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公司计帐文件管理实施办法（试行）

第一章 总 则
第一条 为加强x高速公路有限公司（以下简称“公司”）计帐文件的规范和科学管理，根据《中华人民共和国会计法》、《计帐文件管理办法》、《计帐文件管理办法实施细则》及有关法规，特制定本办法。
第二条 计帐文件是记录和反映公司经济业务的所有历史数据和凭据，具体包括以下：
（一）会计凭证：是指原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿等。
（三）财务报告：包括月度、季度、年度的财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）其他会计数据：银行存款对账单、银行存款余额调节表，其他应当保存的经济合同、会计核算专业资料、财产清查汇总资料及计帐文件移交、保管、销毁清册。
第三条 计帐文件的管理工作主要包括计帐文件的整理、分类、装订、归档、保管、查阅、销毁等内容。
第四条 公司每年形成的计帐文件，由财务部按照档案管理要求，负责整理立卷，装订成册，编制计帐文件保管清册，并指定专人保管。出纳不得兼管计帐文件工作。
第二章 计帐文件的整理、分类和装订
第五条 计帐文件的整理、分类工作要根据不同类别档案的特点定期并及时进行，要保证计帐文件不遗漏、错乱并按顺序编号。
第六条 会计凭证的装订一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管、归档。
（一）会计凭证装订前应做好以下准备工作
1.分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全。
2.按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数。
3.摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折迭成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅并保持数字完整。
4.检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。
5.检查附件有否漏缺，工资、奖金发放单等是否随附齐全。
6.记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
（二）会计凭证装订的要求
1.凭证外面要加封面，封面纸用牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证。
2.装订凭证厚度一般3.0～4.0厘米，方可保证装订牢固、整齐、美观大方。
3.每月的现金盘点表、银行调节表和银行对账单放在每月最后一本凭证里一起装订成册。
（三）会计凭证装订后的注意事项
1.每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章。
2.在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
3.装订人员应在凭证会计封口交接处盖章。
第七条 会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后应按时整理立卷。
（一）会计账簿装订的基本要求
账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、帐户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。
（二）活页账簿装订要求
1.保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。
2.多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
3.在本账的封面上填写账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。
（三）账簿装订后的其他要求
1.会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。
2.会计账簿的封口要严密，封口处要加盖经办人等相关印章。
3.封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账。
4.会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
第八条 会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。
（一）会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订。
（二）会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。
（三）按保管期限编制卷号。
第九条 其他文字数据的装订：按数据署名日期的先后顺序排列装订。
第三章 计帐文件的归档保管
第十条 公司计帐文件的保管采取分阶段负责制，竣工结算以前的计帐文件由公司财务部指定专人负责保管，竣工结算后的计帐文件移交上级单位指定的档案管理部门。
第十一条 撤销、合并、改变隶属关系及建设项目完工后的计帐文件，经清理后，应随同公司的全部档案一并移交集团公司指定的单位，并按照规定办理交接手续。
第十二条 移交手续：计帐文件在财务部门内部经管人员之间或向档案管理部门移交时，须按以下要求办理：
（一）填写《计帐文件移交清册》。
（二）在账簿使用日志栏填写移交日期。
（三）交接双方按《计帐文件移交清册》与附交档案核查无误后签章。
第十三条 保管要求
（一）计帐文件管理人员要填写《计帐文件保管清册》，对计帐文件实施科学管理。做到妥善保管、存放有序、方便查阅，严防损坏、散失和泄密。
（二）计帐文件室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适当的防火器材。
（三）计帐文件室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，防止潮湿。
（四）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案查阅登记簿。
第十四条 保管期限：公司计帐文件的保管期限，根据不同类别的档案、特点，分为5年、15年、25年和永久四种。
（一）永久保管的计帐文件：年度财务报告（决算）、计帐文件保管清册、计帐文件销毁清册、涉及外事的会计凭证及会计账簿、收购兼并及参股控股私营企业会计凭证、会计账簿。
（二）保管期限为25年的计帐文件：现金日记账、银行存款日记账、银行印鉴章。
（三）保管期限为15年的计帐文件：原始凭证、记账凭证和汇总凭证，现金、银行存款以外的日记账，各类总账和明细账，各类辅助账簿，会计移交清册。
（四）保管期限为5年的计帐文件：银行余额调节表，银行对账单，月度、季度财务报告，其他财务会计资料。
第四章 公司计帐文件调阅管理
第十五条 公司计帐文件原则上不允许借阅，确有特殊情况需要查阅，必须经公司主管领导批准，并按如下程序报批：
（一）公司内部非财务人员查阅，须经公司主管领导批准。
（二）公司外部人员查阅，必须持有查阅单位说明原因的公函或档案并出示来人身份证件，交由财务部负责人校验后，报经公司主管领导批准。
（三）查阅计帐文件时，任何人不得拆散原卷册，不得撤换计帐文件原件，不得在档案中作任何标记。
（四）需要复制计帐文件时，必须报经主管领导批准。
第五章 计帐文件的销毁
第十六条 公司计帐文件保管期满，需要销毁时按照下列程序执行：
（一）由计帐文件管理部门提出销毁意见，经鉴定审查后，编造《计帐文件销毁清册》。
（二）公司主管领导在计帐文件报请销毁清册签署意见后上报集团公司核准。
（三）销毁档案前，应按计帐文件销毁清册所列项目逐一核对，并由档案管理部门和财务部共同派人监销。
（四）档案销毁后，由监销人员在计帐文件销毁清册上签名盖章，并形成监督情况书面报告，一式两份，一份报公司主管领导，一份归入档案备查。
（五）保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，须将与之相关的材料单独抽出，另行立卷，由档案管理部门负责管理。
第六章 电算化计帐文件的管理
第十七条 电算化计帐文件是指采用电子计算机进行会计核算而形成的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他财务会计数据以及保存上述数据的软（硬）盘、光盘等磁性介质。包括存储在计算机硬盘中的记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算方式）等会计数据。
（一）电算化计帐文件应当保存打印出的纸质计帐文件，并同时保存磁盘、光盘等介质。
（二）电算化计帐文件的保管期限、查阅、移交、销毁，参照前述有关规定办理。
（三）电算化计帐文件管理要作好防磁、防火、防潮、防尘等工作。对于重要的会计电算化档案，应用光盘备份两份，并分别存放在安全的地方。
（四）磁性介质保存的计帐文件数据，要定期检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计数据丢失。
第七章 附 则
第十八条 本办法由公司财务部负责解释。
第十九条 本办法自印发之日起执行。