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农商行运营机具管理办法

第一章   总则
第一条   为适应全省农商行运营管理需要，规范运营机具的采购、使用、管理与检查等相关程序，提升运营管理水平，根据《中华人民共和国人民币管理条例》、《农商行财务管理制度（试行）》、《农商行运营基本制度》、《农商行县级行社固定资产购建与处置管理办法》、《农商行集中采购管理办法实施细则》等有关法规、制度，结合农商行实际，制定本办法。
第二条   本办法下列用语含义：
（一）“省联社”是指农商行。
（二）“办事处”是指省联社各市办事处。
（三）“市联社”是指忻州、运城、吕梁市农村信用合作社联合社。
（四）“县级行社”包括县（市、区）农村信用合作联社、农村商业银行。
（五）“农商行”泛指省联社、办事处、市联社、县级行社及辖内营业网点。
第三条  本办法所称运营机具是指农商行在运营业务处理过程中涉及的专业机具设备及配套的系统与耗材。
第四条 农商行运营机具管理必须遵守本办法规定。
第五条  农商行运营机具管理的目标是，规范运营机具的采购、使用、管理及检查程序，提高运营机具使用效率，降低运营成本，杜绝私采滥购行为，不断提升运营管理水平。
第六条  运营机具管理应坚持以下原则：
（一）预算控制。根据本机构业务发展需要，合理计划，提出购置需求，编制运营机具采购预算，并严格预算执行。
（二）统筹兼顾。科学决策运营机具采购规模及标准，优化资源配置，满足本机构经营管理和现代金融发展的需要。
（三）节约成本。运营机具采购、使用、管理过程中应严格控制成本，杜绝私采滥购、肆意浪费。
（四）严格监管。运营机具采购、使用和管理各环节要遵循规定的程序，加强运营机具的专项监督检查。

第二章    管理机构及职责
第七条  省联社运营管理部负责全省农商行运营机具管理工作，主要职责包括：
（一）负责制定全省农商行运营机具管理相关制度，并管理、指导、监督、检查、考核执行情况；
（二）负责全省农商行使用量大、具有同质性的运营机具的招标项目立项工作；
（三）负责提出招标入围的运营机具配套系统建设业务需求；
（四）负责监督招标入围厂商在全省农商行销售及售后服务行为；
（五）其他应当履行的职责。
省联社集中采购管理委员会负责全省农商行使用量大、具有同质性的运营机具的招标组织及公开招标资料的档案保管工作。
省联社稽核审计部负责对全省农商行运营机具管理进行合规性检查。
省联社纪委监察室负责对全省农商行运营机具管理实施效能监察。
第八条  办事处（市联社）运营管理部门负责辖内农商行运营机具管理工作，主要职责包括：
（一）负责依据本办法及省联社相关制度制定辖内农商行运营机具管理实施细则；
（二）负责拟定辖内农商行运营机具年度采购计划及编制预算；
（三）负责辖内农商行特色服务型运营机具的招标项目立项和日常管理工作；
（四）负责提出招标入围的运营机具配套系统建设业务需求；
（五）负责监督省联社及自行组织招标入围的运营机具厂商在辖内的销售及售后服务行为，做好考评、反馈、上报工作；
（六）负责对辖内农商行运营机具各工作环节实施管理、指导、监督、检查、考评，并做好上报工作；
（七）负责辖内农商行运营机具相关资料归档管理工作的指导、监督、检查；
（八）其他应当履行的职责。
办事处（市联社）集中采购管理部门负责辖内农商行特色服务型运营机具的招标组织和公开招标资料的档案保管工作。
稽核审计部门负责对辖内农商行运营机具管理工作进行合规性检查。
纪委监察部门负责对辖内农商行运营机具管理实施效能监察。
第九条  县级行社运营管理部门负责辖内农商行运营机具管理工作，主要职责包括：
（一）负责依据本办法及相关制度制定辖内农商行运营机具管理实施细则；
（二）负责拟定辖内农商行运营机具年度采购计划及编制预算；
（三）负责辖内农商行特色服务型运营机具的招标项目立项和日常管理工作；
（四）负责提出招标入围的运营机具配套系统建设业务需求；
（五）负责监督省、市级组织招标入围及自行采购的运营机具厂商在辖内的销售及售后服务行为，做好考评、反馈、上报工作；
（六）负责对辖内农商行运营机具各工作环节实施管理、指导、监督、检查、考评，并做好上报工作；
（七）负责辖内农商行运营机具相关资料归档管理工作的指导、监督、检查；
（八）其他应当履行的职责。
县级行社集中采购管理部门负责辖内农商行特色服务型运营机具的招标组织和公开招标资料的档案保管工作，负责辖内农商行运营机具的采购、验收、退货等。
县级行社财务会计部门负责辖内农商行运营机具的投资预算拟定、管理及下达、采购及退货款项收付、账务核算、账实核对等。
县级行社稽核审计部门负责对辖内农商行运营机具管理工作进行合规性检查。
县级行社纪委监察部门负责对辖内农商行运营机具管理实施效能监察。
第十条  隶属于县级行社的各中心及辖内营业网点、站点应按照本办法及相关制度规定，做好运营机具的预算、申购、使用、管理、维保、更换、处置、登记考评、上报等工作，爱护机具设备、节约机具成本、提高机具使用效率。
第三章   运营机具的范围和分类
第十一条  运营机具是交易处理、运营管理和风险控制过程中所配置的专业机具设备及耗材。广义的运营机具包括专用设备、通用设备和其他设备，泛指运营业务中能够减轻人员劳动、改善服务质量所必需的一切自动化和信息化设备及耗材；狭义的运营机具是指在处理伴有“物流”（现金流、票据流、客户流、数据流及其他）产生的运营业务中所使用的设备及耗材总称。
第十二条  按照广义的运营机具分类，运营机具可分为专用设备、通用设备和其他设备。专用设备包括现金处理设备、自助设备、影像处理设备、金融辅助专业设备、风险控制设备销售点终端系统、支票处理设备及耗材，其中现金处理设备又包括现金清分设备、现金捆扎设备和现金鉴伪设备等；通用设备包括安防、通信、办公自动化等多种设备及耗材；其他设备指为适应现代金融发展需求而配置的其他设备及耗材。
第十三条  按照狭义的运营机具分类，运营机具可分为五类：
第一类是与“现金流”相关的机具设备，如纸币清分机、硬币清分点数及包装机、硬币兑换机、点验钞机、捆钞机、扎把机、复点机、扫描枪等及耗材；
第二类是与“票据流”相关的机具设备，如票据鉴别仪、电子验印仪、高拍仪、支付密码器、票据装订机等及耗材；
第三类是与“客户流”相关的机具设备，包括客户身份鉴别、疏导管理、宣传教育和惠农服务等专用设备，如身份证鉴别仪、排队机、自助宣传终端、指纹识别仪、惠农自助终端设备等及耗材；
第四类是与“数据流”相关的机具设备，如银行回单自助打印系统专业设备、自助填单机等及耗材；
第五类是为适应现代金融发展需求而配置的其他机具设备及耗材。
第十四条  按照运营机具使用场所分类，运营机具可分为柜面业务办理设备、营业厅等候及自助区设备、后台运营业务办理设备、其他场所设备等四类。

第四章    运营机具的采购
第一节   运营机具的预算
第十五条  县级行社运营管理部门应根据国家、监管部门政策要求及现代金融发展需要，并结合本行社战略规划，编制本行社运营机具投资预算，于每年度11月30日前上报本行社预算管理部门及所在市的办事处（市联社），办事处（市联社）于每年度12月10前上报省联社运营机具投资预算。
第十六条  运营机具投资预算应包括运营机具的新购、更换、维修保养、系统配置、耗材的购置等方面预算。投资预算的编制在考虑本年度运营业务发展规划的同时，应参考以前年度运营机具投资预算数据，力求预算编制及时、完整。
第十七条  运营机具年度投资预算，应按照“上下结合、分级编制、逐级汇总”的程序进行。
隶属于县级行社的各中心及辖内营业网点、站点，应根据行社年度运营业务发展规划，结合本机构业务发展、机具更新换代及现代金融发展需要，在行社运营管理部门的指导下，认真编制运营机具投资预算，于每年度11月15日前上报行社运营管理部门。
营业网点运营机具投资预算由运营主管负责组织编制，编制完成经单位负责人签章确认后上报。单位负责人对投资预算的执行情况负责。
第十八条  运营机具投资预算编制，应遵循成本与效益相结合的原则，厉行成本节约，杜绝盲目投资。
第十九条  县级行社运营管理部门负责本行社运营机具投资预算的编制、执行工作，并配合预算管理部门做好行社总预算的综合平衡、控制、分析、考核等工作。

第二节   运营机具的采购
第二十条  办事处（市联社）及辖内县级行社应根据运营机具年度投资预算，做好运营机具的采购工作，严格预算执行。
第二十一条  省联社负责全省农商行使用量大、具有同质性的运营机具的统一招标入围工作；办事处（市联社）和县级行社负责辖内农商行特色服务型运营机具的招标入围工作。
县级行社应结合自身业务需要，在招标入围的品牌中，自主选定品牌，合理选配运营机具，自行签订采购合同。(附表见附件1)
第二十二条  县级行社采购运营机具的单价不得高于相应品牌运营机具招标入围价格，且不得巧立名目、变相加价。
第二十三条  县级行社新购运营机具，应将新购情况、采购明细单及采购合同报办事处（市联社）备案。对未按要求采购运营机具的行为，办事处（市联社）要在辖内根据相关制度进行处罚，并将有关情况及时上报省联社运营管理部。
第二十四条  县级行社签订运营机具采购合同后，应按照合同规定办理机具到货签收、验收手续，出具验收报告（验收单），并与采购合同、供应商的发货单进行核对。
在办理机具验收手续的同时，应完整地取得产品说明书及其他相关说明资料。验收合格的运营机具，应做好账簿登记及入库工作。
第二十五条  县级行社应建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款，确保运营机具的采购质量和正常使用。

第五章    运营机具的使用和管理
第一节  运营机具的日常使用和管理
第二十六条  县级行社应根据国家规定及省联社有关制度要求，结合行社经营管理特点，做好运营机具领用和备查登记工作，组织定期核对，确保机具账实相符。如发现问题，及时核实、报告。
第二十七条  县级行社内部调拨运营机具，应当填制机具内部调拨单，由调入调出部门或单位、行社运营管理部门、财务会计部门的负责人或有关管理人员签字后，方可办理机具交接手续。
　　第二十八条  县级行社应加强对运营机具折旧、摊销、减值的会计核算，及时掌握机具价值变动情况。确认、计量机具减值的依据应当充分，方法应当正确。
第二十九条  县级行社应建立运营机具维修保养制度，保证机具正常运行，控制维修保养费用，提高运营机具使用效率。
机具使用单位应制定运营机具年度维修保养计划，并按计划规定的步骤和方式组织实施机具的日常维修和保养。机具需要大修的，应根据评估结果，提出修理方案，经单位负责人或其授权人员批准后组织实施。
机具使用单位应及时联系和监督机具厂商做好运营机具定期检查、维修和保养工作，及时消除安全隐患，降低机具故障率和使用风险。
机具厂商要在一日之内对机具使用单位提出的申请给予答复，并在两日之内到达使用地点实施检查和维修等工作。如遇未及时实施检查维修的情况，机具使用单位应及时上报所属县级行社。（附表见附件2）
第三十条  县级行社购置运营机具在使用过程中出现如质量、性能、价格、售后服务等方面不严格执行合同条款、售后维修不及时、服务不到位、随意收取附加费、厂商无序竞争的情况，应做好投诉记录。
由行社自行招标购置的机具，接到投诉两次以上，应停止向被投诉厂商的订货。如为省、市级招标入围的厂商，应及时上报所在市办事处（市联社）运营管理部门。
由办事处（市联社）招标入围的机具厂商，办事处（市联社）在收到两个县以上投诉且投诉县数量达到所在市辖县数量三分之一以上，经调查情况属实后，将停止向被投诉厂商的订货。
由省联社招标入围机具厂商，办事处（市联社）运营管理部门收到投诉并经全面调查后如情况属实，应整理汇总有关情况及时上报省联社运营管理部。在收到两个地市以上投诉且经调查情况属实后，全省农商行将停止向被投诉厂商的订货。
第三十一条  县级行社应做好对运营机具采购、使用、管理及售后维修等情况的摸底、记录、汇总、反馈工作，每季度终了5个工作日内应将相关情况上报所在市办事处（市联社），特别是本年度新购机具招标采购情况和长期闲置机具的登记保管情况，应在报告中重点说明。
办事处（市联社）每半年应组织一次摸底调研，对辖内县级行社运营机具的采购、使用、管理、售后服务及投诉等情况整理形成书面报告（附表见附件3和5），分别于7月10日和1月10日前上报省联社运营管理部。
年度终了，各级运营管理部门应将运营机具采购及使用的相关情况考评打分（附件5）后反馈各自招标入围厂商，督促各厂商提供更好的供货及售后维修服务。
第三十二条  县级行社应建立运营机具清查盘点制度，明确清查的范围、期限和组织程序，定期或不定期地组织辖内农商行进行机具清查盘点。
　　县级行社应成立由财务会计部门、运营管理部门、后勤部门等组成的机具清查小组，根据辖内农商行清查盘点结果，汇总填写盘点报告表，并与账簿和卡片相核对。发现账实不符的，应编制机具盘盈、盘亏表，并及时报告。
县级行社运营管理部门应查明机具盘盈、盘亏的原因，提出初步处理意见，经行社分管领导或其授权人员批准后作出相应处理。

第二节  运营机具的报废和处置
第三十三条  运营机具报废标准：
（一）已超过使用年限，继续使用存在安全隐患的；
（二）未超过使用年限，符合下述条件的 ：
1. 主要部件或结构已经损坏，且无法修复的；
2. 结构陈旧、精度严重丧失，无法通过改造和修复达到使用目的的；
3. 属于国家淘汰产品或规格型号特殊，配件无供应来源或根本无修复价值的；
4. 可以修复，但修复的成本高于同等性能机具设备的重置价值50%的；
5. 因工艺改进或更新的需要而更换后不再具有使用价值的。
（三）现行法律、法规对机具设备报废的强制性规定。
第三十四条  运营机具报废审批程序：
（一）县级行社对运营机具盘点、造册后，由运营管理部门组织和聘请专家、业内人士及相关部门人员，对拟报废的运营机具进行技术鉴定，作出机具申请报废鉴定报告，经批准后办理报废手续；
（二）办理报废后仍可使用的固定资产，由原机具使用单位管理使用，并建立报废机具备查账
（三）已办理报废仍在用的运营机具的处置权归县级行社，运营机具在处置中发生的变价收入应足额交回县级行社财务会计部门。
第三十五条  县级行社应建立运营机具处置环节的控制制度，明确机具处置的范围、标准、程序、审批权限和责任。 
第三十六条  县级行社应组织相关部门或人员对运营机具的处置依据、处置方式、处置价格等进行审核，重点审核处置依据是否充分，处置方式是否适当，处置价格是否合理。 

第三节   耗材的管理
第三十七条  加强耗材管理是运营机具正常运转和使用的保障。耗材依据运营机具分类标准进行分类：
第一类是与“现金流”相关的机具设备所使用的耗材，如扎把条、扎把带、捆钞带塑料带、捆钞绳、封签、芯片、调款包、练功券等；
第二类是与“票据流”相关的机具设备所使用的耗材，如色带、硒鼓、装订管等；
第三类是与“客户流”相关的机具设备所使用的耗材，如色带、硒鼓、卷纸、A4纸等；
第四类是与“数据流”相关的机具设备所使用的耗材，如卷纸等；
第五类是为适应现代金融发展需求而配置的其他机具设备的配套耗材。
第三十八条  县级行社运营管理部门应做好运营机具耗材的年度预算工作。耗材预算应依据运营机具的年度预算、现有运营机具状况、以前年度耗材使用量等，结合当前耗材市场价格水平，进行年度测算，并于每年度11月30日前连同运营机具设备的投资预算上报行社预算管理部门及所在市的办事处（市联社）。
第三十九条  省联社负责全省农商行使用量大、具有同质性的机具耗材的招标入围工作，市、县级负责辖内农商行特色服务型机具耗材的招标和管理工作。
县级行社应结合自身实际需要，在入围厂商中，自主选定耗材厂商，自行签订采购合同，购买质优价廉的耗材。
第四十条  运营机具耗材管理应遵循“节约消耗成本、提高使用效率”原则，合理选购、统筹分配和使用耗材，杜绝超标购买、肆意浪费。
第四十一条  运营机具耗材需指定专人进行入库保管，做好账簿登记。耗材应放置在干燥、安全、防尘的地方，并储备一定数量，以备紧急使用。部门或个人需要领用时，按程序报批、登记后，方可出库。
县级行社耗材管理应做到每季度盘点一次，要求账实相符。
第四十二条  县级行社应做好对购买耗材使用情况的摸底、记录、汇总、反馈工作，每季度终了5个工作日内应将相关情况上报所在办事处（市联社）。
办事处（市联社）每半年应组织一次摸底调研，掌握辖内县级行社运营机具耗材的采购、使用、管理及投诉等情况，分别于7月10日和1月10日前上报省联社运营管理部。（附表见附件4）
在耗材采购和使用过程中出现如耗材厂商无序竞争、变相提价、产品质量不达标准等投诉且投诉次数频繁，经核实后，辖内农商行应停止向被投诉厂商的订货。

第四节  运营机具的归档管理
第四十三条 运营机具的归档管理坚持“谁组织采购谁保管”的原则，依据采购方式的不同，档案交由不同部门保管。
由集中采购管理委员会（部门）采用招标方式组织机具入围或采购的，招标原始资料由招标代理公司整理装订成册，主要包括评标报告、投标文件等，交各级集中采购管理委员会（部门）办公室归档，运营管理部门备案留存一份。
由运营管理部门组织机具入围或采购的，原始资料主要包括前期调研资料、机具年度采购计划、预算及相关资料等，由本级运营管理部门留存保管，同时上报上级管理部门备案。
第四十四条  归档保管的相关文件资料应专人专柜妥善保管。招标文件或其他归档资料的保存期限为从招标或以其他方式选定入围或供货厂商之日起十五年。
第四十五条  县级行社运营机具应实行标签管理，同时详细、连续、准确、合理的记录机具设备的采购、使用、售后、处置等情况，可设立运营机具登记簿（附表见附件5）或管理日志进行记载。主要内容包括：
（一）机具设备的基本情况（包括采购、升级、更新、故障、维修、保养、处置等情况）；
（二）机具设备日常运行的监测、监督检查情况等。
运营机具登记簿或管理日志应保存至机具报废处置之日起三年止。

第六章    监督检查
第四十六条  县级行社应建立健全运营机具管理内部监督机制。
县级行社运营管理部门定期对本行社运营机具的采购与管理开展自查，省联社、办事处（市联社）运营管理部门定期、不定期对所辖县级行社运营机具的采购与管理进行专项检查。
县级行社每季度应组织一次运营机具采购及使用情况的自查，覆盖面为100%。
办事处（市联社）在组织做好机具招标工作的同时，应指导监督辖内县级行社做好运营机具的采购及管理工作，每年至少组织一次对辖内县级行社运营机具采购及使用情况的全面检查，全年检查覆盖面必须达到100%，并对各类机具及耗材的采购及使用情况进行考评，考评情况上报省联社。
省联社每年至少开展一次对市、县级运营管理部门及辖内农商行运营机具管理履职情况及各县级行社运营机具采购及使用情况的专项检查，对市级运营管理部门运营机具管理履职情况检查覆盖面为100%，对县级运营管理部门及辖内农商行运营机具管理的检查覆盖面不低于30%。
稽核审计部门每年对运营机具相关规章制度的执行情况以及运营机具采购与管理行为的合法、合规性等进行监督检查；纪检监察部门将运营机具的采购与管理，纳入年度效能监察范围，并按照《农商行效能监察办法（试行）》的相关规定实施监察。
第四十七条  运营机具监督检查的内容主要包括：
（一）运营机具管理相关岗位及人员的设置情况；
（二）运营机具管理相关制度的执行情况。重点检查在运营机具前期调研、采购计划、预算、审批、招标、采购、验收、付款、处置等环节是否有健全的审批手续，是否按制度和流程办事，是否存在违法违规行为；
　  （三）运营机具预算的执行情况。重点检查运营机具采购是否纳入预算，预算的编制、执行、调整与审批程序是否合规；
（四）运营机具招标、采购情况。重点检查招标价与购置价差异性是否存在异常，购置机具质量是否符合合同条款约定，是否存在以次充好，合同执行情况；
（五）运营机具日常保管、使用、维修情况。重点检查运营机具的归口分级管理制度和岗位责任制度是否落实，维修保养费用是否超过预算额度，是否存在肆意浪费；
（六）运营机具归档管理的落实情况。重点检查运营机具是否由专人专柜归档管理，是否按档案管理相关制度进行保管。
第四十八条  对监督检查过程中发现的运营机具管理内部控制中的薄弱环节，制度执行中存在的问题及工作中的漏洞，各级运营管理部门应及时组织查明原因、落实责任，采取措施加以纠正和完善。

第七章    附则
第四十九条  各级农商行可根据本办法规定，结合自身实际，制定运营机具管理实施细则，进一步明确管理机构及相关职责，细化运营机具管理内容，报上级运营管理部门备案。
第五十条  本办法由省联社负责解释和修订。
第五十一条  本办法自下发之日起施行。