办公邮件使用礼仪规范.doc

办公邮件使用礼仪规范电子邮件是我们日常办公不可或缺的交流方式，如何规范地使用邮件，了解邮件使用的礼仪，对有效沟通、提高工作效率、营造文明的办公环境，有着重要的作用。1. 决定邮件的目的和内容发邮件前，需要考虑内容是否适宜用邮件发送。1.1 邮件适用范围：（1）正式工作报告；（2）部门之间事务往来；（3）通知；（4）知识推荐和信息传递；（5）没有见面交流条件的其他交流内容；（6）难以简单用口头表达说明清楚的其他事项。1.2 不适用内容：（1）要求立即回应的紧急事务；（2）有不同观点的人需要参与讨论的内容；（3）不方便使用邮件呈现的其他内容，如：动画、音频、视频等。2. 邮件写作2.1 收件对象（1）收件人/TO：要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应；（2）抄送人/CC：只是需要知道邮件所说明事情，没有义务予以响应，有建议时可回复；（3）密送人/BCC：收信人不知道的收件对象。 2.1.1 收件对象排列顺序 收信人的排列需遵循一定的顺序规则：（1）按部门排列；（2）按职等职级从高到低排列。 2.1.2 注意事项 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人资源。2.2 标题/主题（1）引起收件人的注意；（2）告知邮件的主要内容；（3）让收件对象知其所以然。2.2.1 注意事项（1）空白标题是最失礼的，如果在未写明标题的情况下误发邮件，请追加一封邮件表示歉意；（2）标题宜短不宜长；（3）对外邮件标题应写明出处，例如：“来自丰诚公司XXX的邮件”；（4）标题要能真实反映邮件的内容和重要性；（5）一封邮件尽可能只针对一个主题；（6）可适当使用大写字母、字符（如“！”）来突出标题，引起收件对象的注意；（7）不可出现错别字和语句不通顺的地方。2.3 称呼和问候邮件开头要称呼收件人，开头结尾最好有问候语。2.3.1 称呼（1）称呼是顶格第一行书写；（2）同级、下级用亲切的称呼，昵称等均可；（3）多人、群体用统称，如各位、大家、Dear All等均可；（4）上级用尊称（头衔、性别），如X总、Y经理、Z女士等均可。2.3.2 问候语（1）开头问候语，换行空两格书写；（2）非常正式的邮件，可用问候语“您好！”、“大家好！”等。2.4 正文（1）一般使用默认字体；（2）若收件对象不认识您，应先表明身份。可以是代表的企业名或您的姓名，具体身份根据邮件的目的而采用；（3）正文应简明扼要，多用简单词汇和短句；（4）清晰列出观点或事项：1，2，3；（5）合理提示重要信息，可以是加粗或者标红色，但尽量保证页面简洁，不影响查阅；（6）如有附件，应在正文中提示。如附件是特殊格式，应说明打开方式。2.5 结尾（1）明确表明发件人的身份；（2）有些正式邮件（如信件、感谢函、邀请函）需落款：包括企业名（以个人名义发送时可省略）、发件人职位姓名（代表企业身份时可省略）、时间；（3）如无需落款，我司统一采用个人签名档。2.6 签名档（1）请使用市场部提供的统一版本；（2）对内邮件需添加签名档；（3）对外邮件已有落款时，无需添加签名档，否则一律使用统一的签名档。2.7 附件（1）附件命名应能概括附件内容；（2）附件数目不宜超过4个，超过4个应打包压缩；（3）如附件过大，可压缩或转成PDF格式，或发送稍小的图表或图片。3. 邮件的发送3.1 发送前的检查（1）检查主题栏是否书写，有无错别字，标题能否概括邮件内容；（2）收件人邮箱是否正确，收件人有无遗漏，收件人的顺序是否正确；（3）检查正文，是否有错别字或语句不通顺；（4）检查是否附上正确的附件。3.2 发送时间 较紧急的邮件请勿在临下班前或者休息时间发送。若必须发送，可致电提醒收件人查收。4. 邮件的回复（1）回复邮件时,可根据回复内容适当修改标题，请勿“RE：RE：RE”一大串；（2）回复邮件时，应删除附件，避免占用太多资源；（3）避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替；（4）对发件人提出的问题不清楚、或有不同意见，建议与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错 C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。C成本报表是对外报告的会计报表。C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。C成本会计的对象是指成本核算。C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。XD当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本 中。D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。F“废品损失”账户月末没有余额。F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。()G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错G工资费用就是成本项目。()G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。()J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。()J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对 J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，XK可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。 S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。 S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。()W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对 Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。XY以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。XY原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。()Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对Z直接生产费用就是直接计人费用。XZ逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)