休假时岗位职务代理人制度1.doc

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关于酒店部门《休假時職務代理人制度》的设立报告
吴总，您好
根据工作指令，现将《休假時職務代理人制度》发给您，请您审核批复：
一、目的
为使酒店各部门各岗位不受管理人员出差、缺勤或请假、离职等因素的影响，从而得以正常运营，并为酒店持续发展培养后备储备管理人员，完成酒店设想的人才梯队建设，增强管理人员的代理意识，特制定本制度。
二、适用范围
适用于本酒店各部门各岗位（领班级以上人员）
三、职责
行政人事部：
1、行政人事部负责本制度的制定、修订、废止以及制度执行情况的监督和检查工作；
2、行政人事部按照制度要求核实各部门岗位管理人员代理人资格，并更新或发布岗位职务代理人名单；
3、行政人事部按照本制度要求落实对各部门岗位管理人员代理人的培训和评价工作，并建立代理人档案，作为日后管理人员晋升的依据之一
各部门：
1、各部门按照本制度要求向行政人事部提报本部门代理人与被代理人的岗位职务代理人名单；
2、各部门负责对本部门有异动之代理人与被代理人，应及时更新职务代理人名单，并及时向行政人事部进行备案；
3、各部门代理人和被代理人按照本制度要求办理代理手续并履行相应职责和权限。
四、具体事项
1、代理权之产生与消失
凡被代理人出现出差、缺勤（含请假）、离职等情况时，除上级主管有特别指示外，预设（或指定）岗位职务代理人之代理权自然产生。待被代理人出任或回至岗位后，岗位职务代理人之代理权自然消失。
2、代理原则
代理人资格以酒店行政人事部公布的代理人名单为准,至少应设二位代理人;
代理人行使代理权,为明确责任,应签名并加(代)字;
代理人有多位,其代理顺序一般应按下列原则
⑴ 同部门正副主管互为当然职务代理人；
⑵ 部门内之下一级主管；
⑶ 部门内对各项业务状况最了解之人员；
⑷ 同部门内其他分部门主管；
⑸ 部门内职称较高之人员；
⑹ 部门内年资较长之人员。
指定一个或多个代理人,根据酒店各部门工作性质和当时处置问题状况,如代理人代理有困难时,也可由代理人另选人代理或由酒店指定具体人员代理事务的处理,此时应填写”岗位职务代理人授权审批单”呈总经理批准,并知会行政人事部.被代理人应尽量完成手头工作,不应期待代理人去做你应该完成的工作,被代理人应留下可靠的异地联系方式,以便紧急情况使用,代理期间应适时联系代理人,询问工作进展情况.
3、代理手续启动：被代理人出差、请假、或其他原因离开酒店时，按照酒店行政人事公布的（岗位职务代理人名单），代理人员自动履行代理职责。代理人在相关表格（如在被代理人的“出差申请单、请假单”）上签字确认。
4、职务代理期间事项(事前、事中、事后)
事前（被代理人在离职、出差、请假或休假等前，应完成事项）
⑴将待办工作及持有资料移交职务代理人；
⑵在出差单或请假单上，请代理人签字确认；
⑶凡离岗达一周以上者，应以书面形式向代理人交代授权及工作计划项目；
⑷设定离岗期间的紧急联络方式；
⑸被代理人未完成上述工作的不得离岗，如因交待不清以致延误工作者，将受到酒店的行政处罚，降职、降薪或罚款
事中（职务代理期间应完成事项）：如遇被代理人请假或出差等不在岗位状况时,除与酒店政策及费用和重大人事任免有关的事务审批外,代理人之权责于被代理人相同;一般有如下事项:
⑴ 代理各类需要签字的签批；⑵代理被代理人职务说明书内规定的工作事项；
⑵ 例行性工作的处理；⑶临时突发事件的处理；上级交办事项的处理。
代理人在代理期间如遇重大、紧急突发事项，应随时与被代理人联络，协同处理；代理期间应确实执行各项事务，不应有推脱，敷衍行为；直属主管应确实督导各项代理工作有效执行。
事后（销假（差）后应完成事项：代理人应于被代理人返职后，立即将代理期间所处理或知悉之事项，向被代理人作详实的书面或口头报告。被代理人返回办公室位置后，应主动向有关（职务代理人）查询被代理期间所交办的各项事务及完成状态；直属主管应确实督导代理人在代理期间的工作项目是否已移交给被代理人并了解代理人在职务代理期间之所开展工作的状况和效果，以保证酒店经营管理工作的延续性代理期间代理人与被代理人并负同等责任,不得卸责
五、岗位职务代理人的培训与激励
1、行政人事部负责组织管理阶层代理人的培训和评价工作，培训重点为如何履行代理人职责和职责道德教育以及相关的管理理论和方法的培训；
2、部门有责任对有特殊资格要求的岗位代理人进行内训，做好储备人员的培养。
3、原则上职位轮调或升迁时，酒店优先考虑该职位代理人；
4、对表现优异的代理人员，行政人事部将按照《员工奖惩管理规定》予以奖励。
5、对不适合或不能胜任代理人的，各部门要予以调整，及时更新“岗位职务代理人名单”报行政人事部备案。对在代理期间不能认真履行代理职责，玩忽职守给酒店造成损失的，酒店将按照《员工奖惩管理规定》进行处置。
六、表单记录
岗位职务代理人名单表（模板）
序号
部门
岗位名称
现有人员
代理人
第一位
岗位
第二位
岗位
1

2

3

4

5

6

制定: 审核: 批准:

岗位职务代理人审批单（模板）
被代理人联络方式:

部门名称

需代理岗位(职务)

代理人姓名

代理人职称或职级

代理时间
自   年    月   日   时始至   年   月   日   时止
代理工作内容及职责

申请部门
部门经理
资格审定意见(行政人事部)

岗位职务代理人授权审批单（模板）
被代理人联络方式:
部门名称

需代理岗位(职务)

原代理人

原代理人授权对象（姓名）

代理时间

自   年    月   日   时始至   年   月   日   时止
代理工作内容及职责

申请部门
部门经理
资格审定意见(行政人事部)

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