公司印签管理制度.doc

农药有限公司印鉴管理制度

第一条 为维护本公司印章刻制、保管以及使用的合法性、安全性,从有限公司运作规范需要出发,避免印章管理出现不规范行为,特制定本制度。
第二条 本制度所指印章，包括公司、全资及控股子公司、分公司、项目部行政公章（含中英文印章）、法定代表人印章、合同专用章、财务印鉴（由财务专用章、法定代表人章组成）、董事会印章、监事会印章、部门印章等具有法律效力的印章。财务部公章、收（付）讫章、发票专用章、财务人员个人名章等由财务部门另行规定。
第三条 印章的刻制和审批启用
所有印章由公司办公室统一安排刻制、统一发放,并发文授权持有和保管。印章印章样式、规格、材质按主管机关规定办理，公司办公室作好印章发放登记并保留印模,存档备查。
1、 公司行政公章、董事会印章、监事会印章、财务专用公章、合同专用章、法定代表人印章、钢印等刻制须报经公司法定代表人批准,由公司办公室办理。
2、 公司职能部门的部门公章刻制须由用印部门申请,部门第一负责人签署意见,并报总经理批准,由公司办公室办理。
第四条 印章的使用范围和权限
1、 公司行政公章、董事会印章、监事会印章、法定代表人印章及公司合同专用章、财务专用印鉴等是公司法定对外使用印章。
2、 公司董事长授权公司行政公章、法定代表人印章由公司办公室负责管理和使用;公司总经理授权财务专用章由公司财务部负责管理和使用,授权合同专用章由公司办公室负责管理和使用。上述印章外的其他印章由公司总经理授权各相关部门管理和使用。
3、 董事会印章、监事会印章分别分别按《公司董事会议事规则》及《公司监事会议事规则》的规定签批使用。
4、 以公司名义发出的公文,须凭公司法定代表人或其授权人签发批准的文件原稿用印;公司发文的附件(如各类业务报表等)凭发文并按该文中限定发给附件的单位、数量用印。
5、 公司所有对外签署经济合同、对外协议、对外担保及其附件按《公司章程》及公司合同管理规定审批程序,最终经法定代表人或其授权代理人在合同或协议上签章后方可用印。
6、 公司对外报送的各类业务报表(财务报表、统计报表)及其他需用公司印章的文本等,须按规定办理用印手续。
7、 公司与员工签订的《劳动合同》使用印章由人力资源部经办,由总经理批准。
8、 公司使用的存根类介绍信、便函、授权委托书等开具要严格履行审批手续,须按权限由相应领导签批后方可开具,开具时应按要求认真填写存根,严禁在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等文本上加盖印章。
9、 上述有审批权限的人员外出时,应授权留守的负责人负责用印审批。遇有急件需用印又暂没有审批权限的人员在场时,印章保管者须先通过电话联系,经请示批准后,方可用印,事后须及时补齐手续。
10、 涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定经公司法律部门审核签字后方可使用。
第五条 印章的用印程序
1、 公司各类印章实行用印审批登记制度,由公司统一印制《加盖公司印章审批表》和《用印登记簿》。
《加盖公司印章审批表》内容包括:文件名称、文件内容、用印名称、用印份数、用印单位或部门、经办人、用印单位或部门负责人审批意见、法律顾问审阅意见、公司分管领导、公司总经理或董事长(如须)签批意见、印章专管员签字。
《用印登记簿》内容包括:用印日期、用印内容、用印类别、印章专管人员签字、用印部门经办人签字。
2、 严格履行用印程序,按用印性质填写《加盖公司印章审批表》,并按该表要求履行有关审批程序。
3、 交有审批权限的人员签字同意。
4、 印章专管人员盖章,并将《加盖公司印章审批表》存留一份,并在《用印登记簿》专门登记,便于日后查对。
5、 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须经上述程序。
6、 印章专管人员要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印。未按批准权限用印或用印件内容有误的,印章专管人员不予用印;经办人拒绝印章。
7、 专管人员审核用印内容的,印章专管人员可拒绝用印并报告领导处理。印章专管人员有义务协助他人完成审批程序。
8、 合同、协议、文件、重要事项通知等用印后须留存一份以上原件在办公室,立卷归档。
9、 用印盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致(代用印章除外)。
10、 加盖印章的文字要端正、清晰,盖印要做到“骑年盖月”,即印章的左边缘与落款日期的年相齐,月、日盖在印章下面,注意印迹端正、清晰。
11、 介绍信、便函、授权委托书要有存根,要在落款和骑缝处一并加盖印章。对外签署的合同或协议、各类业务报表(财务报表、统计报表)及其他需用公司各类印章的文本等,须在合缝处加盖印章。
12、 公司印章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章等公司其他印章所用印的文件、资料、附件资料及《加盖公司印章审批表》作为用印凭据由印章专管员留存,年末经整理后交公司办公室归档。
13、 公司董事会印章、监事会印章所用印的文件、资料、附件资料及《加盖公司印章审批表》作为用印凭据由公司董事会秘书处分别整理归档。
第六条 印章的保管
1、 任何部门和个人未经授权,不得保留公司统一发放并授权持有和保管的印章。
2、 公司各类印章分别由印章管理部门负责人领取,并由部门印章专管员保管和按规定使用,不得转借他人。
3、 公司行政公章、合同专用章、董事会印章、法定代表人印章、钢印等由公司办公室负责人或其指定的专人保管、使用。
4、 公司董事会印章、监事会印章分别由由公司董事长、监事会主席授权公司董事会秘书处或由其安排的专人负责保管。
5、 公司财务专用章等由财务总监指定专人保管、使用。
6、 职能部门的公章由其第一负责人或其指定的专人保管、使用。
7、 职能部门的业务便章由其负责人指定人员保管、使用。
8、 印章应放置在加锁的安全、牢固的箱、柜中,使用后要及时收存锁好放置。
9、 印章专管人员每天下班前应检查印章是否齐全,并将印章锁进保险柜内,妥善保管,不得将印章存放在办公桌内;第二天上班后,应首先检查所保管印章保险柜有无异样,若发现意外情况应立即报告。
10、 印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时,印章授权人应指定他人代管印章,印章专管人员要向代管人员交接工作,交代用印时的注意事项。
专管人员正常上班后,代管人员应向专管人员交接工作,登记用印的起止日期,实行管印人员登记备案制,以明确责任,落实到人。
交接工作时,应严格办理交接手续,登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字,印章授权人签字认可后备存。湖南嘉瑞新材料集团股份有限公司 印章管理制度。
印章专管员印章管理情况须作为员工离职移交工作的一部分。
印章专管员离职时,须办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。
11、注意印章保养,用力适度,防止碰损,原子印章要及时灌注印油。
第七条 印章的停用和销毁
1、 因特殊原因需要停用印章的,由董事长决定并签字同意,由公司办公室将停用原因、时间通知公司各有关部门,并收回停用的印章切角封存或销毁。
2、 由于部门撤销、变动、更名或其他原因停止使用原印章,由使用部门向公司办公室报告,原印章交由公司办公室封存或销毁。
3、 若原印章因上述原因停用,但善后工作仍需使用时,使用部门指定专人妥善保管、使用,善后工作完成后,再交由公司办公室封存或销毁。
4、 印章破损无法使用时,须及时报告公司办公室,并将破损章交由公司办公室办理旧章封存或销毁及新章刻制事宜。
5、 印章销毁须报经原批准部门负责人同意,销毁时需办公室负责人和经办人至少两人在场。
第八条 特别注意事项
1、 印章原则上不允许带出公司,确因工作需要将公司印章、财务专用章、合同专用章带出使用的,应事先填写《加盖公司印章审批表》,载明事项,经公司总经理或董事长批准后,由两人以上共同携带使用。
2、 公司董事会印章、监事会印章须经董事长、监事会主席批准后,公司董事会秘书和董事长或监事会主席指定代表两人共同携带使用。
3、 不得在空白凭证（含空白发票）上加盖印章。确因工作需要的,需加盖公司公章的,须报经总经理或董事长批准,加盖职能部门公章须报经各自的第一负责人批准。出具空白凭证时须紧贴用印处标明“仅供(某事项)使用”等限制性字样。
4、 当事人须在事后写出盖印空白凭证的使用情况说明,并交回该凭证的原件或复印件。
5、 任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章,未经本制度规定的程序,不得擅自使用。
6、 印章专管人员不得随意私自使用公章,不得擅自让他人代管、代盖公章,对违反本制度的规定使用印章,造成丢失、盗用、仿制等,将视情节给予行政处分,触犯刑律的移交司法机关处理,并对其管理部门负责人追究相应的行政责任和法律责任。
第九条 附则
1、 公司各全资及控股子公司、分公司、项目部等印章的保管、使用,可参照本制度制定本单位印章使用管理制度,并报公司备案。
全资及控股子公司、分公司、项目财务部印鉴保管人是各自财务印鉴管理的直接责任人。组建后，向财务部提交开立账户及刻制银行印鉴的申请；财务审核后报总经理批复，提交行政办公室刻制银行印鉴并进行备案登记，通知印鉴保管人签字登记领取。
各银行账户的银行印鉴实行专人负责保管，不得随意转交，丢失，追究相关人责任。
为加强内部牵制和审核，银行印鉴实行分人保管。
银行印鉴保管人临时离职需要接替或代理的，经所在全资及控股子公司、分公司、项目部经理批准，与指定人员办理暂时交接手续。银行印鉴保管人工作调动或因故离职，需与指定人员填写《财务印鉴保管交接表》，交接印鉴，总部财务部与子公司、分公司、项目部经理负责监交。人员交接后，7个工作日内变更银行印鉴办理备案登记。
项目部结束后，应在全部款项收支完毕7个工作日内注销专用银行账户，并将银行印鉴在账户注销后5个工作日内缴回总部财务部。
由于银行印鉴管理不当丢失的，保管责任人必须向总部财务部提交书面情况说明，同时在市一级公开发行报刊上刊登挂失公告。挂失公告生效后，根据中国人民银行印发的《人民币银行结算账户管理办法实施细则》规定，到开户银行办理变更手续。
由于银行印鉴管理不当导致公司利益受损的，追究印鉴保管责任人责任。
2、 本制度由公司董事会负责解释,经公司董事会审议通过后生效、实行。
3、 本制度的相关规定如与日后颁布或修改的有关法律、法规、规章和依法定程序修改后的《公司章程》相抵触,则应根据有关法律、法规、规章和《公司章程》的规定执行,董事会应及时对本制度进行修订。

附1:
加盖公司印章审批表

　　用印日期
年 月 日
　　文件名称

　　文件内容(事由)

　　印鉴名称

用印份数

　　经 办 人

用印单位或部门

　 单位或部门审核

法律顾问审核

　　分管领导复核

印章专管员

　　总经理或董事长批准

附录A
公司财务印鉴责任表
序号
使用单位
财务印章
个人印章
保管责任人
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

附录B

财务印鉴保管交接表

单位名称

交接日期

印鉴1（盖章）
原保管人

现保管人

印鉴2（盖章）
原保管人

现保管人

印鉴3（盖章）
原保管人

现保管人

备注：
本表一式四份，交接双方、使用部门、财务部各执一份。
监交人

财务部

使用单位