物业公司集团管理办法.doc

xx物业集团管理办法为进一步完善、理顺和提升地产集团对物业系统的管理，规范物业集团经营运作，参照xx地产集团地区公司管理办法及xx地产集团下属公司管理办法制定本管理办法。第一章 组织机构第一条 xx物业集团直接管理广东地区各物业公司及客户服务中心（以下简称“直属物业公司（客服中心）”），广东以外地区物业公司（以下简称“地区物业公司”）由地区地产公司直接管理，物业集团对其业务进行监督、指导和协调。第二章 人事管理第二条 物业集团的组织机构设置及其调整方案报物业集团负责人、集团总裁审批后，再报董事局主席批准后实施。第三条 物业集团整体薪资结构体系、年度员工薪资调整方案、社会保险及住房公积金缴纳方案报物业集团负责人、集团总裁审批后，再报董事局主席批准后实施。第四条 物业集团本部定岗定编方案须报集团公司人力资源中心审核，经集团总裁签署意见后，报集团董事局主席审批后实施；直属物业公司（客服中心）定岗定编方案由物业集团负责人审批实施；地区物业公司定岗定编方案须报物业集团审核后，再报当地地产公司董事长审批实施。第五条 物业集团负责人、副总经理等领导班子的入职、任免、工资、奖惩及解聘、工作分工及调整等报集团总裁审核后，再报董事局主席审批实施；物业集团本部及直属物业公司（客服中心）其他人员由物业集团负责人审批；地区物业公司一把手由物业集团直接任命。第六条 地区物业公司总经理助理及以上人员、客服中心副总经理及以上人员的入职、任免、工资及解聘等须经物业集团审核后，报当地地产公司董事长审批实施；以上人员的处分须报物业集团备案。地区物业公司其他人员由其一把手审批实施。第七条 物业集团与集团公司系统各单位之间（含地区地产公司与其下属物业公司之间）的人事调动须报集团董事局主席审批，并由集团公司人力资源中心办理调动手续。第八条 凡在集团系统被辞退、开除以及自行离职的人员，各地区物业公司一律不得录用，特殊情况报董事局主席审批。第九条 物业集团须与员工签订劳动合同，物业集团本部劳动合同版本须报集团人力资源中心审定后方可使用；直属物业公司（客服中心）、地区物业公司劳动合同版本须报物业集团行政人事中心审定后方可使用。第十条 直属物业公司（客服中心）、地区物业公司须按照物业集团规定由专人负责管理人事档案及编制花名册，并于每月28日前将花名册报物业集团行政人事中心备案。第十一条 物业集团本部、直属物业公司（客服中心）、地区物业公司员工入职、离职办理时间及转正时间原则上统一安排在每月1日。第十二条 物业集团外派员工的人事关系由当地物业公司负责，确需申请继续在广州购买社保及公积金的由物业集团行政人事中心统一安排。第三章 财务管理第十三条 财务管理模式财务由集团公司统一管理，统一执行集团公司财务管理制度，对外提供财务报表须经集团公司财务中心审核批准。第十四条 资金管理模式资金由集团公司统一计划管理。物业集团本部及直属公司（客服中心）每月最后三天申报下月月度及周资金使用计划，由资金中心报集团董事局分管领导审批实施；地区物业分公司纳入当地地产公司资金计划申报。财务必须严格按资金计划支付。第十五条 物业集团本部、直属物业公司（客服中心）对外付款审批权限。1、权限内工资支出、借款、利息支出、银行手续费、上缴税款、交纳水电费等对外付款，由物业集团负责人审批实施，除此以外的付款：100万元以下（含100万元）的，由物业集团负责人审批；100万元以上的，须再报集团总裁审批。2、特殊情况付款（包括零星的职工福利、个别奖励等），确因工作原因需要支付的，单笔金额在2万元以下（含2万元）、年度总额不超过30万元的，由物业集团负责人审批，超过以上权限的请款一并按月汇总报集团总裁审批后执行；无合同、签批手续不齐全的付款，一律须报集团总裁审批。3、超计划的付款，单笔超计划金额10万元以下（含10万元），累计超计划总额30万元以下（含30万元），由物业集团负责人审批；超过以上权限须再报集团总裁审批。第十六条 地区物业公司对外付款审批权限金额5万元以下（含5万元）的付款，由地区物业公司一把手审批实施；金额5万元以上，由当地地产公司董事长审批。第十七条 费用报销的审批1、物业集团负责人的费用报销由集团总裁审批；物业集团本部及直属物业公司（客服中心）其他人员报销由物业集团负责人审批。地区物业公司一把手的费用报销报当地地产公司董事长审批；其他人员报地区物业公司一把手审批。2、业务费的开支：物业集团本部及直属物业公司（客服中心）的年度业务费不超过50万元，以后每增加一个项目，增加年度业务费3万元。如确因工作需要，费用额度不足以支付的，由物业集团负责人当面口头向集团常务副总裁汇报情况，提交增加业务费的书面申请报告，由集团常务副总裁审批后执行。地区物业公司的业务费按当地地产公司规定执行。3、业务费不允许分解给各部门、不允许设限额、不允许用任何委托或签证形式处理，物业集团负责人需严格把关。第十八条 借款物业集团本部及直属物业公司（客服中心）须本部中心负责人或客服中心负责人及以上领导才可借支，经财务审核后，再报物业集团负责人审批。借支金额原则上不能超过借款人月工资总额的2倍，已经审批尚未报销的借款，累计不得超过20万元。地区物业公司须客服中心负责人以上领导才可借支，经财务审核后，再报当地地产公司董事长审批，累计借款额度按照地区公司规定执行。第十九条 固定资产购置、报废、处理的审批权限1、固定资产的购置，金额在10万元以内（含10万元）的，物业集团本部及直属物业公司（客服中心）报物业集团负责人审批，地区物业公司报当地地产公司董事长审批；10万元以上的须再报集团总裁审批。所有车辆（包括运输车辆、工程车辆、商务车辆和小轿车）的购置、报废、处理须再报董事局主席审批实施。已完成立项审批程序的固定资产费用支付，按对外付款审批程序执行。2、固定资产的报废、处理，单件原值10万元以下（含10万元）、一批次原值总额100万以下（含100万元）由物业集团负责人审批，超过权限的，再报集团总裁审批。第二十条 物业公司对外投资、抵押、股权转让、担保等相关重大事项，以及法人、董事、监事、注册资金、章程、注册地等的变更事项报董事局主席审批后执行。第二十一条 物业集团对外捐赠、赞助支出，全年累计不得超过5万元，超额部分报集团常务副总裁审批。第四章 档案印章管理第二十二条 物业集团及各分公司重要证照、行政公章由地产集团监察室负责保管和使用。第二十三条 地区物业公司依据集团相关管理办法，制定各分公司档案及部门印章使用管理细则，报物业集团备案。 第五章 招标及采购管理第二十四条 物业集团参照集团公司的招标、采购管理制度，制定物业集团招投标及采购管理办法，报集团管理中心、招投标中心备案。第二十五条 招标审批权限 物业集团本部及广东地区标的100万元以下（含100万元）的项目由物业集团定标，经物业集团负责人审批实施；标的100万元以上的项目须报集团总裁审批实施。地区物业公司招投标按照当地地产公司规定执行，单项标的10万元、总额标的30万元以上的项目需报物业集团行政人事中心备案；物业集团每季度对以上标的项目的10%进行抽查。第二十六条 合格单位的征召1、预算金额5万元以上项目合格单位的征召由物业集团负责。物业集团必须提供3家以上合格单位。地区物业公司招投标项目合格单位征召遵照当地地产公司的相关规定执行。2、物业集团负责人汇总由征召小组（行政人事中心、监察管理中心及维护管理中心及相关部门）采用背靠背原则分别在网上搜索各10家以上单位名单，独立筛选确定拟入选单位并亲自或指定专人（一人）向入选单位发正式公函，表达初步建立合作关系的愿望，向入选单位落实具体情况，邀请有合作意愿单位的第一负责人见面，或根据需要亲自带队实地考察，最终决定5家以上（含5家）的合格投标单位。第二十七条 物业集团每月2日前汇总上月本单位招标情况台帐，报集团开发建设监察中心，并报集团公司总裁。第六章 合同、履约监督管理第二十八条 物业集团本部、直属物业公司（客服中心）合同签订标的2万元以上（含2万元）必须签订合同；对外签订合同10万元以上（含10万元）必须由物业集团负责人签名，不得委托他人代签。第二十九条 物业集团本部、直属物业公司（客服中心）的合同审批权限。1、合同金额300万元以下（含300万元）的，由物业集团负责人审批；合同金额300万元以上的报集团总裁审批。2、合同因涉及单价变化、补充单价、合同范围调整或工程量增加的，必须按以下权限完成相应核价审批后再报审合同。合同金额增加10万元以上（不含10万元）的必须报集团相应职能部门核价（涉及工程类报预决算审计部核价，非工程类报监察室核价）后再报集团总裁审批。合同金额增加10万元以下（含10万元）出现如下两种情况之一的：（1）单价变化导致合同总金额增加幅度超过10%；（2）合同范围或工程量变化导致超过合同总金额的30%；均必须报集团相应职能部门核价（涉及工程类报预决算审计部核价、非工程类报监察室核价）后再报集团总裁审批。合同发生变更，增加金额10万元以下（含10万元）的，由物业集团负责人审批；增加金额10万元以上（含累计10万元以上）报集团总裁审批。3、各种赔偿、补偿及固定资产（不含车辆）转让或处理合同，金额10万元以下（含10万元）的报物业集团负责人审批；10万元以上、100万元以下（含100万元）的报集团总裁审批；100万元以上的再报集团董事局主席审批。4、物业代理合同按权限报地产集团审批后，各地区物业公司盖章。5、严禁对超出审批权限的合同进行拆分，确因实际需要对原合同承包范围另行发包的，按集团规定权限报批。第三十条 地区物业公司合同管理相关工作按照xx地产集团地区公司管理办法（恒地司管字2011第031号）有关规定执行。第三十一条 直属物业公司（客服中心）签订的各类合同必须报物业集团行政人事中心备案。第三十二条 各公司、客服中心原则上应当按照物业集团制定的合同范本签订合同。确因实际情况需要对范本条款作部分修改的，需按相关权限进行报批。第三十三条 物业集团每月2日前汇总上月本单位合同重要信息台帐报集团开发建设监察中心，并报集团公司总裁。第三十四条 合同履约监督1、物业集团监察管理中心对直属物业公司（客服中心）合同履约情况进行监督，派专人进行检查并将情况向物业集团领导报告，对存在问题进行跟踪监督整改。2、物业集团及直属物业公司（客服中心）须安排专人对本单位所有经营合同进行履约监督、维权取证；对所有合同对外付款进行审核并建立合同付款审核台账。3、合同履行中，如收到合同对方经济索赔申请，索赔理由明显不成立的，应在收到书面函件7日内（或合同约定时间内）复函驳回相关申请；对方索赔申请应予以考虑的，合同履约责任部门应提出初步意见报物业集团负责人，由物业集团负责人安排分管领导组织相关部门召开专题会议讨论审核，并将审核后的补偿意见按权限报批，由物业集团负责人根据权限对审核后的补偿意见进行审批或报集团公司审批。最终结果参照合同补偿权限报批后签订补偿协议。严禁在签订补偿协议之前以会议纪要、备忘录、函件等书面形式对索赔进行确认。第七章 法律事务管理第三十五条 集团法律事务中心对物业集团的法律事务工作进行业务指导、培训、检查和监督管理。第三十六条 物业集团实行重大法律事务及时报告制度，由法律事务中心审核并协助处理。具体内容包括：（1）案件标的超过100万元或标的虽未达到100万元但案情复杂、影响较大的群体诉讼或非诉讼案件；（2）遇特殊情况确需外聘律师事务所代理的案件。第三十七条 物业集团法律事务工作实行月报制度，每月2日前向法律事务中心报告，如有重大法律事务，法律事务中心及时向集团常务副总裁报告。第八章 综合管理第三十八条 项目物业管理费标准由地区物业公司经成本核算后报物业集团审核，再报地区地产公司董事长审批。第三十九条 物业集团系统须参照执行集团公司制定的行政后勤各项管理制度，包括行政办公、信息化、资产、接待、车辆、员工住宿等。第四十条 上级单位到下级部门检查工作，下级部门不得安排接送、住宿、就餐（可在员工饭堂就员工餐，餐费自付）等事宜，任何人不得安排或接受宴请、旅游观光、健身娱乐和礼品。第四十一条 物业集团属下各单位如发生重大事件须按照xx物业集团重大事件报告管理规定执行。第四十二条 物业集团本部相关部门到外地物业公司检查工作，事先需报物业集团总经理批准，检查完成后须将书面检查结果报物业集团分管领导及总经理。第九章 附则第四十三条 其它未表述事项，均按xx地产集团下属公司管理办法等制度执行。第四十四条 本管理办法自发文之日起执行，如有文件与本管理办法不一致的，以本办法为准。