汽车营销公司公文管理办法模版.docx

xxxx管理制度
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公文管理办法

XX.1201.02.28.2-2016

2016 年 2 月 24 日发布
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 北京xx汽车营销有限公司

1.目的
为提高全员公文管理水平，使北京xx汽车营销有限公司（以下简称“营销公司”）行政公文处理工作规范化，流程制度化，OA 系统自动流转，现结合营销公司业务需要与机构设置，特制定本管理办法。
2.适用范围
本办法适用于北京xx汽车营销有限公司所有部门
3.术语
3.1 营销公司公文：营销公司日常工作中形成的红头文件、通知、通报、纪要、报告、请示、决定等文件，是营销公司内部或部门之间推进工作完成进度的重要工具。
3.2 公文管理工作：对公文的草拟、校对、发文、收文、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
3.3 线下公文管理：纸质公文管理。
3.4 线上公文管理：利用“OA”系统进行公文的收文、发文、审核、审定、会签、批准等签批工作。
4.引用文件
国发〔2000〕23 号《国家行政机关公文处理办法》
《北京xx汽车股份有限公司公文管理办法》
5.职责
5.1 营销支持部
5.1.1 营销支持部是营销公司公文处理的归口管理部门。
5.1.2 营销支持部负责营销公司公文管理办法的制定、修改、提报和下发。
5.1.3 负责对营销公司公文运行进行监控与文件的发放、传递、用印、立卷、归档和销毁。
5.1.4 负责对各部门提报的公文管理员进行培训与考核。
5.1.5 负责通报公文管理不妥当的个人或部门。
5.2 营销公司各部门
5.2.1 设兼职公文管理员，报营销支持部。
5.2.2 营销支持部公文管理员（OA 发文管理员）根据营销公司实际发文需求将具体信

息报与专员,再由专员修改。
5.2.3 部门领导审核各部门员工公文内容。
5.3 部门公文管理员
5.3.1 主要职责是配合营销公司公文管理员完成公司和部门公文管理工作。
5.3.2 负责定期对本部门提报公文进行审核、催办、校对、报备。
5.3.3 负责熟练有效地利用 OA 公文流转功能对部门公文进行归档管理。
5.3.4 对营销公司的公文管理提出建议。
5.4 营销公司员工
5.4.1 学习营销公司公文管理办法。
5.4.2 按照公文管理办法进行文件编写与流程审批。
5.4.3 领取已审批文件，并及时按领导批示修改公文相关内容。
5.4.4 签批后文件原件交营销支持部归档。
6.管理内容和管理流程
6.1 公文管理原则
6.1.1 公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
6.1.2 公文管理过程中要严格执行公司有关保密规定，确保公司机密的安全。
6.2 公文的种类
6.2.1 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。
6.2.2 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。
6.2.3 命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
6.2.4 公告：适用于宣布重要事项或者法定事项。
6.2.5 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
6.2.6 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
6.2.7 通知：适用于发布、传达要求公司和有关部门周知或者执行的事项。
6.2.8 通报: 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
6.2.9 报告: 适用于向上公司领导汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
6.2.10 请示：适用于向上级领导、上级公司请求指示、批准。

6.2.11 批复：适用于答复下级请示事项。
6.2.12 函：适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
6.2.13 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。
6.2.14 红头文件：适用于营销公司向股份公司、集团、政府机关等上级单位上报的对外公函等规范性文件。
6.3 公文的格式
6.3.1 公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
6.3.2 发文字号应当包括：公司及部门（即xx销）、年份、序号等。
6.3.3 发文字号下方应注明公文种类，且应与标题中标明的公文种类一致。
6.3.4 发文部门应当使用部门全称。
6.3.5 撰稿人即为公文拟稿人，不得使用他人姓名。
6.3.6 呈报日期应为撰稿人呈报审核领导的日期。
6.3.7 呈报领导应为公文批准领导。
6.3.8 如有会签部门，应标明会签部门及领导。
6.3.9 公文行文应使用营销公司公文模板，本着规范、高效、快捷、及时的原则，正确运用标点符号。
6.3.10 公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称，表格应附在附件中。
6.3.11 公文末尾应添加审批流程及会签意见，并请部门副总审核，部门总监审定。
6.4 公文管理内容
6.4.1 收文管理（OA 可实现电子收文功能）：
（1）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（2）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（3） 初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由部门办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（4） 承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本部门或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理， 有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（5） 传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（6） 催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（7 答复。公文的办理结果应当及时答复来文部门单位，根据需要告知相关部门单位。
6.4.2 发文管理
（1） 发文办理指以本单位名义制发公文的过程。包括草拟、会签、审核、签发、用印、分发等程序。红头文件的发文应严格按照《公司红头文件发文模板》（附件三）要求书写，编号采用公司各部门流水编号（OA 可实现文案号自动生成功能）。
（2） 各部门拟发红头文件的，应按照《公司内部日常行文格式模板》（附件一）草拟文件后报主管领导审批，审批后将纸质版文件报送部门公文管理员处，定期向公司公文管理员报备存档（OA 可实现自动存档功能）。
（3） 营销支持部按照公司红头文件发文要求排版后，填写《公司发文稿纸》（附件四），并请部门主管领导审批后请公司领导签发。
（4） 各部门公文管理员负责对本部门草拟的文稿内容进行初审和核稿，对不符合要求的文件应及时退回拟稿人修改或重办。各级领导要对文稿进行全面审核，严格把关。
6.4.3 公文的会签（OA 可实现电子会签自动流转）：
（1） 需要相关部门会签，必须由主办部门领导审核完毕后，方可履行会签程序，各会签单位要签署明确的意见。
（2） 对需要相关部门配合完成的事项，主办部门应当主动与其协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的负责人应当出面协商，仍不能一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并经涉及相关部门主管领导会签后报请公司领导协调或裁定；不得单方面行文，否则，视为无效行文。
6.4.4 公文的校对
（1） 定稿公文由拟稿人亲自校对。在进行印刷之前，一般的公文要校两遍，重要的公

文要校对三遍。以保证文字的准确性。
（2） 不得对已经领导审定的原稿做原则性或整句、整段的修改。如确需修改，要经核稿人、签发人同意。
6.4.5 公文的签发
（1） 以营销公司名义发文的文件，党委文件原则由党委书记签发，行政类文件由总经理签发。
（2） 草拟、修改和签批公文必须要用黑色钢笔、签字笔，不得用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔等，书写及所用纸张必须符合归档要求。不得在文稿装订线外书写（OA 发文签文无需订线）。
6.46 公文的分发
（1）公文的发放范围要根据公文的内容和实际工作需要确定，严格按审批范围进行， 时限性强的要及时分送，密集较高的公文要尽量缩小知密范围。
（2）公文的发放应形成相应的记录。
（3） 在 OA 和营销公司范围内的发文经发文责任部门负责人同意，由公司公文管理员统一分发、下达。
（4） 各部门可由部门公文管理员接收文件，并催办发起人进行公文的修改和报备，修改完毕后由发起人接收。
6.4.7 公文的归档（OA 可实现线上自动归档）
（1） 公文办理完毕后，应当根据《北京xx汽车营销有限公司档案管理制度》和公司有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像制品）整理好并归档。个人不得保存应当归档的公文。
（2） 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等分门别类进行整理，确定保管期限，按照有关规定定期向公司档案部门移交。保证应归档的公文齐全、完整，能够准确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。
（3） 营销公司与其他部门单位联合办理的公文，定稿由主办单位归档，其他单位保存公文正本。
（4） 具有长期或永久保存价值的电子文件，须将电子文件与相应的纸质文件一并归档，没有纸质文件的，必须制成纸质文件。
（5）营销支持部行政管理科公文档案管理归口部门统一对公文归档工作进行管理。

6.5 营销公司线下发文流程（附件《营销公司发文流程图》 ）
6.5.1 公文撰写：
公文拟写是指文件的起草（或叫拟稿）工作。是发起者根据本部门需要进行文件起草， 它是营销公司发文处理的第一个工作环节。
6.5.2 格式审核：
发起者将电子版公文发至部门公文管理员处，部门公文管理员对公文的格式、字体字号等规范进行审核。
6.5.3 登记、编号：
营销公司公文管理员对格式等规范审核后给予公文发起者编号，并对草拟公文进行登记。登记要明确记录公文种类、撰稿人、撰稿时间、报送时间、报送人姓名、报送部门等。登记须填写《营销公司公文台账》（营销公司各部门管理员可共享，每个部门管理员仅限于修改本部门公文，对其他部门公文保留可见权，营销公司公文管理员可对所有部门公文进行共享，包括阅读、修改等权利），部门管理员应根据部门要求设置本部门的公文台账（OA 系统可实现自动编号、电子台账自动生成）。
6.5.4 内容审核：
撰稿人将公文报送至本部门直管领导处审核，本部门直管领导负责对公文的内容进行审核。
6.5.5 审核签字：
公文发起者直管领导可根据本部门需要要求公文发起者按要求对公文草稿进行修改， 确认无误后审核签字。
6.5.6 审定签字：
部门直管领导审核后，由部门主管领导审定签字。
6.5.7 规范审核：
审定后的公文需报送至营销公司公文管理员处，营销公司公文管理员根据公文台账再次对公文编号等规范进行核准
6.5.8 公文报送
营销公司由领导指定（公司公文管理员）来为总经理报送各部门经主管领导审定的公文。
6.5.9 公文批准：

营销公司总经理对各部门主管领导审定后的公文进行签批，也叫批准。
6.5.10 公文领取：
营销公司由领导指定专人（公司公文管理员）领取签批的文件。
6.5.11 公文发放:
专人（公司公文管理员）领取文件后，将领导签批后的公文发至到公文发起者处并作登记。
6.5.12 公文修改：
公文发起者（撰稿人）收到公文后根据领导签批的意见进行公文修改。
6.5.13 公文报备：
将修改后的公文原件和扫描件分别报备给部门公文管理员处。
6.5.14 公文存档（OA 可实现公文自动存档）：
部门公文管理员将对纸质版公文分别存档并作登记（部门公文台账）《部门公文台账》
（附件五）。
6.5.15 公文归档：
部门公文管理员定期将纸质版公文移交到营销支持部。
6.5.16 公文下发：
营销公司公文管理员根据各部门要求在指定范围内下发。
6.6 营销公司线上发文流程
6.6.1 公文草稿：
发起人利用 OA 指定公文模板对需要草拟的文件进行编写。
6.6.2 格式审核:
公文草稿通过 OA 自动流转至部门公文管理员处，部门公文管理员对公文草稿种类等规范进行审核。
6.6.3 内容审核：
公文自动流转至部门直管领导处，由部门直管领导利用 OA 进行审定，意见签批。如有意见，可说明后进行公文退回。
6.6.4 公文退回：
公文直接退回至公文发起者（撰稿人）或流程上一节点。
6.6.5 审核签字：

无误公文由部门直管领导在 OA 上确认同意。
6.6.6 审定签字：
由部门直管领导 OA 电子确认签字后由部门主管领导在 OA 上审定批阅。如有意见可继续退回，退回至部门直管领导处。
6.6.7 编号：
经各部门主管领导确认审定后的公文 OA 系统将自动进行编号，形成电子台账。
6.6.8 公文会签：
本部门可根据业务需要利用 OA 要求相关领导会签。
6.6.9 规范审核：
公司公文管理员对编号、公文种类等进行二次规范审核。审核无误后可继续 OA 自动流转，如有误须退回至部门公文管理员处，由部门公文管理员与发起者协商修改。
6.6.10 公文批准：
逐级核准后的公文由营销公司公文管理员自动流转至营销公司总经理处。
6.6.11 公文发放：
根据各部门要求在 OA 营销公司单位公告指定范围内发放和下发。
7.考核激励
7.1 营销支持部作为营销公司公文的归口管理部门，根据规定有权规范公司公文管理并引入激励制度。
7.2 对年度部门管理员进行正激励（ 通报表扬及年度管理奖金），优秀部门 1000/800/500 元不等。其余部门 300 元。
7.3 公司重要汇报材料，如出现信息不实、错字别字等对公司发展产生负面影响的行为， 对责任部门负责人最高负激励 500 元/次。
7.4 对部门自行下发，但未统一编号、未按规定格式编制的文件视为无效文件，对责任人最高负激励 50 元/次。
8.记录

序号
表格名称
表号
保存地点
保存期
1
xx常用公文登记表
01
营销公司档案室
1 年
2
2016 常用公文登记表
01
营销公司档案室
1 年
9.附则

9.1 本文件由营销支持部起草并负责解释。
9.2 本文件自下发之日起执行，原《营销公司公文管理办法》(XX.1301120502.02.09.1-2014)同时废止。
10.附件
附件一：《公司内部日常行文格式模板》
附件二：《北京xx汽车营销有限公司各部门内部行文编号明细表》附件三：《公司红头文件发文模板》
附件四：《公司发文稿纸》
附件五：《北京xx汽车营销有限公司公文登记表》附件六：《营销公司线下发文流程图》
附件七：《营销公司 OA 发文流程图》

附加说明：

文件版本修改记录表
表号：
生效日期：
文件编号
版本状态
发布时间
修改章节
修改摘要
备注
XX.1301120502.
2
2015
5.3.3 部门管
删除

02.09.1-2014

理员应根据本

部门需要设置

部门的公文台

账

XX.1301120502. 02.09.1-2014
2
2015
5.3.4 负责对本部门已签批公文进行接 收，并归档保
存。
删除

XX.1301120502. 02.09.1-2014
2
2015
5.4.4 签批后文件原件交营销支持部归
档。
删去“电子版PDF 归档”

XX.1301120502.
02.09.1-2014
2
2015
附件一《公司
文件批阅单》
删除

附件一：
营销公司内部日常行文格式模板关于 XXX 的 XX（小二宋标加粗）

xx销 XX 字【2014】XX 号
□请示 □通报 □纪要 □报告 □通知 □决定
部门： 撰稿： 呈报日期： 年 月 日
呈报领导： 会签部门：
抬头（仿宋三号）：
（正文仿宋三号，1.5 倍行距） 时间：
地点： 主持： 出席：
会议内容：
（以上内容仅用于会议纪要）

XXXXX 部
X 月X 日

审批流程
审核
审定
批准

会签意见

附件二：
北京xx汽车营销有限公司各部门内部行文编号明细表

部门名称
公文种类
编号

营销公司
通知
xx销知字[2016]XX 号
通报
xx销通字[2016]XX 号
纪要
xx销纪字[2016]XX 号
报告
xx销报字[2016]XX 号
请示
xx销请字[2016]XX 号
决定
xx销决字[2016]XX 号

附件三：
营销公司红头文件发文模板

（北京xx汽车营销有限公司红头文件为套用正式文件纸张印制）
新汽营汽政 X 字〔2014〕X 号 签发人：**

关于 XXXXX 的 XX（宋体小二号加粗）

各部、科：

(正文三号仿宋字体，1.5 倍行距)。

附件：《XXXXX》
二○一四年 X 月 XX 日

主题词三号黑体）XX XX（三号宋体标题）
北京xx汽车营销有限公司 2014 年 X 月 XX 日印发 XX 份

2014 年 X 月 XX 日

附件四：
营销公司公文管理办法 XX.1201.02.28.2-2016

北京xx汽车营销有限公司发文稿纸

。。。。。。。。 请 用 毛 笔 或 钢 笔 书 写 。。。。。。。。

新汽营汽
字（
）
号
密级
保密期限
缓急
定密依据
签发
会签
营销支持部核稿
主送
抄送

拟稿部门
拟稿人
校对
部门领导审核
印制
份数
附件

主题词

标题

附件五：

北京xx汽车营销有限公司公文登记表

发文部门：营销支持部 2016 年

营销公司《请示》公文归档记录
编号
名称
撰稿人
起草部门
取号日期
纸质归档

营销公司《纪要》公文归档记录
编号
名称
撰稿人
起草部门
取号日期
纸质归档

营销公司《红头文件》公文归档记录
编号
名称
撰稿人
起草部门
取号日期
纸质归档

营销公司《通知》公文归档记录
编号
名称
撰稿人
起草部门
取号日期
纸质归档

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