国有企业公司档案业务管理规范-模版.docx

公司档案业务管理规范
第一章 总 则
第一条 为实现集团公司档案管理规范化、科学化，有效地保护和利用档案，根据†集团公司档案工作管理办法‡，结合集团公司档案工作实际，特制定本规范。
第二条 本规范适用于集团公司总部及集团公司所属各级子公司（以下简称各企业）档案管理工作。
第三条 专业术语和定义
（一） 电子文件
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二） 归档电子文件
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
（三） 实体档案
除了在档案管理系统中保存的电子文件以外，以各种物理形式保管的档案，包括纸质、照片、磁盘、磁带、光盘、底图、其他等。
（四） 应用系统归档
集团公司各应用系统通过与档案管理系统之间建立标准、统一的归档接口，实现电子文件及其元数据的自动归档。
第四条 归档单位职责
（一） 执行集团公司档案工作的各项管理制度。
（二） 将归档工作纳入本单位的工作计划，纳入本单位的工作流程，纳入本单位人员的绩效考核或岗位职责。
（三） 做好本单位各类文件材料的收集、整理和归档，确保归档文件材料的齐全、完整、真实和有效。
（四） 接受档案管理部门的业务指导和督促检查。
第二章 档案收集 第五条 归档范围
具体归档范围的确定
（一） 文书档案：依据本单位基本职能、主要业务流程，参考†集团公司总部档案归档范围和保管期限表‡和国家档案局†企业文件材料归档范围和档案保管期限规定‡，形成本单位的基本归档范围。
（二） 产品档案：依据新产品开发计划，确定归档项目。
（三） 科学技术研究档案：依据科研项目计划，确定归档项目。
（四） 建设项目档案：依据建设项目计划，确定归档项目。
（五） 设备仪器档案：依据设备仪器引进和购臵计划确定归档项目，与建设项目关系密切的设备仪器文件，归入建设项目档案。
（六） 会计档案：依据财政部、国家档案局†会计档案管理办法‡的有关规定确定。

（七） 声像档案：依据本单位大事记确定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动和重点项目的声像材料，专题片，荣誉档案的照片。
（八） 实物档案：依据本单位大事记确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励、停用公章、以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。
（九） 应用系统归档：依据集团公司信息化总体规划，对运行成熟的应用系统列出电子文件生成清单，提交主管部门确认。
第六条 归档要求
（一） 电子文件归档方式和时间
归档的电子文件应包括正文和附件、著录信息及背景信息等内容，在办理完毕后实时归档。业务部门应对系统归档的电子文件进行确认，并定期进行抽查。
（二） 实体档案归档时间
1.文书档案：由归档单位（部门）将本年度办结的文件材料于次年上半年内归档。
2.产品、科学技术研究、建设项目档案：在项目鉴定或竣工后三个月内归档。
3.设备仪器档案：在设备仪器开箱验收登记或安装调试后一个月内归档。
4.会计档案：在会计年度终了后，由财务部门保管一年，然后归档。
5.声像、实物档案：可结合本单位实际情况随时归档。
（三） 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、实体档案与相对应的归档电子文件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，实体档案与相对应的归档电子文件在内容、相关说明及描述上保持一致。
（四） 实体档案的载体和字迹须符合耐久性要求。装订应使用不易生锈材料。
第七条 归档整理
（一） 文书档案：以件为单位进行整理，并按归档时间顺序排列。件内排列顺序为：各企业制发的文件，正文在前，发文稿纸居中，底稿附后。
（二） 产品档案：以单项产品为保管单元，进行组卷或按件整理，并按开发、设计、试制与鉴定评审的顺序排列。文件材料较多时可按阶段组卷进行整理。
（三） 科学技术研究档案：以项目为保管单元，进行组卷或按件整理，并按研究准备、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用阶段的顺序排列。
（四） 建设项目档案：以单个工程（项目）为保管单元。其卷内文件排列顺序为：管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、图号排列；卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。
（五） 设备仪器档案：以单台（套）为保管单元，进行组卷或按件整理，并按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配件目录的顺序进行排列。随机文件较多时可按部件、组件为单位进行整理。
六） 会计档案：应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行整理。个别破损、缺页、装订不牢固的帐册应进行修补和重新装订。如有若干个机构和核算单位，同一年度内先按机构或核算单位的先后顺序排列，再在同一机构或核算单位中按形成的先后顺序排列。
（七） 声像、实物档案：按归档单位（部门）、时间先后顺序排列。
第八条 归档移交
（一） 档案责任部门应制定归档计划，确保归档工作有序进行。
（二） 归档部门（单位）确保各类归档文件材料的真实性、完整性和准确性。
（三） 档案部门负责审查归档的实体文件材料，各项核查无误后与归档部门（单位）办理交接手续。
（四） 归档交接时，由归档单位（部门）编制档案交接目录、交接双方在档案交接目录上分别签字，各自保留一份以备查考。

第三章 档案整理第九条 档案分类与标识
（一） 档案分类
按照†档案分类规则‡执行。
（二） 档号的编制
按照†档案标识规则‡执行。
第十条 保管期限的划分
（一） 文书档案：分为永久、30年、10年。
（二） 建设项目、产品、科学技术研究、设备仪器、声像档案：定为永久、
30年、10年。
（三） 会计档案：分为永久、25年、15年、5年、3年。
（四） 实物档案：定为永久、长期。
第十一条 编目
（一） 以件为单位保管的档案，档案部门要编制卷内文件目录；以卷为单位保管的档案，档案部门可根据需要编制档案案卷目录。
（二） 档案目录是一种基本的档案管理和检索工具，要根据国家及集团公司相关要求进行编制。
第十二条 档号标注
（一） 每件(卷)档案应有明确档号标识。以件为单位保管的档案在首页上方通过加盖档号章或件号章等方式标注档号；以卷为单位保管的档案在卷皮（盒）的档号项位臵上打印或填写档号。
（二） 实物档案的档号标识需打印或填写标签，粘贴在实物档案外包装上。
第十三条 装盒
（一） 以卷为单位保管的档案应按卷号顺序装入档案盒中，并打印或填写盒脊；以件为单位保管的档案应按件号顺序装入档案盒中，并根据需要打印或填写盒脊或盒标签，以及盒内备考表。
（二） 不同档案类别、同一类别不同保管期限或不同载体类型的档案不应装在同一盒内。
（三） 档案盒（套）外形尺寸为310mm〓220mm（长〓宽），盒脊厚度可根据需要设臵为20mm、30mm、40mm、50mm。
（四） 实物档案的包装要求美观且符合档案保管要求。

第四章 档案保管第十四条 档案保管设施设备
（一） 档案库房要专用，做到办公室、阅览室、库房三分开。
（二） 档案库房要配备档案防护设施、设备，做好档案保护工作。档案防护设施、设备必须按相关安全管理规定要求，定期进行检查、检定与更换。
1.防盗
档案库房门要为防盗门一楼档案库房窗户要安装防护栏等防盗设施。
2.防火
档案库区必须配备档案消防器材和设施。在条件允许的情况下安装防火（烟
雾）报警器和自动灭火装臵。档案装具、档案库房装修所用材料应为阻燃材料。
3.防水
档案库房内采暖管线不得有接头，不得有水龙头等设施。
4.防光
档案库房不宜采用自然光源，宜选用防爆灯做人工照明光源，且照度不超过 100勒克斯。有外窗时应有防光窗帘等遮光措施。档案在整理、保管、利用过程中应避免阳光直射和紫外线照射。
5.防污染
档案库房要远离污染源，并具备较好的封闭功能，配备消毒与除尘设备。
6.防有害生物
档案库房要做到防霉、防虫、防鼠，要配备消毒设备或防虫、防鼠药，并使用规范的档案装具。
7.温湿度控制
要根据库房实际情况，配备空调机、加湿机、去湿机、温湿度监控仪（表）等温湿度控制与监测设备。监测设备摆放位臵应不受温湿度控制设备和外界环境直接影响。
（三） 档案库房内的档案柜架排列应整齐。柜架端部与墙体的间隔不小于
0.6米。通道应安排在有外窗一侧，以防阳光直射，净宽一般在1.0-1.2米之间。
柜架之间的距离要合理、适用，一般在0.8-1.2米之间。
（四） 档案包装材料要采用中性偏碱性纸质材料制作。
第十五条 档案库房管理
（一）档案库房要指定人员进行管理，并做好档案库房温湿度记录。二）温湿度控制标准。档案库房的温度应控制在14～24℃，日变化幅度不超过〒2℃；相对湿度应控制在45～60%。档案管理部门要因时因地采取设备与人工相结合的措施做好档案库房的温湿度控制工作。
（三） 保持档案库房清洁、卫生，不堆放与档案保管无关的物品，并根据需要定期进行消毒工作。
（四） 严格按说明书使用档案库房的电器设备，下班后和节假日休息期间切断库房内所有电源，并定期检查电器线路，及时消除事故隐患。档案库房内严禁烟火。
（五） 档案库房原则上只允许档案工作人员进入。
（六） 磁性载体档案的保护执行†磁性载体档案管理与保护规范‡
（DA/T15-1995）。
（七） 照片档案的保管执行†照片档案管理规范‡（GB/T 11821-2002）。
第十六条 库存档案排序
（一） 每个档案库房要有唯一档案库房号，档案柜架号按从左向右，从上向下的顺序编制。
（二） 档案在库房内按大类、属类、保管号顺序排列，档案可开放式陈列，也可用档案柜密闭保管。
（三） 档案从左至右、自上而下上架入柜。
第十七条 档案数据管理
为确保集团公司档案管理系统中所有条目数据和电子文件的安全，要设臵灾备环境，保证系统的可用性，遵守机房管理和设备管理的相关规定，对档案数据定期备份。
第十八条 档案鉴定与销毁
（一） 档案鉴定与销毁工作由各企业档案主管部门负责。
（二） 档案部门根据各类档案保管期限和保密期限，对已到和超过保管期限或需要调整密级的档案，形成档案目录，作为鉴定清册提交本单位鉴定小组进行审核。
（三） 鉴定小组由经验丰富的归档单位业务人员与档案人员共同组成，负责具体鉴定工作。会计档案鉴定小组还需有审计部门和纪检监察部门人员参加。
（四） 鉴定小组出具鉴定报告，连同档案销毁清册提交给鉴定委员会或公司主管领导审核，审核通过后方能销毁。
（五） 需要销毁的实体档案送至指定的场所进行处理，需配备至少一名销毁人、一名监销人。档案完全销毁后，销毁人、监销人必须在销毁清册上签字，方可离开现场。
第五章 档案利用、编研和统计第十九条 档案利用
（一） 本规范所称档案利用有两种方式，一是对馆（室）藏实体档案进行的查阅、复制、抄录和借阅；二是通过档案管理系统对电子文件的查阅、下载和打印。
（二） 档案原则上只提供本企业内部员工利用。内部员工利用档案要进行登记或相应审批。涉密档案的利用严格按照国家和集团公司有关保密规定执行。
外部人员确需利用企业档案的，需持所在单位介绍信及个人合法证件到档案部门办理。
（三） 由档案部门负责电子文件查阅、下载和打印权限的管理，信息部门提供技术支持。提供利用的电子文件尽可能采取版权保护措施。
（四） 借出的文书档案应在7日内归还，声像档案和实物档案原则上不外借，其他档案应在一个月内归还，因工作需要不能按时归还的应办理续借手续。实体档案借阅逾期后，由档案人员进行催还，电子文件借阅逾期后通过版权保护机制自动回收权限。借出的实体档案应妥善保管，不应转借，不应伪造、擅自出版、公布和复印档案。
（五） 利用者要爱护档案实体，严禁勾划、折叠、涂改、剪裁、污损、撕毁或拆卷，不得查阅、抄录与所利用内容无关的档案。
第二十条 档案编研
（一） 档案编研工作要坚持立足馆（室）藏、存真求实、编以致用的原则。
（二） 各企业根据实际情况开展专题编研工作。
第二十一条 档案统计
各企业档案部门要明确档案统计责任人员，每年年底要组织进行各类档案管理基本情况统计、档案库藏量统计、档案提供利用及其效果统计工作，并按要求做好集团公司档案统计报表的报送工作。
第六章 附 则
第二十二条 本办法由集团公司办公厅负责解释。
第二十三条 本办法自颁布之日起施行。