地产股份有限公司会议管理制度模版.docx

地产股份有限公司会议管理制度第一章 总则第一条 为加强地产股份有限公司（以下简称”公司”）内部管理，规范公司的会议程序、会议要求及会议内容，提高会议质量和决策效率，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司总部和所属全资、控股(及有实际控制权)公司（以下简称“所属企业”）在经营活动中召开的各类会议。相对控股及参股企业可以参照本办法执行。股东会、董事会、监事会会议根据公司章程规定执行，不在本制度规定范围内。第三条 公司会议制度本着精简、高效、节俭原则运行。具体会议可根据本会议制度，制定更为详尽的细则。第二章 会议类别第四条 内部会议种类（一）党委会定期会议一般两月召开一次。遇有特殊情况，临时确定召开时间。会议由党委书记或副书记主持，党委委员出席，根据需要，可召开党委扩大会议。会议主要议题：贯彻、落实党的各项方针、政策、决议和上级党组织的指示精神，审议公司的发展规划、重大改革、经营方针等宏观决策，围绕公司的中心工作；确定、部署、检查公司的党的建设、队伍建设、精神文明建设和思想政治工作、共青团工作、纪检工作等重要事项，对董事会或总经理提出的干部聘免方案提出意见和建议。会议由党委承办。 （二）总经理办公会原则上每周一次，一般在周一召开。会议由总经理召集并主持，副总经理、财务总监出席，根据需要，公司董事长、党委书记、董事会秘书，总经理助理、各部门相关人员列席会议。会议主要议题为：检查各部门、各所属企业贯彻落实股东会、董事会和总经理办公会决议、决定的情况；研究决定应由经理层向董事会提交的议案；研究公司生产经营中出现的问题，并提出解决问题的方案；研究公司资产经营与生产经营中的重要事宜，提出决策意见或建议；讨论公司有关规章制度的草案；对内设机构和有关人事聘免问题提出意见与建议；部署、检查公司各项经营管理和行政业务工作并对有关问题进行协调；其他应由总经理办公会讨论或议决的相关事项。会议由综合管理部承办。（三）公司工作会议原则上每年召开两次，分别为半年工作会和年度工作会。原则上由总经理或副总经理主持，公司董事会成员、监事会成员、总经理、副总经理、财务总监、总经理助理、各部门、各所属公司负责人和其他相关人员参加。会议由综合管理部牵头承办。1、半年工作会。于每年7月份召开，会议内容包括总结分析半年工作；对下半年工作做出计划和部署；听取各部门及所属公司上半年工作和下半年工作安排汇报，做出评价、提出要求；并就公司的一些重大事项做出决定。2、全年工作会。于每年春节之前召开，会议内容包括总结上一年全年工作；根据公司的发展、改革目标，确定下年度各项经营管理指标，部署各项工作任务；讨论、通过公司的有关重要提案；听取各部门及所属企业上年工作完成情况和本年工作计划的汇报，做出评价、提出要求；对行业发展和公司重大问题进行研讨交流。（四）专项会议1、项目论证会议。根据工作需要召开，由规划发展部召集并主持，公司经营班子成员视需求情况出席，相关人员参加，会议主要内容：对有关部门和所属公司的拟投资项目进行论证，形成论证意见。由规划发展部承办。2、项目监管会议。根据工作需要召开，由项目监管部召集并主持，公司经营班子成员视需求情况出席，相关人员参加，会议主要内容：研究所属公司运作项目过程中设计、工程、预算、销售及售后情况，对出现问题提出解决办法。由项目监管部承办。3、资金筹措会议。根据工作需要召开，由财务总监召集并主持，公司经营班子成员视需求情况出席，相关人员参加，会议主要内容：对公司总部和所属公司的资金借贷、担保等事项进行论证，形成论证意见。由资金财务部承办。4、证券相关会议。根据工作需要召开，由董事会秘书召集并主持，公司经营班子成员视需求情况出席，相关人员参加，会议主要内容：对公司与证监会、深交所等部门接触过程中遇到的问题，提出解决思路与办法。由董事会办公室、证券部承办。（五）部门工作会议 各部门定期召开由部门负责人主持召开的会议，主要内容传达部署公司总经理办公会会议要求和有关精神、讲评部门工作要点、落实各项管理措施、帮助部门员工解决工作中遇到的困难和问题，并对下一步工作进行指引。（六）职代会或全体员工会议。 按有关要求组织召开。第五条 外部会议。（一）股东单位或其他上级单位、相关方安排的外部会议，根据董事长、党委书记或总经理批示，指派专人（参会负责人）参加；（二）参会负责人应准时参加会议并做好会议纪要。会后应及时向董事长、党委书记或总经理汇报、在相应范围内通报，并将有关会议纪要和会议相关材料转综合管理部，由综合管理部依据公司档案管理制度整理归档。（三）股东单位或外单位在公司召开的有关会议（如项目考察会），由综合管理部受理安排，有关业务对口职能部门协作做好会务工作。第三章 会议承办第六条 会议准备（一）对定期的常规会议，承办人（或部门）会前应收集会议议题，经主持人批准后列为正式会议议题，同时在会前明确临时出席或列席人员。（二）对重要会议或不定期的会议，承办人（或部门）应提出会议建议方案报告，经批准后方可执行。报告的主要内容包括：会议名称；会议主旨和目标；会议议项；会议时间；会议地点；会议议程；会议主持人；出席人员（名单）；会议财务（支出收入）预算；接待工作说明；（可能）存在的问题、解决方案及要求；筹备时间进度表安排等。 （三）会议通知。承办人（或部门）应根据会议时间、地点、参加人员和会议内容等及时拟订会议通知，并按规定提前张贴或发送。对重要会议须发几轮通知的，应做好每轮工作。对出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排。对不能出席会议的人员，承办人（或部门）应及时报告给会议主持人。（四）会议承办人（或部门）应及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要提早进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须确保其发言。（五）出席会议人员应准备好会议发言。如有提交会议讨论的议案，须提前将议案材料以书面（不涉及密级的可以电子文档）形式交与会人员。第七条 会议过程的组织（一）会议主持人1、会议主持人应提前到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。2、会议主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。5、会议主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后布置安排向与会人明确。（二）其他出席人员1、应准时到会。需要签到的，应在会议签到表上签到。2、会议发言应有所准备，并言简意赅，紧扣议题。3、遵循会议主持人对议程控制的要求。4、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到无声或振动状态，也可将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，应征得会议主持人同意后离开会场。5、做好本人的会议纪录（三）会议记录人员在会议进行中应用专用会议记录本做好会议原始记录和考勤记录。会议记录应明确会议机密级别（由会议主持人明确），内容应完整，不能有遗漏。第八条 会议纪要（一）有议决事项或贯彻落实等事项以及其他出席人员认为应形成会议纪要的会议，应形成会议纪要。（二）会议纪要是用来记录和传达会议议定事项和主要精神，要求相关责任人共同遵守执行的文件。（三）会议纪要由会议记录人按照公司公文管理办法，依据会议记录起草，经出席人员会签后，由会议主持人审核签发。会议纪要的发放和传阅范围由会议主持人确定。（四）会议纪要应于会议结束2个工作日完成。如会议形成决议，各与会人员须在会议决议上签字确认。会议纪要（含决议文件）会同会议记录原件按照公司档案管理制度存档保管。第九条 会议决定事项的落实，按照“谁主办，谁落实”的原则进行。会议主持人另有指定的，从会议主持人的指定。第四章 附则第十条 本制度由公司综合管理部负责解释，自公司总经理办公会审议批准并正式颁布之日起生效。