风电工程公司员工档案管理办法.docx

员工档案管理办法
文件名称
员工档案管理办法
编制
廖珊珊
文件编号

版次

审核

编制日期

生效日期

批准

1.目的
为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，特制定本办法。
2.范围
本办法适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。
3.职责
公司的综合办公室为本公司的员工人事档案的归口管理部门，人力资源部负责人事档案的整理归档工作。
4.述语定义
无
5.工作程序
5.1人事的档案建立
5.1.1员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以人事管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》。
5.1.2人事档案的建立：新员工经考核合格，入职之日开始建立个人人事档案，起始档案材料包括：应聘登记表，个人简历，面试考核表，身份证、毕业证书、学位证书和职称证件的复印件，职工履历表，体检报告，离职证明等。
5.1.3 人事档案材料的收集范围与归档要求 ：为了使人事档案能够真实、全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。人事档案材料收集归档范围具体如下：
5.1.3.1员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。
5.1.3.2录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。
5.1.3.3出国出境人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。
5.1.3.4党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。
5.1.3.5办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。
5.1.3.6评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。
5.1.3.7员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。
5.1.3.8党团组织建设中形成的入党志愿书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。
5.1.3.9干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
5.1.3.10表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。
5.1.3.11各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。
5.1.3.12员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。
5.1.3.13体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。
5.1.3.14办理丧事活动中形成的悼词、讣告；非正常死亡的调查报告。
5.1.315高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。
5.1.3.16学生学籍变动记录材料。
5.1.3.17学生在校期间每学年的思想品德评定表。
5.1.3.18毕业学生体检表。
5.1.3.19其他可供组织参考有保存价值的材料。
5.1.4公司各部门要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各部门的兼职人事人员负责收集各科室的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查、签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案。
5.1.5收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。
5.1.6不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可根据具体情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报人力资源部负责人审查批准，由专人负责监销。
5.1.7人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
5.1.8为了保证员工档案信息的及时性和准确性，要求档案管理人员需及时更新、变化的资料进行系统的录入。新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息、组织机构变动、培训管理、奖惩管理、社会保险、合同签订等信息自生成后应及时录入，并进行纸质档案归档。
5.2人事档案的管理
5.2.1人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。
5.2.2为了安全保密，便于查找，人事档案应严密科学地保管。档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行，严禁任何人私自保管他人档案。
5.2.3人事档案调阅：
5.2.3.1调阅员工人事档案需填写《档案调阅申请表》并经有效批准后，方能有效。
5.2.3.2本部门员工的人事档案需经部门负责人批准。
5.2.3.3部门负责人有权调阅其他部门员工的人事档案，但需人力资源部门负责人审核并报分管领导批准。
5.2.3.4 部门负责人的人事档案，公司副总经理和总经理有权调阅。
5.2.3.5调阅档案原则上在人事部门内部并在指定人员陪同下调阅，如需借出人事部门，需经人力资源部门负责人批准。
5.2.3.6所有调阅档案均需登记备案。
5.3人事档案的传递
5.3.1人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。　　
5.3.2如调出人员要求转递档案，必须经人力资源部负责人同意签署意见后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。　　
5.3.3 为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源部应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。
5.3.4公司员工因辞职、退职、自动离职或被公司解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源部转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。
5.3.5公司各部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作，以使档案能正确投递。
6.相关文件
6.1《干部档案整理工作细则》
6.2《员工保密管理制度》
7.输出表单
7.1《档案调阅申请表》
附表1.
档案调阅申请表
申请部门

申请人

借阅理由

借阅时间

预计归还时间

部门负责人签字

人力资源部负责人签字

分管领导签字

总经理签字

注：本单一式两份，申请人和档案管理员各留一份。