物业集团档案管理制度模版.docx

《物业集团档案管理制度》

1、目的

为加强公司档案管理，提高档案管理水平，有效保管和利用档案，

结合物业公司实际情况，制订本制度。

2、适用范围

适用于物业集团及下属各分公司、各物业服务中心档案的收集、

整理、移交、保管、借阅、利用、销毁工作，财务及人力资源档案不

适用本制度。

3、职责

行政职能制定、统筹、监督各部门档案管理工作，各部门兼职档

案管理员接收、整理、保管、移交部门档案。

3.1 物业集团行政职能部门负责公司档案制度的拟定与修订，对下属分公司档案管理的检查与监督，负责物业集团职能部门档案管理的监管。

3.2 各分公司行政职能部门负责统筹、监管分公司职能及物业服务中心档案管理进行检查。

3.3 各分公司职能部门/服务中心指定兼职档案管理员，负责接收、整理、保管、移交部门档案。

4、 主要内容

4.1 为便于管理，物业集团及各公司设立代号，规则如下：

按照分公司单位名称设立代号，如：物业集团总部：JZYWYJT；

深圳公司：JZYWYSZ ；广州公司：JZYWYGZ。

4.2 档案收集

4.2.1 集团总部各部门及各分公司职能、物业服务中心设专（兼）

职档案员按《归档范围》（详见附件二、三）完成本部门档案的收集

工作。

4.2.2《归档范围》由集团与相关部门、专业人员根据当前公司

职能讨论产生，各分公司的收集范围应包含但不限于本《归档范围》

内容。《归档范围》应由各公司档案管理员于每年年底牵头梳理，以

防因部门职能变化而遗漏重要档案。

4.3 档案分类、编号

4.3.1 档案分类：因职能不同，职能与各分公司项目的档案类目

不同。

4.3.1.1 总部及分公司职能设置 10 个一级类目，并以两位阿拉

伯数字作为一级类目代码。分别为：01.XZ 行政管理；02.RS 人事档

案；03.KH 客户管理；04.GC 工程设备档案；05.KJ 会计档案；06. SJ

审计档案；07.FW 法务档案；08. HT 合同管理；09. AQ 安全管理；

10.ZNH 智能化管理。

4.3.1.2 各分公司项目设置 7 个一级类目，并以两位阿拉伯数字

作为一级类目代码。分别为：01.XZ 行政管理；02.RS 人事档案；03.KH

客户管理；04.GC 工程设备档案；05 安全管理；06.KJ 会计档案；07.

HT 合同管理。

4.3.2 档案编号

4.3.2.1 编号方法：文书档案档号由公司代号、项目代号、一级

类目代码、二级类目代码、三级类目代码、年度、件号组成，用“-”

连接。举例说明：

JZYWYSZ-SAXD-XZ - 01-03-2011-1

件号（第 1 件）

年度 （2011 年）

三级类目代码（行政合同）

二级类目代码（行政综合）一级类目代码（行政管理）

公司及项目代号（深圳公司水岸新都）

备注：以上编号表示为：物业深圳公司水岸新都行政合同类资料

2011 年第一件档案

公司代号：单位（如：JZYWYSZ）

项目代号：项目（如：SAXD）

一级类目代码：各专业口（如：行政）

二级类目代码：各专业口组别分类（如行政部分：行政综合、运

营档案、品牌建设等）

三级类目代码：各专业口各组别档案明细（如行政综合包括：工

商资料、行政合同、印章等）

年度：档案产生年份

件号：以年度为单位，按时间顺利建立档案的编号

4.4 档案整理、组卷、著录

4.4.1 档案整理

4.4.1.1 归档的文件必须为原件，如因特殊情况，只能移交复印件的，需注明原因，归档文件要求字迹清楚工整，禁止使用圆珠笔、铅笔等书写材料，保证归档文件的整洁、完整、准确。

4.4.1.2 各类文件材料一般归档一式一份。利用频繁的文件材料

归档一式两份或适当增加其归档份数。

4.4.1.3 跨年度的会议材料，统一归在闭幕年度；跨年度的案件

材料统一归在结案年度；跨年度的请示与批复，统一归在批复年度；

跨年度的计划归入开始年度；跨年度的总结归入最后年度。如：2013

年工作总结及 2014 年工作计划，文件形成日期是 2014 年 1 月份，应

归入 2014 年度。

4.4.1.4 归档文件以“件”为整理单位进行装订。正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；来文与复文为一件；文件处理单与文件为一件；报表、名册、图册等每册（本）为一件。

4.4.1.5 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；有文件处理单的文件，文件处理单在前，正文在后。不同文字的文件，中文文本在前，外文文本在后。

4.4.1.6 装订前去除订书钉、曲别针、大头针等易锈蚀的金属物。文件装订以不锈钢钉装订为主，文件材料过厚时可选用线装、不锈钢夹装订。

4.4.1.7 装订文件要力求整齐、结实、美观。采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐，采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐。

4.4.2 档案组卷

4.4.2.1 归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写备考表、盒

内文件目录、档案盒封面及盒脊项目。由于传统立卷归档给档案借阅、

查找带来不便，因此尽量采用盒装。文件装入盒时应严格区分类别，

按件号顺序装入盒内，一盒装满后再顺次装下一盒。每卷单独编号，

件号从“1”开始。

4.4.2.2 填写备考表。备考表置于盒内文件后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人和检查日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员签名。整理日期：立卷完成的日期。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名。检查日期：检查的日期。

4.4.2.3 填写盒内文件目录。盒内设文件目录，是为了便于盒内文件材料的保管、利用和进出核查。在项目设置、填写内容和要求上与《归档目录清单》完全一致。

4.4.2.4 填写案卷封面。

4.4.2.5 填写盒脊。文书档案的盒脊填写年度、保管期限、案卷号、起止件号。盒脊样式详见附件六。

4.4.3 档案著录

4.4.3.1 实体档案整理完毕后，各公司档案管理员应利用计算机

建立电子档案目录清单。按一级类目、二级类目、三级类目分别建立

电子文件夹。电子文件夹命名规则：由类目代码及名称组成，如：01

行政管理。一级类目点击进去后，即为二级类目，二级类目下设三级

类目，以此类推，终极目录下存放 EXCEL 版本《归档目录清单》（详

见附件四）。

4.4.3.2 为便于检索利用，各公司档案管理员可自行在《归档目录清单》中增加列数，如在“合同类归档目录清单”中增加“合同金额”，移交时隐藏此列打印。

4.4.3.3 通用类《归档目录清单》中设置件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备注。

① 责任者：文件的发文机关或署名者。填写责任者项时一般应

使用全称或通用简称；联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责

任者过多时加“等”字可适当省略。

② 文件编号：文件的发文字号或图纸的图号，没有文号的文件

材料应空着不填。

③ 题名：文件标题。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，

可自拟标题，外加“[ ]”号。

④ 日期：文件的形成日期。以 8 位阿拉伯数字标注，格式为“年

-月-日”，如“2008-04-01”。

⑤ 页数：每件归档文件的页数。有字迹和图表的页面算作一页，

空白页不算页数。

⑥ 备注：注释文件需要说明的情况。

4.4.3.4《归档目录清单》用纸采用国际标准 A4 型，字体用四号

字宋体。

4.4.3.5《归档目录清单》应按年度装订成册并编制封面。封面

设置年度、保管期限、机构等项目。

4.5 密级管理

按文件重要程度，将归档范围内的文件分为普通、秘密、机密三

种。秘密件为公司工商资料（营业执照、税务登记证为普通文件）、

法务审计文件、项目业主资料、地产移交项目基建资料。机密件为上

市文件（物业公司无）。其他可视为普通文件。

4.6 保管期限

4.6.1 根据物业档案密级程度, 机密、秘密、普通保管期限为永久、10 年、5 年。秘密且重要档案资料保存年限为永久。

4.6.2 如文件确无原件而又具备存档价值的，该文件复印件仅列入短期期限保管范围。

4.7 档案移交、接收

4.7.1 各类文件具体移交时间由各公司行政及人力资源部自行规

定。

4.7.2 移交的档案必须严格按归档范围进行移交，不能遗漏，并按归档范围进行分类，依次排序填写目录清单。

各部门向行政及人力资源部移交档案时需打印《归档目录清单》一式两份（详见附件四），移交人及接收人签字确认。档案所属部门负责人也需在此单上签字确认。

4.7.3 移交光盘、照片等声像档案时，需注明时间、地点、人物、事由、整理人（或拍摄人）等关键因素。移交实物档案时，也需根据情况做出说明。

4.7.4 对不按上述要求进行移交的，不予接收。

4.7.5 属归档范围的文件如未按归档范围或规定的移交时间移交，将给予部门负责人及部门专（兼）职档案员通报批评。

4.7.6 各下属公司档案由各公司行政及人力资源部统一管理，不需向集团移交。如因公司撤销等特殊情况，该公司行政及人力资源部负责将本公司档案全部移交集团行政及人力资源部。如遇几家公司合并，该公司行政及人力资源部负责将本公司档案全部移交给合并后的行政及人力资源部负责管理。

4.7.7 公司离职员工，必须办理档案移交手续后方可离职。员工离职移交档案时，员工部门负责人应做好核查和监督工作，对离职员工未清理或未移交档案而造成公司利益损失的，其部门负责人及直属上级主管承担全部责任。

4.8 档案室配备、保管

4.8.1 档案室设置

无项目的公司,不设置独立档案室。有项目的公司，需设置独立

档案室。档案室大小由各公司根据项目数量合理设置。

4.8.2 档案室设备

4.8.2.1 档案室设备由各公司合理购置。

4.8.2.2 照片、光盘、母带等特殊载体的档案，购置照片档案盒、光盘档案盒按类别存放。对于奖牌、奖杯、证书等实物档案，可购置实物档案柜存放或放在公司会议室陈列。

4.8.3 档案保管

4.8.3.1 各公司档案管理员应为档案室中的档案柜编制柜号，档案经整理移交后，各类别档案应分门别类放入相应档案柜。档案柜内的档案排列按照案卷顺序从上至下，从左至右存放。

4.8.3.2 各公司档案管理员要做好档案的防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防蛀工作；各公司档案室均需配备气体或干粉灭火器。在条件允许的情况下,使室内温度在 14℃—24℃之间，相对湿度在 45%—60%之间，并做好每日测试记录。

4.8.3.3 档案管理员应于每月末对档案室内各类别档案进行检查、清理、核对，做到帐物相符；对破损档案及时进行修补和复制。

4.9 档案借阅

4.9.1 员工借阅档案，须填写《档案借阅申请表》（详见附件四），注明借阅理由及借阅期限。

4.9.2 各公司档案管理员需建立《档案借阅登记表》（详见附件四），员工借阅档案时，应在借阅签收本上签字，归还时再次签字确认。

4.9.3 员工个人查阅档案内容属个人岗位职责内的，可直接查阅。跨岗位职责的，查阅普通档案，经员工所在部门负责人、档案管理所在部门负责人同意后方可查阅；查阅机密、秘密档案，需以工作传签

单的形式经员工所在部门负责人、行政及人力资源部负责人、行政及

人力资源部分管高管同意后方可借阅。任何人查阅档案（无论是普通

文件还是秘密文件）均需在《档案借阅登记表》中签字。

4.9.4 借阅人所借档案不得随意折叠和拆散，档案归还时，由档案管理人和借阅者当面核对清楚。阅档人对所借阅档案不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

4.9.5 借阅档案不得丢失，并确保档案内容保密，否则，将追究借阅人责任。

4.10 档案利用

4.10.1 各下属公司行政及人力资源部档案员应编制案卷目录等档案检索工具，并建立电子检索工具。

4.10.2 建立档案管理统计工作。每年年初编制基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次、档案的利用效果进行统计。

4.10.3 在档案信息开发与提供利用中，必须严格遵守保密制度。

4.11 档案鉴定、销毁

4.11.1 成立档案鉴定小组（由各部门负责人、公司档案管理员、各部门专（兼）职档案员、法务人员组成），各公司行政及人力资源部于每年年底牵头对各类档案进行鉴定，并形成鉴定报告。鉴定标准包括：档案保管期限；原本无保存价值的或不再具有保存价值的档案；利用范围的鉴定；档案的完整性、准确性等。如发现不符合上述标准的，相应部门应及时修改、补充。

4.11.2 档案鉴定小组对已到保管期限或不再具有保存价值的档案提出鉴定意见后，分别报至档案类别所属分管高管及行政及人力资源部分管高管审批。经审批认定确无保存价值的，由档案鉴定小组派专人（至少 2 名）销毁。销毁的档案必须留有《档案销毁清册》（详

见附件四），销毁人员在清单上签字确认，《销毁清册》永久保存。

4.12 档案检查、考评

4.12.1 各公司行政及人力资源部每年上半年定期对本公司档案管理情况进行自查。集团行政及人力资源部将于每年下半年检查各公司档案管理情况，并对检查情况挂网通报。具体检查标准另行通知。

4.12.2 为调动各公司档案管理员的工作积极性，设立“优秀档案管理员”称号。对检查排名前两位的公司级档案管理员给予年终考核成绩加 5 分的奖励。有项目的公司每年底在各部门专（兼）职档案员中评选一名“优秀档案管理员”，并给予年终考核成绩加 5 分的奖励。

5、附则

本制度由物业集团行政及人力资源部制定，其解释权归物

业集团行政及人力资源部所有，自颁布之日起实施。