员会如何开展工作
业主大会、业主委员会应当依法履行职责，不得作出与物业管理无关的决定，不得从事与物业管理无关的活动
国务院《物业管理条例》第十九条第一款
依
据
参照
依
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依
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参照
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依
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1.目的
为帮助所有目筹备业主大会和选举业主委员会工作，规范业主大会及业主委员会筹备过程，提供指引。
2.范围
本指引仅适用于***物业服务管理有限公司所属项目的业主委员会设立、业主大会的召开及与业委会沟通工作。
3.定义
无
4．职责
部门/岗位
工作职责
品质管理部
负责本资料文件的编写、修改、发布
各管理处
负责本资料文件的具体实施，并可提出动议修改的建议或意见或建议
管理处经理
负责主持业委会的设立总体事宜
管业部
负责业主委员会设立工作的具体实施

5.方法和过程监控
5.1前期筹备阶段
5.1.1人员初选
5.1.1.1业主资料文件资料分析物业服务管理企业应从首位业主入住开始，跟进业主相关状况，并随时将业主的入住率统计。当入住率达1/4、出售建筑面积1/4以上或首位业主实际入住一年以上时，将相关业主统计状况作相应分析，并暂且确定业主委员会成员的范围。
5.1.1.2重点业主访谈 在对业主入住状况跟进的同时，了解业主反映及关怀的问题，顾客关怀并将业主集中反映的问题进行统计分析，为进行候选人参选做好铺垫。
5.1.1.3社区文化活动 通过组织社区文化活动，在活动过程中，了解业主间的关系及相关业主在整个小区内的影响力。
5.1.1.4其他形式 将项目拟定业委会委员的人选，依据所有目特点采纳相应的方式、方法将其推举给全体业主，增强其公信力。
5.1.2宣扬活动
5.1.2.1宣扬活动的内容 针对设立业主大会的目的、组建流程、业主大会的权利和义务、业主大会的职责，使业主充分了解设立业主大会是为了全体业主的权益，物业服务管理企业进行宣扬增进其在业主中的地位，业主了解了组建设立的法律流程，将看到一个透亮化、合法化的设立过程，将业主大会权利、义务公布，业主更加了解业主大会，增进业主参加的热情，并能对业主大会的工作进行监督。
5.1.2.2宣扬活动的方式 实行在物业服务管理区域内张贴的方式，最大限度地让业主了解设立业主大会的前期状况。
5.1.2.3宣扬活动资料文件资料的保管 张贴的资料文件资料及所拍照片、摄像过程，都要有所保留，并长期保存。
提示：如采纳照相的方式，照片中最好要有业主正在看的画面，且照片要有日期。
5.1.3预设立时间 预设立时间建议在物业接管后的一年半左右，如在此之前已达到法规规定应召开第一次业主大会的时间，相关工作适当提前。
5.2设立业主大会筹委会
5.2.1设立前提 已交付使用的新建物业满意1、出售建筑面积达百分之五十以上，2、业主入住率达百分之五十以上，3、首位业主实际入住达二年以上；依据小区实际状况，满意任意一条件的应当召开第一次业主大会会议。
5.2.2成员确定 业主大会筹备组（以下简称筹备组），应当在物业服务管理所在地的区、县物业服务管理行政主管部门和街道办事处的指导下，由前期物业服务管理企业召集部分热心公益事业的业主和未售出空置房屋的房地产开发企业组建筹委会，负责业主大会的筹备工作。（见*1）
5.2.2.1筹备组中的业主代表建议参照业委会委员的条件，并应关注以下事项：
a) 必需是业主本人（业主身份以售房协议或所有权证登记为准）
b) 支持、协作管理处工作。
c) 模范履行业主义务，不欠交管理费
5.2.2.2筹备组中业主代表和开发商的人数应符合当地法规规定，如当地法规无明确规定，应请示当地房地产行政主管部门建议或意见。
5.2.2.3业主代表由业主自愿申请、或推举选举方式参加。
5.2.2.4在取得主管部门批准后，地产公司应及时在小区通告栏、电子显示屏、网站等形式召集业主自荐参加业主大会筹备工作。（见*2）
5.2.2.5业主代表报名参加筹备组人数超过房地产行政主管部门批复的人数时，由开发商代表和政府主管部门组织所有报名的业主代表召开会议推选出筹委会中的业主代表。
5.2.2.6筹备组建员名单确定后，以书面形式在物业服务管理区域内公告（见*3）
5.2.2.7筹备组应当自组建之日起30日内在房地产行政主管部门的指导下，组织业主召开第一次业主大会会议，设立业主大会，并选举造成或产生业主委员会。
5.2.3筹备组相关筹备工作
5.2.3.1筹备组造成或产生后，履行以下职责：
*、确定第一次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容，时间要确定在筹委会设立之日起30日内；
*、拟定《业主大会议事规则》（草案）、《业主公约》（草案）；
*、确认业主身份，确定业主在第一次业主大会会议上的投票权数；
*、确定业主委员会成员候选人造成或产生方法及名单，并公示征询建议或意见；候选人资料文件资料收集时应告知业主需对外公布并征得业主同意；
*、起草前期物业服务管理服务协议执行状况的报告；报告包括：执行过程中好的方面发扬并针对问题提出建议项；
*、业主超过100人以上的，组织推选业主代表；所推选的业主代表，从前期拟定人员中推举；
*、做好召开第一次业主大会会议的其他筹备工作。
前款内容应当在第一次业主大会会议召开之日15日前，以书面形式在物业服务管理区域内公告。设立业主代表会的，应当在会议召开之日15日前以书面形式送交参加会议的业主代表。（见*3）
经当地住宅主管部门批准后，应及时设立筹备工作小组（见 *2）。同时要通过宣扬栏、电子显示屏、网站等形式向宽敞业主宣扬设立业主委员会的目的和意义、业主大会的职权、业主委员会的职权和义务、业主委员会的选举程序等。
5.3确定业主代表的造成或产生方法
5.3.1身份确定：以所有权证或售房协议为准；
5.3.2业主代表的造成或产生：业主自荐或相关人员推举。由筹备组向小区也主公示选举业主代表候选人的通知，业主可通过推举、自荐的形势造成或产生业主代表候选人。业主代表候选人应具备以下条件：1、本物业服务管理区域内具有完全民事行为能力的业主；2、遵守国家关于法律、法规；3、热心公益事业，责任心强，公正廉洁，具有社会公信力；
5.3.3选举方式：可实行差额选举也可实行等额选举。候选人中的票数多者为业主代表。
5.3.4票权确定：业主可以幢、单元、楼层等为单位推选代表，且业主代表应均分布在物业各个幢、单元、楼层。本区域业主代表代表该区域全体业主行使权力，反映问题。
5.3.5选票发放：如业主代表候选人资料文件资料公示期满业主无异议，则印制选票，并采纳上门或物业内固定区域内集中发放、回收选票。选票上加盖统一印章。
5.3.6选票回收：投票人须是所有权人登记人或所有权登记人的委托代理人，公司户应当是公司的法定代表人或其书面授权人。委托（授权）人填写选票须附有所有权人签字的书面委托书。（应由筹备组具体负责实施，物业公司人员可以在筹备组书面授权的状况下进行帮助），另为便于选票的统计和确认，选票的发放、回收都应由业主的签字确认。
5.3.7验票、唱票：当场开箱验票、唱票业主所投票数不得超过其投票权数。（唱票、计票人可由业主大会筹备组建员担任，监票人建议从现场参加会议的业主中以自愿方式造成或产生。验票时，应注意：1、经筹备组同意，为保证选票的真实性，可在选票上加盖统一印章；2、业主所投票数不得超过其投票权数；3、所选人数不得少于应选业主代表人数；
5.4确定业主委员会的造成或产生方法
5.4.1身份确定：以所有权证或售房协议上等级为准（若超过一人，均可按享有的所有权比例行使业主权利如同时成为筹备组建员或业主委员会候选人，必需提前向全体业主公布。分期开发的小区，建议业主大会筹备组依据项目实际状况确定每期的业主委员会人数，并且分布合理。
5.4.2委员造成或产生：业主自荐或相关人员推举。（见*5）
筹备组设立后应及时确定业主委员会候选人（见*4）。业主委员会委员候选人应具备以下条件：1、本物业服务管理区域内具有完全民事行为能力的业主；2、遵守国家关于法律、法规；3、热心公益事业，责任心强，公正廉洁，具有社会公信力；4、具有一定组织能力；5、具备必要的工作时间。
5.4.3选举方式：实行差额选举，因此候选人应多于应选人数。候选人中的票数多者为业主委员会委员。
5.4.4票权确定：业主可以幢、单元、楼层等为单位推选代表，业主代表作为业主委员会候选人，且业主代表应均分布在物业各个幢、单元、楼层。（见*6）
5.4.5选票发放：如候选人资料文件资料公示期满业主无异议，则印制选票（见*6），并采纳上门或物业内固定区域内集中发放、回收选票。选票上加盖统一印章。
5.4.6选票回收：投票人须是所有权人登记人或所有权登记人的委托代理人，公司户应当是公司的法定代表人或其书面授权人。委托（授权）人填写选票须附有所有权人签字的书面委托书。（应由筹备组具体负责实施，物业公司人员可以在筹备组书面授权的状况下进行帮助），另为便于选票的统计和确认，选票的发放、回收都应由业主的签字确认。
5.4.7验票、唱票：当场开箱验票、唱票业主所投票数不得超过其投票权数。（唱票、计票人可由业主大会筹备组建员担任，监票人建议从现场参加会议的业主中以自愿方式造成或产生。验票时，应注意：1、经筹备组同意，为保证选票的真实性，可在选票上加盖统一印章；2、业主所投票数不得超过其投票权数；3、所选人数不得超过应选委员人数；
5.5召开第一次业主大会会议（见*7）
5.5.1出席会议人员
*、所在地区房地产行政主管部门领导
*、街道办事处或居民委员会
*、业主大会筹备组建员
*、业委会候选人
*、物业公司代表
5.5.2.确定事项
*、制定业主大会章程
*、修订业主公约
*、选举业主委员会主任、副主任及委员
*、确定物业服务管理服务企业
*、确定物业服务管理其他重大事项
第一次业主大会会议由筹备组负责作书面记录并存档，业主委员会设立后，由业主委员会承担相应职责。
5.6召开第一次业主委员会会议
5.6.1业主委员会应当自选举造成或产生之日起3日内召开第一次业主委员会会议，推选造成或产生业主委员会主任1人，副主任1-2人（专职执行秘书一人）。
5.6.2由业主委员会代表业主与物业服务管理公司签订《物业服务管理服务协议》（提前在物业服务管理区域内公示协议文本）
5.6.3业主委员会召开第一次会议后，应将业主大会和业主委员会会议相关决议在物业服务管理区域内公告。（见*8）
5.6.4自业主委员会选举造成或产生之日起三十日内，应指派专人报当地房地产行政主管部门备案（见*9），并申请刻制业主委员会公章。申请备案时需提交如下材料：
*、业主大会章程
*、业主公约
*、经业主大会会议表决造成或产生的业主委员会成员的基本状况
5.6.5业主委员会公章应由专人保管并按公章管理制度使用，涉及重要事项需使用公章时，应由多数委员签字认可。
5.7注意项
5.7.1业主大会筹建期间的所有相关资料文件，包括会议纪要、通知、公告、选票和选举程序、结果等资料文件和相关照片，必需单独存档，妥善保存。
5.7.2所有现场发布的公告底稿要有筹备组负责人审核，并保存记录。
5.7.3物业服务管理公司相关工作人员在设立业主大会过程中应乐观帮助筹备组工作，在对外张贴的资料文件资料中，如涉及到物业公司人员参加，应注明“经筹备组授权”。以免造成误解。
5.7.4涉及业主大会筹建所有的相关资料文件修改过程需要有修改记录，以备核查。
6.支持性资料文件
无
7.质量记录表格
******7.5.101-*1 关于设立业主委员会的函
******7.5.1-*01-*2 关于设立业主委员会筹备工作小组的通知
******7.5.1-*01-*3 业主委员会筹备工作小组设立公告
******7.5.1-*01-*4 关于业主委员会委员候选人接受报名的通知
******7.5.1-*01-*5 业主委员会委员候选人推举表
******7.5.1-*01-*6 业主委员会委员选举选票
******7.5.1-*01-*7 关于召开业主大会的通知
******7.5.1-*01-*8 关于业主委员会选举结果的公告
******7.5.1-*01-*9 关于业主委员会选举结果的报告